Как привлечь конгресс в регион: опыт Конгрессно-выставочного бюро Санкт-Петербурга



В 2017 году в Санкт-Петербурге запланировано к проведению более 30 крупных международных и абсолютно разноплановых конгрессов, среди них Ассамблея Межпарламентского Союза, Международный конгресс подводников, Международный форум IATA по авиационному топливу, семинар Европейского общества по контрацепции и репродуктивному здоровью. В 2018 году город принимает Конгресс UFI, а в начале этого месяца Санкт-Петербург встретил делегацию выдающихся математиков планеты, членов Международного математического союза с инспекционным визитом в рамках участия Санкт-Петербурга в конкурсе на право проведения Всемирного Конгресса Математиков в 2022 году.   О том, как выиграть право проведения крупного международного мероприятия и как изменилась ивент индустрия в России, рассказала генеральный директор Санкт-Петербургского ГБУ «Конгрессно-выставочное бюро» Ольга Мугатина.

- На Евразийском Ивент Форуме, состоявшемся в начале года в Петербурге, ведущие российские и зарубежные эксперты индустрии встреч обсуждали необходимость перезагрузки в отрасли. Как Вы считаете, какие перемены необходимы ивент индустрии?

В современной ивент индустрии все большее значение приобретает поиск средств и способов повышения эффективности коммуникации между участниками мероприятия. Здесь на помощь организатору приходят информационные технологии: все чаще на мероприятиях разного масштаба мы наблюдаем различные коммуникативные онлайн платформы, приложения, интерактивные сервисы; участники и организаторы активно используют социальные сети и Интернет. Бесспорно, внедрение новых технологий в практику проведения мероприятий поможет ивент индустрии адаптироваться под потребности рынка и идти в ногу со временем.

В мировую практику организации мероприятий входит новый тренд: акцент смещается в сторону создания среды для живого общения и возможности участников обмениваться мнениями и делиться опытом, так возникают новые форматы мероприятий, основанные на интерактиве и открытой беспрепятственной коммуникации между участниками, например, так называемые антиконференции. Для российской ивент индустрии это пока новое явление, но оно все больше набирает популярность.

Также необходимо сосредоточиться на повышении качества ивент услуг и объединении усилий участников отрасли. Сейчас изменились экономические условия, быстро меняется общая и политическая ситуация в мире. Ощущаются перемены и в индустрии встреч, для своевременной реакции и успешной работы участникам ивент индустрии необходимо объединить усилия по созданию продукта, в нашем случае мероприятия, высочайшего качества, не только конкурентоспособного на мировом рынке, но и привлекательного для зарубежного заказчика. Поэтому сегодня Конгрессно-выставочное бюро Санкт-Петербурга берет курс на создание партнерских отношений и консолидацию отрасли с целью   привлечения организаторов крупных международных мероприятий, а также для того чтобы обеспечить наилучшее качество услуг.

- В Санкт-Петербурге проходят различные форумы и конгрессы, но организаторы мероприятий стараются их провести летом. Из-за перегрузки июня и июля уже несколько лет обсуждается вопрос о проведении мероприятий вне горячего сезона, но пока эксперименты не увенчались успехом. Какой в этом случае ваш план «В»?

То, что все организаторы стремятся проводить свои деловые мероприятия летом – это правда только отчасти. Вся прелесть конгрессно-выставочных мероприятий заключается как раз в том, что они загружают город в низкий сезон. Да, есть некоторые мероприятия, организаторы которых тяготеют к лету, например, Всемирный конгресс ассоциации сообществ шеф-поваров по традиции проходит в июле, а Всемирный Конгресс Математиков – в августе, но большая часть мероприятий приходится на осень и весну. Поэтому говорить о том, что мы будем принуждать всех организаторов двигаться по календарю – нецелесообразно. Если организатор крупного события проводит свой конгресс раз в 3 года именно в августе, то заставить его провести такой конгресс в Санкт-Петербурге в феврале просто невозможно. 

Наша задача состоит в том, чтобы сделать низкий сезон более привлекательным для организаторов деловых мероприятий. Например, посредством насыщения этого периода событийными мероприятиями, чтобы делегаты помимо деловых мероприятий смогли насладиться культурно-развлекательной программой города: так в ноябре в Петербурге впервые состоялся Фестиваль света и Ресторанный фестиваль. Также мы можем предложить организаторам новые площадки, новые инсентив-программы и варианты пост- и пре-туров для делегатов, или обеспечить им специальные условия при работе с различными сервисными компаниями. Что касается последнего, то Конгрессно-выставочное бюро реализует партнерскую программу и приглашает участников отрасли присоединиться к ней. 

Конгрессно-выставочное бюро Санкт-Петербурга подбирает конкурс на право проведения конгресса, связывается принимающей организацией - локал-хостом, как правило, это ассоциация или научное сообщество. После получения подтверждения от локал-хоста конгрессно-выставочное бюро привлекает отрасль к составлению заявочной кампании через конкурс или составляет бид самостоятельно, при этом согласовывает с локал-хостом все детали, например, площадку

- Санкт-Петербург является признанным мировым культурным и научным центром. Как построена схема взаимодействия с научными кругами?


Понимая значение взаимодействия с научным сообществом города в привлечении крупных международных мероприятий, мы активно развиваем сотрудничество с научными и образовательными кругами Северной Столицы. В настоящий момент заключено более 10 партнерских соглашений с ведущими научными и образовательными учреждениями города, среди которых Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ» им. В.И. Ульянова (Ленина), ФГБУ «Президентская библиотека имени Б.Н.Ельцина», Российский институт истории искусств (РИИИ) и другие.

- А как вы взаимодействуете с промышленными предприятиями, потенциальными инвесторами территории?

Конгрессно-выставочное бюро Санкт-Петербурга также активно работает с промышленными и бизнес объединениями города, в частности в настоящий момент мы реализуем совместные мероприятия с Технопарком Санкт-Петербурга, бизнес-инкубатором «Ингрия» и Союзом машиностроителей России. Также мы приглашаем к сотрудничеству другие предприятия и ассоциации региона.

Как работают конгрессные бюро и офисы по туризму в США и Канаде? Как организованы эти структуры? Как они финансируются, каким штатом обладают и какой вклад в развитии региона осуществляют? Читайте в исследовании Международной ассоциации DMAI -  Финансово-организационный профиль Destination Management/Marketing Organization в США и Канаде 

 
Фото: СПбГБУ «Конгрессно-выставочное бюро Санкт-Петербурга» 

- Как работает система привлечение конгресса? Как в регионе построена схема выхода конкурсного мероприятия, бида на него, на рынок?

Для привлечения крупных международных конгрессных мероприятий в Санкт-Петербург Конгрессно-выставочное бюро Санкт-Петербурга активно сотрудничает с Международной ассоциацией конгрессов и конференций (ICCA).  Являясь членом этой ассоциации, Конгрессно-выставочное бюро Санкт-Петербурга подбирает конкурс на право проведения конгресса, связывается принимающей организацией  - локал-хостом, как правило, это ассоциация или научное сообщество. После получения подтверждения от локал-хоста конгрессно-выставочное бюро привлекает отрасль к составлению заявочной кампании через конкурс или составляет бид самостоятельно, при этом согласовывает с локал-хостом все детали, например, площадку.

- Удается ли вам формировать инициативы и лоббировать интересы отрасли? Существуют ли у вас инструменты для этого?

Да, у нас есть такие инструменты. С точки зрения представления интересов отрасли во власти одним из весомых достижений Конгрессно-выставочного бюро Санкт-Петербурга является продвижение инициативы на уровне Правительства города. Например, по созданию подпрограммы по развитию конгрессно-выставочного туризма в рамках Государственной программы по развитию туризма в Санкт-Петербурге на 2018-2023 годы. Это позволит предусмотреть проведение ряда мероприятий для привлечения в Северную столицу событий, амбассадорских программ. Предусматривается и финансовая поддержка со стороны администрации города, что позволит не только проводить мероприятия, но и выделить субсидии организаторам и инициаторам новых проектов.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото на превью: Петербургский Международный Экономический Форум   Фото в материале предоставлены СПбГБУ «Конгрессно-выставочное бюро Санкт-Петербурга» 

 
Фото: EFEA/ Сессия «Региональный маркетинг» на VI Евразийском Ивент Форуме (EFEA) 2017. Модератор сессии - Ольга Мугатина.
Организатор: Выставочный научно-исследовательский центр R&C


22.03.2017

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • EXPO BUSINESS REVIEW
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности