Найти спонсоров: опыт международной IT-конференции Outsource People (Киев, Украина)

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Как и где искать спонсоров для мероприятия? Как выстраивать с ними диалог до момента заключения сделки? Сегодня своим опытом по привлечению спонсоров для конференции с порталом Event LIVE делится Ольга Бабина, директор по работе со спонсорами международной IT конференции Outsource People (Киев, Украина).

Ежегодно осенью конференция проходит в Киеве и собирает всё больше участников - в ноябре на Outsource People было 1000 человек и более 20 спонсоров. Весной 2016 года конференция впервые прошла в Минске.

Когда мы готовились к этой конференции, столкнулись с рядом сложностей в работе со спонсорами. Убедить компанию, что мы не шарлатаны и конференция Outsource People уже авторитетна в Украине было крайне сложно. Практически у всех возникал вопрос: “Кто вы и почему мы должны вам верить?” Разбить стену между нами помогло личное общение, голосом по скайпу, где мы шаг за шагом рассказывали о своих успехах, отзывах участников и известных спонсорах, которые уже были с нами ранее.

Сложно представить масштабную конференцию без спонсоров, не так ли? Спонсоры для мероприятия - это не только значительная финансовая поддержка, но ещё и важная имиджевая составляющая. На опыте организации 5-й международной бизнес-конференции Outsource People мы убедились, что работа со спонсорами должна быть вынесена в отдельный пласт и требует усиленной подготовки.

ШАГ 1. Подготовка

Мы начинаем поиск и привлечение спонсоров за несколько месяцев до мероприятия. Эта работа заключается в определении отраслей, с которыми будем работать, составлении базы компаний, их контактов для прозвона и первых писем.

Как выбрать компании? Устройте мозговой штурм, набросайте все отрасли, которым потенциально интересна ваша аудитория. Это могут быть совершенно неожиданные для вас компании.
К примеру, СПА-туры для женщин на IT конференции - отличный подарок для спутниц руководителей компаний. Несмотря на то, что их нет на конференции, выбор за них делает заботливый муж.

Выбирайте как самые крупные в отрасли компании, так и малые и средние. Крупные, как правило, больше располагают финансами, но сложнее идут на контакт. Малые и средние только набирают обороты и рады любой информационной поддержке.

Какие собирать контакты? Найти почту info@... - мы сейчас не об этом. Каким бы качественным не было письмо, в большинстве случаев оно не даст результата, если ушло на почту для сбора спама. Лучше потратьте больше времени, но найдите прямой контакт человека, принимающего решение в выбранной компании.

Это может быть личный или рабочий email, телефон или ссылка на аккаунт в социальных сетях.

Кто принимает решение в компании о спонсорстве? Если компания крупная или средняя, то связующее звено с высшим руководством - это PR/маркетинг отдел и непосредственно менеджер отдела. Именно он анализирует ваше событие на выгодность и принимает первичное решение быть или не быть спонсором. После чего он передаёт ваше предложение дальше - высшему руководству.

В малом бизнесе (компании до 40 человек) решение о спонсорском участии принимает директор или собственник компании.

Где и как искать контакты?

Есть несколько способов для вычисления контактов нужного вам человека:

  • Откройте сайт компании и посмотрите, кто пишет пресс-релизы и новости. Обычно, подпись идёт в конце статьи и принадлежит маркетологу или PR-менеджеру.
  • Когда вы нашли данные о сотруднике, загуглите. Вы найдёте упоминания о нём в других источниках, где есть телефон и email.
  • Если вы нашли контакт не главного лица, а скажем, sales отдела, напишите им с просьбой соединить вас с ответственным за маркетинг и PR.
  • Рекомендую обратиться в Facebook. Есть мнение, что сообщения по работе негативно воспринимаются, если они посланы в Facebook. Поэтому я всегда отмечаю это, чтобы снять негатив: “Прошу прощения, что пишу Вам по рабочему вопросу в Facebook”. Это смягчает тех, кто настроен в штыки.
  • Если социальные сети не помогли вам найти нужного человека, поищите через общих знакомых, посмотрите, кто ваш общий друг в Facebook и обратитесь к нему с просьбой познакомить вас.
Как оценить результаты спонсорских активностей, каковы особенности правового регулирования спонсорства в РФ, как должно быть представлено мероприятие потенциальному спонсору, какими могут быть спонсорские интеграции в ивент и многое другое - в специальной подборке материалов на тему «спонсорство мероприятий» от Event LIVE

ШАГ 2. Есть контакт!

Каким должно быть первое письмо?

Запомните - письмо-шаблон не работает. Безусловно, разослать одно письмо всем на ящик info - это быстро, но безрезультатно. Письмо должно быть эксклюзивным и продуманным - именно оно является мостиком к дальнейшему общению.

Вот несколько рекомендаций:

  • Изучите деятельность компании, которой собрались писать. Погуглите новости компании, какие достижения были за последние месяцы. Посмотрите, что можно отметить в дизайне сайта или в сервисе. Почитайте отзывы их клиентов и узнайте сильные стороны. Напишите комплимент компании или конкретно человеку в первом предложении. Поверьте, он захочет читать ваше письмо дальше.
  • Представьтесь и расскажите о цели своего письма. Всегда интересно узнать, кто тебя хвалит :) Только не увлекайтесь, достаточно написать пару предложений с цифрами, по сути.
  • Откройте секрет о том, какие компании уже сотрудничают с вами. Это должны быть известные компании, если такие есть, обязательно упомяните про них.
  • Напишите чётко о том, какие выгоды от спонсорского участия получит компания
  • Добавьте видео с прошлого события, это даст эмоциональное подкрепление вашему сообщению.

И ещё одно - пишите легко, без сложных фраз. Пишите так, как говорили бы с человеком с глазу на глаз.

Запомните - письмо-шаблон не работает. Безусловно, разослать одно письмо всем на ящик info - это быстро, но безрезультатно. Письмо должно быть эксклюзивным и продуманным - именно оно является мостиком к дальнейшему общению

Вам ответили. Что дальше?

Вы получили ответ с просьбой рассказать подробнее о возможном сотрудничестве. Не спешите на радостях писать полотно текста о том, как вы круты. А лучше кратко опишите - какие рекламные возможности вы рекомендуете и почему. Опишите в количественных показателях, сколько именно, по вашему предположению, партнёр получит новых потенциальных клиентов от вложения в спонсорство.

Подкрепите текст вложением презентации, где подробно описано - кто вы, кто целевая аудитория конференции и какие опции входят в партнёрское предложение (о создании презентации речь пойдёт в отдельной статье).

Если есть возможность созвониться по скайпу и познакомиться с человеком лично, используйте её - это лучше всяких писем. Во время созвона вы сможете показать презентацию и по пунктам рассказать все подробности.

IMG_8778-1.jpg

ШАГ 3. ОН УШЕЛ ДУМАТЬ. ФОЛЛОУАП.

Получив от вас багаж информации, потенциальный партнёр уйдёт думать, обсуждать участие с коллегами и руководством, наводить справки. Напомните о себе дня через 3 после общения. Напишите письмо с последними новостями подготовки: “Мы как раз сегодня запустили регистрацию на выставку компаний. Занять вам место в первых рядах?”

Ненавязчивый вопрос поможет вам завязать диалог и прояснит на каком этапе согласования ваше предложение. По нашему опыту, именно фоллоуап зачастую подталкивает спонсора к принятию решения и ускоряет процесс.

Однажды, я писала директору одной небольшой компании в Facebook через день, напоминая о себе. Он читал и не отвечал. После пятого моего письма он согласился на спонсорство и добавил: “Отдельное спасибо за настойчивость - это очень помогает”.

Распространенные возражения

Без них никуда. Подумайте сами, вкладывая внушительную сумму в мероприятие, хочется быть уверенным в том, что она в будущем окупится. К тому же, если вам возражают, значит есть интерес.

Вот самые известные возражения и контраргументы, расположены в режиме популярности:

  • Я сомневаюсь, что спонсорство в мероприятии - это тот источник, в который стоит вкладывать деньги: если клиент так говорит, значит он не увидел ценность вашего мероприятия для своей компании. Задайте ему вопрос: какие результаты от участия будут для него показательными? Ответ покажет вам, на что опираться при убеждении.
  • У вас очень дорого, наш бюджет не позволяет потратиться на полный пакет: предложите сформировать пакет из отдельных опций - пакет будет меньше, в нём будет только то, что нужно и вы приобретете партнёра.
  • Согласование займёт слишком много времени, мы не успеем подготовиться: казалось бы, тут без вариантов. Но не спешите сдаваться - это лишь отговорка. Вы можете поспособствовать ускорению принятия решения. Предложите свою помощь в подготовке дополнительных материалов
  • Ваша целевая аудитория нам не подходит: значит он плохо знает вашу целевую аудиторию или не нашёл с ней взаимосвязей. Подумайте, могут ли участники вашей конференции косвенно помочь спонсором. Например, быть посредниками между ними и их прямыми клиентами.

После того, как вы побороли возражения, дело осталось за малым - подписать договор и приступать к выполнению договорённостей. Об этом пойдёт речь во второй части статьи.

Фото: Outsource People

Материал подготовлен эксклюзивно для портала Event LIVE. При перепечатке и цитировании активная ссылка на страницу с публикацией обязательна.


14.12.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management CongressTime Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование волонтеры выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент и комьюнити ивент как бизнес интерактив искусство зрелищ искусство зрелища кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента психология в ивенте работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм сообщество спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты тенденции территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту
При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности