Определяемся на берегу: 7 советов для начинающих своё дело в ивенте
Допустим, вы решили открыть бизнес по организации мероприятий. Но стоит это делать с партнёром или в одиночку? Нужно профильное образование или, чтобы разобраться, хватит и онлайн-курсов? С первым событием начинающего организатора встречает ещё больше спорных вопросов: как убедить заказчика не экономить на артистах? Откуда брать деньги на залитый шампанским салют? На площадке не хватает стульев – что делать? А потом заказы начинают валить валом, и непонятно, за что хвататься… Кирилл Олешкевич рассказал Event LIVE о подводных камнях, которые ждут ивентера в начале карьерного пути, и нюансах, о которых стоит знать заранее.
Кирилл Олешкевич,
CEO ПЦ «Пентаграмма»
У Джим Лоулесс есть книга: «Иди туда, где страшно». «Особенно, когда ты молод, и тебе море по колено», – добавил бы я, потому что именно в двадцать лет, ещё только получая профильное образование, я уже официально зарегистрировал своё первое юридическое лицо – ИП Олешкевич Кирилл Игоревич. За тринадцать лет в ивент индустрии было всё: взлёты, падения, «полный штиль», когда работаешь по накатанной, и ничего больше не происходит, банкротство и многомиллионные кредиты… Многие проблемные ситуации можно было бы избежать. Какие советы я бы мог дать себе в начале карьеры?
1. Развивай коммуникативные навыки и ищи партнёров
Самый сложный вопрос для любого начинающего ивентера: делать всё самому или с партнёром? Первое своё агентство я открывал с партнёром. Однако, чем больше компания росла, тем больше разногласий возникало между нами. Спустя три года мы разошлись, и я отправился в одиночное плавание. Одному начинать всегда сложно, но в дальнейшем легче контролировать общую концепцию работы и направление развития агентства.
Конечно, имей я больше опыта в начале, я бы знал, что нужно было чётко распределить обязанности и делегировать задачи согласно конечным целям. Спустя годы я могу однозначно сказать, что в команде работать эффективнее. Главное – правильно организовать коммуникативную и управленческую культуры в компании, и тогда положительный эффект не заставит себя долго ждать.
2. Концентрируйся на главном
Ещё «на берегу» нужно понять, какую нишу хочется занять в ивент индустрии. Если вы желаете стать лидером рынка, вам нужна узкопрофильная концепция. Нельзя одновременно заниматься и похоронами, и свадьбами. Точнее можно, но на пользу личному бренду это точно не идёт. Моё ивент агентство стартовало с детских праздников. Это удобная ниша: даже в кризис, праздник детям нужен всегда. Очень быстро мы стали к детским мероприятиям брать частные взрослые и даже корпоративные ивенты. И вроде бы мы росли постепенно: появились первые государственные заказчики, первые выигранные тендеры, но по факту с ростом не отсекалось старое. Мы брались за всё: продолжали устраивать частные детские праздники, а в этот же момент шли государственные проекты.
От обилия такого количества разношёрстных заказов начала «закипать голова». Мы поняли, что заказчиков надо выбирать, как и они выбирают нас. Когда берёшься за все проекты сразу – проигрываешь. Теряешь деньги, нервные клетки, лояльность клиента.
3. Не экономь на подрядчиках
Со временем я собрал свою базу артистов и подрядчиков. В ней учитывается ассортимент услуг каждого подрядчика в трёх категориях: бюджетно, стандартно, дорого. Однако в каждой ценовой категории у меня стоят те специалисты, которые отвечают всем требованиям к качеству и профессионализму. Есть ещё один нюанс, который оправдывает бюджетную категорию, – демпинг цены. Демпинговать могут по разным причинам. Например, предоставлять скидку за постоянное сотрудничество, за рекомендацию, сбрасывать цену из-за пандемии.
Старайтесь приглашать титульных подрядчиков, даже когда в общей смете заказчика бюджета на него не хватает, а убеждения не экономить на артисте не работают. Для меня это и есть профессионализм по отношению к делу и честность по отношению к клиенту. Организатор лучше знает, что и как сделать. Мероприятие не должно страдать от нехватки бюджета и субъективного мнения клиента, ведь это – ваше лицо, в первую очередь.
4. Согласовывай все детали с заказчиком
В начале профессионального пути согласование каждой детали мероприятия с заказчиком кажется излишним. Но согласовывать нужно всё. Спросите заранее у заказчика о том, что точно не станут делать гости, а что может, наоборот, произвести неизгладимое впечатление на эту публику. Есть мероприятия, где обязательно каждый должен произнести тост, и есть события формата «развлекайте меня».
Например, вам сказали, что на мероприятие придёт около ста человек. Но вы забыли уточнить, что «около» означает плюс пятьдесят армейских друзей-полковников с жёнами. И ваша концепция, украшение шарами, заказанный балет, мастер-классы из папье-маше в раусной зоне разбиваются о суровую реальность. Поэтому обязательно нужен полный сбор информации и анализ аудитории.
Стоит обратить внимание на то, что в согласованную с заказчиком смету необходимо вносить минимум 10% от бюджета мероприятия на непредвиденные расходы. И чем крупнее мероприятие, тем нужнее такая строка в смете. Например, артисту может срочно понадобиться такси с выделенной полосой (это часто случается в предновогодние дни) или салют могут случайно залить шампанским, и вам будут нужны дополнительные залпы. Мероприятия – это творческая индустрия, и непредвиденные обстоятельства здесь могут возникнуть самые неординарные. Если клиент не согласен с дополнительной статьей расходов, пропишите, что вы вернёте сумму, если она не потребуется, или разбейте её по всей смете. Но нужно оставаться честными до конца, поэтому, если сумма не понадобилась, сделайте заказчику подарок или предоставьте скидку на следующий заказ.
Кстати, Анна Либер рассказала, как создать финансовую подушку и распределить финансовые потоки в компании.
5. Составляй договор с подрядчиками
Насколько важно согласовывать все детали с заказчиком, настолько же важно в письменном виде согласовывать все детали взаимоотношений с творческими единицами. Пусть это будет договор, расписка или хотя бы официальная переписка. Большинство подрядчиков и артистов имеют ООО или ИП, и с ними легко можно составить договор на оказание услуг. Как правило, это влечёт увеличение гонорара на размер налога, зато серьёзно сэкономит нервы в случае чего. Не стесняйтесь включать в эти документы обоюдные штрафные санкции и, разумеется, предоплаты.
У меня была ситуация, когда в день мероприятия я звоню менеджеру артистов оригинального жанра сказать о том, что гримерка готова, можно подъезжать, а в ответ – тишина. Каждому ивентеру знакомо это таинственное молчание, и все знают, что это плохой знак. В ответ я услышал фразу: «А разве сегодня? Я думала, в следующую субботу». Заказчик не пострадал, артисты были найдены, но потраченные нервные клетки моей команде уже не вернутся.
Важно понимать, что такие документы являются не только дисциплинирующим фактором для подрядчиков, но и простой «напоминалкой», так как в потоке заказов что-то может забыться. Особенно, если предоплата вносится за полгода-год вперёд. А ещё оформленные договорённости могут стать «спасительными и доказательными», если дело дойдет до суда.
Однажды для мероприятия нам нужно было изготовить большой чёрный флаг с логотипом нашей компании «Пентаграмма». Счёт был оплачен, все нюансы согласованы, но спустя сутки менеджер написал, что изготавливать флаг не будут, так как они не работают с такой «символикой». Это был уникальный случай, мне пришлось идти в суд. Разбирательство мы выиграли, флаг был напечатан, и компенсацию возвратили. Также на данный момент у нас продолжаются судебные тяжбы с площадкой, предоплата за аренду которой была внесена. Площадка обанкротилась. Суд выигран, но это уже издержки и риски, от которых никто не застрахован.
6. Проверяй площадку сам
Главное правило организатора мероприятий: праздник всегда начинается с протаптывания площадки своими ногами. Если локация не находится на другом континенте, стоит лично побывать там и убедиться, что задуманное в сценарии может быть воплощено. На фотографиях в интернете площадка может выглядеть, как коворкинг-клуб, а по факту функционировать как ночной клуб. Стены с космическими тарелками совсем не подойдут для намеченной деловой конференции.
Три года назад у нас было мероприятие в известном московском клубе на 700 человек. Было согласовано не менее 700 сидячих мест. За пару часов до открытия дверей, расставив финальную рассадку, мы увидели, что не хватает порядка тридцати стульев. Пришлось оперативно их искать и привозить. Именно поэтому надо тщательно изучить площадку перед мероприятием. Также обязательно лично познакомиться с ключевыми сотрудниками заведения, которые будут обслуживать ваше мероприятие: менеджером, техническими специалистами, начальником охраны. Убедитесь в их профессионализме и адекватности.
Кстати, время работы ресторана может отличаться от работы торгового центра, в котором он находится. И ровно в 22:00 гостей попросят выехать с парковки торгового центра.
7. Учись у профессионалов
Что такое рирпроекция? Как рассчитать киловатты звука на площадь помещения? Сколько потребуется алкогольных напитков и закусок на количество гостей? Как подготовить пропуск для большегруза с декорациями, чтобы довезти их в центр Москвы? Как оформить визы иностранным артистам? Нужно ли заказывать карету скорой помощи, кинологов и МЧС на мероприятие? Как ни крути, но таких деталей «человек с улицы» не знает.
Риски можно уменьшить, если, прежде чем открывать своё агентство, вы пойдёте на практику в уже имеющуюся и действующую компанию или получите профильное образование.
Один нюанс: сейчас существует огромное количество образовательных проектов и даже онлайн-курсов по организации мероприятий. На мой взгляд, невозможно научить человека делать большие мероприятия на нестандартных площадках за монитором компьютера. Так что не ведитесь на красивые заголовки. Лучше отправиться на углублённые курсы от профессионалов или напроситься стажёром.
Подводя итог: если у вас уже есть агентство, учитесь на чужих ошибках, например, на моих. Ваш путь, определенно, будет легче, если вы учтете все вышеперечисленные нюансы
Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Кирилл Олешкевич. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.
02.07.2020
