Что-то новенькое: 5 форматов деловых событий

Часто организаторы регулярных конференций и семинаров задумываются о том, как бы придать событию новизны, вдохнуть в него новую жизнь – хочется чего-то новенького и интересного. Если вы тоже ищете оригинальные форматы проведения мероприятий, то предлагаем взглянуть на пять моделей, которые вполне могут придать вашему событию новизну и яркость.

Сегодня участники мероприятия, как ресторанные критики, буквально оценивают вкус события, хотят ощутить все оттенки, получить пользу и удовольствие, а самые въедливые требуют: «удивите меня». Они не хотят слышать избитые ответы на подготовленные заранее вопросы, они чувствуют штампы и болезненно воспринимают некачественный контент. Они привыкли вносить свой вклад во все сферы деятельности и не прочь разрушить устаревшую модель. Добро пожаловать в эпоху кратких встреч, в то время, когда все установленные нормы рубят с плеча под самый корень.

Встреча для пассивных участников, даже получающих новую информацию, может разочаровать представителей поколения «нулевых». Они хотят принимать участие, внести вклад в беседу и повлиять на результат разговора. «Бэби-бумеры могли бы сказать: «Мне это не нравится, но так все делают, – отмечает Марк Померло. – Если вы не разрешите молодежи внести свою лепту, то они выйдут из игры». Так как же всё-таки завладеть вниманием участников событий нового поколения? Итак, 5 идей для смены формата вашего мероприятия:

1. «Перевернутый класс»: с ног на голову

В современных школах преподаватели и ученики применяют современные технологии для эффективного использования личного времени. Теперь так называемое перевернутое обучение популярно и в деловой среде.

Идея заключается в том, чтобы участник получал информацию дозированно. Например, до начала мероприятия вы можете ознакомиться с частью материала, посетив сайт события и просмотрев видео. Таким образом, подготовленная аудитория будет готова к практическим занятиям на площадке конференции.

«Это отличный инструмент. У вас есть мотивированная аудитория, заинтересованные участники, которые хотят получить новую информацию», – говорит владелец игровой компании Play With the Purpose Шэрон Фишер. – Я апробировала инновационный продукт на мероприятии для специалистов в области медицины. Участники не хотели тратить время, скачивать тексты на том или ином девайсе. Поэтому, когда мы собрались вместе, у нас были часовые сеансы для обсуждения технологии, продаж и стратегии».

Это формат, который лучше всего подходит тогда, когда участники имеют особую мотивацию для подготовительного обучения, так как тема им интересна, важна или вызывает споры. Задача состоит в том, чтобы заставить участников выполнить домашнее задание фактически заранее. «Некоторые из них действительно занимались и глубоко изучали вопрос, проводили дополнительные исследования, некоторые просто просмотрели материалы, а некоторые вообще ничего не читали», - рассказывает Шэрон Фишер. – Координатору сложно разговаривать с людьми, когда они находятся на разных стадиях обучения».

«Я думаю, что «перевернутое обучение» лучше всего работает, когда подготовительная работа предвосхищает интенсивную дискуссию», – считает управляющий директор и глава Americas for Grass Roots Meetings & Events Говард Гивнер .

Формат «перевернутого обучения» часто смешивают с понятием дистанционного обучения. Но отличие очевидно – время работы преподавателя с учеником «лицом к лицу» остается прежним, меняется лишь содержание.

«Да, мы пробуем различные форматы для проведения наших образовательных программ. Однако надо понимать, что каждая форма обучения имеет свою специфику и целевую аудиторию. Лекции и семинары дают долгосрочную академическую базу. Это те знания, который имеют долгосрочный период окупаемости, но они являются стратегическим запасом знаний. Тренинги, кейсы, мастер-классы, деловые игры – это тактические знания, от них мы ожидаем окупаемости в первые 1-3 года. Bootcamp и форсайт – здесь названия говорят сами за себя. Азы и взгляд в будущее – это бесспорно полезные методики, но без настоящего нет будущего. Кроме этого, меня настораживает явно просматривающееся в этих технологиях «клиповое мышление,» - рассказывает Олег Ольнев, директор представительства Университета Синергия в Санкт-Петербурге, в интервью нашему порталу. Подробнее: Олег Ольнев об энергии бизнес-форумов и будущем образования

2. Длинный стол

Формат длинного стола – это часть званого обеда, широкого обсуждения и представления с места событий с обменом репликами между аудиторией и докладчиком. Итак, в комнате ставится длинный стол со стульями и микрофонами, как будто в дискуссии участвует нескольких официальных спикеров. Присутствующие в аудитории, желающие что-то сказать, могут просто встать со своего места и присоединиться к столу. Если нет свободного места, новый участник просто хлопает по плечу любого сидящего и просит занять его место.

Со стороны это выглядит как сборище недисциплинированных людей, хотя гости и профессиональные участники соблюдают регламент. «Представьте себе самый лучший званый обед, на котором вы когда-либо были, – говорит Марк Померло, использующий данный формат для активного обмена мнениями. – У вас есть вино, разговоры, энергия людей, приходящих и участвующих в свободном общении».

Некоторые спикеры могут быть удивлены тем, что они не могут управлять дискуссией. «Если я как спикер передаю управление, я проявляю уважение к тем умным людям, которым есть, что сказать, и мне все это может не нравиться, но я воспринимаю это спокойно», – рассказывает Марк Померло. – Если вы правильно установили цель, все будут работать в одном направлении, а вы со своей стороны оказываете доверие, то ситуация разворачивается так, что может произойти чудо. Но этого не случится, если мероприятие подгонять под сценарий и контролировать. Новое поколение может почувствовать подвох и подлог. Они сбегут от вас, как от чумы».

Такие передовые мероприятия, как конференция технологий Collision моделируют подобного рода открытость и уважение к дискуссиям. «Это связано с чувствами, отношением, которые в изобилии в этой среде. Вы должны доверять силе толпы, верить в то, что развитие этой откровенной беседы принесет больше пользы, чем вреда». – считает Марк Померло.

Однако формат длинного стола имеет несколько ограничений. Если у вас большая группа, вы захотите разбить обсуждение на несколько разделов. Тема должна быть интересна аудитории. А состав аудитории должен быть подобран так, чтобы никто не боялся высказать свою точку зрения. «Если в вашей группе есть участники, которые застенчивы, замкнуты или волнуются, что они обязаны вставать и говорить что-то, что не должны, перед своим руководителем, данная модель не будет работать, – предупреждает Марк Померло. – Когда мы разговариваем с людьми, то наблюдаем своеобразную паранойю: «Я скажу что-то неправильно!». Но у поколения «нулевых» этот страх практически отсутствует, в отличие от старшего поколения, они не занимаются самоцензурой».

3. Дебаты

В начале 2017 года на Генеральной Ассамблее Международной ассоциации профессиональных организаторов конгрессов (IAPCO) была поставлена цель – привлечь на мероприятие как можно больше новых спикеров.

«Дебаты – отличный способ привлечь на мероприятие новых участников и услышать сильные голоса на сцене», – говорит исполнительный директор IAPCO Сара Стори-Пью. – Наша ассоциация имеет большой опыт в планировании встреч и для нас важно встряхнуть стандартный формат. Это привлекло бы нашу аудиторию к участию в работе, презентации перестали бы быть третьесортными лекциями. Нам нужна энергетика и свежий воздух».

Существовал риск, что тема дискуссии не произведет нужного впечатления, поэтому в IAPCO задались вопросом: должны ли профессиональные организаторы конгрессов (PCO) сотрудничать или конкурировать, чтобы лучше обслуживать клиентов, развивающиеся рынки и самих себя? Ассоциация выбрала шесть участников из разных регионов и разных по масштабам компаний и попросила каждого из них озвучить свою точку зрения. Результат: в середине мероприятия участникам было предложено поменяться ролями и выполнить противоположный кейс.

Самая большая трудность заключалась не в механизме формата или вовлечения аудитории. Трудность состояла в том, чтобы убедить участника с устоявшейся точкой зрения спорить с приверженцами другой идеи. Тем не менее, программа была успешной. «Мы обязательно будем делать это снова», – говорит Сара Стори-Пью. – Аудитория была отлично вовлечена в процесс события. Это было очень мощно. Игры работают, потому что людям интересно подойти творчески к решению проблем и головоломок».

Недавно мы беседовали с Сарой Стори-Пью и другими зарубежными экспертами в области образования в индустрии встреч. «На мой взгляд, основные трудности, с которыми сталкиваются молодые профессионалы сегодня, когда ищут для себя возможности профессионального обучения, это время, стоимость, доступность и релевантность. При этом, время - основная проблема, время - это самая большая ценность. В индустрии, которая подразумевает занятость 24/7, это невероятно трудно - взять 2-3 выходных дня, насколько бы уважительной и значимой ни была ваша причина,» - рассказала нам Сара Стори-Пью в материале Образование в индустрии встреч за рубежом: сложности, принципы, видение, практика

4. Игры разума

Один из элементов эмпирического обучения – игры. «Люди по-разному понимают игрофикацию. Самое распространенное объяснение явления – занятие для достижения цели с элементами соревнования, во время которого ведется счет, а выигрывает тот, кто наберет больше очков.

«Игрофикация превращает контент мероприятия в игру, – отмечает Шэрон Фишер. – Всем известно о существовании обучающих игр».

Компания Шэрон Фишер разрабатывает онлайн-игры по заказу клиентов, представляющих различные отрасли. «Мы видим, что реальность сливается с жизнью в режиме онлайн. Игра сделана на основе реальных историй. Мы берем то, что работает в Интернете и воплощаем это в реальной жизни в форме игры», – рассказывает Шэрон Фишер.

Недавно компания Moving Minds из Копенгагена выпустила игры для организации встреч. Владелец фирмы Бо Крюгер создал настольные игры и сетевые приложения, которые помогают людям организовать встречи с партнерами на конференции.

«Фокус в том, что игры забавляют. Обычно люди думают, что интересно решать проблемы, головоломки», – комментирует Бо Крюгер. – Исследования мотивации игроков показывают, что практически любая награда на самом деле демотивирует. Она меняет фокус участников от внутренней мотивации к внешней. Многие считают, что рейтинги игроков – хороший способ для стимуляции конкуренции. Но когда есть победитель, появляется и много проигравших».

Цифровая игрофикация – новая область, потенциал которой еще недооценен. «Опыт Pokémon Go показал, что расширенная реальность становится мейнстримом, и я думаю, что в будущем мы увидим участников конференций, вооруженных приложением и перемещающихся по залу в поисках информации», – уверена Шэрон Фишер. – Суть эмпирического обучения – для вовлечения людей все средства хороши».

5. Эмпирическое обучение

Когда Бо Крюгер проводил Европейскую конференцию MPI и Ивент конференцию в Копенгагене, он предложил участникам сыграть в «снежки». Для этого упражнения он раздавал бумагу и ручки, попросил участников сделать наброски. Например, написать, чем участников вдохновила встреча, что они используют в своей работе? Участники делали заметки на листке бумаги и сворачивали ее как снежный ком. «Я попросил всех встать со своих мест и поиграть в снежки, – рассказывает Бо Крюгер. – Это надо было видеть: 500 человек, как дети, играют в бумажные снежки в течение нескольких минут. Это было весело. Затем я предложил их поднять любой «снежок» и найти себе напарника, с которым они будут обсуждать написанное».

Однако прежде чем брать штурмом снежные крепости и заниматься другими чудачествами на конференции, следует понять, какие мероприятия нуждаются в таких инновациях. Если традиционный формат вашей встречи все еще работают, не торопитесь бежать впереди паровоза. Профессор Гарвардской бизнес-школы Клейтон Кристенсен, представивший теорию разрушительных инноваций в 1995 году, спустя 20 лет писал в Harvard Business Review: «На динамично развивающемся рынке успешные технологии новаторов-разрушителей не каждой компании будут к лицу».

По материалам PCMA Convene. Николь Берньер. Мультиязычный партнер Event LIVE - Бюро переводов "Сфера". Константин Збаровский. Материал на русском языке подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото на превью: PCMA Convene