Планируй, как профессионал: как работает над деловой программой президент MPI Belgium

О вреде откровенно рекламных выступлений и монотонных речей спикеров давно известно каждому программному директору. Но о чём еще стоит помнить, формируя line-up? И как подходят к этому процессу в международной практике? Важные аспекты в работе со спикерами для портала Event LIVE освещает Элина Ютелите, президент Meeting Professional International (MPI) Belgium.

При разработке программ и привлечении спикеров, программные менеджеры должны держать в голове два основных аспекта. Во-первых, как удивить публику? Во-вторых, как обеспечить личный уникальный опыт для каждого участника?

Элина Ютелите,
консультант, президент MPI Belgium, основательница виртуального бюро ивент менеджмента и маркетинга Endo Exo

Фестивализируй

Световое шоу, артисты, музыка, приятная компания – всё это приносит эмоции и адреналин, то, что мы ценим в фестивалях. Также на фестивалях посетители часто сами влияют на программу, выстраивают агенду посещения, выбирают артистов, которых хотели бы услышать, желаемые еду и напитки. Черты этого формата постепенно появляется и на конференциях – так работает тренд на фестивализацию.

У фестивализации нет конкретной формулы. Мы внедряли разные идеи, чтобы обеспечить те самые фестивальные вибрации на деловых мероприятиях. Например, его можно добиться тем, как вы анонсируете спикеров. А еще – обеспечить возможность личного взаимодействия со спикерами во время конференции.

Помните, что у вас обязательно должны быть хедлайнеры. При этом хедлайнерами могут быть не только люди, как на фестивале – известные мотивационные спикеры и отраслевые эксперты, но и темы. Последний вариант актуален, если бюджет мероприятия не позволяет привлечь дорогих звездных спикеров.

Спикер на службе customer journey

Одностороннее преподнесение информации спикерами – это пережитки прошлого. Школьные уроки, университетские лекции, пленарные заседания – всё это не вызывает особого энтузиазма, ведь слушатель не взаимодействует со спикером. Важно продумать программу таким образом, чтобы у ваших участников данная возможность была. Это не отрицает необходимости главных презентаций-хедлайнеров, они всегда будут. Обязательно включайте сессии, форматом которых будут обсуждения, а не просто вопросы-ответы после презентаций. Таким образом, вы сформируете персональный опыт для ваших участников.

Формат обсуждений может быть абсолютно разным, существует, как минимум, десять способов, помогающих выстроить дискуссию в группах.

Прежде чем начать составление программы, важно помнить, что перед коммерческими и некоммерческими мероприятиями стоят разные цели, и поэтому отбор спикеров должен происходить по-разному.

Проанализируйте, кто ваш клиент? В какой отрасли он работает? Откуда приедет на мероприятие? Сколько человек в его компании, какой у нее оборот? Это новичок? Опытный пользователь? Амбассадор? Проанализируйте его «больные места» во взаимодействии с вашим продуктом. Требуется ли новичку дополнительный тренинг? Какие проблемы появляются у опытного пользователя? Как перевести его из пользователя в амбассадора, чтобы он активно промоутировал вашу компанию?

Обязательно включайте сессии, форматом которых будут обсуждения, а не просто вопросы-ответы после презентаций

Проведите воркшопы для новичков как отдельные ивенты или вебинары, или включите их в программу вашей годовой конференции, если вы хотите, чтобы участниками стали эти клиенты. Или структурируйте вашу программу таким образом, чтобы включить все категории клиентов и затронуть их насущные задачи.

Контракт и кодекс поведения

Заключать контракт со спикером необходимо в любом случае, разве что если это не ваш штатный сотрудник. В соглашении описывают нюансы интеллектуальной собственности на презентованные материалы, какие материалы спикер может презентовать, а какие нет, даёт ли спикер разрешение на видео и фотосъемку, распространение информации о спикере и его презентации и пр.

Поверьте, лучше заранее обсудить условия сотрудничества со спикерами до того, как вы начнете анонсировать презентацию. Бывает, что спикер категорически против, чтобы его информация была на сайте мероприятия или где-то еще в интернете.

В корпоративной среде так же всё чаще и чаще появляются требования о наличии «Code of Conduct» – так называемом Кодексе поведения, который касается как спикеров, так и организаторов, спонсоров и волонтеров. В моей практике были случаи, когда спикер отказывался участвовать в конференции, потому что у организатора не было этого Кодекса.

Кодекс поведения – это часть тенденции на инклюзивность мероприятий. Его соблюдение обеспечивает такие условия проведения и участия в ивентах, которые не приемлют дискриминаций участников по половому, расовому, этническому, религиозному признаку, притеснений из-за возраста, сексуальной ориентации, инвалидности, внешнего вида и др.

Что это означает на практике? Организатор составляет и публикует такой Кодекс поведения на сайте мероприятия. Кодекс должен позволять любому участнику заявить о нарушении оговорённых в нём правил. Какие меры предпримет в этом случае организатор – это уже отдельный разговор. Как правило, участники, которые повели себя некорректно, должны как минимум покинуть мероприятие.

Что может послужить нарушением Кодекса? Из реальных примеров: на одном мероприятии спикер неудачно пошутил про женщин в отрасли, в которой он работает. Этот инцидент получил большую огласку в прессе. Да и социальные сети помогли информации распространиться как никогда быстро. Как результат, организатору пришлось публично извиняться и бойкотировать спикера.

Другим примером нарушения Кодекса может стать неравномерное распределение мужчин и женщин в спикерском составе или отказ выступать на вашей сцене представителю какого-либо из меньшинств.

Насколько это реально для российской действительности на данный момент, сложно сказать. Но очень хочется надеяться, что инклюзивность как тренд будет проявляться всё ярче и ярче.

Бывает, что спикер категорически против делиться материалами своей презентации в интернете

Часто в Кодексе указывают необходимость гендерного баланса в спикерском составе

4. Брифинг спикеров

Этот этап является важнейшим при подготовке мероприятия. В нашей практике бриф – это многостраничный документ, который разъясняет все области сотрудничества.

Вот некоторые must-have для брифа спикера:

• Описание аудитории, возраст, индустрия, профессия – вам будет несложно упомянуть всю эту информацию, если вы собрали статистику с прошлых мероприятий или определили своего идеального клиента, а значит и участника мероприятия, как мы обсудили выше.
• Место и время проведения, продолжительность презентаций, размер зала, количество ожидаемых гостей и техническое обеспечение.
• Дедлайны по предоставлению дополнительных материалов, если требуется.
• Требования к слайдам (мы также включаем рекомендации по шрифтам и их размеру, в зависимости от того, где проходит конференция).
• Если вы не подписали контракт, упомяните о своих планах вести фото и видеосъемку на сессии, а также дедлайн, до которого спикер должен вам сообщить, если он против этого. Хорошо, если спикер всё-таки подпишет хотя бы брифинг, если он не подписал контракт.
• День репетиции или dry-run

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото Flickr . Бесплатно для личного и коммерческого использования. Не требуется атрибуции. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям