Победа над форс-мажором, или как управлять рисками в ивент индустрии

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Управлению рисками, связанными с обстоятельствами непреодолимой силы, был посвящён новый, второй выпуск аналитического журнала CongressTime. Портал Event LIVE публикует полный текст заглавной статьи журнала из рубрики «История с обложки». Какие события могут быть признаны форс-мажором? Как природные катаклизмы, теракты и техногенные катастрофы в разное время повлияли на индустрию мероприятий и отдельные события? Какую стратегию по управлению рисками выбрать и как организовать кризисные коммуникации в компании?

Фото

Теракты 9/11 в США, эпидемия атипичной пневмонии SARS, извержение вулкана Эйяфьядлайекюдль в Исландии, протестные акции в Гонконге в 2019 году, пандемия коронавируса – это лишь небольшой перечень форс-мажорных обстоятельств, с которыми столкнулись организаторы мероприятий за последние 20 лет. Все они представляют риски для ивент бизнеса как в части обеспечения безопасности участников и организаторов, так и в части потерь, связанных с отменой и переносом мероприятий. Эти риски плохо поддаются управлению, но подготовить компанию к их наступлению и сократить негативный эффект возможно.

Обстоятельства непреодолимой силы

В «Толковом словаре русского языка» Сергея Ожегова форс-мажор определяется как чрезвычайное обстоятельство, которое заставляет действовать вопреки намерению. Такие события характеризуются непредсказуемостью, невозможностью прогнозировать их продолжительность и высокой степенью неопределенности последствий. Именно поэтому частыми синонимами форс-мажора выступают термины «чрезвычайная ситуация» и «катастрофа». Можно выделить несколько групп обстоятельств непреодолимой силы:

Форс-мажорные риски

Форс-мажор может наступить как до начала мероприятия, так и во время его проведения. В зависимости от момента наступления таких непредвиденных обстоятельств определяются потенциальные риски организатора.

Если форс-мажор наступил до начала мероприятия, то основные риски организатора заключаются в отмене проекта и возможности его переноса на другие сроки. Это влечет за собой финансовые потери в виде расходов, уже произведенных для подготовки события, сокращение объемов компании и, как следствие, возможное банкротство и закрытие бизнеса. Кроме того, отмена или перенос мероприятия связаны с репутационными и маркетинговыми рисками организатора.

При наступлении непредвиденных обстоятельство время проведения события основные риски для организатора включают нанесение вреда жизни и здоровью участников, порчу имущества третьих лиц, прекращение мероприятия. Это также влечет за собой финансовые убытки и репутационные потери.

Тем не менее, риски поддаются управлению. Для этого их необходимо идентифицировать и оценить. Обычно оценивается вероятность наступления рисковых событий и серьезность их последствий для бизнеса, в том числе в денежном выражении. Это можно сделать с помощью кривой безразличия. Она позволяет разделить рассматриваемые риски на две части: те, которыми необходимо управлять, и те, которыми можно пренебречь.

Photo Увеличение по клику

Для построения кривой безразличия организатор может определить для себя границу приемлемого риска (Const). Тогда график будет выстраиваться по формуле R (вероятность риска) = Const/C (стоимость риска). Источник: Кондратьев Вячеслав, Лоренц Виктор. Даешь инжиниринг! Методология организации проектного бизнеса // «Эксмо», 2007

Природные явления – события, которые вызваны естественными причинами. К ним относятся землетрясения, ураганы, наводнения, оползни, проливные дожди, извержения вулканов, лесные пожары, эпидемии и прочие катаклизмы.

Обстоятельства, вызванные человеческим фактором – негативные события, наступление которых напрямую спровоцировал человек. Этот список включает биологические и химические атаки, террористические акты, войны, забастовки и акции протеста, массовые пищевые отравления, кибератаки и так далее.

Техногенные катастрофы – крупные аварии на производствах и технических объектах, носящие, как правило, случайный характер и приводящие к большому количеству жертв. К таким случаям можно отнести утечку токсичных веществ, прорывы на трубопроводах, транспортные катастрофы и так далее.

Форс-мажоры последнего десятилетия:

  • В апреле 2010 года извержение вулкана с труднопроизносимым названием Эйяфьядлайекюдль в Исландии вызвало отмену 95 тысяч авиарейсов в мире. На несколько дней небо над Европой оказалось полностью закрытым для полетов. Пострадало более 20 млн человек. Многие из них оказались заперты в аэропортах. Вулкан стал причиной отмены или переноса мероприятий по всему миру. Так, чемпионат мира по шахматам начался с задержкой на один день в связи с тем, что гроссмейстер Вишванатан Ананд не смог вылететь из Франкфурта в Софию.
  • Последствия аварии, которая произошла 11 марта 2011 года на АЭС «Фукусима-1», ощущались даже спустя год. Так, организаторы детского снежного шоу в Окинаве в феврале 2012 года были вынуждены отменить его. Местные жители выразили протест против использования снега, доставленного специально для мероприятия с территории, близкой к месту аварии. По их мнению, он мог быть загрязнен. Экологические тесты, не подтвердившие наличие вредных веществ в снеге, не смогли изменить ситуацию.
  • 15 апреля 2013 года на Бостонском марафоне, который ежегодно собирает более 20 тысяч любителей бега со всего мира, прогремели взрывы. Погибли три человека и пострадали около 300, были отменены и изменены графики других мероприятий, в частности, матчей НБА и конгресса Ассоциации амбулаторных хирургических центров (ASCA). Позже организаторы конгресса ASCA отметили, что они оказалась не готовы к экстренным ситуациям такого масштаба и не имели плана действий в таких условиях. Опыт Бостонского марафона был учтен при планировании системы безопасности зимних Олимпийских игр в Сочи.

Основная проблема при оценке форс-мажорных рисков заключается в недостаточном внимании к ним со стороны организаторов мероприятий. Это связано с тем, что вероятность наступления таких обстоятельств довольно низкая. Так, в исследовании, проведенном Ассоциацией менеджмента мероприятий PCMA в марте 2020 года, более 80% респондентов-организаторов отметили, что не прорабатывали заранее риски, которые могут повлечь за собой такой форс-мажор, как пандемия коронавирусной инфекции.

Основные принципы управления рисками

Существует четыре метода управления рисками: избежание, передача, сокращение и резервирование.

Во избежание рисков организатор мероприятия должен исключить деятельность или обстоятельства, которые их потенциально содержат. В случае с форс-мажорными рисками это может сводиться к отказу от проведения мероприятия, в том числе в местах, где возможно возникновение экстренных ситуаций. Например, отказ от проведения мероприятий на территории Атлантического побережья США, где чаще всего случаются ураганные ветра и наводнения.

Передача рисков заключается в переводе ответственности за происходящее на другую сторону. Классическим решением в этом случае является страхование ответственности организатора перед третьими лицами, а также страхование отмены или переноса мероприятий. В России нет закона, который обязывал бы организаторов страховать свои риски при проведении мероприятия. Обязательному страхованию подлежат только массовые спортивные события в части несчастных случаев.

Сокращение рисков происходит за счет реализации собственных специальных мер со стороны организатора мероприятий для ограничения возможности наступления риска и минимизации потерь. Как правило, эти меры включают в себя использование системы контроля и безопасности, технических средств охраны, пожаротушения и других инструментов борьбы с чрезвычайными ситуациями. При этом необходимо контролировать наличие аналогичных систем у контрагентов. Например, Международная ассоциация организаторов конгрессов ICCA составила матрицу для оценки площадки проведения мероприятий, которая позволяет осуществить проверку безопасности на месте на случай возникновения непредвиденных ситуаций.

Резервирование и удержание – этот метод снижения рисков заключается в принятии организатором мероприятия возможности наступления рисковых событий и сохранении его ответственности за последствия. На практике этот метод реализуется путем формирования резервов в бюджете компании. За счет этих средств могут быть покрыты возможные потери, возникшие в результате форс-мажора.

Для того чтобы выбрать метод управления рисками, организатор мероприятия должен оценить для себя возможность и стоимость его использования в потенциальных кризисных ситуациях.

Speaker

Роман Тарасов, партнер юридической компании «Нортия ГКС»:

Бесспорно, текущая пандемия коронавирусной инфекции изменила мир. Значительные корректировки можно отметить и в правовой плоскости. Как оказалось, государственные органы могут оперативно принимать значительные массивы нормативных актов, утверждать меры поддержки и давать разъяснения по наиболее актуальным вопросам. Время покажет, насколько принятые меры оказались эффективны. Однако уже сейчас можно сделать несколько выводов на перспективу.

Прежде всего, необходимо уделить внимание кодам ОКВЭД и их соответствию фактической деятельности, а компаниям, с признаками малого и среднего предпринимательства – проверить факт нахождения в реестре. Текущие меры поддержки основаны именно на соблюдении таких вполне формальных критериев.

Договорные условия рекомендуется рассмотреть через призму отражения новых рисков. Значимыми являются условия о случаях и порядке отмены либо переноса мероприятия, возврате денежных средств, особенно в ситуации, когда ограничительные меры приняты непосредственно перед событием, когда основные расходы организатора уже понесены. В идеале, необходимо продумать обе ситуации: временная невозможность исполнения обязательств и действия после прекращения форс-мажора, а также полное прекращение обязательств в связи с юридической невозможностью их исполнения, например, издания акта государственного органа.

Применительно к страхованию потери прибыли от простоя есть одна существенная деталь: зачастую правила страхования обусловливают право на возмещение фактом ущерба имуществу. Поэтому для отнесения к страховому риску простоя, обусловленного ограничительными мерами, аналогичными действующим, скорее всего, потребуется согласовать индивидуальные условия страхования.

С чего можно начать

Выбор стратегии по управлению рисками, связанными с возникновением форс-мажорных ситуаций, зависит от компании, масштабов ее деятельности и уровня ответственности. Несмотря на это, можно выделить несколько шагов, реализация которых позволит выстроить эффективную работу организатора мероприятий в экстренных обстоятельствах и существенно сократить возможные финансовые потери.

1. Определите план действий компаний в кризисной ситуации

Необходимо заранее подготовить план действий компании на случай наступления кризисной ситуации. Можно выделить пять основных элементов такого документа:

  • Состав кризисной команды – в нее должны войти представители операционных, кадровых, юридических и финансовых структур компании. Заранее должен быть определен сотрудник, руководящий этой командой во время кризисной ситуации.
  • Организационный процесс подготовки и проведения мероприятия – каждый этап подготовки и проведения должен быть проанализирован на предмет возникновения рисков в случае экстренной ситуации. Дополнительно необходимо проработать варианты их минимизации за счет возможного изменения процесса организации события.
  • Системный риск-менеджмент – постоянная оценка и разбор компанией-организатором потенциальных рисков, которые могут возникнуть во время подготовки и проведения мероприятия.
  • Обучение сотрудников и определение зон ответственности – проведение тренингов и учений, направленных на подготовку сотрудников компании к действиям при возникновении экстренных ситуаций.
  • Организация кризисных коммуникаций – выстраивание системы информационных потоков при возникновении чрезвычайных обстоятельств. Отдельное внимание при планировании необходимо уделить работе со СМИ.

2. Застрахуйте мероприятие и ответственность организатора

Сегодня страховые компании в России предлагают три вида защиты для мероприятий: страхование ответственности организатора перед третьими лицами, возмещение ущерба имуществу при организации и проведении события, страхование финансовых рисков организатора, в том числе в случае срыва мероприятия по причинам, не зависящим от него.

