Упрощай и властвуй: 15 инструментов, способных облегчить жизнь ивентора

Елена Рабкина,
ивент менеджер, интернет-маркетолог и копирайтер, автор DaData.ru.

Я организовываю мероприятия больше 10 лет, об их разношерстности говорят сами названия: студенческая конференция «Модель ООН», ларп-спектакль «Критики», фестиваль урбан-арта Vulica Brasil. Вместе с этим провожу авторские воркшопы, читаю лекции предпринимателям, выступала на конференции TEDx. Подготовка и проведение ивента занимают от 1 до 6 месяцев, и часто мероприятия наслаиваются друг на друга. Чтобы всё успевать, я подобрала инструменты, с которыми упрощаю организацию ивентов, делаю их бодрыми и современными.

Для передачи и хранения информации

WeTransfer

Когда пригодится: в почту Gmail помещается 25 мегабайт, поэтому передаю видеозаписи или фотоотчеты с мероприятий через WeTransfer. Нравится, что он уведомляет, когда адресат скачал материалы.

Как работает: чтобы переслать файлы, указываете свою почту и почту адресата. Он получает письмо со ссылкой на скачивание и, если добавите, сопровождающее сообщение. Через неделю после публикации сервис удалит данные.

Сколько стоит: есть бесплатная версия для пересылки файлов до 2 Гб. Расширенная версия отправляет до 20 Гб и стоит 12$ в месяц.

Mega

Когда пригодится: это мой основной сервис для хранения фотографий, видео, документов. Я настроила автоматическую синхронизацию с некоторыми папками на жестком диске через расширение Mega. Чтобы не переживать за доступ к папкам, на каждую ставлю пароль и расшариваю ее нужным людям. Для меня Mega удобнее, чем Dropbox и Google Drive, потому что обгоняет их по объему диска и умеет синхронизировать 100% документов с жесткого диска и других носителей.

Как работает: просто загружаете файлы с устройства в облако и делитесь ими по ссылке с другими пользователями. Ссылки можно давать с кодом доступа и без. Кроме расширения для браузера, есть встроенный чат для общения.

Сколько стоит: 50 Гб памяти доступны бесплатно, а дальше начинается платная подписка от 4,99€ в месяц.

WeTransfer — сервис для отправки данных объемом до 20 Гб

Mega — сервис для облачного хранения данных

Google Keep

Google Keep — сервис для записи идей, планов и создания напоминаний

Когда пригодится: часто использую на ходу, когда возникают идеи по организации ивента. Ну и делюсь записями с командой мероприятия.

Как работает: создаете заметку, добавляете в нее фото, видео, напоминание и открываете доступ коллегам. Запись можно посмотреть с телефона, планшета, компьютера, связанного с аккаунтом Google.

Сколько стоит: это бесплатно.

Для командной работы

HipChat

Когда пригодится: здесь обсуждаю с командой подготовку к мероприятию, обмениваюсь документами. Да, все это можно делать в Skype, но HipChat кажется мне удобней. Telegram и WhatsApp хороши, но не умеют транслировать экран.

Как работает: создаёте сколько угодно групповых чатов, пересылаете друг другу файлы (все они сохранятся на сервере мессенджера), демонстрируете напарникам экран своего устройства.

Сколько стоит: бесплатная версия Basic подходит для общения 5 человек. Чтобы добавить больше пользователей, приготовьтесь платить за каждого 2$ в месяц.

Asana

Когда пригодится: управляю здесь многими проектами и не беспокоюсь, что пропущу дедлайн — об этом напомнят оповещения. Редко, но пользуюсь функцией анализа выполненных и невыполненных задач, чтобы посмотреть, как вообще продвигаются дела.

Как работает: создаете задачу, выделяете в ней этапы и цели работы, назначаете ответственных сотрудников. Там же отвечаете на вопросы исполнителей и в комментариях следите за историей проекта.

Сколько стоит: к одному проекту можно бесплатно подключить до 30 сотрудников. За 10,99$ с человека в месяц доступна премиум-подписка, за 24,99$ — бизнес-подписка. В каждом пакете — свой список функций, они расписаны на сайте. Стоимость подключения для крупных предприятий разработчики считают отдельно.

