Чек-лист: выбираем подрядчика по мерчу
Если для подготовки мероприятия нужны мерч, подарки участникам, призы от спонсоров или велком-сет, то предстоит большая работа. Какие вопросы задать потенциальным подрядчикам? Сколько тестовых образцов необходимо для принятия решения? Стоит ли экономить на доставке? Как сэкономить время на документооборот? Давний партнёр портала Event LIVE компания «Проект 111» подготовила чек-лист со списком критериев, на которые стоит обратить внимание при выборе подрядчика:
Наталья Головко,
руководитель отдела по работе с ивент-агентствами
Проект 111
1. Чем больше ассортимент, тем лучше
Обратите внимание на ассортимент – чем больше выбор, тем лучше. Если вам понадобится переобуться в воздухе и заменить одни товары другими, лучше, чтобы они были у одного и того же подрядчика. Это значительно сокращает время на логистику и документооборот. И главное, чем меньше в проекте подрядчиков, тем меньше риски
2. Конкретные сроки
Брендирование продукции — это производственный процесс, который имеет несколько стадий: выбор товара, дизайн, подготовка макетов, нанесение, отгрузка и доставка. Поэтому всегда уточняйте у подрядчика, есть ли у него собственное оборудование, и каким образом он гарантирует заявленный срок. Хороший подрядчик не будет обозначать туманные сроки, а скажет точную дату готовности вашего заказа.
На бизнес-форуме в Петербурге с количеством участников в 3500 человек неожиданно перед мероприятием сорвал заказ подрядчик по бейджам и ланъярдам. Организатор обратился к «Проекту 111», как к своему мерч-партнёру. Так как ланъярды были на складе в Петербурге, их удалось отпечатать для всех участников за два дня, при этом сработать с отсрочкой платежа, чтобы не терять драгоценное время.
3. Тестовые образцы
Если вы грамотно спланировали сроки, обязательно закажите образцы продукции. Чтобы сделать выбор, достаточно нескольких товаров. Затем запросите образец с тестовым нанесением. Это добавит к сроку исполнения ещё несколько дней, но зато вы будете уверены в результате. Картинка картинкой, а самому все осмотреть и опробовать – лучший вариант. Хороший подрядчик всегда готов предоставить образцы, это норма отрасли.
4. Собственный отдел дизайна
У каждого производителя свои технические особенности производства, у каждого товара — свои особенности нанесения. Печать на одежде и предметах — это не печать на бумаге или баннерах, тонкостей очень много. Самостоятельно не всегда есть возможность разобраться в методах нанесения, документации и графических редакторах, поэтому выбирайте компанию с собственным отделом дизайна, специализирующемся на промопродукции, чтобы вся подготовка макетов легла на их профессиональные плечи.
Крупная маркетинговая конференция подготовила макеты мерча с авторскими иллюстрациями. Дизайн отличался высочайшим художественным уровнем и… совершенно не подходил для печати! Толщина линий не соответствовала техтребованиям печати на одежде, а на пластике рисунок полной заливкой выглядел плоско. Технические специалисты на производстве адаптировали макеты: убрали подложку, сделав каждый графический элемент отдельным контуром. В результате получилось впечатляющее объёмное рельефное нанесение.
5. Персональный менеджер
Обращаетесь в компанию, а вас переводят от одного менеджера к другому? Бегите! Хорошо, если с вами общается один сотрудник. Он контролирует весь процесс от и до, а это очень важно для соблюдения сроков.
6. Доставка
Обратите внимание на возможности доставки. Клиентоориентированная компания отправляет продукцию любым удобным для вас способом: от автомобильной и железнодорожной перевозки до авиадоставки. Многие подрядчики сейчас также предлагают под ключ персональную доставку по адресам. Соглашайтесь! Вы даже не представляете, как вы облегчите себе работу.
Во время режима самоизоляции один организатор заказал 90 наборов персональных подарков для участников мероприятия. Адресную доставку он решил произвести силами отдельного подрядчика с вызовом курьеров к себе домой. В итоге подарки заняли половину комнаты в его доме, а манипуляции с передачей каждого из них курьеру затянулись на два дня беспрерывной работы. И это было всего 90 наборов! Конечно, позитивнейшая обратная связь, которую организатор получил от участников, перекрыла все хлопоты. Но ведь можно было бы и вовсе обойтись без них!
Кстати, «Проект 111» рассказывал о том, как поднять вовлечённость участников онлайн-ивентов с помощью промопродукции.
7. Готовность к форс-мажорам
Стихийные обстоятельства случаются чуть ли не каждый день, поэтому крайне важно проверить, готова ли компания трудиться 24/7, чтобы спасти ваше мероприятие. Выбирайте крупные открытые компании, которые имеют производственную возможность обеспечить срочную поставку. У таких компаний заключены прямые договоры с большинством поставщиков, а в контактах телефонов менеджеров — личные номера всех возможных участников процесса.
Партнёрский материал. Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: «Проект 111». Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования рекомендациям.
30.09.2020
