Объемный дизайн делового события: 10 точек контроля

На бизнес-мероприятиях мы отрабатываем три цели: удобство участников, бизнес-задачи клиентов, а также фотогеничность события для последующих фото и отчетов с него. Один из инструментов, работающих на эти 3 цели – декорирование помещений в стиле вашего мероприятия. Однако при дизайне помещения под мероприятия ивенторы часто забывают о мелочах. О том, в каких точках требуется особый контроль – рассказывает Елена Конвисар, директор по маркетингу ГК "НЕОЛАНТ" и основатель EXPОшколы

Плоский дизайн VS объемное декорирование

Елена Конвисар,
директор по маркетингу ГК "НЕОЛАНТ", основатель EXPOшколы

Безусловно, сегодня все организаторы мероприятий работают над его «плоским» дизайном – сайты и приложения, заставки на экраны и презентации, полиграфия, бейджи, пакеты, пресс-волы, банеры на сцене.

Но очень и очень часто я вижу, как люди недорабатывают дизайн в объеме – не рассматривают в качестве носителя стиля или антистиля объемные детали, находящиеся в помещении. К чему это приводит? В помещении создается ощущение визуального хаоса, где участнику сложно сосредоточиться на сути мероприятия. Недотянутый стиль также считывается им как «не хватило денег» – а вряд ли к этому стремится заказчик мероприятия. Фотографии и видео получаются визуально невнятные и не продают заказчика мероприятия как достойного бизнес-партнера.

Итак, на что обязательно стоит обратить внимание для того, чтобы важе событие выглядело цельным и объемным?

1 раз в неделю мы доставляем все самые свежие новости, подборку интересных статей и анонсы отраслевых мероприятий (а иногда с промокодами на скидки!) - прямо в ваш почтовый ящик.

Мы не продаем базу подписчиков и не делаем рекламных рассылок, друзья – только полезности от Event LIVE. Подписаться на нашу еженедельную рассылку можно здесь

1. Стиль, цвет, фактура окружающей обстановки

Если красный плюш и позолота гостиницы спорят по стилю с вашими хай-тек решениями – подумайте, как их визуально объединить. И наоборот, если вам нужно представить люксовый бренд в скромном помещении – подумайте, как минимальными средствами декора придать ему богемности. Или вам предлагают помещение с яркими изумрудными стульями – а ваш фирменный цвет – тусклый розовый – подумайте, возможно ли их увязать с помощью третьего оттенка или надо менять стулья?

2. Высота помещений для мероприятия

Если мы выбрали зал с огромным экраном, мы не должны забывать о соразмерном декоре. Если все носители стиля будут сосредоточены на уровне сцены, это может смотреться куце, в стиле «не хватило денег», поэтому нужно размещать декорации и на высоте.

И наоборот, если вы запланировали высокие выставочные стенды в холле гостиницы, где очень низкие потолки, они будут выглядеть «задавленными» – как будто не хватило денег на просторное помещение.

Дизайн сегодня это история уже не столько про «красиво», сколько про «комфортно» и «информативно». Дизайн помогает людям ориентироваться в быстро меняющемся мире, а компаниям – транслировать свои сообщения потребителям. О цельном явлении – дизайн-мышлении читайте в нашем материале Дизайн-мышление в событиях - от эмпатии к тесту

3. Качество мебели

Нестатусная мебель – это то, что очень часто убивает впечатление от мероприятия. Например, люди потратили миллион на световое шоу на сцене и при этом поставили в зал серые тряпичные стулья с торчащими нитками – самые дешевые в аренде. А представьте, что мебель на сцене, на регистрации, кофе-брейке, в выставочной зоне, зоне отдыха или консультаций будет повторять фирменные цвета и формы ваших логотипов или подчёркивать стиль вашего контента.

Если вы арендуете мебель или площадка предлагает вам ее на выбор – то при прочих равных выбирайте свой цвет и стиль, и более статусные материалы – кожа, металл, красивый пластик. Не допускайте хаоса случайных цветовых пятен или спорящих форм.

4. Случайные композиции предметов

Вы можете выдержать оформление помещения и движимого имущества в одних цветах, формах, стилях, фактурах и даже учесть масштабы помещения, но все равно картинка будет «распадаться».

В чем причина? Скорее всего, вы не дотянули в части композиции.

Особенно обращайте внимание на композиции в видовых точках – куда падает взгляд при входе в помещение или при подъеме по лестнице. Часто нам достаточно хорошо проработать одну видовую точку, чтобы отвлечь взгляд от неприглядности или стиля всего остального пространства.

5. Внимание! Живые носители стиля

Все участники мероприятия в той или иной степени носители его стиля. Регистраторы, техники в залах, логисты в холлах, спикеры, участники – все они могут добавлять хаоса в образ мероприятия, а могут наоборот, его укреплять и поддерживать.

И совершенно не обязательно заказывать дорогую униформу для персонала – достаточно больших брошей-цветов или, например, шелковых платков на шее или запястье. Просто не допускайте случайностей и обязательно включайте людей в работу на ваш стиль.

6. Световые сценарии

В рамках мероприятия у нас 3 выхода: довольствоваться штатным освещением площадки; заказать дополнительное (и дорогое) профессиональное освещение; добавить отдельные световые точки с помощью бытовых светильников. И я опять-таки призываю вас не пускать этот вопрос на самотек.

Продумайте размещение фотозоны в наиболее освещенном месте, подумайте, что сделать с темными неприветливыми холлами (поставить плазму и крутить яркие клипы?).

Фото: Event LIVE

7. Электронные носители на площадке

С помощью электронных носителей вы можете решить множество задач – навигация, объявления, представление спонсоров, продажа ваших решений – причем решать все эти задачи можно на одном носителе попеременно в отличие, например, от стационарного баннера.

А с точки зрения дизайна – это еще и дополнительное освещение для тусклых пространств, возможность за счет света и динамики на экране отвлечь внимание от остального неприглядного пространства, и, конечно, капелька вашего цвета и стиля.

Поэтому заранее узнайте обо всех экранах в помещении и подготовьте для них соответствующий контент, а при необходимости - предусмотрите аренду дополнительных.

8. Стиль кофе-брейков

Я бы обратила внимание в первую очередь на цвет. Бумажные салфетки, упаковки сладостей и напитков, фрукты, цветы – это то, на что мы можем и должны повлиять. Так давайте при прочих равных выбирать наши фирменные цвета – это еще и способ добавить декора тогда, когда у нас нет на него достаточно денег.

9. Навигация на мероприятии – уличная и интерьерная

Вроде бы вещь очевидная, но по моему опыту в половине случаев не используют навигацию вообще, а в оставшейся половине – забывают про уличную, аргументируя «А зачем – люди спросят и найдут».

Но бывают сложности коммуникации – кому-то некомфортно обращаться к незнакомцам, кто-то постесняется спросить про туалет.. А если до зала, с мастер-классом спонсора никто не дошел, потому что не нашли дороги – это бизнес-провал.

Навигация особенно нужна, если мероприятие проходит в большом здании со множеством входов, а помещения разбросаны по разным корпусам. Часть этих проблем решается заранее – опишите подробный путь от остановки, приложите фото нужного входа, нарисуйте подробную схему помещений с указанием всех точек активностей – это для тех, кто хорошо ориентируется по картам. Остальные все равно нуждаются в навигации на местности, в цепочке указателей, а не просто «Кофе-брейк-туда».

Фото: Event LIVE

10. Фотогеничность мероприятия

Если ваше мероприятие делается в том числе чтобы произвести впечатление на тех, кто на него не пришел или вы в дальнейшем планируете использовать видеозаписи выступлений, вам настоятельно необходимо позаботиться о фотогеничности вашего помещения. На что обратить внимание? Как минимум на то, что чаще всего попадает в кадр. А ведь бытует присказка среди пиарщиков – мероприятия может и не быть, но фотографии с него быть обязаны.

• Оформите окружение спикеров – они тоже носители вашего стиля! Как спикер поведет себя на сцене – будет стоять за кафедрой или расхаживать по сцене или пойдет в зал – непредсказуемо. Поэтому подумайте, как будете ловить его в кадр и что еще на него попадет! А как поведет себя нанятый фотограф? На каком фоне сфотографирует спикера – голой стены? Или там будет правильный логотип? Что написано на кафедре или президиуме? Какие микрофоны вы приготовили?

• Оформите зал для фотографий, подтверждающих хорошую явку, то есть для фото со стороны сцены. Например, поставьте на заднем ряду ролл-апы с символикой мероприятия – чтобы они попали на все фотографии. Постарайтесь сделать так, чтобы участники сдали верхнюю одежду в гардероб. Если вам достался зал с большей рассадкой, чем регистрация, ограничьте декоративными средствами возможность сесть на задние ряды – например, расставьте ролл-апы прямо между кресел.
• Ну и, конечно, порядок в зоне конференции. Проследите, чтобы не дай бог на полу не валялись выброшенные листовки – ваши или спонсоров. Это бизнес-провал. И особенно если это зафиксировано на фото и выложено на вашем же сайте.
• Порядок на кофе-брейках – само собой разумеющаяся вещь, но тем не менее часто попадаются и крайне некрасиво смотрятся переполненные мусорные корзинки – либо предусмотрите их регулярное опустошение, либо поставьте огромные корзины, что еще проще.

И, если вы учли все предыдущие пункты про декор, то на ваших репортажных фотографиях из холлов всегда будут ваши логотипы и стильные элементы. Фотографии будут яркими и жизнерадостными – и именно вашими.

Пополните чек-листы

Мы обсудили с вами важность декора мероприятия для его успеха, и на какие критерии нужно обращать внимание при его создании. Это свет, цвет, форма, фактура, стиль, композиция, масштабы помещения, равномерность дизайна и, конечно, порядок.

Добавьте эти пункты в чек-листы вашего ивент менеджера или агентства и производите правильное деловое впечатление на ваших участников и рынок в целом.

А Event LIVE уже сделал для вас чек-лист с точками контроля дизайна вашего события :) Наслаждайтесь! Чек-лист по дизайну события: 10 точек контроля
Красивых вам событий, друзья!

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE, при перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото в материале: Event LIVE; Pixabay.com CC0 Creative Commons Бесплатно для коммерческого использования Указание авторства не требуется