Найти спонсоров: опыт международной IT-конференции Outsource People (Киев, Украина)

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Как и где искать спонсоров для мероприятия? Как выстраивать с ними диалог до момента заключения сделки? Сегодня своим опытом по привлечению спонсоров для конференции с порталом Event LIVE делится Ольга Бабина, директор по работе со спонсорами международной IT конференции Outsource People (Киев, Украина).

Ежегодно осенью конференция проходит в Киеве и собирает всё больше участников - в ноябре на Outsource People было 1000 человек и более 20 спонсоров. Весной 2016 года конференция впервые прошла в Минске.

Когда мы готовились к этой конференции, столкнулись с рядом сложностей в работе со спонсорами. Убедить компанию, что мы не шарлатаны и конференция Outsource People уже авторитетна в Украине было крайне сложно. Практически у всех возникал вопрос: “Кто вы и почему мы должны вам верить?” Разбить стену между нами помогло личное общение, голосом по скайпу, где мы шаг за шагом рассказывали о своих успехах, отзывах участников и известных спонсорах, которые уже были с нами ранее.

Сложно представить масштабную конференцию без спонсоров, не так ли? Спонсоры для мероприятия - это не только значительная финансовая поддержка, но ещё и важная имиджевая составляющая. На опыте организации 5-й международной бизнес-конференции Outsource People мы убедились, что работа со спонсорами должна быть вынесена в отдельный пласт и требует усиленной подготовки.

ШАГ 1. Подготовка

Мы начинаем поиск и привлечение спонсоров за несколько месяцев до мероприятия. Эта работа заключается в определении отраслей, с которыми будем работать, составлении базы компаний, их контактов для прозвона и первых писем.

Как выбрать компании? Устройте мозговой штурм, набросайте все отрасли, которым потенциально интересна ваша аудитория. Это могут быть совершенно неожиданные для вас компании.
К примеру, СПА-туры для женщин на IT конференции - отличный подарок для спутниц руководителей компаний. Несмотря на то, что их нет на конференции, выбор за них делает заботливый муж.

Выбирайте как самые крупные в отрасли компании, так и малые и средние. Крупные, как правило, больше располагают финансами, но сложнее идут на контакт. Малые и средние только набирают обороты и рады любой информационной поддержке.

Какие собирать контакты? Найти почту info@... - мы сейчас не об этом. Каким бы качественным не было письмо, в большинстве случаев оно не даст результата, если ушло на почту для сбора спама. Лучше потратьте больше времени, но найдите прямой контакт человека, принимающего решение в выбранной компании.

Это может быть личный или рабочий email, телефон или ссылка на аккаунт в социальных сетях.

Кто принимает решение в компании о спонсорстве? Если компания крупная или средняя, то связующее звено с высшим руководством - это PR/маркетинг отдел и непосредственно менеджер отдела. Именно он анализирует ваше событие на выгодность и принимает первичное решение быть или не быть спонсором. После чего он передаёт ваше предложение дальше - высшему руководству.

В малом бизнесе (компании до 40 человек) решение о спонсорском участии принимает директор или собственник компании.

Где и как искать контакты?

Есть несколько способов для вычисления контактов нужного вам человека:

  • Откройте сайт компании и посмотрите, кто пишет пресс-релизы и новости. Обычно, подпись идёт в конце статьи и принадлежит маркетологу или PR-менеджеру.
  • Когда вы нашли данные о сотруднике, загуглите. Вы найдёте упоминания о нём в других источниках, где есть телефон и email.
  • Если вы нашли контакт не главного лица, а скажем, sales отдела, напишите им с просьбой соединить вас с ответственным за маркетинг и PR.
  • Рекомендую обратиться в Facebook. Есть мнение, что сообщения по работе негативно воспринимаются, если они посланы в Facebook. Поэтому я всегда отмечаю это, чтобы снять негатив: “Прошу прощения, что пишу Вам по рабочему вопросу в Facebook”. Это смягчает тех, кто настроен в штыки.
  • Если социальные сети не помогли вам найти нужного человека, поищите через общих знакомых, посмотрите, кто ваш общий друг в Facebook и обратитесь к нему с просьбой познакомить вас.
Как оценить результаты спонсорских активностей, каковы особенности правового регулирования спонсорства в РФ, как должно быть представлено мероприятие потенциальному спонсору, какими могут быть спонсорские интеграции в ивент и многое другое - в специальной подборке материалов на тему «спонсорство мероприятий» от Event LIVE

ШАГ 2. Есть контакт!

Каким должно быть первое письмо?

Запомните - письмо-шаблон не работает. Безусловно, разослать одно письмо всем на ящик info - это быстро, но безрезультатно. Письмо должно быть эксклюзивным и продуманным - именно оно является мостиком к дальнейшему общению.

Вот несколько рекомендаций:

  • Изучите деятельность компании, которой собрались писать. Погуглите новости компании, какие достижения были за последние месяцы. Посмотрите, что можно отметить в дизайне сайта или в сервисе. Почитайте отзывы их клиентов и узнайте сильные стороны. Напишите комплимент компании или конкретно человеку в первом предложении. Поверьте, он захочет читать ваше письмо дальше.
  • Представьтесь и расскажите о цели своего письма. Всегда интересно узнать, кто тебя хвалит :) Только не увлекайтесь, достаточно написать пару предложений с цифрами, по сути.
  • Откройте секрет о том, какие компании уже сотрудничают с вами. Это должны быть известные компании, если такие есть, обязательно упомяните про них.
  • Напишите чётко о том, какие выгоды от спонсорского участия получит компания
  • Добавьте видео с прошлого события, это даст эмоциональное подкрепление вашему сообщению.

И ещё одно - пишите легко, без сложных фраз. Пишите так, как говорили бы с человеком с глазу на глаз.

Запомните - письмо-шаблон не работает. Безусловно, разослать одно письмо всем на ящик info - это быстро, но безрезультатно. Письмо должно быть эксклюзивным и продуманным - именно оно является мостиком к дальнейшему общению

Вам ответили. Что дальше?

Вы получили ответ с просьбой рассказать подробнее о возможном сотрудничестве. Не спешите на радостях писать полотно текста о том, как вы круты. А лучше кратко опишите - какие рекламные возможности вы рекомендуете и почему. Опишите в количественных показателях, сколько именно, по вашему предположению, партнёр получит новых потенциальных клиентов от вложения в спонсорство.

Подкрепите текст вложением презентации, где подробно описано - кто вы, кто целевая аудитория конференции и какие опции входят в партнёрское предложение (о создании презентации речь пойдёт в отдельной статье).

Если есть возможность созвониться по скайпу и познакомиться с человеком лично, используйте её - это лучше всяких писем. Во время созвона вы сможете показать презентацию и по пунктам рассказать все подробности.

IMG_8778-1.jpg

ШАГ 3. ОН УШЕЛ ДУМАТЬ. ФОЛЛОУАП.

Получив от вас багаж информации, потенциальный партнёр уйдёт думать, обсуждать участие с коллегами и руководством, наводить справки. Напомните о себе дня через 3 после общения. Напишите письмо с последними новостями подготовки: “Мы как раз сегодня запустили регистрацию на выставку компаний. Занять вам место в первых рядах?”

Ненавязчивый вопрос поможет вам завязать диалог и прояснит на каком этапе согласования ваше предложение. По нашему опыту, именно фоллоуап зачастую подталкивает спонсора к принятию решения и ускоряет процесс.

Однажды, я писала директору одной небольшой компании в Facebook через день, напоминая о себе. Он читал и не отвечал. После пятого моего письма он согласился на спонсорство и добавил: “Отдельное спасибо за настойчивость - это очень помогает”.

Распространенные возражения

Без них никуда. Подумайте сами, вкладывая внушительную сумму в мероприятие, хочется быть уверенным в том, что она в будущем окупится. К тому же, если вам возражают, значит есть интерес.

Вот самые известные возражения и контраргументы, расположены в режиме популярности:

  • Я сомневаюсь, что спонсорство в мероприятии - это тот источник, в который стоит вкладывать деньги: если клиент так говорит, значит он не увидел ценность вашего мероприятия для своей компании. Задайте ему вопрос: какие результаты от участия будут для него показательными? Ответ покажет вам, на что опираться при убеждении.
  • У вас очень дорого, наш бюджет не позволяет потратиться на полный пакет: предложите сформировать пакет из отдельных опций - пакет будет меньше, в нём будет только то, что нужно и вы приобретете партнёра.
  • Согласование займёт слишком много времени, мы не успеем подготовиться: казалось бы, тут без вариантов. Но не спешите сдаваться - это лишь отговорка. Вы можете поспособствовать ускорению принятия решения. Предложите свою помощь в подготовке дополнительных материалов
  • Ваша целевая аудитория нам не подходит: значит он плохо знает вашу целевую аудиторию или не нашёл с ней взаимосвязей. Подумайте, могут ли участники вашей конференции косвенно помочь спонсором. Например, быть посредниками между ними и их прямыми клиентами.

После того, как вы побороли возражения, дело осталось за малым - подписать договор и приступать к выполнению договорённостей. Об этом пойдёт речь во второй части статьи.

Фото: Outsource People

Материал подготовлен эксклюзивно для портала Event LIVE. При перепечатке и цитировании активная ссылка на страницу с публикацией обязательна.


14.12.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности