Уроки COVID-19: как изменится работа организаторов мероприятий после пандемии

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Вирусы заставляют организм мобилизовать все внутренние ресурсы и обновляться в борьбе за жизнь. Предлагаем мыслить позитивно (а что ещё остается?): пандемия, как и любой другой кризис, сделает ивент индустрию сильнее и устойчивее. Какой будет работа организаторов мероприятий в России в «постковидную» эпоху? Мы постарались зафиксировать несколько тенденций на основании мнений руководителей ивент агентств, чтобы определить, как изменятся бизнес-процессы в событийной индустрии в ближайшее время.

Время диверсифицировать

Самым драматичным образом пандемия повлияла на те агентства, основные ресурсы и мощности которых были сосредоточены на проведении мероприятий в наиболее традиционном их понимании. Во время кризиса подтвердилась старая истина: складывать все яйца в одну корзину опасно. Запрет на ивенты подтолкнул многих владельцев агентств приступить к диверсификации клиентских потоков: готовя одновременно несколько небольших ивентов, меньше рискуешь остаться без дохода, чем в ситуации, когда на руках находится один контракт на масштабный проект. Другие организаторы всерьез задумываются об открытии новых направлений и даже компаний, подчас совсем не связанных с ивентом. Главное в такой ситуации – действовать осторожно и помнить о том, что новый проект – это всегда неизвестная территория.

Кирилл Олешкевич, CEO ПЦ «Пентаграмма»:

Однажды параллельно с ведением ивент бизнеса, я открыл кафе-пекарню Wetzel's Pretzels по американской франшизе. Я подумал, что эти два вида бизнеса будут дополнять и развивать друг друга, но ошибся. Я ничего не знал и не понимал в общепите, но проект был для меня очень интересным. Кафе просуществовало около двух лет, не принеся мне ни рубля. На мой взгляд, его погубил недостаток моего внимания – мне не хватало времени, чтобы контролировать этот бизнес на 100%. Долги составили несколько миллионов. Это был крупнейший для меня провал, который привел к банкротству.

Сергей Дегтярев, совладелец федеральной event-сети Fort Family, член Российской ассоциации франчайзинга:

Свою деятельность по организации мероприятий наша компания обязательно будет диверсифицировать. За время карантина мы поняли, что должны работать в онлайне, и создали онлайн-платформу, на которую временно перевели мероприятия. Теперь мы имеем два полноценных продукта и готовы к работе как в офлайне, так и онлайне. Также планируем развивать своё мобильное приложение, а ещё начнем расширять деятельность на те ниши в ивент сфере, в которых мы ещё не работали. Ориентируемся на новую для нас целевую аудиторию и другие запросы.

Александр Орехов, генеральный директор агентства спортивного маркетинга S&A Agency:

Мы взяли курс на диверсификацию клиентского потока. До кризиса наша компания в большей степени делала акцент на масштабные проекты для крупных клиентов длительностью от трёх до шести месяцев. Сегодня же стараемся сделать приоритетными не единичные крупные дорогостоящие проекты, а работать параллельно с несколькими менее дорогими и масштабными проектами и искать таких же клиентов на перспективу. Такая модель обеспечивает стабильность бизнеса: даже если кто-то из настоящих клиентов в силу форс-мажорных причин отказывается от дальнейшего сотрудничества, компания всё равно остается на плаву и существенно не теряет в прибыли.

Онлайн-форматы продолжат развиваться

В начале марта организаторы ухватились за мероприятия в интернете, как за спасательный круг. Спустя четыре месяца очевидно, что онлайн – это всего лишь формат со своими плюсами и минусами. Ограничения на проведение событий близки к снятию, и многие онлайн-проекты, значительно выросшие во время пандемии, несомненно испытают спад в развитии, однако забрасывать их не стоит. По прогнозам экономистов, кризис только начинается: Bloomberg предрекает российскому ВВП падение на 16% во втором квартале 2020 года – это худший квартальный показатель с начала 1990-х годов.

Ожидается, что от кризиса сильнее всего пострадают предприятия среднего размера. Сокращение доходов и неуверенность в завтрашнем дне повлекут отказ от дополнительных услуг: кофе из автомата вместо привычного стаканчика из кофейни по пути на работу, семейный праздник на даче, а не арендованном ресторане, посиделки в переговорной и открытка по почте удалённым сотрудникам взамен корпоратива. В связи с этим выиграют компании, которые предложат заказчикам недорогой, но креативный продукт, доступный как для вернувшихся в офисы, так и для оставшихся на удалёнке (об этом позже) без лишних трат на логистику. Онлайн поспособствует расширению набора уже существующих предложений, например, онлайн-стенд может заинтересовать небольшие региональные предприятия, которые и раньше отказывались от участия из-за высокой цены на перелёты, а трансляции свадебного праздника придутся по вкусу заказчикам с родственниками в других регионах. По мнению некоторых участников рынка, в ближайшее время вырвутся вперёд именно те мероприятия, которые смогут совместить офлайн и онлайн-форматы.

