На черный день: как сформировать финансовую подушку и распределить финансовые потоки в ивент компании
Для ивента, где в ходу работа по системе постоплаты, финансовая подушка и раньше была чуть ли не обязательной мерой планирования. В условиях ограничения деятельности на неопределённый срок накопленная «подушка» особенно актуальна. Анна Либер рассказала Event LIVE, как сформировала запас на черный день в своей компании, сколько процентов оставляет на личные нужды и зачем платит себе зарплату.
Анна Либер,
руководитель Studio Anna Liber
Вводные: как мы появились на рынке и как работаем сейчас
Свою компанию я решила открыть чуть более 4 лет назад. До этого работала в «офисе»: в разных компаниях, на разных должностях. Долгое время я жила в тяжелом графике, стрессе, неуважительном отношении к своему труду. В какой-то момент решилась поставить точку на «надежной» офисной работе и взяла в руки кисть и краски. Увлечение рисованием у меня из детства, и мысль открыть компанию, связанную с творчеством, пришла как-то сама по себе.
Изначально мы позиционировали себя как компания по ручной росписи корпоративных подарков от профессиональных художников и проведению мастер-классов. Спустя год-полтора к нам стали обращаться клиенты с просьбой проводить арт-тимбилдинги, после чего было принято решение перепрофилировать развитие бизнеса. Мы добавили новое творческое направление – организация творческих командообразующих мероприятий. Через какое-то время оно стало основным.
Studio Anna Liber зарегистрирована как ИП с упрощенной системой налогообложения без классического офисного штата. У нас зарегистрирован только один сотрудник. Остальной коллектив – это постоянная проектная команда, которая получает оплату за оказанную конкретную услугу. Это более 30-ти разных специалистов: художники-фасилитаторы, ведущие, сценаристы, менеджеры с которыми мы проводим мероприятие на площадке и многие другие. По такому же принципу у нас сформирована команда для второго направления – росписи корпоративных подарков.
Отмечу, что компания является прямым провайдером, то есть все мероприятия мы организовываем собственными силами с привлечения профильных подрядчиков на дополнительные услуги (оформление зала, кейтеринг и пр.)
«Я с ужасом вспоминаю то время» Об ошибках предпринимателей
Знаете, какая самая частая и главная ошибка начинающих предпринимателей? Полный вывод прибыли со счета. Я признаюсь, что такой «бизнес-моделью» руководствовалась и моя компания. После оплаты за инвентарь/расходники и выплаты гонораров проектным специалистам, мы выводили деньги со счета на личные нужды. А когда наступал апрель – срок выплаты налогов за предыдущий отчетный год – мы судорожно собирали необходимую сумму. Бывало, что мы брали кредиты, одалживали у знакомых, работали в стрессе «в ноль», чтобы выплатить налог, зарплаты, аренду и административные расходы. Я с ужасом вспоминаю то время.
Однако год назад я пересмотрела стратегию развития организации. Благодаря своевременному распределению финансовых потоков Studio Anna Liber продолжает продуктивно работать в это непростое время. Сейчас мы развиваем и реструктурируем имеющиеся направления, выводим на рынок новые услуги и проекты, вкладываемся в переработку сайта и создание отдельных лендингов.
Кейс: формирование финансовой подушки
Для наглядности проследим, как работает система распределения финансового потока одной услуги Studio Anna Liber – организации творческого тимбилдинга. Допустим, заказчик оплачивает организацию мероприятия в размере условных 100 000 рублей. Предположим, что примерно половина от расчёта будет составлять чистый расход. Эта сумма будет потрачена на закупку инвентаря и материала, оплату транспортных расходов, аренды площадки и работы проектных специалистов.
Важный момент: если я, как руководитель компании, выполняю какую-то роль в проведении мероприятия, например, являюсь одним из модераторов, то обязательно выплачиваю себе зарплату. Зачем это делать? Если в дальнейшем я захочу передать задачу другому сотруднику, то его услуги нужно оплатить, а у меня не прописана эта статья расходов в смете. Откуда брать деньги? Правильно! Из собственного кармана или в ущерб другим расходам. А это не совсем правильно.
Этап, когда заказчик оплатил услугу, а вы – расходники и зарплату подрядчикам, считается самым коварным. Многие совершают ошибку и выводят деньги себе в карман «на красивую жизнь». Признаюсь, я тоже так поступала. Мы «развивались» в таком режиме до тех пор, пока не обнаружили, что не можем себе позволить брать заказы с постоплатой. У нас банально не было средств, а кассовые разрывы становились системными. Именно эта ситуация заставила меня пересмотреть функционирование своей компании. И в феврале-марте 2019 года я выписала все пункты расходов по бизнесу.
Так была сформирована таблица распределения доходов со следующими фондами или статьями расходов. Разберем ее на той же номинальной сумме в 100 000 рублей.
(Кликните, чтобы увеличить)
• Налоговый фонд.
Из 100 тысяч рублей, оплаченных за проведение мероприятия, 50% идет на чистый расход организации мероприятия, и 10% от этой суммы компания перечисляет в налоговый фонд. Почему именно 10%? Тип нашего налогообложения – это УСН (у нас ИП), где мы платим 6% за все денежные приходы + 1% за превышение лимитов. Не забываем и про обязательные взносы по ИП, возможные мелкие штрафы, налоги на сотрудников (в штате у нас числится один человек). Поэтому мы округляем показатель до 10% на налоги с каждой оплаты.
Кстати, оплачивая вовремя налоги, мы можем немного сэкономить. Например, индивидуальный предприниматель без сотрудников при своевременной оплате взносов в фонды ПФР и ФСС, сокращает платеж УСН на полную сумму выплат в фонды. Индивидуальный предприниматель с сотрудниками в штате сокращает платеж УСН на 50% от суммы выплат в фонды. Если к концу отчетного налогового года у нас что-то остается, то это считается приятным бонусом владельцу компании.
Эти 10% перечисляются на внутренний подсчёт компании и являются неприкосновенными до момента сдачи всех налогов. Отчисление процентов на внутренний подсчёт происходит со всех денежных поступлений за выполненные заказы. Внутренний подсчёт ИП можно завести практически в любом банке. Движение денег внутри счета не облагается налогом.
Затем сумма за вычетом чистого расхода и взноса в налоговый фонд считается чистой выгодой компании и распределяется по другим «фондам».
• Рекламный фонд
На рекламный фонд, он же благотворительный, мы откладываем 10% от остатка. Правда, Studio Anna Liber редко пользуется рекламой, поэтому деньги некоторое время накапливаются. Мы берем их из фонда только тогда, когда нуждаемся в рекламном продвижении или принимаем участие в благотворительном мероприятии.
• Финансовый запас
После того как мы сделали отчисления на чистые расходы, налоги и рекламу, еще 10% перечисляем на подушку безопасности. На эти деньги компания рассчитывает, например, при проведении мероприятия с постоплатой. В таком случае мы не берем микрокредиты и не трогаем средства из других фондов.
• Фонд зарплаты
10% от суммы я перечисляю в зарплатный фонд на ежемесячную зарплату сотрудников по фиксированной ставке. В штате Studio Anna Liber специалист по SMM, дизайнер и ассистент.
• Административный фонд
Не забываем и об этой части расходов. Сюда входит оплата хостинга, домена, телефона, интернет-связи, аренда офиса и/или складских помещений – всё то, что помогает функционированию компании. По отдельности затраты по этим позициям могут быть «копеечными». Однако если сложить вместе, то статья расходов получится ощутимой. И чтобы не оплачивать «мелочёвку» из своего кошелька мы советуем создать отдельный фонд и выделить сумму. В рамках объёмов выполнения заказов Studio Anna Liber выделяет в этот фонд 5%.
• Фонд развития
На внешнее или внутреннее развитие мы перечисляем ещё 10%. Под этим понятием подразумевается обновление инвентаря, разработка сайта или новых сценариев для тимбилдингов.
ИТОГО: из 100 000 рублей оплаты за проведённое мероприятие вычитаем: 50 000 рублей на чистые расходы, 10 000 на налоги, 4 000 на фиксированную зарплату, 4 000 на рекламу и благотворительность, 4 000 в фонд развития, 2 000 в административный фонд. На финансовую подушку отправляется 4 000 рублей. Остаётся 22 000 рублей. Эту сумму я как руководитель компании могу потратить по своему усмотрению: инвестировать в бизнес, премировать сотрудников или потратить на личные нужды. Назовем их дивидендами.
На первый взгляд такая система распределения финансового потока может показаться сложной. Но дисциплинированное следование этой стратегии в скором времени избавит от стресса из-за того, что в нужный момент нет денег на заказ с постоплатой, или не хватает на развитие. Или на обеспечение жизнедеятельности компании во время многомесячной самоизоляции с отсутствием работы.
Кстати, Елена Маткевич рассказала, кто из «выживших» на фоне пандемии компаний сумеет преуспеть, когда ограничения снимут.
Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Pixabay.comCC0 PublicDomain. Бесплатно для личного и коммерческого использования. Не требуется атрибуции. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.
30.06.2020
