Когда клиенту не всё равно. Бизнес-событие, ради которого пришлось поселиться в мессенджерах

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Познакомить и превратить сотрудников одной компании в команду – стандартная задача. Но есть такая категория заказчиков – им не всё равно. Их брифы объёмнее романов Льва Толстого, их правкам нет конца, и они готовы совещаться 24/7. Агентство «Мандариновая лиса» рассказало о том, как проходила подготовка бизнес-события для заказчика такого рода, чего это стоило агентству, как решались задачи клиента, и какие выводы для себя сделали организаторы по итогу.

Speaker

Марина Алексеева,
редактор, контент-менеджер агентства «Мандариновая лиса»

5 октября 2019 года ивент агентство «Мандариновая лиса» провело 16-часовое бизнес-событие для 200 сотрудников компании 12 STOREEZ. Для заказчика это был первый опыт проведения такого наполненного и масштабного события, так как число сотрудников компании выросло в два раза с прошлого года. И поэтому опыт прошлых реализованных заказчиком событий оказался для «Мандариновой Лисы» в каком-то смысле бесполезным – масштабы и задачи были иными. Как для клиента, так и для нас событие стало вызовом, и потому получилась мощная партнёрская работа.

После победы в затянувшемся тендере мы получили бриф, в котором были отражены все многочисленные задачи и пожелания клиента. Конечно же, на этапе добрифования от него не осталось и следа. Однако мы докопались до настоящих желаний и потребностей клиента, выяснили истинные мотивы и цели.

Познакомить, подружить и прочее. О задачах

Оказалось, что люди, работающие в компании 12 STOREEZ, не понимают процессов и своего места в общей цепи. То есть сотрудники выполняют свою работу, но не осознают, дают ли что-то их старания компании, и на что влияют их действия в глобальном смысле. Перед нами встала задача описать каждый механизм, объяснить, что, как и куда движется. Выполнить её было необходимо ресурсами самих сотрудников, через вовлечение их во все эти процессы и взаимодействие друг с другом.

Также нам было нужно познакомить всех сотрудников и подружить фронты и бэк-офис, перемешав сотрудников разных отделов и погрузив каждого в чужую работу. Формат длительного шестнадцатичасового ивента, нетворкинга, должен был обеспечить людям возможность заглянуть внутрь рабочих процессов друг друга, пообщаться и прочувствовать модели поведения каждого нового для них человека.

Для клиента было очень важно отразить в ивенте идею соавторства, донести до сотрудников, что любой продукт, выпускаемый компанией — это СОвместная работа огромной команды, СОтрудничество и СОединение сил и умений каждого звена длинной и мощной цепи.

И, конечно, необходимо было подарить людям ощущение заботы и признания внутри команды. Каждому хочется чувствовать, что он – часть большой и дружной бизнес-семьи, которая ценит его!

Photo Photo

Реализация. Показать всё, что скрыто

В качестве командообразующей активности мы предложили сотрудникам 12 STOREEZ построить машину Голдберга – устройство, работа которого основана на принципе домино. Эта механика позволила участникам почувствовать, что все процессы в компании связаны, и они запускаются корректно, только если ты прислушиваешься к своей команде, ведёшь себя профессионально и не тормозишь команду.

Работа проходила в микрогруппах, состоявших как из сотрудников офиса, так и бэк-офиса. Каждый раз, когда механизм не срабатывал, мы проводили анализ группы, выясняли и фиксировали, как сотрудники ведут себя в стрессовой ситуации, какие принимают решения (и принимают ли), как взаимодействуют между собой, приходят ли на помощь друг другу. После работы над ошибками запустить механизм пробовали снова. В конце концов, все баги были устранены, участники договорились, и машина заработала. Эмоций было много: люди радовались своему успеху, успеху товарища, команды в целом и просто наслаждались красотой от чётко срабатывающей цепочки.

Кстати, мы публиковали список из 10 идей для нескучных конференций.

12 STOREEZ – компания, развивающаяся стремительно, структура в ней меняется со скоростью света, и сотрудники не успевают уследить за этим и интегрироваться в изменения. В качестве ещё одного задания мы предложили сотрудникам компании попытаться рассказать, в чём заключается работа другого, рандомно выбранного департамента. Например, команда, состоявшая из специалистов отдела маркетинга и аналитиков, пробовала подробно описать процесс работы логистов. Вся работа проходила при участии фасилитаторов. Итогом этого процесса стали снятые короткоформатные видеопрезентации, смотреть которые было не просто весело, но и эффективно: после просмотра каждого из них руководители департаментов рассказывали, как дела обстоят на самом деле. Этот момент оказался очень вдохновляющим, потому что через такое СОтворчество, через юмор, через совместный просмотр все тяжёлые бизнес-процессы обрели какие-то «живые», близкие всем и понятные очертания.

Потом участники нырнули в пучину веселья, беззаботного общения и танцев. Приятный момент – для всех сотрудников ко дню события на производстве 12 STOREEZ были сшиты толстовки. Это лимитированная коллекция, которая никогда не попадёт к клиенту. И это очень приятно и ценно — ощущать, что к сотрудникам компания относится так же внимательно, как и к клиентам. В итоге мероприятие прошло идеально, но трудностей было много.

О трудностях работы с клиентом, которому не всё равно

  • ПЕРЕМЕН!

Проходящей через весь процесс подготовки стала проблема частых перемен требований заказчика. Мы подтверждали финальный вариант, получали правки, подтверждали снова и снова получали новые правки. Были и крупные изменения, разворачивающие нашу работу и меняющие подход во всём.

Клиент хотел вместить в событие столько всего, столько разных смыслов, что событие рисковало быть сильно перегруженным и не возыметь должного эффекта. Поэтому отсюда выходила вторая проблема: нам приходилось часто спорить с заказчиком и настаивать на своей позиции, доказывать свою экспертизу.

  • 24/7

Коммуникация с заказчиком проходила в течение 24 часов в сутки 7 дней в неделю. И здесь нет ни слова преувеличения. Лидеру проекта со стороны заказчика было удобно общаться и в 7 утра, и в 23 вечера. То есть погружение в процесс и со стороны нашего агентства, и со стороны клиента было стопроцентным.

  • Лидеры мнений

У бренда 12 STOREEZ есть несколько управленцев, каждый из которых имеет влияние на принятие решений в подготовке события. Конечно, это не помогало нам:) Если в проекте три лидера мнений — время подготовки такого проекта увеличивается втрое.

  • Попробуй влезть

Бюджет был довольно строго для события такого масштаба ограничен. Кроме того, были ещё и важные оговорки: площадка должна была находиться недалеко от офиса 12 STOREEZ, и к ней было много требований по части эстетики. Визуальная составляющая имеет для этого бренда колоссальное значение, согласовывались даже лица всего персонала и ведущего! В общем, подвохов и тонкостей было много.

  • Расселение

Участников тоже было очень много, и большинство прилетели из других городов. Оказалось, что в районе, нужном нам, были заняты все гостиницы, подходившие нам по ценовой политике. Отель мы в итоге, конечно, нашли, но стресс испытали немалый.

Photo Photo

Обратная связь. Лучше меньше, да лучше

Все участники по окончании события получили анкеты, содержащие около двух десятков вопросов, и поделились своими эмоциями о прошедшем ивенте. Замерили и показатель удовлетворённости событием. Эта информация стала для нас важнейшим элементом во всём проекте, потому что помогла нам понять, справились ли мы вообще с задачами. И здесь мы тоже поймали одну важную мысль: лучше меньше, да лучше.

Мы всегда стараемся сделать что-то большее для клиента, больше, чем прописано, больше, чем договаривались. Конечно, мы ждём, что это заметят. Но на деле очень часто выходит обратное. Всё то, что вы сделали сверх, остаётся неотмеченным, само собой разумеющимся. А вот если табличка будет лежать не слева, как просил клиент, а справа, будьте уверены: вам это не простят. И этому есть объяснение: у клиента тоже есть свой чек-лист. Он хочет получить на 100 процентов то, о чём просил, до мельчайших подробностей, и ничто, сделанное сверх, не заменит чёткого следования правилам, заданным заказчиком.

Поэтому очень важным для нас стало правило: следовать чек-листу заказчика во всех, даже самых странных и необязательных вопросах. А ещё событие для 12 STOREEZ подвело нас к нескольким важным инсайтам.

По итогам. Инсайты для «Мандариновой Лисы»

После проведения этого мероприятия мы создали для себя внятный чек-лист по работе с клиентами и их добрифованию и разработали тактику работы с заказчиками подобного типа, мы называем их «клиенты, которым не всё равно». А ещё руководитель «Мандариновой лисы» Екатерина Лисейчева с утроенной силой погрузилась в изучение вопросов HR, менеджмента, мотивации персонала и HR-бренда компаний. Мы поняли, что если хотим проводить события, которые участники будут вспоминать годами, которые меняют жизнь компаний и людей, мы должны быть включены во все процессы, знать все нюансы, понимать каждого сотрудника.

Да, на время подготовки события мы просто переехали жить в мессенджеры, где проходила коммуникация с клиентом, и так сильно и плотно вошли в жизнь бренда, что истратили ресурс нашего агентства просто до последней крошки. Но какое счастье – добиться того, что так долго разрабатывали, к чему шли, мечтали и загадывали. Не жалко ни ресурсов, ни времени.


20.09.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент как бизнес интерактив кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты тенденции территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности