7 правил работы с бартерными информационными партнерами конференции

Анастасия уже много рассказывала читателям Event LIVE о том, как и над чем работать пиарщику для продвижения конференции. Сегодня мы попросили нашего эксперта сформулировать несколько практических советов о том, как же всё-таки мероприятию правильно взаимодействовать со своими информационными партнерами.

1. Составьте медиа-пакеты, рассчитанные на разные статусы

Например: Генеральный информационный партнер, Информационный партнер, Официальный информационный партнер, Медиа-партнер, Международный информационный партнер, Интернет-партнер и так далее. Не бойтесь фантазировать и выдумывать интересные статусы для СМИ – эксклюзив всегда в почёте.

2. Укажите прямо в тексте пакетов, какое число партнёров может носить один статус

Например, генеральный, официальный и международный – по одному media (а значит, статусы эксклюзивные); информационный –3 партнёра; а Медиа-партнёров может быть хоть 20. Во-первых, так вы заинтересуете крупные СМИ эксклюзивными статусами с большим опционалом, а отраслевые СМИ с удовольствием возьмут статусы со средним и меньшим опционалом.

3. WIN-WIN

Прописывайте в медиа-пакетах для СМИ не только то, что вы хотите получить от издания или информационного портала, но и то, что вы готовы предоставить каждому партнёру согласно его статусу.

4. Рассылайте адресные письма и прикладывайте к ним медиа-пакеты

Пусть все видят в чем разница между генеральным информационным партнером и, скажем, обычным информационным партнером. Так вы не будете получать обидных вопросов из серии «А почему нам вы даёте 3 аккредитации, а им 5?». Избавляйте себя от лишних писем и негатива.

Правила общения с информационными партнёрами по бартеру, когда все соглашения достигнуты:

5. Соблюдайте то, что написано в ваших соглашениях

Следите за соблюдением всех сроков, которые согласованы с партнёром. Помните, что у любого издания есть редактор и производство, и они не обязаны бегать за вами с вашим рекламным модулем только потому, что они ваши партнеры. Уважайте труд коллег.

6. Не спамьте сухими пресс-релизами и анонсами лишь потому, что это информационный партнер.

Помните, что у издания есть своя стилистика, свои читатели и они не обязаны из-за вас страдать и читать банальный бред только потому, что вам лень или некогда. Думайте об аудитории издания/портала, когда отправляете пресс-релиз информационному партнеру.

Информационный фуршет №2: Анастасия Полонская, PR-консультант event-агентства «Режиссерская версия», рассказала читателям Event LIVE о том, как важно пиарщику для продвижения конференции в информационном поле изучать приложения к контрактам со спонсорами и партнерами конференции, исследовать данные по отраслевой аналитике (в статье «Информационный фуршет №2, или PR-рецепты для работы с отделом продаж конференции»).

7. Если возникла кризисная ситуация.

Скажем, у клиентского отдела есть обязательство перед спонсором в размещении логотипа спонсора на рекламном модуле конференции в СМИ и выйти такой модуль должен три раза. При этом реклама уже срочно должна пойти в печать и вас уже не могут ждать, а логотипа ещё нет. Во-первых, не стоит повышать голос на менеджера клиентского отдела и срочно требовать от него логотип. Вы пиарщик, вы всё умеете, а он уже свою работу сделал: он нашел спонсора. Проверьте, вдруг на сайте компании есть логотипы в разделе “пресс-центр” или “для СМИ” (как правило, там всё можно найти). Если же нет, то позвоните в редакцию и узнайте: может быть, логотип есть у них? Это же СМИ, вдруг, правда, есть. Ну и в крайнем случае - звоните в редакцию и извиняйтесь, узнавайте контакт верстальщика на производстве и договаривайтесь о том, что логотип будет в последний момент, но будет. В общем, решайте проблемы, а не опускайте руки.

И главная, пожалуй, самая большая ошибка, которую допускают все организаторы конференций и других деловых мероприятий. Если журналист не потратил деньги для участия в конференции (а он не обязан, у него есть его святая аккредитация), это не значит, что его не нужно приглашать на обед или не давать портфель с материалами конференции. Если формат обеда или вечернего приёма не предполагает участие СМИ из-за статуса спикеров и участников, проводите для СМИ отдельный обед и отдельную вечеринку по случаю закрытия/открытия конференции, но обязательно проводите.

Желаем вам, чтобы ваши деловые мероприятия всегда попадали в мониторинги и дайджесты СМИ!

Анастасия Полонская,
PR-консультант event-агентства «Режиссерская версия», CEO&Founder тренинговой студии «Brave Mind Education» (BME), преподаватель Московского Государственного Университета Путей Сообщения (МИИТ), спикер учебных площадок Москвы (ИГУМО, ИКРа и другие). Анастасия работала с такими клиентами как ОАО «РЖД», Министерство транспорта РФ, Министерство экономического развития РФ, ОАО «Газпром» и другие. На ее счету более 100 проведенных деловых мероприятий

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При цитировании или перепечатке активная ссылка на страницу с публикацией обязательна