Как конференция "Ladies Code: Девушки в IT" с инфопартнерами дружила

Мероприятий с каждым годом становится все больше, и нагрузка на СМИ возрастает. Представители прессы уже с меньшей радостью идут на сотрудничество, и организаторам мероприятий, а также их PR-щикам, приходится стараться в несколько раз больше, чем это было, например, пару лет назад. Что делать? Мы в Zucker Studio прошли через огонь и воду проведения мероприятий и привлечения внимания прессы, а теперь рады поделиться с вами нашим опытом. Разбор полётов мы решили сделать на примере нашего мероприятия Ladies Code: Девушки в IT, которое прошло 26 апреля 2016 года в Москве.

Чтобы не быть голословными, приведем несколько цифр:

  • более 500 гостей
  • 60 экспертов
  • 55 инфопартнеров
  • охват аудитории - более 500 000 человек

Фото: Zucker Studio Конфотон “Мир без посредников”, 20-21 мая 2016 года

Итак, друзья, 10 лайфхаков от Zucker Studio:

Выбирай по интересам

Говоря о том, как выбрать для партнерства СМИ, которые действительно будут эффективны, мы должны учитывать тот факт, на кого мероприятие ориентировано.

В рамках Ladies Code: Девушки в IT для нас были важны IT и стартап площадки, общественные и женские СМИ. Из каждой категории мы выбрали 5 ключевых изданий и начали общение с ними. Так, например, из IТ и стартап-изданий нам было интересно RusBase, Компьютерра, HiTech Mail, Айти Событие, Cossa и VC.ru.

Не усложняй

Заходим на Рамблер ТОП100 и выбираем интересующую нас категорию. Этот сервис очень быстро и бесплатно поможет собрать самые вкусные и эффективные сливки Рунета.

Для нашего мероприятия Ladies Code: Девушки в IT нас интересовали следующие категории: Новости и СМИ, Женский Клуб, Наука, Работа и Карьера, Интернет/Связь.

После того, когда вы отобрали самых-самых, составляем список, чтобы никого не потерять.

Также хорошо работает мониторинг социальных сетей. Смотрим, какие издания репостят и обсуждают чаще всего.

Если вам позволяет бюджет, то можете воспользоваться сервисом “Медиалогия”. Но стоит учесть, что все функции здесь платные, но есть пробный период в течение месяца.

Залог успеха - в тексте

Деловые события проводятся чуть ли не каждый день, и конкуренция просто невероятная. Если вы хотите выделиться из всего этого многообразия мероприятий, вам нужен “вкусный” текст, а не простое перечисление того, что ожидает участников. Хороший релиз оценят и СМИ, и ваша аудитория, за вниманием которой вы и охотитесь. Заголовок должен быть понятным и ярким, также следует сделать акцент на изображениях, которые должны вызывать желание прочитать то, что написано ниже.

О том, как найти классные картинки, есть интересная статья на Mediabitch от Надежды Шипиловой, СEO фотобанка Фотодженика. Event LIVE ее недавно тоже публиковал: 5 легальных способов найти изображение для PR-материала

Идеальное предложение

Прежде чем отправлять прессе ваш анонс, хорошенько подумайте, что ей было бы интересно получить от вас. Стандартного логотипа на пресс-воле и сайте события может оказаться мало. Возможно, мы вас расстроим, но часто так оно и бывает.

В каждое медиа нужно идти с запросом, в каком формате им было бы интересно поработать и что осуществить. Всегда лучше не количество, а качество. Поэтому лучше меньше изданий, но с вашей целевой аудиторией.

Так, например, издание App2Top не размещают просто релизы, им было интересно сделать интервью с организаторами. Для сайта Учеба.Ру были запрошены комментарии от спикеров для статьи “Программист-ка: женская карьера в IT”.

В случае с Ladies Code, мы проанализировали издания на интересные темы, выяснили, о чем они обычно пишут, что мы можем им предложить.

Всегда должен быть план B

Как мы уже говорили, привлечь СМИ к информационному партнерству стало довольно проблематично, и простая рассылка пресс-релиза по вашему заготовленному списку, вероятно, будет малоэффективна, если только ваше событие не самое первое и единственное в своем роде.

Вам нужно из всего списка выделить несколько наиболее важных ресурсов и сгенерировать темы для специальных материалов, где можно будет сделать ссылку на мероприятие.

Также имейте ввиду, что если вообще никто из изданий не берет инфоповод, то обратить внимание на событие, собрать людей можно через социальные сети и специализированные группы в них. Мы были уверены изначально, что наша тема затронет и многие захотят высказать свое мнение.

Извлекай пользу даже из отказа

Суровые реалии таковы, что СМИ с большой долей вероятности может отказать вам в информационной поддержке. Не отвечать на такое письмо или отправить что-то вроде “Спасибо за ответ и хорошего дня” - не самая лучшая затея. Всегда нужно стараться наладить диалог и спросить, что им было бы интересно поддержать в будущем.

Не забудьте пригласить собеседника на ваше мероприятие, где вы сможете пообщаться лично. Если они отказали вам в этот раз, возможно следующее ваше мероприятие обязательно поддержат только потому, что вы приятный человек и событие оказалось гораздо лучше, чем они предполагали ранее.

Именно таким образом мы уже нашли информационных партнеров для нашей конференции Ladies Code в 2017 году.

Доверяй, но проверяй

Если вы договорились со СМИ об инфопартнерстве, это не значит, что можно спокойно выдохнуть и расслабиться. Нужно обговаривать даты публикации материала, вести специальную таблицу и очень внимательно все отслеживать. Если ваши информационные партнеры забыли выполнить какое-то из условий, то не надо бежать к ним в гневе и с претензиями. Помните, вы у них не одни такие. Спокойно и дружелюбно напомните о себе.

Когда мы готовили мероприятие, наша “таблица контроля” включала примерно такие поля:

категория СМИ, название СМИ, контакты, обязательства партнера, наши обязательства, календарь с датами публикаций/рассылок/размещение баннера

Отслеживай эффективность

Для того, чтобы определить, насколько эффективен ресурс в качестве инфопартнера, используйте utm-метки и вшивайте их в текст. Еще хорошим и эффективным вариантом будет предоставление специального промокода для подписчиков каждого отдельного ресурса.

На Ladies Code: Девушки в IT, мы использовали оба этих способа. Также, с помощью Яндекс.Метрика, мы отследили, что основной наш трафик шел из социальных сетей: Facebook и VK.

Инфопартнеры - это еще один эффективный способ привлечь внимание к событию. Потенциальные участники должны увидеть и в группах, и на стене друзей в социальных сетях информацию о нем, и в СМИ, в городе. Чем больше они увидят анонсов, тем лучше запомнят ваше мероприятие.

В итоге у нас вышло 46 анонсов в СМИ, а также огромное количество постов в сообществах партнеров и более 10 рассылок

Заботьтесь о своих инфопартнерах!

За неделю до мероприятия обязательно сделайте рассылку приглашения - именно приглашения, а не предложение сотрудничества и не просьба сделать еще один анонс - на мероприятие по СМИ.

Будет замечательно, если вы приготовите форму, которую пресса сможет заполнить в режиме онлайн. В ней должны быть следующие пункты: имя, должность, контакты, с кем из спикеров или организаторов они хотели бы встретиться.

Это поможет вам на самом мероприятии организовать линейку встреч и отследить, какое количество пост-материалов можно ожидать. Уже после мероприятия, с помощью этих форм, вы сможете связаться с журналистами и проследить за выходом публикаций.

И последнее: большой ивент анонсируйте заранее!

Если вы планируете большое мероприятие, то крайне полезно будет провести встречу с журналистами за несколько месяцев до события, где вы можете лично познакомиться с представителями прессы, обговорить возможное сотрудничество, рассказать о концепции.

Проводить мероприятия - задача не из легких, еще сложнее привлечь аудиторию, для которой сейчас и так проводится много событий. Чтобы вызвать интерес, не надо делать, как все. Главный секрет успеха вашего события - быть другим среди похожих. Пресса ищет новое, это главная ее потребность, а задача организаторов - стать тем, чего она жаждет.

Валерия Воронцова,
PR-менеджер коммуникационного агентства для IT-компаний
и высокотехнологичных проектов Zucker Studio

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная ссылка на страницу с публикацией обязательна.


17.06.2016

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • EXPO BUSINESS REVIEW
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности