Одноуровневый пол, быстрый WI-FI и кое-что ещё: 5 требований к ивент площадкам сегодня

Число площадок для мероприятий растёт, посетители ивентов становятся всё требовательнее, а бюджеты остаются прежними – об этом говорится в последнем исследовании тенденций развития площадок, проведённым International Association of Conference Centres (IACC). Как представителям площадок справиться с возрастающей конкуренцией? Event LIVE проанализировал отчёт «Meeting Room of the Future» и делится трендами в организации пространства для мероприятий. Рассказываем, зачем переносить лаунж-зону, переставлять мебель и обновлять меню.

В опросе IACC приняло участие 250 специалистов, организующих мероприятия по всему миру. Чтобы вычислить тенденции, аналитики сравнили результаты с полученными в 2018 и 2017 году данными. Мы уже рассказывали о трендах площадок на основании отчёта IACC 2018 года, но с того момента в запросах организаторов наметились перемены.

1. Разрешите выйти

С каждым годом на мероприятиях появляется всё больше представителей поколения Y, и это неудивительно: согласно исследованиям «Делойта», к 2025 году миллениалы будут составлять больше 75% всех трудовых ресурсов планеты. Чтобы остаться востребованными к этому моменту, площадкам стоит вовсю заняться процессом адаптации к специфическим особенностям специалистов до 35 лет. Например, согласно статистике, им тяжелее удерживать внимание в течение длительного времени. Несмотря на это, средняя продолжительность делового мероприятия продолжает увеличиваться. Как быть с этим противоречием?

Частые и короткие перерывы подразумевают наличие пространств, в котором можно эти перерывы проводить. Как далеко от залов на вашей площадке находится лаунж-зона? Достаточно ли в холле кресел, можно ли там быстро перекусить и подзарядить телефон?

2. Рассадку – на любой вкус

Миллениалы и поколение Z – куда бóльшие индивидуалисты, чем их предшественники (последних и вовсе иногда называют поколением MeMeMe (Я!Я!Я!-поколение). 74% опрошенных аналитиками сервиса Selligent Marketing Cloud ожидают, что к ним будут относиться, как к личностям, а не «представителям» группы. Будьте готовы, что у каждого из посетителей свои требования. Организаторы это понимают, и потому чаще просят о чём-нибудь нестандартном, например, о помещении для занятия йогой или о возможности сменить тип рассадки для интерактива – иногда даже в процессе сессии. Площадки с прикрученными к полу стульями и разноуровневым полом точно потеряют в их глазах привлекательность.

Отсутствие гибкости и креативного подхода – это две основные причины, по которым организаторы мероприятий отказываются проводить конференции и форумы в брендовых отелях типа Hilton, Radisson, Marriot Hyatt и пр. (в 2017 году крупные гостиничные площадки выбирали 62% ивенторов, а в 2018 – уже 47%). Куда чаще теперь мероприятия проходят в локальных и небольших люксовых пространствах, независимых конференц-центрах, на площадках с разнородным дизайном, доступом к природе и пр.

3. Технологии, технологии и еще раз…

Согласно опросу IACC, быстрый доступ к Интернету для посетителей мероприятий сегодня важнее, чем такие базовые вещи, как освещение и акустика. Ради хорошей связи участники готовы отказаться от возможности выйти на свежий воздух и даже сменить рассадку. Около половины организаторов мероприятий отказываются рассматривать площадку в качестве места проведения мероприятия, если она не может гарантировать доступ к интернету. Быстрый Wi-Fi также помогает участникам вести прямые эфиры, участвовать в сессиях вопросов и ответов, создавать пользовательский контент (UGC) – а это всё про вовлечение.

Технологии выгодны еще и потому, что помогают экономить самый важный ресурс на сегодняшний день – время. Организаторы теперь предпочитают увидеть виртуальный тур по площадке вместо того, чтобы отправиться туда лично и увидеть ее своими глазами. 22% опрошенных IACC площадок уже предлагают VR-туры для ивенторов или хотят начать делать это, а 32% в целом согласны, что виртуальные экскурсии могут принести выгоду. Кроме того, исследовательская компания SuperData Research сообщает, что годовая выручка VR-стартапов в 2018 году достигла $3,6 млрд, превысив прогноз на $3,3 млрд. Также, 82% компаний, внедряющих AR/VR, указывают, что выгоды превышают ожидания.

Однако технологии дистанционного вовлечения нужны далеко не везде: опросы показывают, что всё больше участников мероприятия остаются разочарованными от участия в гибридных мероприятиях. По мнению 11% респондентов, удалённый доступ к мероприятию не позволяет участникам взаимодействовать в полной мере.

Не менее важно для успешного мероприятия сегодня наличие RGB-освещения для поддержания стилистики брендов и ярких экранов с качественной картинкой.

4. Кибербезопасность превыше всего

Большинство опрошенных представителей площадок на вопрос о том, какие технологии им тяжелее всего внедрять из-за высокого показателя отказов, ответили – любую, которая хоть каким-то образом связана с доступом к данным. Технологии важны, но кибербезопасность для участников мероприятий – важнее. С 2016 года все больше респондентов соглашаются с заявлением, что обеспечение безопасности данных на площадках в ближайшие три года станет ещё более важным вопросом. Несомненно, этому поспособствовало принятие Общего регламента по защите персональных данных граждан Евросоюза (GDPR) в 2018 году, который предоставляет больше возможностей контролировать использование собственных персональных данных.

5. В меню устойчивое развитие

Устойчивость является повсеместным трендом, но сейчас хочется поговорить о ней именно в контексте обеспечения мероприятий едой и напитками. Организаторы событий все больше обращают внимание на способность площадок поддерживать инициативы устойчивого развития: в 2019 году этот фактор для ивенторов важнее, чем расположение площадки. Ивент менеджеры даже готовы смириться с прикрученными к полу стульями, если площадка ответственно подходит к вопросу утилизации пищевых отходов и готова предоставить меню с блюдами из местных сезонных продуктов.

Благодаря тренду на персонализацию увеличивается и количество запросов об указании состава блюд и возможных аллергенов при подаче еды. Трейси Стакрас из Thrive Meetings замечает, что это совершенно нормально, так как «всё больше людей читают этикетки на продуктах, и потому хотят знать, что они едят на мероприятиях».

«У меня аллергия на множество продуктов. На площадке обо мне заботятся надлежащим образом, чтобы мне не пришлось искать нужную еду: когда координируешь трёхдневные конференции и проводишь по двадцать часов на ногах, на короткие перекусы остается только пара минут», – комментирует координатор и курирующий эксперт Lorensbergs Мелани Элмкуист.

В целом, результаты опроса IACC показывают, что ивенторы придают всё больше значения вопросу обеспечения площадки едой и напитками, так как это «ключевой аспект создания опыта и организации мероприятия» (в 2017 это заявление набрало 8.4 баллов, в 2019 – 8.7, где 10 – «полностью согласен с утверждением»).