HipChat — мессенджер для общения, обмена файлами и передачи видео с экрана

Asana — менеджер задач, который помогает разбить большой проект на несколько мелких целей

Для оформления контента

Crello

Когда пригодится: делаю здесь афишу, если у меня есть только полчаса. Обожаю их готовые шаблоны, когда надо сделать красивый анонс лекции.

Как работает: регистрируетесь на сайте и выбираете нужное на свой вкус из 16 000 шаблонов дизайна, 260 шрифтов и огромной библиотеки изображений.

Сколько стоит: многое бесплатно в тарифе Basic, все остальное — по подписке от 7,99$ в месяц и больше. При годовой подписке получится сэкономить.

Clipchamp

Когда пригодится: если некогда заморачиваться с редакторами видео и копаться в интерфейсе, иду сюда. Легко монтирую видео для соцсетей и записываю свои вебинары.

Как работает: регистрируетесь на сайте и делаете ролик хоть с нуля: в редакторе есть стоковые видеошаблоны, возможность накладывать звук на видеоряд, корректировать цвет, обрезать кадр и еще много чего.

Сколько стоит: готовый ролик в разрешении 480p можно скачать бесплатно. Платные тарифы начинаются от 9$ за месяц и разрешают скачивать видео в более высоком качестве и пользоваться ресурсами библиотеки.

Crello — инструмент для оформления материалов и создания анимации

Clipchamp — видеоредактор, компрессор, конвертер и средство записи видео с веб-камеры. На этом скриншоте я монтирую видео для сториз

Для продвижения мероприятий

Wix

Когда пригодится: когда надо сделать сайт за три дня. На «Базовом» плане, который я брала со скидкой, плачу около 100$ в год.

Как работает: создаете лендинг для мероприятия с нуля или с помощью готовых шаблонов. Выбираете палитру, шрифты, сетку, подстраиваете под экраны разных устройств, прикручиваете аналитику, виджеты, инструменты для продвижения. Редактор понятный, долго вникать не придется.

Сколько стоит: есть бесплатная версия с рекламой и тестовый период на 14 дней (если ивент на носу, можно сразу сделать лендинг, а заплатить через две недели). Минимальная стоимость платного пакета — от 4,5$ в месяц.

Timepad

Когда пригодится: на этом сайте делаю анонсы бесплатных мероприятий, получается своеобразная афиша. Некоторые коллеги на этом сайте делают анонсы и продают билеты на свои мероприятия. Однажды распределила здесь места на консультацию после своей лекции: создала по одному билету с конкретными датой и временем, а участники выбирали среди них подходящий.

Как работает: создаете свое событие, лендинг для него, форму для регистрации на сайте и в соцсетях, а затем продвигаете мероприятие с помощью встроенных функций. Сервис отправляет по своей базе приглашения на ваше мероприятие, регистрирует участников, принимает оплату.

Сколько стоит: комиссия сервиса зависит от среднего чека, месячного оборота и типа события. Ее можно рассчитать прямо на сайте. Лично я плачу ноль рублей.

Wix — конструктор сайтов. На скриншоте — мой сайт, который я собрала сама

Timepad — сервис для организации и продвижения событий

SendPulse

Когда пригодится: отправляю участникам ивента письма и SMS, например, с напоминанием о мероприятии или с промокодом на скидку от партнеров.

Как работает: выбираете шаблон письма, загружаете базу подписчиков и настраиваете авторассылку с информацией о мероприятии.

Сколько стоит: если за месяц уложитесь в 2,5 тыс. подписчиков и 15 тыс. писем, платить не придется. Платный стартовый тариф — 1365 рублей в месяц. Если оплатите сразу год, получите 3 месяца в подарок.

NovaPress Publisher

Когда пригодится: всегда публикуюсь через NovaPress Publisher в Telegram и «Одноклассниках». Так мне не приходится несколько раз вводить текст и указывать время публикации в разных соцсетях.