Ограничений на страхование мероприятий нет. Главное, чтобы их организация проходила в рамках действующего законодательства. Минимальный срок действия страхового полиса определяется периодом подготовки и проведения мероприятия. Из обстоятельств непреодолимой силы страховыми случаями признаются:

  • пожар, взрыв, стихийные бедствия, загрязнение окружающей среды, террористический акт;
  • проведение мероприятий по распоряжению любых государственных органов в месте, запланированном организатором;
  • объявление национального траура;
  • открытие процедуры банкротства в отношении контрагентов организатора;
  • невозможность вовремя начать подготовку или проведение мероприятия из-за событий, которые привели к задержке в доставке оборудования, прибытия ведущих исполнителей, а также организатора мероприятия.

Список может быть расширен. При этом страхуются финансовые убытки организатора, которые возникли в результате отмены или переноса мероприятий из-за указанных обстоятельств. Размер возмещения определяется фактически понесенными расходами на подготовку проекта, а также объемом неполученных доходов.

При расчете стоимости страхового полиса для мероприятия во внимание принимаются история проекта, возникновение непредвиденных ситуаций ранее при его проведении, финансовые показатели (доходы, расходы в рамках подготовки и проведения проекта), количество штатных и временных сотрудников, история компании-организатора. Дополнительными факторами, которые могут оказать влияние на цену, являются использование транспорта для перевозки участников, организация кейтерингового обслуживания, организация демонстрации и тест-драйва автомобилей и специализированной техники, использование пиротехники и так далее. Стоимость полиса страхования ответственности организатора перед третьими лицами может составить от 0,2% до 1,7% от страховой суммы. Ставка при страховании рисков отмены или переноса мероприятия рассчитывается индивидуально с учетом расходов организатора и объема возможных убытков участников. При этом устанавливается лимит выплат для пострадавших сторон.

3. Взаимодействуйте с профильными отраслевыми и деловыми объединениями

При наступлении чрезвычайной ситуации профильные отраслевые и деловые объединения берут на себя роль адвокатов от отрасли. Используя свои административные и информационные ресурсы, они помогают донести до государственных органов и ответственных лиц данные о потерях и рисках для бизнеса. Это позволяет решать проблемы, вызванные форс-мажором, не только силами компании-организатора мероприятий. Кроме того, профессиональные ассоциации и союзы выступают хорошей платформой для обмена информацией между компаниями отрасли, изучения лучших практик по управлению рисками и так далее.

В России можно выделить несколько отраслевых профильных объединений для событийной индустрии:

  • Российский союз выставок и ярмарок (РСВЯ);
  • Национальное конгресс-бюро;
  • Союз выставочных застройщиков;
  • Национальная ассоциация организаторов мероприятий (НАОМ);
  • Российская ассоциация событийного маркетинга (REMA);
  • Ассоциация директоров по коммуникациям и корпоративным медиа России (АКМР).

Эффективность работы этих структур была доказана при получении государственной поддержки ивент отрасли как пострадавшей в результате пандемии коронавируса.

Новые возможности

В XXI веке мир регулярно сталкивается с обстоятельствами непреодолимой силы. Кризисы, которые, как правило, сопутствуют таким ситуациям, оказывают большое влияние на глобальную экономику и меняют целые отрасли.

Катастрофа, произошедшая в США 11 сентября 2001 года, привела к появлению новых правил на рынке авиаперевозок, в том числе усилению контроля безопасности на транспорте. Эпидемия атипичной пневмонии в 2002–2003 годах кардинально изменила поведение потребителей и стимулировала развитие электронной торговли. Сегодня ситуация с пандемией COVID-19 дала новые возможности для развития онлайн-мероприятий и ведения бизнеса в удаленном режиме.

Любой кризис – это не только потери, но и возможности. Для компании важно пройти его с минимальными убытками и получить шанс воспользоваться новыми перспективами в полном объеме. Именно поэтому выстроенная заранее система управления рисками может стать одним из инструментов стратегии развития компании и позволит справиться с форс-мажором без ущерба для бизнеса.

Photo
Photo
Увеличение по клику

Матрица проверки безопасности площадки для проведения мероприятия

Противопожарная безопасность Охрана Здание Коммуникации
  • Системы обнаружения пожара и сигнализации.
  • Системы пожаротушения, в том числе для серверных комнат.
  • Пожарные гидранты и портативные огнетушители на каждом этаже здания.
  • Системы дверей с магнитными замками.
  • Беспрепятственные пути эвакуации в случае пожара, лестницы.
  • Система аварийного освещения в случае пожара.
  • Дежурная диспетчерская с оборудованием для круглосуточного видеонаблюдения.
  • Время приезда пожарной бригады по вызову.
  • Проведение площадкой обучения на случай возникновения пожара, а также наличие экстренных планов действий в кризисной ситуации.
  • Стратегически расположенный пункт видеонаблюдения (внутренний и внешний периметр).
  • Круглосуточный контроль безопасности.
  • Видеонаблюдение и сигнализация.
  • Диспетчерский пункт с возможностью экстренного вызова.
  • Датчики движения.
  • Электронные двери с управлением в онлайн-режиме и система блокировки ключей.
  • Наличие охранников и дежурных, система патрулирования (внешний и внутренний периметр).
  • Время приезда полиции по вызову.
  • Проведение площадкой обучения оказанию первой медицинской помощи на месте.
  • Проведение обучения на случай возникновения непредвиденной ситуации, а также наличие экстренных планов действий в кризисной ситуации.
  • Компьютерная система управления и мониторинга инженерными коммуникациями в здании: вентиляция, освещение, электричество, климат-контроль.
  • Аварийное резервное копирование.
  • Генераторы с запасом топлива.
  • Система автоматического отключения газоснабжения в случае срабатывания пожарной сигнализации.
  • Аварийное освещение.
  • Системы противопожарной безопасности.
  • Охранные системы.
  • Время приезда экстренных служб по вызову.
  • Проведение площадкой обучения на случай возникновения непредвиденных ситуаций, а также наличие экстренных планов действий в случае нарушения нормальной работы систем здания.
  • Системы оповещения с автоматическим и ручным режимом управления.
  • Система коммуникаций на площадке (в том числе наличие номеров мобильных телефонов менеджеров).
  • Номера телефонов специальных служб площадки на случай экстренной ситуации.
  • Рации, спутниковые телефоны.
  • Указатели и табло для оповещения об экстренных ситуациях.
  • Система электронных адресов и аккаунтов в социальных сетях для экстренного оповещения (внутренние и внешние коммуникации).
  • Резервное копирование информации.
  • Система ИТ-безопасности и политика соответствия.
  • Проведение площадкой обучения на случай возникновения непредвиденных ситуаций, а также наличие экстренных планов действий в случае нарушения нормальной работы систем коммуникаций.

Полезные ссылки и документы для создания системы управления рисками при организации мероприятий

Рекомендации и стандарты

  • Crisis management. Operational guidelines for association executives, ICCA, [электронный ресурс] // URL: https://www.iccaworld.org
  • ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements, [электронный ресурс] // URL: https://www.iso.org
  • ГОСТ Р ИСО 22301-2014 Системы менеджмента непрерывности бизнеса. Общие требования, [электронный ресурс] // URL: http://docs.cntd.ru

Законодательство

  • Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая. Глава 48 «Страхование».
  • Закон РФ от 27.11.1992 №4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».

CongressTime – первое в России отраслевое издание для профессионалов конгрессной индустрии. Деловой информационно-аналитический журнал о развитии конгрессной индустрии в России и за рубежом, издается при поддержке ТПП РФ с июля 2015 года. С января 2020 года издание CongressTime включено в портфель медиа продуктов Выставочного научно-исследовательского центра (ВНИЦ) R&C, в который также входят Деловой портал для профессионалов ивент индустрии Event LIVE, Дайджест индустрии встреч, а также издания, выпускаемые по заказу участников рынка.


29.07.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент как бизнес интерактив кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение онлайн-ивенты отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды управление впечатлениями устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности