Деловая конференция без полиграфии? Уже реальность

Вчера мы не представляли себе организацию мероприятий без буклетов, лифлетов, программок, схем экспозиции и анкет участников. Сегодня мы уже сомневаемся, сможем ли обойтись без бумажных носителей, а завтра это будет анахронизмом. Технологии уже позволяют полностью отказаться от бумажной раздатки. Мобильные версии сайтов, специальные интернет-сервисы для мероприятий или мобильные приложения успешно информируют участников о программе, спикерах, спонсорах. Event LIVE взвесил «за» и «против», изучил успешный опыт безбумажного мероприятия «Дизайн-выходные» в Самаре и выяснил у своих читателей – готовы ли они отказаться от бумажной раздатки.

Бумага VS Digital

Почему бумага проигрывает?

• Вес.
  В среднем участник деловой конференции или выставки носит с собой около 4 килограммов бумаги!
• Цена.
  Печать качественной полиграфии - это дорого. Добавьте сюда еще услуги дизайнера, копирайтера, корректора и рабочее время сотрудников. А если вы хоть раз перепечатывали весь тираж буклетов из-за изменений в программе в последний момент, то вам известно, что затраты могут внезапно вырасти многократно.
• Неэкологичность.
  Большая часть бумажных буклетов остаются в урнах на выходе, внося вклад в загрязнение окружающей среды. Между тем, согласно исследованиям, миллениалы готовы платить больше за услуги и продукты, соответствующие “зеленым” принципам.
• Дополнительные затраты.
  Вы платите за пакеты для полиграфии, за блокноты и ручки (которыми почти никто не пользуется, но без которых как-то несолидно), оплачиваете доставку всей раздатки на площадку и за вывоз бумажного мусора после конференции.

При этом диджитал-решения имеют и дополнительные преимущества, кроме очевидной экологичности и экономичности:

• Большая вовлеченность участников
• Интерактивные возможности и геймификация
• Прозрачная аналитика активности участников
• Моментальная обратная связь

А вы готовы к «безбумажью»?

Однако провести мероприятие полностью без полиграфии, только с использованием диджитал, решаются лишь единицы. Основные аргументы сомневающихся таковы:

• Не у всех есть смартфоны и не все будут ставить приложение или регистрироваться в сервисе. Особенно беспокоятся на этот счет организаторы мероприятий для возрастной аудитории и сегмента топ-менеджмента.
• Участникам привычны буклеты и раздатка, они не готовы полностью отказаться от них.
• Диджитал-решения не понравятся спонсорам, которые хотят видеть ощутимый результат от оплаченного пакета. Да, и что включить в спонсорский пакет, если нет пакетов участников?
• Кроме полиграфии в раздатку входят сувениры от спонсоров. Подарки в смартфон не засунешь.

Event LIVE попросил своих читателей ответить на вопросы о роли бумажных материалов в их работе и о перспективах отказа от полиграфии. Что же мы видим? Более половины наших читателей (62%), которые приняли участие в опросе, абсолютно не готовы отказываться от бумажных раздаточных материалов.

Насколько же обоснованы опасения организаторов в отказе от бумажной раздатки? Попробуем разобраться.

Не убедить, а информировать

Мессенджеры, социальные сети и популярные приложения приучили нас хорошо воспринимать информацию с экрана. Так что задача организаторов мероприятия - не убедить участников в удобстве диджитал-решений, информировать и помогать с регистрацией. Идеальный вариант - сделать мобильную регистрацию обязательной частью регистрации при покупке билета.

Но есть в этой радужной картине и одно “Но”. Среди участников всегда есть кто-то, кто по разным причинам не сможет установить приложение или зарегистрироваться в сервисе, у кого-то сядет аккумулятор, а кто-то просто не умеет пользоваться “всеми этими штуками”. И перед организаторами встает непростой вопрос: нарушить принцип и все-таки напечатать немного листовок или надеяться на персонал, который поможет решить любой вопрос лично.

Новый взгляд на спонсорство ивентов

Любовь участников деловых мероприятий к бумажной раздатке может быть несколько переоценена. Иначе, зачем прилагать столько усилий, чтобы увеличить ее ценность. Без этих ухищрений бумажная раздатка полетит в урны еще на выходе с площадки (с ухищрениями у нее есть шанс заваляться в груде бумаг на рабочем столе).

Самый серьезный аргумент за пакетов участников касается спонсоров. Для брендов очевидно, что страница в буклете намного солиднее онлайн-страницы или логотипа в приложении, и это позволяет организаторам брать деньги за попадание на эту страницу.

Для спонсоров у диджитал-инструментов есть свои преимущества:

• Активные ссылки на сайт и интернет-магазин спонсора
• Наглядная статистика кликов на рекламу и переходов
• Интерактивная реклама - игры, конкурсы, викторины в мобильном приложении.
• Опросы участников в интересах бренда
• Запись на мастер-классы, семинары, обучающие программы, тест-драйвы спонсора в один клик.
• Push-уведомления с рекламой спонсора в мобильном приложении.

Получается, дело не в объективных преимуществах бумаги перед диджитал-решениями, а в неумении или нежелании организаторов пересмотреть подход к формированию спонсорских пакетов.

Кейс: «Дизайн-выходные» конференция на 1500 человек без полиграфии

В блоге Eventicious разработчик мобильных приложений для мероприятий приводит историю о том, как прошло мероприятие “Дизайн-выходные” в Самаре без единого бумажного буклета. От обычной отраслевой конференции «Дизайн-выходные» отличает полностью некоммерческий формат и подвижнический характер. Более 1500 участников, более 50 спикеров, бесплатный вход для всех, четыре параллельные площадки и невероятно насыщенная двухдневная программа без обедов и кофе-брейков.

Некоммерческий формат означает режим жесткой экономии на всем, что не имеет прямого отношения к докладам. Например, на полиграфии.

Чтобы мобильное приложение могло полностью заменить бумажную раздатку, нужно было добиться максимального проникновения. Цель была — 100% загрузок от числа участников. По факту приложение «Дизайн-выходных» было скачано 1531 раз, и при этом роздано только 1480 бейджей участников!

Программа продвижения приложения начиналась еще до конференции, а на самой площадке информации о приложении было столько, что ее сложно было не заметить.

До конференции:

• Отдельный раздел на официальном сайте проекта;
• Напоминания в социальных сетях о необходимости поставить приложение.

Во время конференции:

• Ролики о мобильном приложении на экранах у дверей залов;
• Ролл-ап с информацией о приложении на площадке конференции;
• Отдельное упоминание во время приветственного слова на открытии конференции;
• Анонсирование всех конкурсов и розыгрышей призов с отсылкой к мобильному приложению за подробностями.

По итогам «Дизайна выходных» 91% участников высоко оценили мобильное приложение, и никто из 1500 участников не написал в отзыве, что ему не хватало бумажных буклетов. Спонсоры тоже остались довольны. Интерактивные возможности приложения бренды использовали по максимуму, направляя поток участников к своим активностям. Подробнее кейс с большим количеством скринов приложения можно посмотреть здесь.

Фото в материале: Eventicious, Pixabay.сom CC0 Public Domain
Бесплатно для личного и коммерческого использования
Не требуется атрибуции