Как работает: регистрируетесь и подключаете нужные вам аккаунты из Telegram, Instagram, LinkedIn, Pinterest, «ВКонтакте», Facebook, Twitter, «Одноклассников» или «ЖЖ». Для настройки отложенного постинга указываете даты, время, паузы в нужные дни и часы. При необходимости накладываете копирайт на все материалы и ставите автохештеги.

Сколько стоит: 350 рублей в месяц за один аккаунт для каждой соцсети. Подключение дополнительного аккаунта обойдется в 75 рублей в месяц. Можно бесплатно тестировать в течение десяти дней.

SendPulse — платформа для рассылок email, SMS, push-уведомлений и транзакционных писем

NovaPress Publisher — сервис для автоматической публикации постов в соцсетях

DaData

DaData — сервис для очистки и обогащения клиентских данных

Когда пригодится: взяла за правило перед каждой рассылкой прогонять через DaData списки зарегистрировавшихся на сайте, в соцсетях и Google Формах: так я спасаюсь от неприятных опечаток в письмах. Еще знаю, сколько человек зарегистрировалось с точностью до одного — дублей нет теперь вообще.

Как работает: загружаете сразу все эксельки с ФИО и емейлами участников и получаете единую базу без опечаток, дубликатов и с полом каждого.

Сколько стоит: сумма зависит от количества строк в вашей базе. За одну запись платите 5–10 копеек, за объем дают скидку. Например, 100 обработанных записей обойдутся в 10 рублей.

Для коммуникации на мероприятии

MeYou

Когда пригодится: использую, чтобы вывести на интерактив даже самых застенчивых участников: им не нужно неловко знакомиться с остальными на мероприятии. Заметила, что на ивентах многим привычнее переписываться, чем подходить друг к другу вживую.

Как работает: подключаете проектор к ноутбуку с интернетом и выводите на экран чат. Участники через мобильное приложение могут задавать вопросы, знакомиться друг с другом. Каждый может заполнить свой профайл и указать необходимую информацию. А вы сохраняете все контакты, фото, визитки. Одновременно можно вести прямую онлайн-трансляцию события.

Сколько стоит: если используете только нетворкинг — 30 000–50 000 рублей в день. Если нужен весь комплекс услуг (освещение мероприятия, трансляция цитат спикеров, ведение соцсетей, создание видеоинтервью со спикерами, прямая трансляция на экраны) — 50 000–200 000 рублей в день.

Speakus

Когда пригодится: этот сервис мне посоветовали коллеги, он помог им на международной конференции переводить спикеров на несколько языков. Изначально они хотели переводить вживую, но не получалось найти двух синхронистов. А Speakus закрыл все вопросы.

Как работает: с вас — ноутбук, подключенный к интернету, а переводчик удаленно озвучит трансляцию на языке участников.

Сколько стоит: за одного переводчика — от 15 тыс. рублей. Если добавлять несколько переводчиков, стоимость меняется не кратно, а незначительно. Периодически компания проводит акции со скидками.

MeYou — сервис для деловых знакомств участников мероприятия

Speakus — облачная платформа синхронного перевода

WhenSpeak

Когда пригодится: использую для модерации вопросов во время выступлений. Гости в чате спрашивают и голосуют за лучший вопрос, и никому не приходится передавать микрофон через весь зал.

Как работает: от вас понадобится проектор, от участников — мобильные телефоны. Во время выступления спикера участники пишут ему вопросы, оставляют отзывы, голосуют.

Сколько стоит: годовое обслуживание стоит 300 тыс. рублей, один месяц услуг — 120 тыс., три дня — 50 тыс. В каждый из пакетов входит возможность брендирования платформы, обучение персонала и техподдержка.

WhenSpeak — платформа для модерации во время выступления на мероприятиях

Как упростить процессы маркетинга и увеличить продажи с помощью приложений и сервисов для ивента? Поговорим об этом на панельной дискуссии «Диджитализируй это! Все для ивент индустрии» на форуме EVENT LIVE-2020 24 января в КЦ «Петроконгресс».

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Dadata.ru Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.