Duty of care: как и от чего организатор должен защитить участников мероприятий
Долг по защите или стандарт по защите - равноценные понятия. Но Duty of care трактуют несколько ошибочно – это не столько долг, сколько обязанности по защите. Имеется в виду обязанность людей или организаций, устанавливающих с другими особые отношения, защищать их от возможного ущерба и вреда. Особые отношения – это практически любое взаимодействие бизнеса и клиента, к примеру, они устанавливаются между автобусной компанией и пассажиром, владельцем гостиницы и постояльцем, владельцами бизнеса, клиентами, хозяевами помещения и так далее. Бренда Риверс, исполнительный директор Andavo Meetings, автор нескольких книг и лекций по безопасности мероприятий, раскрывает секреты подготовки к форс-мажорам и учит предвидеть непредвиденное.
Смотрите в прошлое
Моя компания по организации событий и встреч находится в особых отношениях со своими клиентами, потому что нам платят за поиск отеля, площадки для встречи (как в отеле, так и за его пределами), за организацию активностей на площадке, приглашение компаний к участию и так далее.
Вдобавок ко всему, долг по защите - это дополнения к обязанностям, прописанным в контракте между вашей компанией-организатором встреч и заказчиком. Все понятие Duty of care строится на предсказании, прогнозировании и возможности предотвратить негативные события. Степень вероятности, что произойдет что-то плохое, определенным образом влияет на юридические обязанности сторон в договоре. «Предвидимость» - это степень прогнозируемости событий, вероятность, которая опирается на прошлый опыт. Так, суды при рассмотрении дел в рамках Duty of Care автоматически повышают степень ответственности организатора, если похожие инциденты уже случались в истории региона, площадки, мероприятия. Логика понятна - чем больше в прошлом случалось похожего, тем больше шанс, что это повторится. А значит, вы как организатор должны были это учесть. Как говорится в поговорке, «Прошлое - лучший предсказатель будущего». Хоть конкретные обязанности в рамках долга по защите нельзя применить ко всей индустрии встреч в целом, это не значит, что юридически они не требуются.
Готовьтесь
Поскольку Duty of care напрямую зависит от прецедентов в прошлом, юридические обязанности развиваются и расширяются, чтобы отвечать запросам общества. Например, 11 сентября и другие террористические атаки обострили потребность людей в безопасности и повысили ожидания, что ее обеспечат, а это, в свою очередь, вылилось в расширение стандартов по защите безопасности.
Duty of care с вашей стороны будет зависеть от запланированных активностей, использованных площадок, от состава группы участников и даже от времени года. Но даже при понимании всей широты вариантов можно составить некое руководство по стандартам защиты.
Прежде всего, при выборе площадки ивент организатор должен полностью исследовать дестинацию, в том числе и найти информацию о фактах любых неблагоприятных событий, преступлений и ЧП, случавшихся в этой местности или поблизости, особенно в районе локации вашего события, а также оценить физическую возможность контролировать толпу в случае паники. После нужно проинформировать о результатах исследований представителей площадки, поставщиков и клиента. Такой анализ полезен – вам откроется весь спектр событий, которые несут угрозу жизни и здоровью участников , даст время подобрать альтернативные площадки и стратегии по сведению возможного ущерба к минимуму.
Также в обязанности организатора входит проверка поставщиков. Надо быть уверенными, что они выполнят поставленную задачу на высшем уровне. Обо всех своих исследования и проверках в этом случае тоже надо держать клиента в курсе. Следующее – ивент менеджер должен сам исследовать групповые активности своего мероприятия на стадии отбора или исполнения программы, чтобы избежать возможных травм. (Самому просматривать все выступления, участвовать в квестах и экскурсиях и так далее). Нужные медицинские средства должны быть под рукой, состав экстренного набора формируется в зависимости от специфики активностей на вашем мероприятии.
Реализовать все это может показаться невыполнимым вызовом для компании. Когда все это успеть, когда на организаторе и так слишком много задач, а вокруг слишком много ежедневных угроз? Но проведенная работа не пропадет зря - чувство подстраховки придаст уверенности менеджеру и поможет распределить обязанности внутри команды.
Чтобы подготовиться должным образом, организации придется привлечь все разумные средства оценки рисков события, активизировать все доступные ресурсы, информацию, технологи и, проявить должную осмотрительность, честно предупреждать всех участников события о выявленной потенциальной опасности – от персонала до спонсоров.
Планирование встречи или ивента должно начинаться с оценки уязвимости, чтобы определить уровень потенциального риска. За этим следует процесс поиска
безопасной площадки, отеля, места, целенаправленный отбор проверенных поставщиков, найм службы безопасности, изучение материалов местных правоохранительных органов и организация легкого доступа к медицинской помощи. Эта подготовка должна стать систематической, и включить в себя еще и проработанную коммуникационную стратегию – в случае любого ЧП вы должны быть главным источником информации, особенно в соцсетях, чтобы избежать нагнетания и домыслов.
Топ-12 шагов организатора в рамках Duty of care при планировании мероприятия
- Вовлечь стейкхолдеров мероприятия (ключевые заинтересованные стороны) в процесс разработки схемы управления рисками;
- Оценить уязвимость мероприятия, исходя из его локации, прошлых кризисных явлений;
- Исследовать прогнозируемые сбои, прошлые кризисы, недавние случаи насилия и других преступлений, а также оценить риски за пределами площадки по их потенциальному влиянию на ваше событие (например, если у вас событие в отеле недалеко от стадиона, не мешало бы узнать расписание матчей, чтобы знать, когда толпа болельщиков хлынет на улицу). Когда угрозы обозначены, встретиться с заказчиком или спонсором и рассказать о них;
- Четко изучить политику компании в плане управления рисками, юридических требований к обеспечению безопасности.
- Составить письменный план непредвиденных обстоятельств, куда обязательно включить и коммуникационную стратегию на случай ЧП;
- Изучить протокол безопасности отеля, конгресс-центра, любой площадки, где проходит встреча. Узнать, где ближайшие отделения правоохранительных органов уточнить их контакты, определить и записать контакты управляющего площадкой.
- Оценить уязвимость к кибермошенничеству и прилечь IT-специалиста для разработки экстренного плана реагирования;
- Отрепетировать сценарии действий для пожара, стрельбы, общественных волнений, погодных катастроф и медицинских случаев и других сбоев, которые вполне можно предусмотреть;
- Проинформировать посетителей об экстренных процедурах, потенциальных угрозах, выявленной возможной опасности и маршрутах эвакуации.
- Собрать все необходимые контакты посетителей для экстренной связи;
- Предусмотреть все необходимое для посетителей с инвалидностью их беспрепятственного передвижения, в том числе и эвакуации.
- Устроить разбор полетов после мероприятия. Даже если ничего экстренного не произошло, нужно отметить все шероховатости и отработать их с четом риск-менеджмента.
Гид: как создать плейбук компании по обеспечению безопасности посетителей.
Как сказал Марк Твен, чтобы вырваться вперед, надо хотя бы начать двигаться. Сначала нужно воочию убедиться в степени своей подготовки – обычно слабые места сразу видны.
Оценка уязвимости – это ваше исследование площадки, ревизия имеющихся ресурсов и распределение ответственности каждому члену команды. \
А Кевин Ивамото, известный по своей работе в Meetings Professionals international (MPI), точно выразил всю ситуацию на современном ивент рынке: «В разной степени поставщики и организаторы, конечно, думают о безопасности, но в этой сфере действительно не существует установленных стандартов по Duty of care».
Чек-лист управления рисками на мероприятии
Кто должен быть вовлечен?
- Старшие менеджеры
- Отдел корпоративных коммуникаций
- Юристы
- Отдел кадров
- Финансовый отдел
Основные элементы плейбука
- Актуальное состояние подготовки
- Оценка уязвимости
- Готовые ресурсы и группа реагирования
- Готовый письменный план реагирования на форс-мажор
- Готовый письменный план кризисной коммуникации
- Назначение команды, ответственной за урегулирование кризисных ситуаций
Оценка готовности
По этим вопросам проводится оценка текущего состояния готовности. Ответы на них дают понять, как ваша организация мобилизуется для реакции на кризис, а также помогают сохранить инвестиции и не потерять лишних средств.
- Была ли в организации разработана политика по безопасности, применимая для всех типов встреч и мероприятий?
- Была ли эта политика одобрена и поддержана топ-менеджерами?
- Интегрирована ли эта политика в общую политику организации по замыслу и планированию ивентов?
- Есть у вас написанный плейбук по кризисному менеджменту на мероприятиях компании?
- Обновляется ли этот план каждый раз при новом, непривычном, нестандартном типе событий?
- Прописан ли у вас план кризисных коммуникаций работы с соцсетями?
- Прописаны ли у вас процедуры по защите инвестиций?
- Организован ли у вас оценочный процесс для определения уровня риска на конкретных мероприятиях?
- Знает ли ваша команда действия каждого в случае ЧП, прописана ли логистика каждого члена этой команды?
Кроме «живых людей» и прописанных правил на страже безопасности стоят еще и технологии. Сегодня некоторые из них кажутся фантастическими. Event LIVE рассмотрел самые интересные в статье Берегите бейдж и скрывайте эмоции: новые технологии для безопасности событий.
Опросник для команды
А эти вопросы помогут найти пробелы в подготовке команды, а также выявить то, что вы могли упустить.
- Бывали ли вы а этом мероприятии раньше
- Бывали ли вы на этой же площадке, этой же дестинации?
- Бывали ли вы на похожем событии. на похожей площадке или дестниации? - Знаете ли вы свои роли и зону ответственности в случае кризиса?
- Сталкивались вы ранее с какими-либо сбоями или ЧП при проведении мероприятия?
- Что для вас явилось самым сложным в решении возникших проблем?
- О каком непредвиденном обстоятельстве на вашем событии вы переживаете больше всего?
- По вашему мнению, насколько экипирована ваша компания чтобы справиться с проблемой, есть у в наличии все необходимое?
- Насколько вы уверены в своей способности адекватно отреагировать на ЧП?
- Кто возглавляет группу по ликвидации ЧП, если оно случится?
- По вашему мнению, кого мы могли забыть учесть при планировании антикризисной программы для мероприятия?
Степень уязвимости
Составьте топ-список угроз, наиболее вероятных на вашем мероприятии и распределите их по уровню воздействия, где 1-самый низкий, а 5 – самый высокий:
- погода- ураган, землетрясение шторм, наводнение, буран
- теракт
- стрельба
- внезапная смерть, медицинские проблемы
- пожар
- кража или имущественный ущерб
- массовые беспорядки, акции протеста
- болезни пищевого происхождения, массовые отравления
- эпидемии
- неопознанный предмет, угроза минирования
- отключение воды или электричества, внезапный выход площадки из строя по любой причине
- демонстрации, забастовки,
- кибрпреступления
- оружие на мероприятии
Теперь распределите насколько уязвимо о ваше событие перед этими явлениями, поставьте оценку уязвимости от 1 до 5
- по типу события- инсентив, конференция, тренинг, презентация;
- по типу организации – правительственная, некоммерческая, и т.д;
- размер – по числу участников;
- доступность - открытость для публики;
- по типу площадки – отель, конференц-центр и т.д;
- локация – столица, крупный город, масштабы страны, международное;
- элементы события- активности, в том числе и за пределами площадки- квесты, экскурсии;
- политический климат – гражданские волнении, близость выборов;
- спикеры, випы, развлечения;
- погодные прогнозы;
- история предыдущих ЧП;
- профиль посетителей – возраст, анализ аудитории по группам;
- уровень террористической угрозы;
- уровень незащищенности перед кибермошенниками;
- правила и возможности проноса оружия на мероприятие;
- Другое
Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE, при перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна.
Фото: Алексей Куденко, Игорь Зарембо, Максим Богодвид, Павел Лисицын, Александр Гальперин/ РИА Новости.
15.05.2018
