ЧАТная жизнь: создаём работающие чаты для ивента

Стоит купить билет на любое мероприятие, и вас сразу добавляют в чат участников. Но не все чаты одинаково полезны: в одних – постоянно молчат, в других спамят информацией с сайта, админы третьих банят за каждое слово. Сегодня, когда ивенты переносятся один за другим, чаты могут помочь организаторам сохранить комьюнити несостоявшегося мероприятия, поддержать интерес к нему до момента снятия ограничений на проведение массовых событий. Эксперт по комьюнити-маркетингу Ася Репрева рассказывает, как создавать толковые чаты.

Ася Репрева,
эксперт по комьюнити-маркетингу

Недавно я ездила на встречу участников одной ассоциации, назовем это событие небольшой конференцией. Организаторы проводили её впервые. Они создали чат участников и меня тоже туда добавили. Изначально у чата был потенциал, и он мог бы быть очень полезен и организаторам, и тем, кто едет как гость на событие, но в итоге в нём стояла грустная тишина. Неопытные организаторы часто бездумно копируют всё то, что видели на других мероприятиях. Так как сейчас все пытаются создать вокруг проекта комьюнити и все создают какие-то чаты, то стоит разобраться всё же, правда ли он вам нужен.

1. Определитесь, зачем вам нужен чат:

• Чтобы оперативно сообщать что-то всем участникам во время мероприятия.

Например, изменения в программе или анонсы каких-то активностей, к которым надо будет срочно привлечь внимание.

• Чтобы управлять коммуникацией до, во время и после ивента

Когда чата нет, то участники чаще во время мероприятия жалуются на что-то публично в соцсетях или выражают публично свою раздосадованность на то, что им никто быстро не отвечает на их вопросы, а так есть шанс доказать гостям делом, что вы всегда готовы быть на связи.

• Если вы так или иначе заявляете, что ценность вашего мероприятия в нетворкинге.

Даже несмотря на то, что вы делаете какие-то активности в офлайне на самом мероприятии — не все в них смогут поучаствовать: кто-то будет занят, а кому-то не комфортны такие активности, поэтому это организаторское обещание можно сдержать с помощью чата и организовать знакомство в нем.

• Если в будущем планируются еще мероприятия, и вы хотите удешевить лидогенерацию и трудозатраты на пиар.

В этом случае действительно логично не только собирать свою аудиторию на вашей страничке в соцсетях или в базе для рассылок, но и приземлить всех в чат. Если после события аудитория останется довольна мероприятием и привыкнет, что в чате всегда стоящая информация, то будет частенько туда заходить и видеть ваши анонсы.

2. Выберите платформу

Чат надо делать там, где удобно большинству (а не вам), потому что ради мифической выгоды человек не будет скачивать новое приложение и с ним разбираться. Всё, что не привычно и не нативно – не будет использоваться.
Если вы недавно работаете со своей аудиторией и не знаете, где всем удобней общаться, то перед тем как сделать чат, устройте опрос в соцсетях или прицельно разошлите рассылку с опросом тем, кто купил билет.

3. Определите подходящий момент

Чтобы не стать организатором самого унылого чата, то лучше создавать его не спонтанно, а в грамотно выбранный момент. Например,

• За несколько дней до мероприятия, когда уровень ожидания ивента у участников будет на самом пике.
• Когда многие участники заваливают вас похожими вопросами, и вы понимаете, что удобней их решить совместно. Тогда создание чата с вашей стороны обоснованно, а со стороны людей желанно.
• Вы провели разогревающий вебинар или эфир в соцсетях для участников мероприятия, а по итогам него остались вопросы, которые всем хочется обсудить, и вы предлагаете сделать в чате, который «сегодня вечером как раз сделаете».

4. Расскажите о чате правильно

Продумайте, как вы донесёте информацию о наличии чата до мероприятия, во время и после него. Например, до мероприятия укажите ссылку на чат/его название в электронном билете, который рассылаете по почте. А во время ивента выведите название чата/ссылку или QR-код на экран между выступлениями. На площадке, где проходит мероприятие, распечатайте QR-коды и название чата на бумаге и также расположите на видных местах. После ивента разошлите итоговое письмо участникам и тоже вставьте туда ссылку на чат.

На одной конференции я видела такие объявления даже в уборной. Может, и не самое удобное место, но кажется, не я одна оценила находчивость организаторов.

5. Не молчите

Помните, что пока чат мертв – он работает против вас и ухудшает вашу репутацию: у людей может сложиться ощущение, что событие не очень-то и востребовано, а людям – не интересно. Соответственно, ваше мероприятие вряд ли будут рекомендовать друзьям те, кто уже купили билеты и стали участниками такого чатика.

Чтобы люди понимали, что в чате происходит и будет происходить дальше, то после его создания модератор должен представиться, рассказать немного о ближайших планах и о том, как чатом можно воспользоваться, и какая от него участникам польза. Расскажите им, что скоро здесь будешь движуха (например, секретные промокоды, розыгрыши, возможности познакомиться с кем-то), а кто не хочет отвлекаться на уведомления, то может поставить беззвучный режим, а не удаляться.

6. Определитесь с правилами

Лучше в чате в самом начале не вводить правила, тем более, когда активности толком нет. Они объективно бессмысленны и только демотивируют вообще что-либо писать.

Вводите правила ситуативно. Например, слишком часто люди в чате общаются после 24:00, а многие из-за этого раздражаются и удаляются. Возможно, после большого количества возмущений, стоит это закрепить правилом и предупредить об этом людей (но это не гарантирует, что сразу же все дружно начали правило исполнять).

Или другой вариант частого нарушения: участники начинают рекламировать свои компании или мероприятия. Кстати, такую активность можно не запрещать правилами, а, наоборот, всего лишь направить в выгодное всем русло и регламентировать.

7. Поощряйте общение

Подумайте, как люди смогут преодолеть стеснение в чате и начать общаться. Первые активности стоит организовать самостоятельно: предложите людям кратко рассказать о себе. Пусть желающие напишут, где они работают, с кем и о чём им было бы интересно пообщаться на мероприятии, чем могут оказаться полезны другим участникам. Посоветуйте отметить каждое такое сообщение хештегом #осебе.

Расскажите, чем чат может быть полезен в день мероприятия, а потом, когда ивент пройдет, то снова объясните пользу присутствия в нём. Например: «в будущем здесь можно будет напрямую пообщаться со всеми спикерами мероприятия, а также здесь будет много полезных скидок от партнёров нашего проекта».

Важное и последнее:

• Чат — это такой же канал коммуникаций, как и публикации в СМИ, и ваша рассылка, и соцсети, поэтому тон формулировок крайне важен. Не будьте чересчур строгими, официальными и не используйте устаревшее обращение на «Вы» с заглавной буквы – это создаст пропасть между вами и участниками. Если вам удастся быть открытыми, создать атмосферу как «на кухне у друзей», где захочется делиться самым сокровенным, то участники куда больше будут вам благодарны за созданную площадку и возможность «горизонтального» общения.
• Не стоит расстраиваться, если видите флуд. Совершенно нормально, что 10% обсуждений не совсем по теме. Относитесь к нему, как к смолтоку на офлайновой встрече малознакомых людей.
• Подумайте, как сделать чат удобней. Возможно, стоит подключить к нему бота или приложение. Можно создать «базу знаний» в EXCEL-табличке, чтобы участники могли быстро найти друг друга. Еще одна хорошая мысль – закрепить приветственный пост со всеми важными ссылками и вводными, чтобы они не терялись в переписке.
• Чат мероприятия — это ситуативно. Не пытайтесь в нем добиться постоянного ажиотажа, куда лучше меньше, но по делу и ближе к датам мероприятий. При этом, согласно правилу одного процента, из всех состоящих людей в чате только 10% как-то проявляют активность: пишут первыми или хотя бы участвуют в обсуждениях. Если хотите, чтобы активности было чуть больше, то озаботьтесь работой с лидерами (самыми активными участниками чата по итогам какого-то периода) и контент-планом, чтобы людям было что обсуждать и им было это полезно, и интересно.
• Если же понимаете, что не справляетесь с объемом задач, то предложите кому-нибудь в чате взять на себя роль модератора и расскажите, какие могут быть от этого выгоды. Например, вы можете предложить уникальные скидки на партнерские проекты, знакомства, обучение и пр.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: сообщество комьюнити-бюро Compot в Facebook. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.