Анисия Евдокимова, событийно-туристический холдинг «Фаворит», онлайн-академия туризма «На дому 24»:

Во время пандемии клиенты, которые с нами работали долго и доверяли нашей экспертизе, начали заказывать новые услуги: организацию и проведение онлайн-мероприятий, трансляций, эфиров. Причем мы столкнулись с абсолютно новым для нас запросом: обучить руководителей многих компаний принципам участия в удаленных совещаниях. Мы рассказывали, какие программы установить на компьютер, когда их видно, когда их слышно. Даже почувствовали себя немного бизнес тренерами в этом вопросе.

Андрей Волков, сооснователь компании JUNK REALITY:

Опыт Китая свидетельствует, что даже после выхода из режима самоизоляции, люди будут опасаться посещения публичных мест и потреблять контент через гаджеты, сидя у себя дома. Пережитый стресс и расширившийся доступ к разнообразному качественному контенту изменит поведение посетителей. Кроме того, теперь события будут проводиться с учётом новых, усложнённых требований безопасности. Не факт, что в будущем мероприятия смогут вернуться к той же численности посещений офлайн, которую мы видели до наступления «коронакризиса». Поэтому значительная часть мероприятий и публичных пространств будут взаимодействовать с посетителями через интернет-технологии. Теперь от организаторов ждут гибридных событий, в которых новейшие технологические форматы сочетаются с традиционными.

Photo Photo

Без оптимизации никуда

Для многих руководителей агентств пандемия стала причиной пересмотреть отношения с сотрудниками. Согласно опросу hh.ru, оптимизация штата уже прошла в 45% российских компаний, в среднем она коснулась пятой части сотрудников. Оказалось, что для решения некоторых задач необязательно иметь отдельного работника в офисе, их можно поручить фрилансерам. Другие компании из-за простоя отказались от выплат окладов и подумывают о том, чтобы и в дальнейшем оплачивать труд сотрудников процентами от проекта. Те, кто уже перешел на безокладную систему, подтверждают, что не все сотрудники готовы к подобному подходу, но в перспективе он увеличивает уровень личной мотивации сотрудников. Однако для этого нужно, чтобы каждый член коллектива осознавал свою индивидуальную ответственность, а результаты работы были доступны всем, иначе проявит себя во всей красе эффект Рингельмана.

Мария Абдрахимова, ИО исполнительного директора Be Brand Event:

Штат многих компаний в период кризиса сократился. Наша компания также столкнулась с этой необходимостью, примерно 20% сотрудников были переведены в формат занятости под проект – это самое негативное последствие кризиса. Но опыт показал, что сотрудники могут закрывать бóльший объём задач, чем в спокойное время. Вместе с объёмом работы выросли в разы скорости принятия решения, сдачи проектов. С выходом из кризиса не будет массового возвращения сотрудников в штат. Многие останутся работать в формате «фриланса», под конкретный запрос и проект. Это оптимизирует и финансовые затраты компании, и бизнес-процессы в целом. Для реализации масштабных событий постоянная команда ивент агентств часто усиливается проверенными фрилансерами, поэтому такой формат может стать вполне рабочим. Но для этого необходимо, чтобы команда фрилансеров была готова включиться в проект здесь и сейчас, а сотрудничество с ними было проверено опытом. Процессом подготовки и реализации проекта будет управлять основное ядро команды агентства. Действуя на основе «обкатанной технологии», они смогут предложить заказчику привычный ему уровень клиентского сервиса.

Сергей Числов, генеральный директор General Show, свадебное агентство W, учредитель Aspirine Agency, основатель школы Event Academy:

Пару лет назад агентство General Show находилось на этапе активного роста. Я сильно расширил штат, набрал много сотрудников на оклады, мы переезжали в новые офисы – в общем, тратили много денег. Из-за ошибок менеджмента бизнес ушёл в приличный минус, даже несмотря на наличие заказов. Во второй половине 2019 года я решился перевести агентство на безокладную систему оплаты труда. Кто-то из сотрудников был не готов к новому формату работы и ушёл из компании. Сейчас практически весь штат у нас работает под процент с проекта. С наступлением пандемии работа агентства уже была переформатирована. С финансовой точки зрения мне как предпринимателю это сильно помогло. Если бы пандемия случилась годом ранее, я не сумел бы справиться с ситуацией. Все проекты были заморожены, с некоторых крупных заказов мы до сих пор так и не получили оплату. Чтобы продержаться на плаву, мы делали всё, что могли: стали дилером антисептика, занимались дистрибуцией защитных масок, настраивали таргетинг и рекламу. Мы понимаем, что это временно, и главное – дождаться снятия ограничений деятельности.

