Топ-7 ошибок при организации мероприятия: опыт Zucker.Studio

Как провести мероприятие, предотвратить все ошибки при его организации и оставить всех участников довольными? С любым мероприятиями очень легко «пройтись» по всем граблям: здесь можно спустить огромные бюджеты и получить близкий к нулю выхлоп. Чтобы не потратить деньги впустую и достичь все запланированные результаты в итоге, есть несколько ключевых моментов, которые необходимо обязательно продумать. Рассказывают коллеги из Zucker.Studio

Какие же ошибки совершают организаторы мероприятий?

1. Отсутствие стратегии продвижения мероприятия

Первое, что необходимо сделать – это понять целевую аудиторию мероприятия.

Проще всего донести информацию до аудитории через сообщества, профессиональные отраслевые издания, которые она читает.

Одним из высочайших уровней является анонсирование через общефедеральные СМИ. Чаще всего это довольно трудозатратно и долго.

В этом пункте присутствует ещё одно важное правило – навсегда забыть про массовые рассылки и не путать названия изданий, в которые вы направляете анонс мероприятия. После таких писем любой пиарщик попадает в бан, а компания теряет свою репутацию в один миг.

Очень важно правильно использовать планирование по продвижению мероприятия (СМИ, SMM, реклама) и обычные прямые продажи.

В этом году мы проводили конференцию, название которой не сразу же отражало смысл и ЦА события. Как только мы внесли на сайт мероприятия информацию, объясняющую, кому была бы полезна эта конференция, то всего за пару недель мы превысили KPI по регистрациям.

2. Отсутствует четко сформулированная цель проведения мероприятия

Собственно все, ради чего мероприятие затевалось – это его результат. В самом начале компания должна решить для себя, что хотела бы видеть по итогу события – для кого-то это хороший PR-охват, способ заработать деньги или найти новых клиентов для бизнеса.

Очень важно, в каком виде будет представлен достигнутый результат заказчику мероприятия. Самое важное, чтобы отчет имел ту форму, которая позволит оценить проделанную работу руководству и заказчику (анализ цифр по числу посетителей, выходов публикаций в СМИ, отзывы посетителей и потенциальных клиентов).

3. Нет четкого понимания контента для мероприятия

Всегда нужно понимать, что самое важное в мероприятии – это его тема, приглашенные спикеры, менторы, эксперты.

Большую роль играет известность компании спикера, а еще опыт и кейсы, которыми он может поделиться.

Самая частая жалоба на доклады – это присутствие в них одной рекламы.

Идеальное соотношение контента в презентации:

• освещение общей ситуации в отрасли — 25%,
• кейсы — 50%,
• обсуждение затронутых тем — 25%.

Основная задача менеджера по работе со спикерами – донести до спикера, что он должен рассказывать о том, что будет интересно для аудитории (кейсы, цифры, практика из жизни).

Для успеха всех мероприятий – важен тайминг.

Своим опытом в работе с информационными партнерами ( с цифрами, фактами и примерами!) команда Zucker.Studio уже делилась с Event LIVE: Как конференция "Ladies Code: Девушки в IT" с инфопартнерами дружила

4. Отсутствует сформированный бюджет мероприятия

Бюджет мероприятия должен быть заложен одновременно с определением целей мероприятия.

Event-агентство может предложить форматы проведения, площадки, кейтеринг, акции во время мероприятия, которые фирма просто не вытянет по бюджету. Лучше изначально определить бюджет, в который необходимо вписаться.

В этом случае агентство сразу сможет дать предложения и время не будет потрачено зря.

Идеально, когда заказчик ставит задачу в числовых показателях, например: нам нужно провести конференцию на 200 человек в 1 городе, мы хотим достичь охвата в прессе о проводимом мероприятии, имея ограниченный бюджет.

5. Время и дата события недостаточно продуманы

Важным в организации мероприятия является выбор даты его проведения. Нужно точно посмотреть, какие события уже запланированы на эти даты. Смотрим и на мероприятия конкурентов, и на важнейшие события для мира вашей тематики.

Оптимальное время приглашения на мероприятие от 2 недель, в эти дни должно происходить активное распространение информации по вашей целевой аудитории – в СМИ, группах партнеров в социальных сетях, закупка рекламы, выходы всех основных интервью и специальных материалов. В течение двух недель вы сможете несколько раз напомнить о событии. Ваши гости не успеют забыть про мероприятие, а также запланировать что-то другое.

Еще одно важное правило - не пытайтесь охватить сразу несколько и, главное, разных целевых аудиторий. Мы устраивали день рождения для московского проекта и столкнулись с затруднениями в продвижении. Дело в том, что одно мероприятие было разделено на две вечеринки для двух, абсолютно, разных ЦА. Первая - это дети с дневными конкурсами и праздниками, вторая - ночная вечеринка для взрослых. Что делать? Было сложно изначально выстрелить в каждую из ЦА и попасть точно в цель. В итоге мы сделали два месседжа и афиши, предназначенных для разных аудиторий.

У нас получилось организовать это мероприятие, собрать на него нужное число людей, но на наш взгляд, если бы изначально стратегия продвижения была рассчитана на 2 аудитории, то время было бы сэкономлено, и охват был бы еще больше.

6. Неправильный выбор подрядчика

В этом случае можно допустить 2 ошибки.

Первая – проводить мероприятие своими силами, а в результате - скомкать все организационные этапы и допустить все те 7 ошибок на своем мероприятии, которые мы рассматриваем в этом материале. Многие компании считают, что можно организовать мероприятие своими силами, но лучше, конечно, обратиться к профессионалам, которые наиболее компетентны в этом вопросе, у которых есть опыт и уже отработанные кейсы. Такие компании обладают экспертизой, большой базой подрядчиков, знают и умеют оперативно преодолевать все возникающие форс-мажоры.

И вторая ошибка – несерьезно подходить к выбору подрядчика.

Хороший менеджер компании должен передать вопросы организации команде, которой он доверяет. При этом нужно держать связь с основным руководителем проекта, который будет контролировать, распределять задачи между всеми ее членами и отчитываться о ходе выполнения проекта перед основным представителем компании заказчика.

Часто бывает, что менеджер компании заказчика считает, что лучше него никто ничего не сделает, и начинает сам контролировать все вопросы. Стремление организовывать все самому грозит обязательным «проколом» – очень сложно одному держать все вопросы и выполнять все задачи по проекту. Более того, остальные участники команды начинают менее ответственно относиться к своим задачам, так как нет компетентного контроля.

Основные пункты, которые помогут выбрать и оценить компанию-подрядчика:

• как давно компания находится на рынке;
• объем предоставляемых услуг (выгоднее и проще всего отдать “под ключ” все вопросы одной компании);
• отзывы клиентов;
• цена-качество.

7. Неправильный расчет времени на проект, выбор места и плохо организованный кейтеринг

Проведение мероприятия – это процесс не одного дня. Прежде всего нужно верно расставить сроки проведения проекта, а не требовать от агентства решить все вопросы за 2 дня.

Лучше всего определять сроки с запасом. В любом проекте, связанном с работой с программистами, срок сдачи сайтов всегда сдвигается на несколько дней. Если вы работаете с новыми подрядчиками по полиграфии, то есть риск изготовления не очень хорошего качества pos-материалов, потребуется время для переделывания их.

Выбирая место согласно запланированному бюджету, нужно всегда учитывать следующие вещи:

• вместимость (обычно 30% от числа зарегистрированных на событие не приходит, даже, если они купили билет);
• удобное месторасположение относительно центра;
• оборудование на площадке;
• хороший интернет;
• парковка;
• наличие своего менеджера у заказчика.

Всегда при работе с площадкой перепроверяйте эти пункты несколько раз, даже, если вас уверяют, что всё есть, не верьте – проверьте.

У нас был реальный случай, когда площадка выделила нам для помощи своего менеджера, который просто не появился в день мероприятия. Этот поступок доказывает, что никогда не стоит рассчитывать на площадку. Вы сами должны знать, где что лежит и как это взять. Лучше всего, если вы будете присутствовать при установке оборудования и контролировать весь процесс, несмотря на обещания менеджеров, что за ночь будет все готово. По нашему опыту – проигнорировать этот пункт значит, что за час до начала мероприятия вы сами будете тратить ценное время на монтаж оставшегося оборудования.

И всегда проверяйте все суммы, которые были потрачены на кейтеринг.

На одном из наших мероприятий мы решились на эксперимент и выбрали для работы кейтеринговую компанию, предложенную самой площадкой. Однако вместо повара, который должен был устроить вкуснейшее BBQ со свежими бургерами, кейтеринговая служба решила «отделаться» замороженной пиццей, разогретой в микроволновке, что совсем не отвечало нашим изначальным договоренностям. Мы оперативно разрешили ситуацию, заказав у одного из наших партнеров-ресторанов доставку бургеров. Все были накормлены, но урок мы усвоили – теперь работаем только со своими проверенными кейтеринговыми компаниями.

Zucker.Studio

Фото: Zucker.Studio

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная ссылка на страницу с публикацией обязательна