Появилась идея провести конференцию? 6 полезных советов от Александры Юрковой

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Когда идея о проведении конференции только-только нас посетила, сыграем в мини-игру. «Что? Где? Когда?» называется. Ответим на пять главных вопросов, которые позволят нам понять, насколько реальна наша идея, и что необходимо для ее эффективной реализации.

Есть люди рациональные — люди «что и где», а есть - эмоциональные — люди «как и с кем». Так вот независимо от того, к какому типу мы принадлежим, если задумали организацию конференции, то придется объединить оба подхода. Прежде чем браться за привлечение спикеров или участников, создавать сайт или группу в соцсетях, созывать своих друзей из Фейсбук лайкать наш анонс — продумаем скелет нашей конференции, проникнемся ответами на эти вопросы до мозга костей, поставим будильник на три часа ночи и, проснувшись, будем готовы ответить на них безупречно. Вопросы на первый взгляд, очень простые. Но отсутствие на них четких, железных ответов делает любую конференцию бессмысленной и посредственной.

ВОПРОС №1. ЧТО?

О чем наша конференция? Что мы предлагаем потенциальным участникам? В чем уникальность нашей идеи? Уникальность — это то, чего нет ни у кого. Просто вообще совсем ни у кого. Ну, в крайнем случае, «просто вообще совсем ни у кого в радиусе нескольких тысяч километров». Что будет на нашей конференции уникальным, только нашей «фишкой»? Острая и наболевшая тема? Эксклюзивные спикеры и хед-лайнеры? Уникальные по своей практичности мастер-классы в программе? Ничто не ново под Луной, и если мы изобрели и произвели чудо-робота для решения всех человеческих проблем и готовы его дарить всем, то можно пропустить этот вопрос. Мы уникальны. Пока. Завтра ситуация может и измениться.

ВОПРОС №2. ДЛЯ КОГО?

Для кого мы проводим конференцию? Чётко и однозначно, максимально сузив понятия. Наши участники — они - «мальчишки с нашего двора»? Города, региона, страны, Европы/Азии/Америки/Австралии, вообще со всего мира? Они — подростки, молодежь, зрелые состоявшиеся специалисты, молодые профессионалы или топ-менеджеры? Если специалисты, то в чем — в экономике или в юриспруденции? В налоговом или уголовном праве?

Согласитесь, конференция для юристов со всего мира, это совсем не конференция для нотариусов Санкт-Петербурга. Хоть и обе имеют вполне себе серьезное право на существование, но это принципиально разные конференции — с разной программой и активностями, с разными каналами продвижения, с различными источниками финансирования, потенциальными спонсорами и так далее.

ВОПРОС №3. СКОЛЬКО?

На какие деньги конференция проводится? Если мы оплачиваем подготовку и организацию конференции из своих средств (или ксредств нашего клиента) — то главная задача - эффективно вложить эти деньги, достичь поставленных целей. Если же средств на проведение конференции из одного определенного понятного источника не предвидится, то стоит сразу подумать, как мы будем оплачивать создание сайта, разработку логотипа, и далее - по нарастающей — на предварительное бронирование конференц-залов, печать материалов, заказ оборудования и т.д. Источников финансирования мероприятия не так много: это организационные взносы (входные билеты), спонсорские средства, гранты. С первыми — проблема. Они придут к нам позже, чем мы начнем делать вложения. Шанс на привлечение спонсорской поддержки — мгновенно требует идеальных ответов на первые два вопроса — что и для кого мы проводим. Гранты — да, хороший вариант. Но энергетически крайне затратный. Но всё возможно. Главное — четкое и осознанное понимание реалий.

ВОПРОС №4. С КЕМ?

С какой командой мы будем проводить конференцию? Сейчас мы не говорим про ключевых спикеров – это к вопросу «что?», к вопросу об уникальности вашей конференции.А здесь первое – это главная, ключевая фигура – председатель организационного комитета. Чье имя вызывает в профессиональной среде трепет уважения? С помощью имени этого человека мы сможем привлекать больше партнеров и участников. Согласитесь, конференция, во главе которой стоит старший помощник главного помощника ассистента директора, и конференция, возглавляемая ведущим признанным экспертом российского или международного уровня – это совершенно разные истории.

Второе – люди нашей команды организаторов - это крайне ценный ресурс. Кто из нас виртуозно общается с людьми и привлекает партнеров, спикеров и спонсоров? А кто - природный аналитик, дотошный в мелочах, изучающий информационное поле и планирующий содержательную деловую программу конференции? Распределяем функционал, задачи и ответственность. Каждому по потребностям, от каждого по способностям.

ВОПРОС №5. ГДЕ и КОГДА?

Выбор дат и места проведения конференции – особое искусство. С датами – два основных варианта (ну кроме зимы-лета, выходных и будних дней, сезонности нашей сферы деятельности). Первый – мы отстраиваемся от мероприятий по смежным тематикам, иначе наши уважаемые спикеры и дорогие участники не смогут разорваться и присутствовать одновременно в нескольких местах. Второй – мы встраиваемся в другое мероприятие, возможно, более масштабное, становимся его отдельным элементом. Это позволяет привлечь дополнительную аудиторию участников, спикеров. Главное здесь – найти общий язык с потенциальными партнерами – организаторами этого «другого» мероприятия - где там наш виртуоз-переговорщик?

И напоследок — VERY IMPORTANT QUESTION. Выносим его за рамки предыдущих пунктов, так как он насквозь пронизывает вообще всё: КАК ОЦЕНИВАТЬ РЕЗУЛЬТАТ?

Как мы собираемся выяснить, хорошо ли мы поработали? Ругать себя или хвалить? Какая польза от нашего мероприятия? Какую отдачу принес каждый вложенный рубль при организации конференции? Продолжим ли проект? Над чем нужно будет поработать более активно?

— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.
— Мне все равно… — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.
— … только бы попасть куда-нибудь, — пояснила Алиса.
— Куда-нибудь ты обязательно попадешь, — сказал Кот. — Нужно только достаточно долго идти. (Л. Кэрролл «Алиса в стране чудес»)

Измеряем всё. Однако просто измерить недостаточно. Чтобы оценить результат нашей работы по завершении конференции, нужно точно знать – а чего мы хотели? 300 участников – это достойно или вообще провал? 70% остались довольны – это хорошо или плохо? Вложили 500 тысяч, получили 800 тысяч – это много или мало? Постановка целей - четких, реальных, измеримых, понятных всем участникам процесса - основа основ на стадии планирования любого (любого!!!) мероприятия.

И да здравствуют крутые — интересные, содержательные, эффективные - конференции!