Кстати, Елена Маткевич рассказала, какие агентства будут преуспевать, когда жизнь пойдет на прежний лад.

В офисы вернутся не все

Закрытие бизнес-центров, ограничения в работе транспорта, вынужденный простой – ивент агентства массово перешли на удалённую работу ещё в начале марта. Сейчас многие сотрудники с содроганием думают о возвращении в офисы. Хорошая новость для них заключается в том, что руководители также осознали: удалёнка не всегда влечёт за собой падение эффективности. Все бизнес-процессы можно настроить, а экономия на арендной плате значительно сократит расходы. Весьма вероятно, что компании сделают выбор в пользу коворкингов или совсем компактных офисов, где постоянно будут работать только несколько сотрудников. Остальные станут приходить туда время от времени, как в особенное место силы, чтобы зарядиться идеями и вдохновением, а также на совещания и прогоны.

Максим Бойтан, управляющий партнер компании Upjet:

В целом, сегодня работа на «удалёнке» – это не радикальный шаг. Наша компания легко перешла на такой формат работы. Мы не один год выстраивали культуру и процессы так, чтобы менеджеры, находясь большую часть времени в разъездах (на встречах с клиентами, на инспекциях, на самих мероприятиях) могли продолжать работать «в полях» без малейшего снижения эффективности. Бóльшая часть соответствующих технических возможностей для удаленной работы у нас уже была. Опыт последних месяцев показал, что ряд офисных позиций могут не требовать постоянного присутствия на рабочем месте, и мы уже рассматриваем организацию частично удалённой работы, если у сотрудников будет такое желание. Поскольку выход в офлайн будет плавный, волнообразный, то проявятся паттерны, которые позволят отрегулировать новые практики. Зачастую онлайн-инструменты работают даже эффективнее нежели офлайн. Благодаря пандемии мы убедились, что какие-то задачи не просто можно, а нужно выводить на удалённый формат – это повышает эффективность.

Анисия Евдокимова, событийно-туристический холдинг «Фаворит», онлайн-академия туризма «На дому 24»:

Нашей компании пришлось закрыть офисы в Москве, Петербурге и Ярославле. Сначала нам казалось, что спустя пару месяцев мы обязательно в них вернёмся. Как иначе организовать работу отдела бухгалтерии, хранение реквизита и деятельность ответственных за него людей. А ведь еще тендерный отдел по работе с государственными заказчиками. Но с течением времени оказалось, что при должном внимании и техническом подходе возможно организовать работу всех подразделений удаленно. Самое сложное, что нам пришлось сделать – это переставить сервер с бухгалтерскими программами домой к нашему руководителю отдела бухгалтерии. Мы отсканировали все необходимые подписи, печати, бланки перевели в онлайн-формат, и спустя месяц настроек и доработок уже вовсю работали в формате удалённой команды. Нам повезло принять правильное управленческое решение и в марте расторгнуть договора аренды. Это позволило нам сэкономить около 200 тысяч рублей за каждый месяц.

Мария Абдрахимова, ИО исполнительного директора Be Brand Event:

Кризис показал, что работа в формате «удалёнки» может быть не менее эффективна, чем работа в офисе. Есть только одно «но»: большинство людей в сфере ивентов – экстраверты, люди, жадные до живой коммуникации. Общение им нужно для вдохновения, как стимул работать сверх своих задач и возможностей. Для таких людей офис не только место работы, это «своё» место, именно за общением они приходят туда, здесь заводят настоящих друзей, получают живые эмоции. Формат «удалёнки» не может дать всё это. Мы для себя видим возможность оставить единое рабочее пространство, куда сотрудники смогут приходить по необходимости, проводить рабочие встречи, общаться с коллегами, участвовать в креативных штурмах. На мой взгляд, офисы после кризиса трансформируются в open space, единое место для работы и отдыха всей команды. Туда сотрудники смогут приходить в любое время. Опыт показал, что не так важен режим, как правила, которые вы сами устанавливаете внутри коллектива: чёткие сроки сдачи задач плюс регулярные рабочие совещания. Ну и, конечно, еженедельные общие собрания коллектива в офлайне, чтобы обсудить текущие задачи, планы, поделиться личными достижениями, замотивировать команду, и, главное, увидеть друг друга лично.


15.07.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент как бизнес интерактив кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты тенденции территориальный маркетинг технологии тренды управление впечатлениями устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности