Конгресс Визит Бюро Сочи: «Главные вызовы - взаимодействие в отрасли, поддержка властей и долгосрочное планирование»

Конгресс Визит Бюро Сочи появилось на карте деловых коммуникации России в начале 2000-х. Точнее, основано в 2000 году как проект и зарегистрировано как некоммерческое партнерство в 2002 г. Даже адрес сайта Конгресс Визит Бюро Сочи – визуально и содержательно – очень красив, он представляет собой классическую аббревиатуру от термина Convention & Visitors Bureau – www.cvb.ru . Сейчас организация позиционирует себя как консорциум компаний партнеров из разных областей, которые взаимодействуют совместно в четырех плоскостях: стратегические партнеры клиенты организации с которыми и для которых Конгресс Визит Бюро проводит мероприятия; коммерческие партнеры – компании, которым доверяются субподрядные работы в конкретных технических областях по организации мероприятий и других смежных услуг; некоммерческие партнеры организаторы форумов, конференций, мастер-классов по теме EVENT, MICE, DMC секторов бизнеса и иные организации с которыми Конгресс Визит Бюро выстраивает отношения на некоммерческой основе; информационные партнеры и информационные партнеры. Конгресс Визит Бюро Сочи – полностью коммерческая структура, не имеющая государственного финансирования. Сегодня о работе Конгресс Визит Бюро Сочи Event LIVE беседует с Сергеем Шуклиным, Президентом Конгресс Визит Бюро Сочи , основателем группы компаний Реинфо .
 

- Сергей, как появилось на свет Конгресс Визит Бюро Сочи? Кем оно было создано? Какая миссия закладывалась в идеологическую платформу организации тогда?

Идея создания Конгресс Визит Бюро Сочи родилась в недрах Сочинского Института Курортного Дела и Туризма (в настоящее время СГУ – Сочинский Государственный Университет). Институт в то время являлся центром международного общения и центром притяжения знаний, в первую очередь международных, в регион. Было предельно понятно, как и что делать для развития региона. Собственно, для этого и развивались международные отношения между институтами и специалистами. Концепция создания организации была написан по классическому образцу, в соответствии с международной практикой, с теми целями и задачами для отрасли, для местного бизнеса, для власти, которые конгресс-бюро призваны решать в Европе. Но в полной мере идею реализовать не удалось. В части объединения с с властью. Власть всегда была лояльна к нам, но механизм так и не был создан. В Сочи, как и во всех курортных городах, существует Управление по курортному делу и туризму. И функция взаимодействия с конгресс-бюро всегда вменялась этому Управлению. Но у Управления огромный объем задач – от работы с санаториями, частными отелями, до сертификации экскурсионных точек, организации приемов делегаций. И это круглый год. И рассматривать серьезно наше направление просто никогда не доходили руки.

Основная проблема конгрессной деятельности или индустрии встреч продолжает существовать у нас и сейчас: никто не видит ее как отдельную отрасль.

- Какие задачи ставили учредители перед вашей структурой при ее создании? Какие стоят сейчас? Каковы приоритеты? Изменился ли вектор развития за время существования организации?

Приоритеты не изменились. Вектор не изменился. Иначе нам надо было бы создавать другую структуру. Название должно соответствовать своему предназначению, ожиданиям рынка и профессионального сообщества.

Изначально был создан классический пример создания Бюро по образу европейского города.

Подробный, детальный пошаговый план на 5 лет и долгосрочный план. Но для этого должна быть создана рабочая команда на постоянной основе, минимум 5-6 человек. Мы существовали в «сжатом» состоянии, то есть невидимом на первый взгляд для рынка, но при этом формировали стратегию и нарабатывали компетенцию.

Сложность и отличие российского конгресс-бюро от европейского состоит еще в том, что в России эта структура неузнаваема. В европейский городах конгресс-бюро имеет такое же признание, как у нас, допустим, ТПП. И никому не надо доказывать важность и нужность такой структуры. Нам же до сих пор приходится отстаивать необходимость своего существования и перед властью, и перед отраслью.

Еще одна иллюзия была относительно ассоциативной формы хозяйствования. На это у нас ушло около 5 лет безуспешных попыток доказать отрасли свою нужность и попытаться построить самоокупаемую структуру на членские взносы. И наша стратегия сегодня строится на самодостаточном, независимом существовании нашей структуры.

Какие точки пересечения имеют туристическое продвижение региона и его экономическое развитие? Перспективно ли в ближайшем будущем сотрудничество организаций, осуществляющих туристический маркетинг региона, продвижение на международном рынке встреч, и структур, ответственных за экономическое развитие региона? Какие проблемы могут встретиться на пути объединения их интересов? Рассказывает Брюс Макмиллан основатель BANDWIDTH бутик консалтинговых услуг по разработке стратегий развития дестинаций в целом и развития MICE-бренда территорий, экс-Президент/СЕО в MPI (Meeting Professionals International), экс-генеральный директор Tourism Toronto

-  Каким вы видите развитие конгрессного бюро в Сочи? К чему стремитесь? На кого из коллег ориентируетесь - российских, зарубежных?

Для дальнейшего развития нам необходима поддержка проекта государством в виде гранта, например. Конгресс Визит Бюро – проект с государственными задачами, градообразующий, важный, имеющий долгосрочную стратегию и формирующий фундамент для развития отрасли. Но здесь важна команда, которая работает в проекте. Эта команда должна состоять из практиков и при этом иметь долгосрочное видение. Нам не нужен зарубежный опыт, если мы не видим своего будущего. Нам не нужны эксперты и стратегии, если мы не понимаем, что нам с этим делать. Я сейчас не имею в виду только Сочи. Это касается любого региона.

Для каждого региона должна существовать своя стратегия. Поэтому нам зарубежный опыт в чистом виде не подходит. Вот план, по которому двигаемся мы:

1. Оценка потенциала региона в разрезе конгрессной индустрии
2. Сбор и сегментирование всех необходимых элементов
3. Построение отношений с властью – доказать свою полезность и нужность
4. Построение отношений с бизнесс-сообществом – доказать свою полезность и нужность
5. Представление возможностей города для заинтересованных игроков
6. Продвижение в профессиональной среде
7. Постоянная поступательная работа по формированию правильного имиджа конгрессной индустрии

Что важно:

• фокусироваться на конгрессной деятельности всей отрасли
• сформировать долгосрочную стратегию ключевым игрокам рынка
• научиться работать в союзе «власть-бизнес-заказчики-КВБ»

Разумеется, у Сочи есть свои сильные и слабые стороны: высокая узнаваемость, хорошая инфраструктура, высокая емкость, наличие опыта работы с международными и крупными проектами, высокая мобильность в принятии проектных решений. Но в то же время мы не видим потенциала конгрессной индустрии , у большинства игроков рынка отсутствует видение долгосрочной перспективы, слабая готовность в отрасли формировать новые продукты, отсутствует взаимодействие «власть-бизнес-клиенты»

- С какими вызовами вы сталкиваетесь при взаимодействии с отраслью, с властью, наукой, бизнесом?

Сейчас это взаимодействие как таковое практически отсутствует. В этом главный вызов. Мы сейчас и занимаемся анализом и сбором успешных реализованных кейсов по взаимодействию внутри отрасли. В России их, к сожалению, нет. Россия в этом направлении делает первые шаги. Мы собираем успешные европейские кейсы. Они ближе нам по механике и структуре. Мы активно работаем сейчас над тем, чтобы доказать участникам отрасли важность существования такой структуры как Конгресс Визит Бюро. В общих словах всем всё понятно, а как наша работа отражается на развитии региона и конкретных структур – непонятно.

Другая сложность это отсутствие долгосрочного планирования. Мы не видим себя, рынок, отрасль, регион на 10 лет вперед. И такое планирование нам очень необходимо. Не в виде красивого лозунга, а виде понятной картины будущего рынка и пошагового плана. Хороший пример, Олимпиада 2014 в Сочи. Этот пример можно использовать как показательный. Помимо красивых презентаций о Сочи, были сформированы главные аргументы о реалистичности этого проекта. И был разработан пошаговый план действий для каждого сегмента отрасли: администрации, турбизнеса, спорта.

Что-то похожее необходимо делать в конгрессной деятельности. Но не нужны такие масштабы. Сочи обладает всеми условиями для очень динамичного роста конгрессной индустрии. Сейчас нужна грамотная точечная фокусная работа.

Фото: Россия. Сочи. 27 февраля 2017. Во время панельной сессии "Вызовы цифровой экономики: роль социокультурной среды и инфраструктуры для развития бизнеса" в рамках Российского
инвестиционного форума в Главном медиацентре Олимпийского парка. Егор Алеев/фотохост-агентство ТАСС

- Каких механизмов, инструментов для развития не хватает сегодня конгрессно-выставочной отрасли в вашем регионе? Как от власти, так и от самой отрасли?

Сложно сказать одной фразой. Во-первых, мы идем не по типичному пути. Хотя бы потому, что у нас нет никакого финансирования. А начинать надо с градообразующих и долгосрочных задач. Эти механизмы и инструменты надо формировать.

Например, всем известно, что любой ротируемый конгресс планируется на 2-5 лет вперед. У нас нет сейчас механизмов взаимодействия «бизнес – власть международное событие», которые позволят эффективно реализовать такой проект в рамках нормативной-правовой базы. Под бизнесом я подразумеваю РСО, оператора компанию, которая готова взять на себя все организационные и финансовые риски на такой срок. У нас есть механизм взаимодействия «власть-международное мероприятие». Это, конечно, выгодно мероприятию, так как власть несет все гарантии и, соответственно, платит за мероприятие. Но это невыгодно власти, так как это расходы, время, ответственность. И вот в этой точке и необходимо построение отношений, где власть привлекает операторов. А оператор сам думает где искать ресурсы для окупаемости мероприятия. В международной практике – это Конгресс Визит Бюро.

Что нам сегодня нужно от власти? Если мы опустим вопрос финансирования, то это признание значимости конгресс-бюро как структуры, активное взаимодействие, привлечение к отраслевым долгосрочным проектам, привлечение к входящим заинтересованным мероприятиям, поддержка инициатив Конгресс Визит Бюро

Но главное участие в долгосрочном планировании вместе с участниками рынка. То есть, например, подписание соглашения о намерениях на проведение конгресса через 5 лет с участием оператора, площадки с описанием условий, цен и обязательств.

- Как Вы считаете, требуется ли регламентация каких-либо процессов, системы аккредитации и сертификации участников рынка, некие сформулированные правила игры?

Нужны обязательно. Но вопрос, кто их будет составлять и формировать. Нужны специалисты, при этом практики. В настоящее время теории для формирования конгрессной деятельности достаточно. Не хватает практиков, которые эту теорию положат на рельсы реальности. Это вопрос времени. Вероятнее всего, нужен какой-то союз практиков, который будет вырабатывать механизмы взаимодейстия внутри отрасли, с властью, с бизнесом, с наукой. Мы, в общем, по такому пути и идем. Конгресс Визит Бюро Сочи – это союз практиков, параллельно мы сформировали пул экспертов, которые могут привлекаться на различные проекты, консультации.

- Какими инструментами пользуетесь для того, чтобы наладить эффективную коммуникацию с участниками рынка? Как выстроено взаимодействие Конгресс Визит Бюро Сочи и представителей отрасли?

Мы формируем свою компетенцию. Основная площадка Конгресс Визит Бюро Сочи – сайт www.cvb.ru Здесь в открытом доступе можно получить различную информацию для игроков рынка, а также размещать необходимую отраслевую информацию.

Что мы делаем для игроков рынка:

• формирование полезной информацию
• подборка кейсов для отрасли
• сбор статистической отчетности
• проведение отраслевых тренингов, семинаров
• инициация привлечения отраслевых профессиональных мероприятий в Сочи
• подборка важных отраслевых событий с России, Европе, полезных для участников рынка
• публикация полезной профессиональной литературы

Что мы делаем для привлечения профессионального внимания в Сочи, как дестинации:

• выпуск новостных дайджестов
• проведение ознакомительных туров и ФАМ-трипов
• размещение открытого каталога площадок Сочи
• ведение календаря мероприятий
• проведение профессиональных презентаций

Фото: Россия. Сочи. 28.02.2017. На Российском инвестиционном форуме в Главном медиацентре Олимпийского парка.
Александр Рюмин/фотохост-агентство ТАСС

- Сергей, а как строится работа по привлечению международных мероприятий в город? Как формируется команда бида? Как в Сочи построена схема «выхода» конкурсного мероприятия, на рынок?

Конечно, привлечение международных мероприятий в регион – это главная задача Конгресс Визит Бюро. Конечно, при этом необходимо коррелировать стратегии развития конгрессно-выставочной индустрии, экономического развития региона. Это влияет на формирование преимуществ Сочи перед другими городами. Вообще стратегия строится из преимуществ и сильных сторон региона. Мы собираем такие преимущества, даже публикуем успешные яркие кейсы курорта Сочи.

Еще на этапе рассмотрения мероприятия, мы понимаем, какими силами его реализовывать. Мы сами из практиков и понимаем, что включение оператора необходимо уже на этапе проявления интереса к региону. В этом случае Конгресс Визит Бюро создает условия для построения отношений между оператором и организатором конгресса и выступает наблюдателем в течение всего хода подготовки.

В этом еще одна сложность – Конгресс Визит Бюро должно узнаваться на рынке и признаваться компетентным игроком. Иначе с ним не будут считаться. А перед международным оператором Конгресс Визит Бюро выглядит серьезной структурой, способной влиять на ситуацию.

- Как построена схема взаимодействия с научными кругами?

Мы тесно взаимодействуем с Сочинским Государственным Университетом, который является также членом Конгресс Визит Бюро. Университет активно взаимодействует по научной линии с рядом университетов, в том числе международных, и инициирует ряд собственных конференций.

Но что касается вплетения научных кругов в активную деятельность конгрессов – эта работа только начинается. Однако, мы активно привлекаем бизнес-консультантов, тренеров и других специалистов. Часть из них публикуется в специальном разделе сайта – раздел ЭКСПЕРТЫ. Это как раз те специалисты, которые привлекаются для выступлений или формирования деловой части мероприятий

- В последние десять лет в России появилось несколько конгрессных бюро – в Москве, в Санкт-Петербурге, в Ярославле, в Екатеринбурге, в Уфе. Готовится к запуску Национальное конгресс-бюро России. Это уже солидная сеть, у каждого свой опыт, свои знания, ошибки и достижения. Как, на Ваш взгляд, может быть сформирована модель эффективного взаимодействия между городскими конгрессными бюро в России? Как построить отношения региональных конгрессбюро и странового, национального конгресс-бюро?

Нужен союз Конгресс Бюро России. Даже необязательно ассоциация, так как это отдельная структура. Но союз нужен. Наша отрасль только формируется. И главной задачей каждого из нас является построение отношений с сообществом внутри отрасли. Каждый проходит свой путь по формированию бюджета и поиску финансирования, формированию плана действий, стратегии... Нам вообще важно выглядеть более внушительно. А союз – это накопительный совокупный опыт. Так мы более убедительны каждый в своем регионе Это стратегическая полезность. Есть и тактическая полезность: нам есть чем поделиться друг с другом, опыт одного может быть применим другим.

Достаточно много ротируемых конгрессов, которые мы можем смело делить друг с другом, можем рекомендовать международным организациям другие города. Важно помнить, что для международных клиентов российские города (кроме Москвы и Санкт-Петербурга, возможно) практические все одинаковые. В этом случае нам важно выстроить уникальную компетенцию каждого региона. Поэтому некомпетентность одних влияет на всех. Мы все вместе гораздо привлекательнее выглядим, если разбираемся в рынке и готовы предложить площадки в разных регионах России.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна.Фото на превью: Россия. Сочи. 28 февраля 2017. На Российском инвестиционном форуме в Главном медиацентре Олимпийского парка. Кирилл Кухмарь/фотохост-агентство ТАСС

Фото: Россия. Сочи. 28 февраля 2017. На Российском инвестиционном форуме в Главном медиацентре Олимпийского парка.
Дмитрий Серебряков/фотохост-агентство ТАСС