Как построить взаимовыгодные и долгосрочные отношения со звёздами?

Допустим, на завтрашнее мероприятие вам нужна известная рок-группа из шести человек. У вас есть площадка 3x2 метра, один гостиничный номер и совсем нет времени читать райдер – разбираемся, что не так в этом наборе, и как правильно бронировать звёзд, чтобы успешно работать и дружить с ними в будущем.

Екатерина Андреева,
Концертная Компания КИТ

Организация корпоративных мероприятий с выступлением звезд — один из показателей «уровня» ивент агентства и его конкурентоспособности на рынке. В то же время работа с крупными артистами повышает бюджет мероприятия и увеличивает риски, которые берет на себя организатор. Букинг звезд требует системного подхода.

Выполнение обязательств формирует репутацию

Основное предостережение: в переговорах о выступлении нужно помнить об этике букинга. Если вы попросили уступки у представителя звезды, детально обговорили с ним предложенные вами условия, заверили в их выполнимости, и артист пошёл на это, последующий отказ от сотрудничества повлечет ваши репутационные потери. Выступления планируются заранее и освобождение даты под ваше мероприятие может означать отмену участия в гастролях и других выступлениях, видео- и телевизионных съемках, фотосъемках, интервью.

Организатор несёт обязательства перед артистом по выполнению технического и бытового райдера. Любые отступления от него требуют согласования с представителем звезды. В противном случае, невыполнение райдера может стать причиной отмены выступления артиста без возврата предоплаты.

Периодически артисты рассказывают нам, как организаторы пытаются внести изменения в программу, не зная её и материал в целом. Или предлагают всей гастрольной группе заселиться в один номер в целях экономии, несмотря на райдер и предварительные согласования.

В дальнейшем портфолио, где отражён опыт работы со звездами, сформируют репутацию организатора. Хорошие отзывы об ивент агентстве от артиста или продюсерского центра — это показатель высокого уровня профессионализма.

Фото из открытых источников

Важно делать запрос заранее и предоставлять всю информацию

В дни новогодних корпоративов и общероссийских праздников популярные артисты получают десятки, а то и сотни звонков. Иногда представитель звезды может получить более 10 запросов на одно и то же мероприятие от разных ивент агентств. Поэтому, букируя звёзд для корпоративных мероприятий, важно иметь достаточно времени для переговоров и делать запрос заранее. Активный, предусмотрительный, но тактичный подход работает лучше всего.

Важно предоставить полную информацию для букинга артиста:

• Дату выступления;
• Тип мероприятия (открытое или закрытое)
• Город;
• Площадку, размер сцены;
• Тайминг (время выхода на сцену и продолжительность выступления);
• Тип заказчика;
• Количество гостей;
• Формат мероприятия (концерт, банкет, фуршет, выездное мероприятие и так далее);
• Программу и формат выступления (сольно, с группой, с шоу-балетом)

Эти параметры необходимы представителю артиста для того, чтобы определить размер гонорара и саму возможность организовать выступление. Ключевую роль в этих вопросах играет тип мероприятия – открытое или закрытое. Дата, город и тайминг – не менее важные факторы, так как время артиста физически ограничено. В зависимости от того, насколько заблаговременно сделан запрос, количество доступных артистов меняется в разы.

Площадка и количество зрителей больше всего влияют на букинг афишных выступлений, но запрашиваются и для корпоративных мероприятий. Эта информация позволяет представителю артиста составить полную картину, если остальные вводные получены не полностью. Например, размер сцены критичен для определения формата выступления, завязанного на количество человек в шоу. Если сольно артист не выступает, то компактная сцена может стать причиной отказа. В нашей практике регулярно бывают запросы на топовых звезд для площадок с небольшой сценой размером 3 x 2 метра. Это осложняет букинг, но иногда решается организатором либо путем достраивания сцены, либо сменой площадки.

В практике букинга значительный объём работы сосредоточен на географии, например, регионах со сложной транспортной доступностью, где есть спрос на звезд, но на ожидание рейсов и дорогу тратится дополнительный день, а то и больше.

Фото из открытых источников

О переговорах – до ивента и на площадке

Даже когда выступление артиста подтверждено договором, переговорный процесс не заканчивается. Все предварительные согласования по выполнению технического и бытового райдера необходимо проводить до оплаты соответствующих расходов. Технический райдер содержит требования по звуку, свету, сцене, спецэффектам и так далее. Бытовой включает в себя трансфер, размещение, питание, наполнение гримерной комнаты, охрану. Почти всегда есть возможность оптимизировать какие-то детали в райдере, для этого ивент агентству нужно заранее внимательно его изучить.

У некоторых топовых артистов в райдере есть пункты, специально рассчитанные на вопросы от организатора, наподобие нашествия инопланетян. Таким образом, представитель звезды проверяет, изучен ли документ, и сам стимулирует процесс обсуждения. На любом проекте мы согласовываем замены по райдеру, и артисты знают, что их требования детально проработаны.

После проведения согласований важно контролировать выполнение дедлайнов: вовремя предоставить артисту авиабилеты, забронировать отель в сроки, установленные договором или райдером.

Работа в день мероприятия на площадке и готовность искать решения – это ключевой показатель профессионализма организатора. Максимальная вовлеченность в проект и скорость реакции также работает на построение отношений. Довольно распространена ситуация, когда в связи с занятостью звезды на других площадках, возникает необходимость скорректировать время выхода на сцену, обычно в рамках заранее согласованного промежутка. Если организатор просчитывает возможные перестановки в тайминге заранее, уточняет расписание артиста до и после своего мероприятия и закладывает порядка 40 минут на непредвиденные изменения, такая подстройка не принесёт проблем, и укрепит сотрудничество.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото превью: Концертная Компания КИТ, pixabay.com CC0 Public Domain. Бесплатно для личного и коммерческого использования. Не требуется атрибуции. Фото в материале: из открытых источников. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям