Путь мероприятия из оффлайна в онлайн и обратно: 5 идей для интеграции

Событие в реальной жизни легко может стать событием в онлайн-среде без значительных дополнительных затрат, если придерживаться правильной digital-стратегии. Социальные сети на сегодняшний день - лучший инструмент продвижения мероприятия и решения его бизнес-задач. Но как сделать этот инструмент эффективным знают далеко не все. Event-отдел коммуникационного агентства Fresh Russian Communications – организатора конференций в сфере PR, Digital и Event, предлагает читателям Event LIVE воспользоваться несколькими советами для формирования digital-стратегии мероприятия, чтобы выиграть в обоих направлениях: в онлайн и оффлайн.

Начните с официального хэштега вашего мероприятия. Для этого лучше всего использовать название мероприятия, при этом сделав его уникальным, коротким, динамичным и легко запоминающимся. Кроме того, у всякого мероприятия должна быть официальная страница (страница на сайте или отдельный сайт). Когда мероприятие как рыночный продукт готово, смело беритесь за его интеграцию в онлайн-пространство.

1. Играйте по правилам социальных сетей

Как вы собираете участников на само мероприятие, так же вам необходимо собрать сообщество вокруг него в онлайн-среде. Начать формирование такого сообщества лучше с подписчиков вашей новостной рассылки, клиентов, партнеров, которым потенциально может быть интересно мероприятие.

• Ссылку на официальный сайт мероприятия лучше всего разместить на странице мероприятия в Facebook, Instagram, Twitter, чтобы взаимодействовать с заинтересованными в мероприятии людьми быстро и без лишних затрат. Вашим помощником будет вирусный эффект социальных сетей - друзья подписавшихся на вашу страницу непременно увидят ее в своей новостной ленте и, возможно, присоединятся к вам.
• Ссылайтесь в ваших постах в социальных сетях на участников мероприятия (спикеров, партнеров и др.), тем самым увеличивая охват аудитории, увеличивая видимость вашего мероприятия.
• При любой возможности, взаимодействуйте с заинтересованными людьми. Люди любят, когда с ними или о них говорят.
• Установите виджет страницы мероприятия в соцсетях на сайте мероприятия, чтобы надежно связать сайт с социальными сетями. Побывав один раз на вашем сайте, пользователи подпишутся на страницу мероприятия в соцсетях и останутся следить за ним, оставляя вам возможность убедить их принять участие в мероприятии.

Как использовать цифровые технологии для создания бренда мероприятия? Как продвигать мероприятие в социальных сетях? Как Customer journey map работает в случае с участниками деловых мероприятий? Почему не работают мобильные технологии на мероприятии? Как автоматизировать взаимодействие делегатов и организаторов на крупных конгрессах? Обзор и сравнительный анализ сервисов для e-mail-рассылок, 5 must-have опций мобильных приложений, которые участники хотят видеть на мероприятии, и многое другое о жизни мероприятия в цифровом мире читайте в подборке Digital for event

2. Хэштег - это торговая марка мероприятия

Дифференцируйте ваши посты в социальных сетях с помощью внедрения официального хэштега мероприятия.

• Создавайте посты, адаптируя их для каждой социальной сети и для целевой аудитории конкретного сообщества. Речь идет и об адаптации текстов, и об адаптации изображений для создания хорошего визуального восприятия. Каждый пост должен содержать основную информацию о мероприятии, которой достаточно для принятия решения принять в нем участие. И все посты непременно должны сопровождаться хэштегом.

• Идеальное время для того, чтобы начинать общение с аудиторией в соцсетях - от 1 месяца до 1 недели до даты проведения мероприятия. Закрепите пост-анонс в верхней части новостной ленты страниц мероприятия в соцсетях и делайте регулярные напоминания. Экономить время можно заранее планируя публикации с помощью специальных программ.

Фото: Коммуникационное агентство Fresh Russian Communications

3. Максимум вовлечения

• Для наибольшей эффективности продвижения мероприятия привлеките своих сотрудников. Мотивируйте свою event-команду и коллег из других отделов поделиться вашим событием с друзьями, коллегами и знакомыми по электронной почте и говорить о событии в социальных сетях с использованием хэштега. Это станет вашим первым источником увеличения видимости мероприятия. Вовлечение сотрудников увеличивает известность вашего мероприятия в несколько раз.
• Чтобы сделать мероприятие успешным в онлайн-среде, необходимо организовать взаимодействие участников в оффлайн. Начните с того, чтобы еще раз напомнить участникам официальный хэштег мероприятия. Его можно изготовить и разместить на входе на мероприятие, предлагая участникам сфотографироваться с ним. Затем помогите участникам познакомиться друг с другом.
• Включите в программу мероприятия ссылки на страницы спикеров, партнеров и специальных гостей в соцсетях, например, с помощью QR-кода. Участники непременно будут ссылаться на них в своих постах, еще больше увеличивая охват вашего мероприятия в онлайн-среде.

4. Диджитализация книги отзывов

Делайте перепосты и ретвиты отзывов и контента, посвященного вашему мероприятию, созданного пользователями социальных сетей.

• Здесь вашими союзниками будут, прежде всего, Twitter и Instagram. Чтобы сэкономить время, подключите страницы мероприятия в Facebook и Twitter к аккаунту в Instagram и размещайте посты на всех площадках одновременно.
• Можно поручить ведение сообществ в соцсетях отдельному человеку из вашей event-команды, который будет в режиме реального времени размещать посты и взаимодействовать с аудиторией.
• Можно установить на площадке, где проходит мероприятие, экран, на который будут транслироваться последние посты, отзывы, фотографии участников. Некоторых это будет мотивировать к созданию дополнительного контента.

Кстати, о том, как придать конференции добавленную стоимость, специально для читателей портала Event LIVE рассказывает
Ксения Алексеева, управляющий партнер PR-агентства FRC, организатор конференций FRC Conference

5. Digital-жизнь события продолжается после его завершения

Завоевав внимание аудитории на реальном мероприятии и в онлайн-среде, показав, что ваше мероприятие современное, интересное и популярное, не останавливайтесь на достигнутом. Воспользуйтесь событием для расширения своего присутствия в digital-среде. Используйте все то, что вы получили по итогам мероприятия. Фото, видео, отзывы участников, публикации в СМИ и многое другое. Все это можно использовать, чтобы показать ваши знания, опыт, экспертизу в том, что вы делаете. Используйте обратную связь, чтобы улучшить ваши будущие мероприятия. Взаимодействуя с участниками мероприятия после его завершения и изучая их отзывы, как позитивные, так и негативные, вы сможете лучше понять вашу аудиторию, ее вкусы, интересы, ожидания, потребности.

Event-отдел коммуникационного агентства Fresh Russian Communications

Фото на превью Pexels. Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна.