Офлайн нельзя пропустить. Как убедить участников посетить мероприятие?
Если заказчик настаивает на офлайне, перед организаторами встаёт сложная задача: убедить посетителей, лидеров мнений, спикеров и модераторов принять живое участие в мероприятии. Как это сделать на фоне общей тревоги и паники? Как донести информацию о безопасности события и привлечь участников, успевших привыкнуть в онлайну? И что делать, если в ответ организатор получает отказ? На вопросы отвечает Евгений Битенский, заместитель генерального директора агентства Sobytie Communications.
Евгений Битенский,
заместитель генерального директора агентства Sobytie Communications
По данным портала «Работа.ру», больше 80% компаний решили отказаться от традиционных новогодних корпоративов. Большинство деловых мероприятий тоже оказались перенесены на будущее или проводятся в онлайне. Тем не менее некоторые компании всё же делают выбор в пользу проведения офлайн-события. Для организаторов, да и заказчиков, такое решение означает высокие репутационные риски – посетители, спикеры и модераторы, а также инфлюенсеры могут просто отказаться от участия. Мы организовали ряд мероприятий после снятия ограничений и сделали для себя несколько выводов о том, как стоит вести переговоры, приглашая участников на мероприятие:
1. Осведомитесь о самочувствии
Согласно опросам, 40% жителей России сами болели или близко знакомы с теми, кто перенёс COVID-19. Многие вынуждены соблюдать карантин прямо сейчас. Ситуация сложная, и нужно это учитывать, приглашая гостя на мероприятие. Первым делом поинтересуйтесь его здоровьем и настроением. Возможно, ваше приглашение окажется неуместным для него.
2. Докажите, что следите за безопасностью
Предупредите о мерах, которые вы собираетесь предпринять для обеспечения безопасности. Расскажите, что рассадка в зале выполнена с учётом социального дистанцирования, а площадка выбрана с расчётом планируемого количества гостей на квадратный метр. Упомяните о том, что всех присутствующих на площадке будут обеспечивать средствами защиты, а поверхности в помещении обрабатывать дезинфицирующим средством. Сообщите участникам в приглашении, что следите за здоровьем персонала на площадке. Для этого за 3 дня до события все присутствующие на мероприятии должны сдать тест на COVID-19.
3. Предложите особенный дресс-код
Пандемия, ограничения и отказ от привычной жизни провоцируют у людей депрессию и рост тревожности – об этом сообщают психологи по всему миру. Даже на разрешённых мероприятиях все вынуждены носить средства индивидуальной защиты, из-за чего участие в светских вечерах, конференциях и выставках напоминает поход в поликлинику. Организатор обязан обеспечить средствами индивидуальной защиты всех участников. Однако маска – это всё ещё аксессуар, и он может быть стильным, забавным и запоминающимся.
Договоритесь о создании уникальных масок с каким-либо дизайнером, брендируйте их символикой мероприятия и пропишите в правилах участия дресс-код. Это придаст мероприятию уникальность и оставит участникам небольшой полезный подарок на память. Мы поступили так на дне рождения ресторана азиатской кухни J.Z.Pecking Duck: предложили гостям в виде презента лимитированную серию масок в коллаборации с брендом Hydrop.
4. Проинструктируйте персонал
Измерение температуры, необходимость ношения масок и, особенно, напоминания об этом, могут вызвать раздражение у некоторых участников. Перед мероприятием обучите работников, как взаимодействовать с участниками в такой ситуации. Донесите до персонала необходимость быть не только настойчивым, но и крайне вежливым. Также особенно качественно проинструктируйте работников о навигации на площадке, чтобы они могли быстро помочь гостям с выбором направления. Это предупредит скопление людей у входа.
5. Заинтересуйте участников концептом
Отстройтесь от конкурентов с помощью уникального концепта, который заинтересует участников. Например, можно акцентировать внимание на иммунных или витаминных напитках как альтернативе алкогольному бару – они способствуют укреплению здоровья, а это немаловажно в такой сложный период. Например, на дне рождения ресторана J.Z.Pecking Duck мы предложили гостям комбучу – натуральный ферментированный напиток родом из Китая.
Кстати, уникальный концепт может помочь вернуть FOMO – синдром упущенной выгоды. Почему он исчез и вернётся ли в будущем, мы рассказывали в этой статье.
6. Продумайте формат фуршета
Чтобы избежать скопления людей в зоне кейтеринга, позаботьтесь о еде в разнос либо организуйте несколько залов для принятия пищи на разных этажах. Лучшим решением станут порционные угощения, для них участникам не понадобятся приборы.
Кстати, мы рассказывали, как можно организовать кейтеринг максимально безопасно. В статье есть советы насчёт шведского стола, упаковки, подачи и обеспечении социальной дистанции.
7. Уважайте чужой выбор
Может случиться так, что несмотря на все убеждения, собеседник решит отказаться от участия в офлайне. Отнеситесь с уважением к его выбору. Помните, что пандемия пройдёт, а отношение запомнится и может повлиять на решение сотрудничать с вами в будущем.
Подготовлено эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Sobytie Communications. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования рекомендациям
10.12.2020
