Гранты и субсидии в ивенте: чего хотят фонды

Большинство организаторов мероприятий никогда не пользовались таким инструментом финансирования, как грант. Это редакция Event LIVE выяснила, пока работала над спецпроектом «Гранты и субсидии в ивенте: найти и отчитаться». Кто-то из организаторов пробовал, но неудачно, и в итоге отказался от этой идеи. Кто-то скептически относится к системе отбора, кто-то боится сложной документации, – причины разные. Какие страхи объективны, а какие – очевидно надуманные? Ищем ответы у грантодателей.

Представители фондов не понимают, почему некоторые организации, планирующие реализовать проект, опасаются грантовых конкурсов. Многих потенциальных участников смущает необходимость заполнять заявки, собирать документы, готовить презентации. Но сегодня это сделать совсем не сложно, так как на сайте каждого фонда выложены подробные методические рекомендации, интернет пестрит советами от экспертов и грантрайтеров, проводятся вебинары и другие образовательные мероприятия.

Другой момент: должна быть уверенность, что ваш проект действительно нужен и уникален. И мало это просто ощущать. Необходимо исследовать целевую аудиторию, привести ожидаемые результаты, правильно оценить собственные силы. И если вы сможете убедительно расписать, на что пойдет сумма, которую запрашиваете, предложите интересную нестандартную концепцию, то комиссия точно обратит на вас внимание.

А судьи кто?

Комиссия, которая рассматривает заявки и принимает решение о выдаче финансирования, обычно состоит из большого количества признанных в своей области экспертов. Как сообщили Event LIVE в пресс-службе Фонда президентских грантов (ФПГ), сегодня в пуле оператора более 800 экспертов из 62 регионов России. Среди них есть доктора и кандидаты наук, представители некоммерческого сектора, бизнеса и СМИ.

Экспертиза, как и подача проектов на конкурс, проходит в ФПГ полностью в электронной форме. Все эксперты имеют личные кабинеты в информационной системе фонда, где им случайным образом распределяются заявки для оценки, в соответствии с их опытом и сферами деятельности. Каждый проект оценивается как минимум двумя независимыми экспертами по десяти критериям, которые утверждены положением о конкурсе. Среди них актуальность и социальная значимость проекта, логическая связность и реализуемость проекта, реалистичность бюджета и обоснованность расходов, соотношение расходов и ожидаемых результатов, адекватность, измеримость и достижимость таких результатов и другие критерии.

Эксперты присваивают заявке от 0 до 10 баллов по 10 критериям, указанным в положении о конкурсе, и обосновывают свое решение в комментарии. Выставленные по каждому критерию баллы умножаются на соответствующий коэффициент, установленный положением о конкурсе. Таким образом, каждая заявка получает минимум две оценки по 100-балльной шкале, из которых выводится среднее арифметическое значение, которое становится общей экспертной оценкой проекта (рейтингом заявки).

Похожим образом организована работа по оценке заявок в другом крупнейшем фонде страны – Президентском фонде культурных инициатив (ПФКИ). По словам генерального директора ПФКИ Романа Карманова, оценка заявок, как и их подача, происходит через информационную систему сайта фондкультурныхинициатив.рф. Всю информацию о проекте независимый эксперт узнает из заявок, которые авторы заполняют на сайте Президентского фонда культурных инициатив дистанционно из любой точки страны. Творческие команды загружают в систему все данные — описание, исследования, необходимую документацию, календарный план и бюджет. Можно заранее зайти и ознакомиться со всеми разделами, которые нужно заполнить, для этого разработана тестовая заявка, полностью дублирующая основную.

Представители фондов обращают внимание, что эксперты работают анонимно, нигде не афишируются их имена, фамилии и должности. Это сделано для того, чтобы на них не могло оказываться никакое влияние со стороны авторов проектов.

Как не надо делать

По мнению грантодателей, существует перечень типичных ошибок, которые совершают заявители. В Фонде поддержки публичной дипломатии имени А.М. Горчакова их поделили на содержательные и технические.

К содержательным ошибкам относятся:

• игнорирование инструкции по заполнению заявки, небрежность в заполнении, отсутствие аргументов и обоснований;
• в названии проекта не указан формат (конференция, серия круглых столов и
• .д.), и оно повторяет цель проекта;
• в описании проекта используются общие фразы и информация, которая по сути является обоснованием проекта; непонятно, как будет проходить отбор участников, на какие темы будут секции, где и как они будут проходить и пр;
• неочевидны цели проекта и инструменты их достижения (проведение мероприятия ради мероприятия без долгосрочного эффекта и развития проекта в дальнейшем);
• плохо просчитаны количественные показатели: из заявки непонятно окончательное количество участников или его невозможно спрогнозировать (обычно такие вопросы возникают по проектам фестивального формата, рассчитанным на массовую аудиторию без обратной связи), цифры в разных разделах заявки не соответствуют друг другу или показатели не суммируются;
• недостаточное информационное обеспечение проекта (механизмы распространения информации написаны общими фразами);
• проект не соответствует приоритетному направлению деятельности фонда или не актуален в текущей повестке дня;
• имеющийся опыт не отражен в заявке;
• расценки выше рыночной стоимости аналогичных услуг, и в целом расходы и масштаб мероприятия не соизмеримы.

Кроме того, в фонде Горчакова важно учитывать международный характер проектов. География участников должна быть обоснована тематикой, соотношении количества иностранных и российских участников сбалансированное, масштабы не ограничиваться одним городом, а также важно наличие партнеров на месте.

Что такое формальные требования и формальные признаки? Это в первую очередь наличие и правильное оформление всех документов, которые являются обязательными для подачи заявки, а именно: титульный лист, учредительные документы, включая устав, а также форма подтверждения подачи заявки.

Самые распространенные технические ошибки:

• неправильное заверение учредительных документов – присутствует только подпись руководителя и печать организации;
• титульный лист отсутствует или содержит несоответствующие заявке данные;
• учредительные документы представлены не в полном объеме, плохо читаемы.

В Фонде президентских грантов рассказали, что одна из самых распространенных ошибок состоит в том, что участники недостаточно четко формулируют проблему, которую они собираются решать. Очень часто вместо решения конкретных задач описываются проблемы «вселенского масштаба», которые в рамках одного проекта неразрешимы. К этому же относится желание записать в целевые группы как можно больше разных групп людей, без учета того обстоятельства, что проект должен быть сфокусирован на конкретной группе, и в ходе работы потребуется обеспечить взаимодействие с каждым членом этой группы, а по окончании проекта – отчитаться за результат каждого такого взаимодействия. Поэтому, например, не стоит указывать в проекте в качестве целевых групп всех жителей области, если команда проекта собирается работать только с пенсионерами одного конкретного района или города.

Еще одна типичная ошибка – календарный план написан очень обобщенно. Из содержания мероприятий и ожидаемых результатов непонятно, точно ли изменится к лучшему жизнь людей, ради которых и задумывался проект.

Многие участники конкурсов небрежно составляют бюджет проекта. Бывает, что в нем нет подробных комментариев для расчета каждой статьи, или статьи расходов в бюджете не соотносятся с мероприятиями календарного плана.

Во избежание возможных проблем фонды предлагают заявителям всестороннюю помощь. Например, специально для представителей НКО Фонд президентских грантов разработал Центр поддержки, где можно найти все полезные материалы о том, как правильно заполнить заявку на конкурс. Этот раздел есть на сайте президентскиегранты.рф.

Также в помощь участникам конкурсов ФПГ создал онлайн-курс по социальному проектированию. В дни приема заявок представители фонда проводят обучающие семинары и вебинары, где как раз рассматриваются типичные ошибки, которые допускают заявители. Вся информация есть в разделе «Обучение» на сайте президентскиегранты.рф.

Отчетность

Мало в конкурсе выиграть – проект нужно реализовать и грамотно отчитаться. По данным фондов, отчетность приходится нередко возвращать на доработку, но до последующих возвратов выделенных средств обычно все-таки не доходит.

В Фонде президентских грантов в этой связи напомнили, что средства гранта можно использовать только целевым образом – они должны быть полностью направлены на реализацию конкретного социального проекта, победившего в конкурсе. Расходы могут быть заложены на проведение различных мероприятий в рамках проекта, зарплату сотрудникам, аренду помещений и техники, покупку необходимого оборудования.

Средства президентского гранта нельзя потратить на приобретение недвижимости, капитальное строительство новых зданий, приобретение алкогольной и табачной продукции – все условия прописаны в положении о конкурсе.

С каждой организацией, победившей в конкурсе, Фонд президентских грантов заключает договор. Весь срок реализации проекта, как правило, разделен на несколько отчетных периодов, по окончании каждого из которых грантополучатель обязан представить в фонд аналитический и финансовый отчеты. Победитель конкурса не получает всю сумму гранта сразу: денежные средства на счет грантополучателя поступают частями, только после получения фондом финансового и аналитического отчетов по каждому этапу реализации проекта.

Каждый год Фонд президентских грантов проводит независимую оценку результатов проектов. Вся информация об этом размещена на сайте оценка.гранты.рф. Уже оценены 17 357 проектов, которые были выполнены в период с сентября 2017 по декабрь 2021 года: 79,7% инициатив признаны реализованными успешно, 16,6% – удовлетворительно, 3,7% – неудовлетворительно; 400 проектов определены лучшими (по 100 проектов для каждого годового цикла оценки в 2019–2022 годах).

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: towfiqu-barbhuiya/unsplash.com и архив EFEA. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.