Победа над форс-мажором, или как управлять рисками в ивент индустрии

Управлению рисками, связанными с обстоятельствами непреодолимой силы, был посвящён новый, второй выпуск аналитического журнала CongressTime. Портал Event LIVE публикует полный текст заглавной статьи журнала из рубрики «История с обложки». Её автор, главный редактор журнала CongressTime Дарья Островская, рассказала, какие события могут быть признаны форс-мажором, Как природные катаклизмы, теракты и техногенные катастрофы в разное время повлияли на индустрию мероприятий и отдельные события, и какую стратегию по управлению рисками выбрать и как организовать кризисные коммуникации в компании.

Дарья Островская,
генеральный директор ВНИЦ R&C, главный редактор журнала CongressTime

Теракты 9/11 в США, эпидемия атипичной пневмонии SARS, извержение вулкана Эйяфьядлайекюдль в Исландии, протестные акции в Гонконге в 2019 году, пандемия коронавируса – это лишь небольшой перечень форс-мажорных обстоятельств, с которыми столкнулись организаторы мероприятий за последние 20 лет. Все они представляют риски для ивент бизнеса как в части обеспечения безопасности участников и организаторов, так и в части потерь, связанных с отменой и переносом мероприятий. Эти риски плохо поддаются управлению, но подготовить компанию к их наступлению и сократить негативный эффект возможно.

Обстоятельства непреодолимой силы

В «Толковом словаре русского языка» Сергея Ожегова форс-мажор определяется как чрезвычайное обстоятельство, которое заставляет действовать вопреки намерению. Такие события характеризуются непредсказуемостью, невозможностью прогнозировать их продолжительность и высокой степенью неопределенности последствий. Именно поэтому частыми синонимами форс-мажора выступают термины «чрезвычайная ситуация» и «катастрофа». Можно выделить несколько групп обстоятельств непреодолимой силы:

Форс-мажорные риски

Форс-мажор может наступить как до начала мероприятия, так и во время его проведения. В зависимости от момента наступления таких непредвиденных обстоятельств определяются потенциальные риски организатора.

Если форс-мажор наступил до начала мероприятия, то основные риски организатора заключаются в отмене проекта и возможности его переноса на другие сроки. Это влечет за собой финансовые потери в виде расходов, уже произведенных для подготовки события, сокращение объемов компании и, как следствие, возможное банкротство и закрытие бизнеса. Кроме того, отмена или перенос мероприятия связаны с репутационными и маркетинговыми рисками организатора.

При наступлении непредвиденных обстоятельство время проведения события основные риски для организатора включают нанесение вреда жизни и здоровью участников, порчу имущества третьих лиц, прекращение мероприятия. Это также влечет за собой финансовые убытки и репутационные потери.

Тем не менее, риски поддаются управлению. Для этого их необходимо идентифицировать и оценить. Обычно оценивается вероятность наступления рисковых событий и серьезность их последствий для бизнеса, в том числе в денежном выражении. Это можно сделать с помощью кривой безразличия. Она позволяет разделить рассматриваемые риски на две части: те, которыми необходимо управлять, и те, которыми можно пренебречь.

Увеличение по клику

Для построения кривой безразличия организатор может определить для себя границу приемлемого риска (Const). Тогда график будет выстраиваться по формуле R (вероятность риска) = Const/C (стоимость риска). Источник: Кондратьев Вячеслав, Лоренц Виктор. Даешь инжиниринг! Методология организации проектного бизнеса // «Эксмо», 2007

Природные явления – события, которые вызваны естественными причинами. К ним относятся землетрясения, ураганы, наводнения, оползни, проливные дожди, извержения вулканов, лесные пожары, эпидемии и прочие катаклизмы.

Обстоятельства, вызванные человеческим фактором – негативные события, наступление которых напрямую спровоцировал человек. Этот список включает биологические и химические атаки, террористические акты, войны, забастовки и акции протеста, массовые пищевые отравления, кибератаки и так далее.

Техногенные катастрофы – крупные аварии на производствах и технических объектах, носящие, как правило, случайный характер и приводящие к большому количеству жертв. К таким случаям можно отнести утечку токсичных веществ, прорывы на трубопроводах, транспортные катастрофы и так далее.

Форс-мажоры последнего десятилетия:

• В апреле 2010 года извержение вулкана с труднопроизносимым названием Эйяфьядлайекюдль в Исландии вызвало отмену 95 тысяч авиарейсов в мире. На несколько дней небо над Европой оказалось полностью закрытым для полетов. Пострадало более 20 млн человек. Многие из них оказались заперты в аэропортах. Вулкан стал причиной отмены или переноса мероприятий по всему миру. Так, чемпионат мира по шахматам начался с задержкой на один день в связи с тем, что гроссмейстер Вишванатан Ананд не смог вылететь из Франкфурта в Софию.
• Последствия аварии, которая произошла 11 марта 2011 года на АЭС «Фукусима-1», ощущались даже спустя год. Так, организаторы детского снежного шоу в Окинаве в феврале 2012 года были вынуждены отменить его. Местные жители выразили протест против использования снега, доставленного специально для мероприятия с территории, близкой к месту аварии. По их мнению, он мог быть загрязнен. Экологические тесты, не подтвердившие наличие вредных веществ в снеге, не смогли изменить ситуацию.
• 15 апреля 2013 года на Бостонском марафоне, который ежегодно собирает более 20 тысяч любителей бега со всего мира, прогремели взрывы. Погибли три человека и пострадали около 300, были отменены и изменены графики других мероприятий, в частности, матчей НБА и конгресса Ассоциации амбулаторных хирургических центров (ASCA). Позже организаторы конгресса ASCA отметили, что они оказалась не готовы к экстренным ситуациям такого масштаба и не имели плана действий в таких условиях. Опыт Бостонского марафона был учтен при планировании системы безопасности зимних Олимпийских игр в Сочи.

Основная проблема при оценке форс-мажорных рисков заключается в недостаточном внимании к ним со стороны организаторов мероприятий. Это связано с тем, что вероятность наступления таких обстоятельств довольно низкая. Так, в исследовании, проведенном Ассоциацией менеджмента мероприятий PCMA в марте 2020 года, более 80% респондентов-организаторов отметили, что не прорабатывали заранее риски, которые могут повлечь за собой такой форс-мажор, как пандемия коронавирусной инфекции.

Основные принципы управления рисками

Существует четыре метода управления рисками: избежание, передача, сокращение и резервирование.

Во избежание рисков организатор мероприятия должен исключить деятельность или обстоятельства, которые их потенциально содержат. В случае с форс-мажорными рисками это может сводиться к отказу от проведения мероприятия, в том числе в местах, где возможно возникновение экстренных ситуаций. Например, отказ от проведения мероприятий на территории Атлантического побережья США, где чаще всего случаются ураганные ветра и наводнения.

Передача рисков заключается в переводе ответственности за происходящее на другую сторону. Классическим решением в этом случае является страхование ответственности организатора перед третьими лицами, а также страхование отмены или переноса мероприятий. В России нет закона, который обязывал бы организаторов страховать свои риски при проведении мероприятия. Обязательному страхованию подлежат только массовые спортивные события в части несчастных случаев.

Сокращение рисков происходит за счет реализации собственных специальных мер со стороны организатора мероприятий для ограничения возможности наступления риска и минимизации потерь. Как правило, эти меры включают в себя использование системы контроля и безопасности, технических средств охраны, пожаротушения и других инструментов борьбы с чрезвычайными ситуациями. При этом необходимо контролировать наличие аналогичных систем у контрагентов. Например, Международная ассоциация организаторов конгрессов ICCA составила матрицу для оценки площадки проведения мероприятий, которая позволяет осуществить проверку безопасности на месте на случай возникновения непредвиденных ситуаций.

Резервирование и удержание – этот метод снижения рисков заключается в принятии организатором мероприятия возможности наступления рисковых событий и сохранении его ответственности за последствия. На практике этот метод реализуется путем формирования резервов в бюджете компании. За счет этих средств могут быть покрыты возможные потери, возникшие в результате форс-мажора.

Для того чтобы выбрать метод управления рисками, организатор мероприятия должен оценить для себя возможность и стоимость его использования в потенциальных кризисных ситуациях.

Роман Тарасов, партнер юридической компании «Нортия ГКС»:

Бесспорно, текущая пандемия коронавирусной инфекции изменила мир. Значительные корректировки можно отметить и в правовой плоскости. Как оказалось, государственные органы могут оперативно принимать значительные массивы нормативных актов, утверждать меры поддержки и давать разъяснения по наиболее актуальным вопросам. Время покажет, насколько принятые меры оказались эффективны. Однако уже сейчас можно сделать несколько выводов на перспективу.

Прежде всего, необходимо уделить внимание кодам ОКВЭД и их соответствию фактической деятельности, а компаниям, с признаками малого и среднего предпринимательства – проверить факт нахождения в реестре. Текущие меры поддержки основаны именно на соблюдении таких вполне формальных критериев.

Договорные условия рекомендуется рассмотреть через призму отражения новых рисков. Значимыми являются условия о случаях и порядке отмены либо переноса мероприятия, возврате денежных средств, особенно в ситуации, когда ограничительные меры приняты непосредственно перед событием, когда основные расходы организатора уже понесены. В идеале, необходимо продумать обе ситуации: временная невозможность исполнения обязательств и действия после прекращения форс-мажора, а также полное прекращение обязательств в связи с юридической невозможностью их исполнения, например, издания акта государственного органа.

Применительно к страхованию потери прибыли от простоя есть одна существенная деталь: зачастую правила страхования обусловливают право на возмещение фактом ущерба имуществу. Поэтому для отнесения к страховому риску простоя, обусловленного ограничительными мерами, аналогичными действующим, скорее всего, потребуется согласовать индивидуальные условия страхования.

С чего можно начать

Выбор стратегии по управлению рисками, связанными с возникновением форс-мажорных ситуаций, зависит от компании, масштабов ее деятельности и уровня ответственности. Несмотря на это, можно выделить несколько шагов, реализация которых позволит выстроить эффективную работу организатора мероприятий в экстренных обстоятельствах и существенно сократить возможные финансовые потери.

1. Определите план действий компаний в кризисной ситуации

Необходимо заранее подготовить план действий компании на случай наступления кризисной ситуации. Можно выделить пять основных элементов такого документа:

• Состав кризисной команды – в нее должны войти представители операционных, кадровых, юридических и финансовых структур компании. Заранее должен быть определен сотрудник, руководящий этой командой во время кризисной ситуации.
• Организационный процесс подготовки и проведения мероприятия – каждый этап подготовки и проведения должен быть проанализирован на предмет возникновения рисков в случае экстренной ситуации. Дополнительно необходимо проработать варианты их минимизации за счет возможного изменения процесса организации события.
• Системный риск-менеджмент – постоянная оценка и разбор компанией-организатором потенциальных рисков, которые могут возникнуть во время подготовки и проведения мероприятия.
• Обучение сотрудников и определение зон ответственности – проведение тренингов и учений, направленных на подготовку сотрудников компании к действиям при возникновении экстренных ситуаций.
• Организация кризисных коммуникаций – выстраивание системы информационных потоков при возникновении чрезвычайных обстоятельств. Отдельное внимание при планировании необходимо уделить работе со СМИ.

2. Застрахуйте мероприятие и ответственность организатора

Сегодня страховые компании в России предлагают три вида защиты для мероприятий: страхование ответственности организатора перед третьими лицами, возмещение ущерба имуществу при организации и проведении события, страхование финансовых рисков организатора, в том числе в случае срыва мероприятия по причинам, не зависящим от него.

Ограничений на страхование мероприятий нет. Главное, чтобы их организация проходила в рамках действующего законодательства. Минимальный срок действия страхового полиса определяется периодом подготовки и проведения мероприятия. Из обстоятельств непреодолимой силы страховыми случаями признаются:

• пожар, взрыв, стихийные бедствия, загрязнение окружающей среды, террористический акт;
• проведение мероприятий по распоряжению любых государственных органов в месте, запланированном организатором;
• объявление национального траура;
• открытие процедуры банкротства в отношении контрагентов организатора;
• невозможность вовремя начать подготовку или проведение мероприятия из-за событий, которые привели к задержке в доставке оборудования, прибытия ведущих исполнителей, а также организатора мероприятия.

Список может быть расширен. При этом страхуются финансовые убытки организатора, которые возникли в результате отмены или переноса мероприятий из-за указанных обстоятельств. Размер возмещения определяется фактически понесенными расходами на подготовку проекта, а также объемом неполученных доходов.

3. Взаимодействуйте с профильными отраслевыми и деловыми объединениями

При наступлении чрезвычайной ситуации профильные отраслевые и деловые объединения берут на себя роль адвокатов от отрасли. Используя свои административные и информационные ресурсы, они помогают донести до государственных органов и ответственных лиц данные о потерях и рисках для бизнеса. Это позволяет решать проблемы, вызванные форс-мажором, не только силами компании-организатора мероприятий. Кроме того, профессиональные ассоциации и союзы выступают хорошей платформой для обмена информацией между компаниями отрасли, изучения лучших практик по управлению рисками и так далее.

В России можно выделить несколько отраслевых профильных объединений для событийной индустрии:

• Российский союз выставок и ярмарок (РСВЯ);
• Национальное конгресс-бюро;
• Союз выставочных застройщиков;
• Национальная ассоциация организаторов мероприятий (НАОМ);
• Российская ассоциация событийного маркетинга (REMA);
• Ассоциация директоров по коммуникациям и корпоративным медиа России (АКМР).

Эффективность работы этих структур была доказана при получении государственной поддержки ивент отрасли как пострадавшей в результате пандемии коронавируса.

Новые возможности

В XXI веке мир регулярно сталкивается с обстоятельствами непреодолимой силы. Кризисы, которые, как правило, сопутствуют таким ситуациям, оказывают большое влияние на глобальную экономику и меняют целые отрасли.

Катастрофа, произошедшая в США 11 сентября 2001 года, привела к появлению новых правил на рынке авиаперевозок, в том числе усилению контроля безопасности на транспорте. Эпидемия атипичной пневмонии в 2002–2003 годах кардинально изменила поведение потребителей и стимулировала развитие электронной торговли. Сегодня ситуация с пандемией COVID-19 дала новые возможности для развития онлайн-мероприятий и ведения бизнеса в удаленном режиме.

Любой кризис – это не только потери, но и возможности. Для компании важно пройти его с минимальными убытками и получить шанс воспользоваться новыми перспективами в полном объеме. Именно поэтому выстроенная заранее система управления рисками может стать одним из инструментов стратегии развития компании и позволит справиться с форс-мажором без ущерба для бизнеса.

Увеличение по клику

Матрица проверки безопасности площадки для проведения мероприятия

Полезные ссылки и документы для создания системы управления рисками при организации мероприятий

Рекомендации и стандарты

• Crisis management. Operational guidelines for association executives, ICCA, [электронный ресурс] // URL: https://www.iccaworld.org
• ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements, [электронный ресурс] // URL: https://www.iso.org
• ГОСТ Р ИСО 22301-2014 Системы менеджмента непрерывности бизнеса. Общие требования, [электронный ресурс] // URL: http://docs.cntd.ru

Законодательство

• Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая. Глава 48 «Страхование».
• Закон РФ от 27.11.1992 №4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».

По материалам CongressTime. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.