Планируй, как профессионал: как работает над деловой программой президент MPI Belgium

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


О вреде откровенно рекламных выступлений и монотонных речей спикеров давно известно каждому программному директору. Но о чём еще стоит помнить, формируя line-up? И как подходят к этому процессу в международной практике? Важные аспекты в работе со спикерами для портала Event LIVE освещает Элина Ютелите, президент Meeting Professional International (MPI) Belgium.

При разработке программ и привлечении спикеров, программные менеджеры должны держать в голове два основных аспекта. Во-первых, как удивить публику? Во-вторых, как обеспечить личный уникальный опыт для каждого участника?

Speaker

Элина Ютелите,
консультант, президент MPI Belgium, основательница виртуального бюро ивент менеджмента и маркетинга Endo Exo

Фестивализируй

Световое шоу, артисты, музыка, приятная компания – всё это приносит эмоции и адреналин, то, что мы ценим в фестивалях. Также на фестивалях посетители часто сами влияют на программу, выстраивают агенду посещения, выбирают артистов, которых хотели бы услышать, желаемые еду и напитки. Черты этого формата постепенно появляется и на конференциях – так работает тренд на фестивализацию.

У фестивализации нет конкретной формулы. Мы внедряли разные идеи, чтобы обеспечить те самые фестивальные вибрации на деловых мероприятиях. Например, его можно добиться тем, как вы анонсируете спикеров. А еще – обеспечить возможность личного взаимодействия со спикерами во время конференции.

Помните, что у вас обязательно должны быть хедлайнеры. При этом хедлайнерами могут быть не только люди, как на фестивале – известные мотивационные спикеры и отраслевые эксперты, но и темы. Последний вариант актуален, если бюджет мероприятия не позволяет привлечь дорогих звездных спикеров.

Спикер на службе customer journey

Одностороннее преподнесение информации спикерами – это пережитки прошлого. Школьные уроки, университетские лекции, пленарные заседания – всё это не вызывает особого энтузиазма, ведь слушатель не взаимодействует со спикером. Важно продумать программу таким образом, чтобы у ваших участников данная возможность была. Это не отрицает необходимости главных презентаций-хедлайнеров, они всегда будут. Обязательно включайте сессии, форматом которых будут обсуждения, а не просто вопросы-ответы после презентаций. Таким образом, вы сформируете персональный опыт для ваших участников.

Формат обсуждений может быть абсолютно разным, существует, как минимум, десять способов, помогающих выстроить дискуссию в группах.

Прежде чем начать составление программы, важно помнить, что перед коммерческими и некоммерческими мероприятиями стоят разные цели, и поэтому отбор спикеров должен происходить по-разному.

Проанализируйте, кто ваш клиент? В какой отрасли он работает? Откуда приедет на мероприятие? Сколько человек в его компании, какой у нее оборот? Это новичок? Опытный пользователь? Амбассадор? Проанализируйте его «больные места» во взаимодействии с вашим продуктом. Требуется ли новичку дополнительный тренинг? Какие проблемы появляются у опытного пользователя? Как перевести его из пользователя в амбассадора, чтобы он активно промоутировал вашу компанию?

Photo
Photo
Обязательно включайте сессии, форматом которых будут обсуждения, а не просто вопросы-ответы после презентаций

Как только вы определили, кто ваш клиент и какие задачи стоят перед ним, вы сможете наметить покупательскую траекторию (customer journey), то есть путь, который проходит клиент от возникновения потребности в ваших услугах/товаре до момента покупки или превращения в фаната бренда. Другими словами, вы будете понимать, где потенциально клиент будет находиться через промежуток времени.

Стратегия вашего ивента будет нацелена на то, чтобы довести участника по этой траектории в точку, которая обеспечит желаемые бизнес-результаты. Например, увеличение продаж или количества рекомендаций, или более продвинутое пользование продуктом. Соответственно деловые программы для ваших мероприятий вы станете создавать с этой целью.

Проведите воркшопы для новичков как отдельные ивенты или вебинары, или включите их в программу вашей годовой конференции, если вы хотите, чтобы участниками стали эти клиенты. Или структурируйте вашу программу таким образом, чтобы включить все категории клиентов и затронуть их насущные задачи.

Контракт и кодекс поведения

Заключать контракт со спикером необходимо в любом случае, разве что если это не ваш штатный сотрудник. В соглашении описывают нюансы интеллектуальной собственности на презентованные материалы, какие материалы спикер может презентовать, а какие нет, даёт ли спикер разрешение на видео и фотосъемку, распространение информации о спикере и его презентации и пр.

Поверьте, лучше заранее обсудить условия сотрудничества со спикерами до того, как вы начнете анонсировать презентацию. Бывает, что спикер категорически против, чтобы его информация была на сайте мероприятия или где-то еще в интернете.

В корпоративной среде так же всё чаще и чаще появляются требования о наличии «Code of Conduct» – так называемом Кодексе поведения, который касается как спикеров, так и организаторов, спонсоров и волонтеров. В моей практике были случаи, когда спикер отказывался участвовать в конференции, потому что у организатора не было этого Кодекса.

Кодекс поведения – это часть тенденции на инклюзивность мероприятий. Его соблюдение обеспечивает такие условия проведения и участия в ивентах, которые не приемлют дискриминаций участников по половому, расовому, этническому, религиозному признаку, притеснений из-за возраста, сексуальной ориентации, инвалидности, внешнего вида и др.

Что это означает на практике? Организатор составляет и публикует такой Кодекс поведения на сайте мероприятия. Кодекс должен позволять любому участнику заявить о нарушении оговорённых в нём правил. Какие меры предпримет в этом случае организатор – это уже отдельный разговор. Как правило, участники, которые повели себя некорректно, должны как минимум покинуть мероприятие.

Что может послужить нарушением Кодекса? Из реальных примеров: на одном мероприятии спикер неудачно пошутил про женщин в отрасли, в которой он работает. Этот инцидент получил большую огласку в прессе. Да и социальные сети помогли информации распространиться как никогда быстро. Как результат, организатору пришлось публично извиняться и бойкотировать спикера.

Другим примером нарушения Кодекса может стать неравномерное распределение мужчин и женщин в спикерском составе или отказ выступать на вашей сцене представителю какого-либо из меньшинств.

Насколько это реально для российской действительности на данный момент, сложно сказать. Но очень хочется надеяться, что инклюзивность как тренд будет проявляться всё ярче и ярче.

Photo Бывает, что спикер категорически против делиться материалами своей презентации в интернете
Photo Часто в Кодексе указывают необходимость гендерного баланса в спикерском составе

4. Брифинг спикеров

Этот этап является важнейшим при подготовке мероприятия. В нашей практике бриф – это многостраничный документ, который разъясняет все области сотрудничества.

Вот некоторые must-have для брифа спикера:

  • Описание аудитории, возраст, индустрия, профессия – вам будет несложно упомянуть всю эту информацию, если вы собрали статистику с прошлых мероприятий или определили своего идеального клиента, а значит и участника мероприятия, как мы обсудили выше.
  • Место и время проведения, продолжительность презентаций, размер зала, количество ожидаемых гостей и техническое обеспечение.
  • Дедлайны по предоставлению дополнительных материалов, если требуется.
  • Требования к слайдам (мы также включаем рекомендации по шрифтам и их размеру, в зависимости от того, где проходит конференция).
  • Если вы не подписали контракт, упомяните о своих планах вести фото и видеосъемку на сессии, а также дедлайн, до которого спикер должен вам сообщить, если он против этого. Хорошо, если спикер всё-таки подпишет хотя бы брифинг, если он не подписал контракт.
  • День репетиции или dry-run

Отнеситесь с серьезностью к позиционированию ваших ивентов – это самый верный способ стать заметным и узнаваемым. Стратегический подход к планированию мероприятий и программ, а также ивент брендинг поможет вам выиграть в конкурентной борьбе. При планировании и работе со спикерами, подготовьте ваши инструменты: контракты, брифы, список вводных вопросов – это повысит качество работы со спикерами, а также облегчит административные моменты.


06.02.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент как бизнес интерактив кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды управление впечатлениями устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности