7 ошибок организаторов при работе с площадкой
После десятка проведённых конференций кажется, что все подводные камни уже известны, список вопросов менеджерам площадки отлетает от зубов, а помощники не нужны. Однако на самом мероприятии всё равно «едет» тайминг, участники уходят с перерыва и жалуются на то, что форс-мажоры решаются чересчур долго. Руководитель конгрессного центра «ПетроКонгресс» Александр Островский рассказал Event LIVE, какие ошибки чаще всего допускают организаторы мероприятий в работе с площадкой, и как наладить коммуникацию, чтобы событие прошло без проблем.
Более широкие проходы, бóльшее расстояние между стульями будут особенно важны после окончания карантинных мероприятий, ведь теперь личное пространство и социальная дистанция надолго выйдут на первые роли.
А кроме того, в просторных пространствах меньше нагрузки на системы вентиляции и кондиционирования, что создаёт более комфортную рабочую обстановку.
2. Безразлично относятся к вопросам экологии
Заранее побеспокойтесь о соответствии площадки современным этическим и экологическим требованиям. Энергосбережение и энергоэффективность, раздельный сбор мусора, безотходный подход, использование эко-материалов – на всё это стоит обратить внимание при выборе, а потом грамотно использовать в позиционировании вашего мероприятия. Есть и такие заказчики, для которых эко-подход площадки не преимущество, а необходимое условие. В конгрессном центре «ПетроКонгресс» мы уделяем огромное внимание экологичности: проводим периодический экологический аудит, используем раздельный сбор мусора и минимизируем количество используемых одноразовых пластиковых предметов, эффективно используем ресурсы. Кстати, в 2019 году мы обновляли площадку: при ремонте использовались только материалы, имеющие соответствующие сертификаты экологической безопасности.
3. Планируют кейтеринг отдельно от площадки
Как правило, на мероприятии достаточно провести два-три кофе-брейка – это даст участникам мероприятия возможность немного отдохнуть и пообщаться. Помните, что посетители могут не вернуться на мероприятие, если в перерывы на отдых и питание вы отпустите их с площадки. Собственная кейтеринговая служба площадки способна оперативнее отреагировать на изменения технического задания. Лучше всего, когда площадка предоставляет менеджера по кейтерингу, такой сотрудник знает много хитростей и поможет при организации рассадки и проработке меню. Например, он точно не посоветует подавать на обед суп при фуршетной рассадке и печенья из слоёного теста на кофе-брейк, ведь галстуки и бейджи на ланьярде имеют неприятное свойство часто попадать в тарелку, а печенье – крошиться на костюмы.
Стоит ответственно подойти к выбору не только меню, но и мебели для питания. Фуршетные столы без стульев подойдут для коротких кофе-брейков или тогда, когда на питание люди приходят волнами. Также этот вариант подходит, когда площадь зала для питания не позволяет поставить количество столов, достаточное для одновременного питания всех участников (пока последние отстоят в очереди на шведский стол, первые уже освободят свои места).
Кстати, мы писали о пяти трендах кейтеринга
4. Недостаточно ответственно подходят к формулировке ТЗ
Как можно более чётко и подробно передавайте заявку площадке. Чем больше информации вы передадите, тем меньше потратите нервов в день мероприятия. Рассадка, тайминг, тематика мероприятия, печатные материалы, информация для навигации – гораздо лучше будет, если все эти данные вы продумаете и отправите заранее.
У площадки есть установленные формы передачи данных от клиента? Не пренебрегайте ими и не шлите менеджерам письма в свободной форме. Но, конечно же, это не снимает с вас обязанности приехать заранее и всё ещё раз проверить на месте.
5. Не используют весь потенциал площадки
«А что так можно было?!» – очень частый вопрос со стороны организаторов. Внимательно изучите оферту площадки, ведь, возможно, в их арсенале есть именно то, что нужно вам для идеального ивента. Обязательно уточните у менеджера по продажам или иного ответственного лица, что входит в стоимость зала, какие бонусы вам положены, есть ли у площадки программа лояльности – это позволит немного сэкономить и качественнее провести мероприятие.
6. Пренебрегают обсуждениями логистики
На практике очень часто бывает так, что после тяжелого рабочего дня в девять часов вечера, сидя дома в удобном кресле, слышишь телефонный звонок, и голос в трубке радостно сообщает: «Здравствуйте, это курьер, у меня груз от компании Х, принимайте». А ещё бывает так, что требование о вывозе оборудование с площадки разбивается о необходимость дождаться окончания параллельного мероприятия, чтобы не пересекать потоки. Заранее позаботьтесь и обсудите с представителем площадки такие моменты, как завоз оборудования и материалов, заезд участников, логистику мероприятия.
7. Забывают уточнить алгоритмы взаимодействия
Техническое обеспечение, вопросы по мебели и навигации, питание, дополнительный заказ – за всё это могут отвечать разные люди. Есть ли у площадки «одно окно», или по каждому разделу вопросов свой ответственный? Не удлиняйте цепочку и не пытайтесь играть в испорченный телефон, всё это не ускорит решение вашего вопроса. У площадки точно есть отлаженные алгоритмы взаимодействия, не забудьте уточнить это. Например, в конгрессном центре «ПетроКонгресс» два отдела. Отдел продаж осуществляет всю предварительную работу, например, составляет техническое задание, оформляет бухгалтерские документы и решает подобные задачи. Отдел проведения включает в себя технических специалистов, обеспечивающих заезд, монтаж, проведение мероприятия, выезд, работу оборудования и многое другое. Перед началом мероприятия организатору выдаётся памятка, в которой указаны все номера телефонов для быстрого решения соответствующих вопросов.
Кстати, мы рассказывали о том, как сформировать ТЗ для технического подрядчика
Конгрессный центр «ПетроКонгресс» уже 10 лет проводит мероприятия различных форматов и направлений: от сопутствующих мероприятий APEC до бизнес-тренингов, от заседания Всемирного алмазного совета до медицинских форумов и обучений. Конгрессный центр за этот долгий период принял более 3 000 мероприятий не только делового, но и развлекательного и благотворительного характера. Мы всегда рады видеть вас в нашем центре!
Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: КЦ «ПетроКонгресс». Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.
27.05.2020
