ЧЕК-ЛИСТ «Как подготовить конференцию и выжить»

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Порядок организации конференции от директора PR-студии Zebra Company, ведущей подкаста о практическом PR Black&White, Ники Зебры.

Дано: отраслевая конференция на 500-1000 человек.

За 5-6 месяцев ДО мероприятия:

  • Подготовить концепцию события
  • Определить ЦА
  • Утвердить название
  • Нарисовать логотип
  • Выбрать дату
  • Подобрать помещение, заключить договор
  • Оплатить домен
  • Сделать сайт-заглушку
  • Сделать черновую версию программы
  • Подготовить коммерческое предложение и презентацию события
  • Начать работу со спикерами
  • Начать работу со спонсорами
  • Начать работу с информационными партнерами

За 4 месяца:

  • Выпустить версию сайта 1.0 с имеющейся информацией
  • Готовность программы не менее 30%, опубликована на сайте
  • Согласован генеральный информационный спонсор и минимум 2 информационных спонсора
  • Старт продаж билетов (частные и юр.лица)
  • Ведется активная работа со спонсорами, спикерами и информационными партнерами

За 3 месяца:

  • Выпустить версию сайта 2.0 со всей информацией о событии
  • Имеется полный график выхода постов, рассылок и запуска баннеров у информационных партнеров
  • Старт баннеров, первых рассылок
  • Не менее 10 информационных партнеров (в среднем – 40 шт.)
  • Есть договоры на не менее чем 20% спонсорских пакетов
  • Готовность программы не менее 50%
  • Составить список желаемые имиджевых гостей, пригласить

За 1 месяц:

  • Съездить на площадку, убедиться, что ничего не изменилось
  • Решить вопрос с интернетом на площадке
  • Подготовка полиграфии и раздаточных материалов для участников (дизайн, заказ, изготовление, доставка)
  • 100% готовность программы
  • Активная рекламная кампания в соцсетях (если там есть ЦА) и интернет-реклама
  • Активизация спонсорской информационной поддержки
  • За 1 месяц до мероприятия продано не менее 50% билетов (зависит от ценовой политики)
  • Утвердить меню и организатора кофе-брейка, заключить договор

За 2 недели:

  • Составить инструкции и чек-листы для членов команды на площадке
  • Подобрать музыку для перерывов
  • Поставить особый упор на соцсети и именные рассылки
  • Утвердить ведущего
  • Утвердить звукооператора
  • Утвердить фотографа

За 1 неделю:

  • Прозвонить всех спикеров, напомнить про презентацию
  • Получить тираж полиграфии, сувенирной продукции и баннеров
  • Согласовать итоговые места размещения спонсоров
  • Убедиться, что площадка оплачена и в курсе мероприятия

За 3 дня:

  • Получить презентации от спикеров
  • Получить баннеры и стойки от спонсоров
  • Протестировать звук и интернет на площадке
  • Проинструктировать девушек зоны ресепшен
  • Подготовить указатели
  • Генеральный прогон с командой на понимание «кто и за что отвечает»

За день до мероприятия:

  • Отвезти на площадку баннеры
  • Собрать итоговый список участников, не забыть партнеров, гостей, друзей
  • Сформировать пакеты участников
  • Написать и отправить пресс-релиз для СМИ
  • Сделать список спикеров с телефонами
  • Распечатать точный тайм-план для ведущего и команды
  • Собрать «экстренный чемоданчик»: бумага а4, маркеры обычные и для доски, ручки, зарядки для телефонов
  • (включая переносные), веревка 10м, скотч двухсторонний, степлер, батарейки для микрофонов, прозрачные файлы, ноутбуки на Win и Mac с возможностью работать от сети, пустая флешка с большим объемом, печать компании, 5 000 рублей мелкими купюрами для непредвиденных расходов

В день мероприятия:

  • Разместить указатели, баннеры на площадке
  • Обеспечить бесперебойную работу и следование программе
  • Подписать командировочным документы
  • Подписать акты приемки-сдачи работ для иногородних
  • Улыбаться

В течение недели после мероприятия:

  • Выслать благодарственные письма спикерам, партнерам, площадке, спонсорам
  • Подготовить пост-релиз для СМИ
  • Убедиться, что все баннеры и стойки вернули владельцам
  • Совершить все окончательные финансовые расчеты с контрагентами и подрядчиками
  • Подписать все закрывающие документы для бухгалтерии
  • Отправить экземпляры бухгалтерских документов контрагентам
  • Письменно провести анализ мероприятия (+/-)
  • Собрать отзывы и обратную связь в один файл
  • Вернуть все вещи-потеряшки хозяевам
  • Сформировать итоговую папку отчета (на компьютере и в виде бумажной папки)

26.06.2015

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм кейтеринг конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция образование обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда событий среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • restec.ru
  • EFEA
  • AKMR
  • EXPO BUSINESS REVIEW
  • moscowcvb
  • KVB
  • saintpetersburgcb.com
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности