ЧЕК-ЛИСТ «Как подготовить конференцию и выжить»

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Порядок организации конференции от директора PR-студии Zebra Company, ведущей подкаста о практическом PR Black&White, Ники Зебры.

Вероника Кириллова (Ника Зебра),
директор PR-студии Zebra Company

Дано: отраслевая конференция на 500-1000 человек.

За 5-6 месяцев ДО мероприятия:

  • Подготовить концепцию события
  • Определить ЦА
  • Утвердить название
  • Нарисовать логотип
  • Выбрать дату
  • Подобрать помещение, заключить договор
  • Оплатить домен
  • Сделать сайт-заглушку
  • Сделать черновую версию программы
  • Подготовить коммерческое предложение и презентацию события
  • Начать работу со спикерами
  • Начать работу со спонсорами
  • Начать работу с информационными партнерами

За 4 месяца:

  • Выпустить версию сайта 1.0 с имеющейся информацией
  • Готовность программы не менее 30%, опубликована на сайте
  • Согласован генеральный информационный спонсор и минимум 2 информационных спонсора
  • Старт продаж билетов (частные и юр.лица)
  • Ведется активная работа со спонсорами, спикерами и информационными партнерами
Хотите сделать мобильное приложение для мероприятия? Уже придумали, к кому обратиться? А что именно спрашивать у разработчиков - точно знаете? В любом случае - в помощь друзьям Event LIVE Чек-лист Event APP: 20 вопросов разработчику мобильного приложения"

За 3 месяца:

  • Выпустить версию сайта 2.0 со всей информацией о событии
  • Имеется полный график выхода постов, рассылок и запуска баннеров у информационных партнеров
  • Старт баннеров, первых рассылок
  • Не менее 10 информационных партнеров (в среднем – 40 шт.)
  • Есть договоры на не менее чем 20% спонсорских пакетов
  • Готовность программы не менее 50%
  • Составить список желаемые имиджевых гостей, пригласить

За 1 месяц:

  • Съездить на площадку, убедиться, что ничего не изменилось
  • Решить вопрос с интернетом на площадке
  • Подготовка полиграфии и раздаточных материалов для участников (дизайн, заказ, изготовление, доставка)
  • 100% готовность программы
  • Активная рекламная кампания в соцсетях (если там есть ЦА) и интернет-реклама
  • Активизация спонсорской информационной поддержки
  • За 1 месяц до мероприятия продано не менее 50% билетов (зависит от ценовой политики)
  • Утвердить меню и организатора кофе-брейка, заключить договор

За 2 недели:

  • Составить инструкции и чек-листы для членов команды на площадке
  • Подобрать музыку для перерывов
  • Поставить особый упор на соцсети и именные рассылки
  • Утвердить ведущего
  • Утвердить звукооператора
  • Утвердить фотографа
Каждый организатор мероприятия неизбежно сталкивается с вопросами клинингового обслуживания площадки. Клининг – это важная часть сервиса, которая призвана обеспечить гостям их комфортное пребывание во время ивента. Предлагаем Чек-лист по клинингу на мероприятии

За 1 неделю:

  • Прозвонить всех спикеров, напомнить про презентацию
  • Получить тираж полиграфии, сувенирной продукции и баннеров
  • Согласовать итоговые места размещения спонсоров
  • Убедиться, что площадка оплачена и в курсе мероприятия

За 3 дня:

  • Получить презентации от спикеров
  • Получить баннеры и стойки от спонсоров
  • Протестировать звук и интернет на площадке
  • Проинструктировать девушек зоны ресепшен
  • Подготовить указатели
  • Генеральный прогон с командой на понимание «кто и за что отвечает»

За день до мероприятия:

  • Отвезти на площадку баннеры
  • Собрать итоговый список участников, не забыть партнеров, гостей, друзей
  • Сформировать пакеты участников
  • Написать и отправить пресс-релиз для СМИ
  • Сделать список спикеров с телефонами
  • Распечатать точный тайм-план для ведущего и команды
  • Собрать «экстренный чемоданчик»: бумага а4, маркеры обычные и для доски, ручки, зарядки для телефонов
  • (включая переносные), веревка 10м, скотч двухсторонний, степлер, батарейки для микрофонов, прозрачные файлы, ноутбуки на Win и Mac с возможностью работать от сети, пустая флешка с большим объемом, печать компании, 5 000 рублей мелкими купюрами для непредвиденных расходов
Хотите быть уверенными в пожарной безопасности вашего мероприятия? Вам кажется, что вы проверили абсолютно все? Знаете ли вы, как самостоятельно провести экспертизу на площадке на предмет угрозы пожара, и какие мелочи нужно учесть? Предлагаем жизненно необходимый Чек-лист по правилам пожарной безопасности

В день мероприятия:

  • Разместить указатели, баннеры на площадке
  • Обеспечить бесперебойную работу и следование программе
  • Подписать командировочным документы
  • Подписать акты приемки-сдачи работ для иногородних
  • Улыбаться

В течение недели после мероприятия:

  • Выслать благодарственные письма спикерам, партнерам, площадке, спонсорам
  • Подготовить пост-релиз для СМИ
  • Убедиться, что все баннеры и стойки вернули владельцам
  • Совершить все окончательные финансовые расчеты с контрагентами и подрядчиками
  • Подписать все закрывающие документы для бухгалтерии
  • Отправить экземпляры бухгалтерских документов контрагентам
  • Письменно провести анализ мероприятия (+/-)
  • Собрать отзывы и обратную связь в один файл
  • Вернуть все вещи-потеряшки хозяевам
  • Сформировать итоговую папку отчета (на компьютере и в виде бумажной папки)
Наши новости

Все самые интересные новости, лайфхаки, чек-листы, полезные советы, календарь интересных событий из мира ивента - читайте в нашей еженедельной рассылке ньюслеттера.

Мы не рассылаем спам, не продаем базу, не делаем рекламных рассылок. Мы уважаем наших читателей. Это наши правила.

Присоединяйтесь к нам! И кстати, после подписки вас ждет еще один секретный чек-лист!

Фото на превью
Oleg Nabedo
Khorne bloodletters


26.06.2015

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности