ЧЕК-ЛИСТ «Как подготовить конференцию и выжить»

Порядок организации конференции от директора PR-студии Zebra Company, ведущей подкаста о практическом PR Black&White, Ники Зебры.

Вероника Кириллова (Ника Зебра),
директор PR-студии Zebra Company

Дано: отраслевая конференция на 500-1000 человек.

За 5-6 месяцев ДО мероприятия:

• Подготовить концепцию события
• Определить ЦА
• Утвердить название
• Нарисовать логотип
• Выбрать дату
• Подобрать помещение, заключить договор
• Оплатить домен
• Сделать сайт-заглушку
• Сделать черновую версию программы
• Подготовить коммерческое предложение и презентацию события
• Начать работу со спикерами
• Начать работу со спонсорами
• Начать работу с информационными партнерами

За 4 месяца:

• Выпустить версию сайта 1.0 с имеющейся информацией
• Готовность программы не менее 30%, опубликована на сайте
• Согласован генеральный информационный спонсор и минимум 2 информационных спонсора
• Старт продаж билетов (частные и юр.лица)
• Ведется активная работа со спонсорами, спикерами и информационными партнерами

Хотите сделать мобильное приложение для мероприятия? Уже придумали, к кому обратиться? А что именно спрашивать у разработчиков - точно знаете? В любом случае - в помощь друзьям Event LIVE Чек-лист Event APP: 20 вопросов разработчику мобильного приложения"

За 3 месяца:

• Выпустить версию сайта 2.0 со всей информацией о событии
• Имеется полный график выхода постов, рассылок и запуска баннеров у информационных партнеров
• Старт баннеров, первых рассылок
• Не менее 10 информационных партнеров (в среднем – 40 шт.)
• Есть договоры на не менее чем 20% спонсорских пакетов
• Готовность программы не менее 50%
• Составить список желаемые имиджевых гостей, пригласить

За 1 месяц:

• Съездить на площадку, убедиться, что ничего не изменилось
• Решить вопрос с интернетом на площадке
• Подготовка полиграфии и раздаточных материалов для участников (дизайн, заказ, изготовление, доставка)
• 100% готовность программы
• Активная рекламная кампания в соцсетях (если там есть ЦА) и интернет-реклама
• Активизация спонсорской информационной поддержки
• За 1 месяц до мероприятия продано не менее 50% билетов (зависит от ценовой политики)
• Утвердить меню и организатора кофе-брейка, заключить договор

За 2 недели:

• Составить инструкции и чек-листы для членов команды на площадке
• Подобрать музыку для перерывов
• Поставить особый упор на соцсети и именные рассылки
• Утвердить ведущего
• Утвердить звукооператора
• Утвердить фотографа

Каждый организатор мероприятия неизбежно сталкивается с вопросами клинингового обслуживания площадки. Клининг – это важная часть сервиса, которая призвана обеспечить гостям их комфортное пребывание во время ивента. Предлагаем Чек-лист по клинингу на мероприятии

За 1 неделю:

• Прозвонить всех спикеров, напомнить про презентацию
• Получить тираж полиграфии, сувенирной продукции и баннеров
• Согласовать итоговые места размещения спонсоров
• Убедиться, что площадка оплачена и в курсе мероприятия

За 3 дня:

• Получить презентации от спикеров
• Получить баннеры и стойки от спонсоров
• Протестировать звук и интернет на площадке
• Проинструктировать девушек зоны ресепшен
• Подготовить указатели
• Генеральный прогон с командой на понимание «кто и за что отвечает»

За день до мероприятия:

• Отвезти на площадку баннеры
• Собрать итоговый список участников, не забыть партнеров, гостей, друзей
• Сформировать пакеты участников
• Написать и отправить пресс-релиз для СМИ
• Сделать список спикеров с телефонами
• Распечатать точный тайм-план для ведущего и команды
• Собрать «экстренный чемоданчик»: бумага а4, маркеры обычные и для доски, ручки, зарядки для телефонов
• (включая переносные), веревка 10м, скотч двухсторонний, степлер, батарейки для микрофонов, прозрачные файлы, ноутбуки на Win и Mac с возможностью работать от сети, пустая флешка с большим объемом, печать компании, 5 000 рублей мелкими купюрами для непредвиденных расходов

Хотите быть уверенными в пожарной безопасности вашего мероприятия? Вам кажется, что вы проверили абсолютно все? Знаете ли вы, как самостоятельно провести экспертизу на площадке на предмет угрозы пожара, и какие мелочи нужно учесть? Предлагаем жизненно необходимый Чек-лист по правилам пожарной безопасности

В день мероприятия:

• Разместить указатели, баннеры на площадке
• Обеспечить бесперебойную работу и следование программе
• Подписать командировочным документы
• Подписать акты приемки-сдачи работ для иногородних
• Улыбаться

В течение недели после мероприятия:

• Выслать благодарственные письма спикерам, партнерам, площадке, спонсорам
• Подготовить пост-релиз для СМИ
• Убедиться, что все баннеры и стойки вернули владельцам
• Совершить все окончательные финансовые расчеты с контрагентами и подрядчиками
• Подписать все закрывающие документы для бухгалтерии
• Отправить экземпляры бухгалтерских документов контрагентам
• Письменно провести анализ мероприятия (+/-)
• Собрать отзывы и обратную связь в один файл
• Вернуть все вещи-потеряшки хозяевам
• Сформировать итоговую папку отчета (на компьютере и в виде бумажной папки)

Все самые интересные новости, лайфхаки, чек-листы, полезные советы, календарь интересных событий из мира ивента - читайте в нашей еженедельной рассылке ньюслеттера.

Мы не рассылаем спам, не продаем базу, не делаем рекламных рассылок. Мы уважаем наших читателей. Это наши правила.

Присоединяйтесь к нам! И кстати, после подписки вас ждет еще один секретный чек-лист!

Фото на превью
Oleg Nabedo
Khorne bloodletters