Можно и Нельзя при спонсорстве мероприятий

Итак,

Иногда лучше вообще не искать спонсоров

Хотя это может показаться немного контрпродуктивным, есть одна вещь, которую вы всегда должны иметь в виду - иногда вам лучше вообще не искать спонсоров.

Если вы организуете меньшее по масштабу событие, которое, возможно, существенно не уменьшит ваш бюджет, тогда, вероятно, вам лучше не делать дополнительную работу. Спонсорство не такое простое занятие, как некоторые могли бы это заявить. Организация взаимодействия со спонсорами требует немалых усилий вашего персонала. Окупятся ли они? Вам нужно много заниматься дополнительной беготней, чтобы гарантировать, что ваши спонсоры счастливы, и что они вносят свой вклад настолько, насколько вам это необходимо; если вы работаете над малым мероприятием со скромным бюджетом и имеете относительно небольшую команду, то, вероятно, лучше искать альтернативные методы финансирования.

Точно так же на мероприятиях, где крайне важны беспристрастность или нейтралитет (политические съезды, например) - не делайте того, что было бы хорошо для корпоративного спонсорства. Обычно лучше привлечь деньги из бюджета предвыборной кампании или из пожертвований, чтобы финансировать эти события. Если бизнес спонсирует митинг, это несет в себе подтекст, что упомянутый бизнес может оказывать неуместное влияние на событие; а этого вы не можете допустить.

С другой стороны, большинство мероприятий придерживаются позиции извлечь максимальную выгоду от спонсорства, и есть хороший шанс, что ваше мероприятие окажется среди них – просто знайте, что иногда лучше заплатить из своего кармана.

Удостоверьтесь, что ваши спонсоры не только переводят деньги, но и работают над своей активацией

Многие спонсоры, особенно малого бизнеса, имеют тенденцию просто дать деньги и материалы, необходимые для их спонсорства, а затем исчезнуть. Это ошибка, это то, за чем вы, организатор мероприятия, должны следить. Неудачное спонсорство это дорогостоящие инвестиции с очень небольшой компенсацией; это то, что может оставить горький вкус во рту у каждого участника.

И это, в свою очередь, может иметь отрицательный эффект на репутацию мероприятия

“Просто поддержка события не приведет к результатам, если предприниматель не будет готов сделать временные и финансовые инвестиции в активацию спонсорства”, объясняет Синди Вэнегас из Fox Business. “Это означает - создавать возможности для людей, взаимодействующих с брендом. У владельцев бизнеса должно быть терпение и план, как измерить ROI”.

Не позволяйте вашим спонсорам быть неосведомленными. Удостоверьтесь, что они точно понимают, что входит в финансовую поддержку мероприятия, прежде чем переведут деньги. Таким образом, шанс, что они все бросят, и уйдут неудовлетворенными меньше, чем шанс, что они захотят работать с вами в будущем.

Не позволяйте спонсорам доминировать над своим мероприятием

Одна частая ошибка, которую делают многие новички из числа устроителей мероприятий, состоит в том, что они позволяют спонсорам неуместный уровень влияния на их события. Брендинг спонсора виден везде, куда ни посмотри, спонсорская группа доминирует над докладами и презентациями; иногда спонсоры даже заметно управляют направлением и результатом события. Вообще говоря, это не то, что должно происходить – это ваше мероприятие, а они - просто гости.

В то время как важно, чтобы вы дали спонсорам возможность продвинуть себя и их бренд через ваше событие, также жизненно важно, чтобы вы знали, где нужно положить этому предел. Если это ясно не указано в вашем контракте, спонсоры обычно не должны иметь значительного влияния на то, как мероприятием управляют. Они здесь для рекламы или для определения круга потенциальных потребителей, или чтобы улучшить свои отношения с деловыми партнерами; или из-за любого огромного количества других причин (которые мы объясним более подробно ниже).

Они здесь не для того, чтобы организовывать мероприятие - это ваша работа, и вы никогда не должны бояться настаивать на том, чтобы слишком активный, властный и интересующийся процессом управления мероприятия спонсор немного сбавил обороты.

О спонсорских интеграциях в ивент: кейсы с участием Банка Санкт-Петербург, BURO Digital Branding, детей и молодых миллионеров - рассказывает Наталья Жиронкина, REMAR Group http://event-live.ru/node/5539

Ваше мероприятие должно предложить что-то ценное

На эту тему уже написано и сказано очень много, но стоит заострить внимание еще раз. Проще говоря, если вы предлагаете организации спонсировать мероприятие, вы должны дать ей что-то взамен. Чаще всего, это будет возможность продать их бренд, с увеличением охвата аудитории и улучшением репутации.

Однако, это не всегда то, что спонсор хочет получить. В соответствии с Business Case Studies (Исследования экономического обоснования ситуации), на самом деле существует широкий спектр причин, из-за которых организация может стать спонсором:

• Установление связей B2B: многие компании могут спонсировать событие, чтобы усилить их отношения с любой из организаций, участвующих в данном мероприятии. Рассмотрите, кто у вас уже есть; вы сможете приблизиться к их дочерним компаниям для дополнительных возможностей спонсорства.
• Передача ценностей: это близко к понятию "репутации бренда". Бизнес может часто предпочесть спонсировать акцию по сбору средств или благотворительную акцию, чтобы представить конкретный образ для общественности или улучшить имидж, который уже существует.
• Реклама: наиболее распространенная причина для спонсорства мероприятия – это просто реклама - повышение осведомленности о своем бренде. Есть целый ряд способов достижения этой цели, например, фирменные продукты, брошюры, логотипы и т.д.
• Преимущества: если бизнес часто посылает своих сотрудников на конкретную торговую выставку, то в конечном итоге, он может решить начать финансовую поддержку, чтобы обеспечить множество преимуществ для этих людей. Это может включать скидки на билеты, льготные тарифы на отель, а также приоритетный доступ к докладам мероприятия. Кроме того, путем спонсирования крупной выставки в своей отрасли, организация получает конкурентное преимущество, делая заинтересованные стороны счастливее.

Помните, что иногда стоит отказать спонсору. Так бывает.

Даже если вы решили, что вашему мероприятию должно нужны спонсоры, имейте в виду, что не каждый спонсор вам подойдет. Если вы чувствуете, что поддержание отношений с конкретным спонсором не является преимуществом, то тогда вполне приемлемо для вас положить этому конец. В общем, вам, вероятно, было безопаснее бы безопаснее не заключать контракт, если:

• Спонсор предлагает вам невероятно маленькую денежную сумму: вообще говоря, вы должны установить нижний предел на то, сколько денег вы готовы принять; то есть вы должны стремиться получать больше, чем конкретная сумма финансирования от каждого спонсора. Разрабатывая эту цифру, удостоверьтесь, что вы включаете все расходы, связанные со спонсорством – маркетинг, сборы за спонсорство, лицензирование, и т.д. Любой бизнес или группа, которая пытается заплатить вам меньше, чем вам нужно, могут быть безопасно отклонены; вам нужно увеличивать свой бюджет, а не работать в убыток.
• Спонсор работает в отрасли, которая никак не связана с вашей: они, вероятно, добились очень малого, чтобы выиграть от работы с вами, поскольку демографический состав вашего мероприятия, на который они нацелены, будет весьма мал.
• Бренд спонсора сломан: обычно этот термин используется по отношению к бизнесу, реклама которого стала столь отрицательной, чья репутация стала настолько плохой, что большинство людей предпочло бы не поддерживать с ним деловые отношения. Хорошим примером послужит стремление немедленно отгородиться от таких кампаний, как, например, Time Warner и Comcast после их нарушений. Стоит внимательно изучить, что люди говорят о спонсоре, прежде чем вы согласитесь работать с ними. Работа с кем-то, кого презирает ваша аудитория, может привести к печальным последствиям для вашей собственной репутации.
• Спонсор кажется запятнанным или ненадежным: как было сказано ранее, спонсорство - большая работа с обеих сторон. Если организация, с которой вы ведете переговоры как со спонсором, как вам кажется, не отдает себя работе с самого начала, это может стать предупредительным знаком, что вы должны поискать в другом месте.

Спонсорство иногда действительно может быть сложным – но оно не обязано таким быть. Если вы понимаете то, что ищете, какой объем финансирования требуется, что вы можете предложить в ответ, то у вас не должно быть проблем с привлечением партнеров и спонсоров, которые вам необходимы.

По материалам Tweetwall

Мультиязычный партнер Event LIVE - Бюро переводов "Сфера". Материал на русском языке подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна.