Когда что-то пошло не так: решения ивент фейлов от участников Baltic Event Industry Club

У ведущего температура, и он не придёт. Кейтеринг привёз не те столы и рассадка ломается. В программе звёзды и крутые эксперты, а билеты не продаются. Аудитория хочет спикера от известного бренда, а тот не знает, что рассказать. Как обойтись без факапов и все-таки провести ивент успешно, если всё летит в тартарары, рассказала директор ассоциации агентств Балтийского региона Baltic Event Industry Club, основатель Baltic Nordic Event Forum, Мария Кириллова.

Мария Кириллова,
директор ассоциации агентств Балтийского региона Baltic Event Industry Club, основатель Baltic Nordic Event Forum

О том «Как сделать хорошо» написаны миллионы статей. В лучшем случае их пишут те, кто понимает: сделать успешное мероприятие для всех невозможно. Любой ивент – это целый калейдоскоп участников и мнений: заказчики, партнеры, аудитория, своя команда, результат. Наше самое успешное мероприятие было самым ужасным для заказчика и для аудитории. Как так вышло? Все просто: вопрос в том, как вы измеряете успех. О четком измерении степени успеха или провала никто никогда не говорит, и вряд ли кто-то готов выделить на это дополнительный бюджет. Потому (и не только потому) случается, что для кого-то все выглядит феерично, а для кого-то ужасно.

Что делать, если спикер не продаётся?

Спикеры – это самая большая боль любого организатора. Если вы приглашаете звезду, то должны точно понимать, что вы её продадите. Если вы приглашаете эксперта, то должны потратить неимоверное количество усилий, чтобы доказать всем, что это очень классный эксперт и точно принесет пользу. И вот вы где-то между экспертом и звездой, а билеты не продаются. Никак, и все.

Как мы решали проблему:

Отменяли мероприятие. Сильно жалели потом об этом, потому что лучше не собрать людей и уйти в минус, но доказать собравшимся, что они не зря пришли. И надеяться на будущих амбассадоров.

Мы все иногда признавались: спикеры не так важны, как тусовка, которая будет на мероприятии. Я до сих пор говорю это в частных беседах: мы продаем не только спикеров, мы продаем community, которая там будет. Именно поэтому всегда стоит публиковать списки участников.

Что делать, если подставляют партнёры?

Это ещё одна боль, потому что тут человеческий фактор срабатывает, как никогда часто. Самыми страшными людьми могут оказаться именно партнеры, именно они могут подставить вас «на месте».

Даже если вы работаете за деньги, все равно партнёры – это то поле, которое вы не можете контролировать на все 100%. Очень важно доверять и почти дружить с партнерами, иметь общую цель, прозрачно договариваться на берегу, иначе вас подставят. А если это произойдет, аудитория и заказчики не будут разбираться, кто виноват – это останется вашим проколом.

Мы собрали все самые серьезные факапы членов BEIC за прошедший год. Вот некоторые из них:

• Кейтеринг: «К сожалению, мы не сможем обслуживать ваше мероприятие послезавтра. Мы поняли, что этот бюджет не позволяет нам показать себя с лучшей стороны».

Решение: мы заказали стрит-фуд и поменяли весь концепт еды с любимыми и надежными декораторами за одну ночь. Получилось не на «отлично», но лучше, чем поднимать бюджет предыдущим ребятам.

• Кейтеринг: «Мы привезли немного другие столы, и теперь нужное вам количество не помещается в зал. Может, поменяем рассадку?»

Решение: Скандалить с кейтерингом часто бесполезно, они в принципе самые услужливые партнеры. Так что остаётся взывать к их богам, отвечать, что все было измерено 155 раз, и вам нужно оговоренное число столов и ни одним меньше. Скорее всего, у вас будет столько столов, сколько вы запрашивали. Хотя мы однажды сидели за столами пяти разных видов. Это было странно, ведущий довольно мило обыграл ситуацию. А если вы доверяете ведущему, то это очень многое.

• Ведущий: «Извините, что подставляю, но завтра меня не будет. У меня температура».

Решение: мероприятие провел директор одного из наших агентств. Найти другого ведущего сейчас несложно, но всегда лучше ставить кого-то из своей команды, главное, чтобы у него был опыт в этом деле.

• Президент Жюри премии: «Да, я понимаю, что вы меня очень ждёте, и что на меня пресса придет, но я никак не смогу приехать на следующей неделе. У меня неожиданное внутреннее собрание, там будет CEO, и я не могу приехать».

Решение: мы попросили другого члена жюри стать президентом. 70% журналистов не пришли, зато мы выбрали очень хорошего спикера и получили прекрасные статьи. Даже если вы точно в чем-то проиграете, подумайте, где вы сможете выиграть?

• Техническое обеспечение: «Это невозможно, у нас нет таких приборов. Это невозможно, у них нет таких условий для подключения. Это невозможно, потому что они постоянно ходят перед колонками. Это невозможно, потому что он ещё не подключил экран. Это невозможно, потому что это всё так не работает. Это невозможно, потому что нет такой мощности. Это невозможно, у меня этого не было в ТЗ» – вариации бесконечны.

Решение: найти технического директора и бить. Если серьезно, то, чтобы этого не произошло, надо ездить на площадку по несколько раз, и все оговаривать заранее. А на месте выкручиваться, как можете. А уже потом – найти технического директора и – бить. Но, честно говоря, мы так никогда не делаем :)

Так как договориться с заказчиком?

Сложно говорить о клиентах, потому что за каждым из них стоит живой человек, и, как правило, у него есть свое начальство. Скорее всего, гонца не убьют, а вот вы точно лишитесь бюджета или приглашения в тендер.

Я не буду писать всякие смешные истории типа странных комментариев, урезания бюджета постфактум, оплаты полгода спустя. Я просто могу сказать, что самое главное с заказчиком – это определить критерии измерения успеха. Если подразумевается лояльность работников – это одно, если охват – это другое. Если необходимо, чтобы событие взяло призы за «лучший ивент всех времен и народов» на отраслевых премиях – это третье. Вы значительно облегчите себе жизнь, если наверняка знаете, что ваше мероприятие должно завоевать минимум 6 международных наград, или что оно должно принести узнаваемость. Не бойтесь говорить о том, как можно измерить успех. И не бойтесь приглашать на совещание тех, кому вы доверяете.

Что же за этим следует?

Мы ежегодно проводим форум, который собирает игроков индустрии в Северной Европе. Мы стараемся приглашать тех, кто имеет влияние и думает о развитии. Мы обсуждаем, очень часто ругаемся и бредим неким общим знаменателем успеха в нашей ассоциации. И будем говорить об этом 22 апреля в Стокгольме. Наш главный успех – это вы, те, кто приезжает и те, кто обзаводится новыми контактами, связями, партнерами.

Мы будем рады, если вы будете готовы спорить, отстаивать, удивляться, вдохновляться и выходить на сцену для конкуренции с лучшими агентствами за приз Amber Event Awards.

Будьте с нами в Стокгольме 22 апреля.

And we will rock.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE членами Северно-Европейской ассоциации ивент агенств Baltic Event Industry Club. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: официальное сообщество Baltic-NordicEventForumв Facebook. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.