Инструкция: как создать продающую презентацию для региона от А до Я

Вместе с деловыми событиями в регионы приходят не только туристы, но и внимание СМИ, а также немалые финансовые средства. Неудивительно, что многие регионы стремятся привлечь на свою территорию разнообразные конгрессы и конференции. Убедить заказчиков и организаторов в том, что их мероприятие должно пройти именно в вашем регионе, поможет качественная презентация возможностей дестинации. О том, как создать такую презентацию, и как донести ее до заказчика, на марафоне EVENT-ТЕРАПИИ «Региональное дайв-сафари» рассказала Елена Конвисар. Публикуем статью по итогам ее выступления.

Итак, наша цель – привлечь в регион въездные деловые мероприятия. Как презентовать возможности территории наилучшим образом? Чтобы убедить профессиональных организаторов провести свое событие именно здесь, нужно понимать, какие задачи стоят перед ними:

• Обеспечить деловое взаимодействие заказчика события и его участников;
• Создать нужные эмоциональные впечатления от этого взаимодействия;
• Предоставить участникам возможность отдохнуть, познакомиться с новой для них локацией.

Решать каждую из этих задач организатору куда проще, если регион готов помогать ему информацией.

Важно помнить, что наши клиенты – это коммерческие компании. Людям, которые работают в них, в первую очередь нужно понимать, укладываются ли они в бюджет мероприятия, и какое соотношение цены и качества встретят на новой территории.

Если вы поможете организатору сэкономить без потери качества, велика вероятность, что он примет решение в пользу именно вашего региона. А, значит, нужно четко представлять, из каких элементов собирается типовое мероприятие, и как каждый пункт влияет на бюджет.

Елена Конвисар,
маркетолог, корпоративный покупатель ивент услуг, автор проекта «ЭКСПОшкола» и ментор региональных институтов развития, в том числе туристического потенциала

Форма мероприятия

Все начинается с логистики

Доставка участников в регионы – один из самых непростых пунктов подготовки события. Организаторы тратят много времени, чтобы разобраться в способах добраться до места проведения мероприятия, и много денег, чтобы привезти туда участников.

Распишите, сколько часов занимает путь до вашей дестинации, и какой транспорт можно использовать. Не каждый заказчик следит за обновлениями транспортной системы регионов России, и актуальная информация с вашей стороны поможет сберечь его время и деньги.

Например, презентуя области, примыкающие к Московской агломерации, стоит упомянуть о возможности добраться экспресс-электричкой и забронировать для участников мероприятия отдельный вагон. А преимуществом таких мест, как Кижи, станет упоминание о наличии прямого рейса на теплоходе из Москвы.

Если в регионе есть площадка, которая подойдет для торжественной встречи приезжающих, упомяните ее в презентации. Это может быть недавно отремонтированный вокзал или зал ожидания класса «бизнес» в аэропорту. Кстати, новости о подобных обновлениях стоит активно продвигать и в отраслевой прессе.

Жилье

Если в регионе есть собственный агрегатор отелей и посуточного жилья, добавьте ссылку на него в презентацию. Если такого сервиса пока нет, укажите ссылку на раздел общероссийского или мирового агрегатора. Простимулировать отели и частных рантье завести странички на подобных агрегаторах – ваша задача. Найдите ментора и проведите мастер-класс, пусть он расскажет представителям гостиниц, как завести страницу на таких сервисах, и зачем это нужно.

Полезным будет также указать контакты местных аккредитованных ивент агентств, которые помогают в подборе места проживания. И обязательно отметьте, если у отелей есть актуальные действующие скидки, или они входят в список участников программы общероссийского кешбека, или региональное правительство предлагает специальные условия для размещения туристических групп. Помните, заказчики всегда рады возможности сэкономить.

Питание

Аналогично, если в регионе имеется агрегатор ресторанов, банкетных залов, кейтеринговых компаний, или открыто отделение отраслевой ассоциации, дайте ссылки на них. Также пригодятся контакты местных производителей продуктов питания, организующих выездные дегустации. Сырные столы неизменно пользуются успехом на деловых мероприятиях, а алкогольные дегустации – на фуршетах.

Конференц-возможности

Наличие удобных, оснащенных, вместительных площадок – залог востребованности региона среди организаторов мероприятий. Еще одна составляющая успеха – страничка на все тех же агрегаторах. Проследите, чтобы площадки предоставляли все необходимые данные о себе. По моему печальному опыту, выцарапать цифры и фотографии от контрагента – сложная и долгая задача. Не стоит усложнять организатору жизнь, не мешайте, а помогайте выбрать вас.

Организаторы обычно ищут площадки с наличием нескольких залов для запуска параллельных потоков. Также им нужны закрытые тихие помещения для проведения переговоров и интервью, проходное пространство под небольшую выставку партнеров. Кроме того, обязательно понадобится место для размещения стоек регистрации участников и работы кейтеринга (включая подсобные помещения). А еще организаторы ценят, когда площадка обладает просторным гардеробом и достаточным количеством кабинок в уборных.

Однако описать только лишь характеристики пространства недостаточно. Организаторам нужно представлять технические возможности площадки: какая сцена, какое оборудование для света и звука доступно на площадке, какие экраны и проекторы могут предоставить (с точными размерами и техническими характеристиками). Также стоит упомянуть, есть ли общая громкая связь и оборудование для синхронного перевода, возможность подключить интернет-трансляцию и мощный интернет-канал.

Ну и наконец, организатору нужно представлять себе декораторские возможности площадки, и потому стоит предоставить фотографии и размеры всей мебели и предметов декора, а также фотографии залов с разными сценариями освещения.

Иногда при выборе площадки я учитываю даже вид из окна. Например, мы когда-то делали мероприятие в гостинице «Националь», и для участников, приехавших на событие из разных регионов страны, возможность сделать фотографию на фоне башен Кремля была важным бонусом. Если из окон площадки открывается отличный вид, укажите это в презентации.

Высший пилотаж – предоставлять организаторам 3D-панорамы площадки. Но не менее полезным для него окажется видео, снятое на камеру обычного смартфона по пути через площадку. Покажите, где находятся входные группы и подходы к зданию. Если в пешей доступности от площадки есть рекреационные зоны, покажите и их тоже, ведь наличие таких мест особенно порадует участников, а, значит, и организаторов. Если площадка особенно красива в разные сезоны или при ночном освещении – повторите съемку.

Технические и декорационные возможности региона

Хорошо, если в регионе есть площадки, уже укомплектованные всей современной техникой, но часто стандартной комплектации не хватает. Организаторам важно понимать, смогут они арендовать необходимую технику на месте, или придется все везти с собой? Второй вариант существенно удорожает проект.

Помогите специалистам найти необходимые им ресурсы в вашем регионе. Это можно сделать через агрегатор, местного поставщика или сервис из ближайшего к вам региона – укажите их контакты.

То же самое касается декора. Расскажите в презентациях, есть ли в регионе дизайнерская мебель, которую можно арендовать, есть ли возможность создать декорации на месте, работают ли у вас флористы, декораторы столов и так далее.

Может показаться, что, рекомендуя коммерческие компании, вы создаете конфликт интересов. Но организатор так или иначе займется поиском всех этих компаний на этапе сборки бюджета. Чем проще для него будет решение этой задачи, тем легче вам склонить его в свою пользу.

Кадровый ресурс региона

Работа персонала создает немалую часть впечатления от всего мероприятия. Привозя событие в регион, я больше всего опасаюсь, что мои стандарты сервиса не совпадут со стандартами регионального подрядчика. Да и, вообще, на месте может просто не оказаться нужного персонала в необходимом количестве. Чтобы рассеять опасения, расскажите, каких специалистов организатор сможет нанять.

Обычно для мероприятия требуются:

• Координаторы локаций

Их часто набирают из студентов профильных вузов, участников волонтерских движений, промоутеров. Обязательно укажите в презентации, если есть возможность привлечь кого-то из них.

• Фотографы

Организаторам нужны не просто фотографы, а специалисты по съемке репортажей деловых мероприятий. Укажите ссылки на их портфолио, если такие фотографы имеются в регионе.

• Модераторы деловых событий

Это не тоже самое, что ведущие свадеб. Модератор должен уметь вести дискуссию, следить за таймингом и разбираться в теме мероприятия.

• Флористы, декораторы, артисты, и, конечно, официанты, уборщики, грузчики.

Чтобы снизить риск оказания некачественных услуг работы, я как заказчик всегда прошу портфолио специалистов, а также передаю подрядчикам свои регламенты и подробные технические задания на каждую функцию.

Бонусом могут стать и другие доказательства качества работы специалистов: расскажите, если кто-то из них учился у отраслевых гуру, состоит в профессиональной ассоциации, прошел аккредитацию, победил в федеральном конкурсе или работал на значимых мероприятиях. Да, никакие регалии не гарантируют качественный сервис, но они помогают успокоить сомневающихся.

Если региональные специалисты не умеют или не считают нужным оформлять свои ресурсы должным образом, помогите им: пригласите специалиста, объясните, почему важно придерживаться современных правил подачи информации, покажите, как это сделать.

Профессионалы на местах

Во многих случаях организатору выгоднее отдать задачу на подряд местной компании и не заниматься всеми деталями самому. Помогите им встретиться, подберите списки местных туроператоров, экскурсионных бюро, ивент агентств, особенно, если они хорошо зарекомендовали себя на федеральном уровне, в том числе на уважаемых профессиональных премиях. Если местные компании еще не подавались на премии, помогите им с участием – это положительно скажется на репутации региона в целом.

Наполнение события

Кроме технической стороны, организатор также заботится о содержании события, наполняет его интересными деталями и необычными впечатлениями. У каждого региона есть свои особенности, которые могут быть интересны конкретным деловым заказчикам. Подумайте, что выделяет вас на фоне конкурирующих регионов. И, нет, это не тысяча храмов в вашем округе. Скорее всего, вашими преимуществами станут:

• Научные или промышленные предприятия, релевантные отрасли клиента.
• Исторические личности, жившие в вашем регионе, или события, случившиеся в его истории, которые можно соотнести с тематикой мероприятия или специальностью заказчика.
• Ведущий отраслевой вуз или даже альма-матер заказчиков из определенной отрасли.

Готовя презентацию, подчеркивайте эти преимущества.

Примеры базовых деловых программ

Чем удобнее заказчику принять решение, чем больше информации мы выдаем ему для анализа, тем больше его проблем мы решаем уже на этапе презентации, и тем скорее он выберет нас. Поэтому я рекомендую подготовить несколько базовых пакетов с деталями организации в регионе типовых выездных событий. Отправляя такие пакеты, вы будете бить прямо в цель и закрывать большую часть запросов заказчика.

Самые распространенные форматы – это:

• Деловая/научная конференция.
• Поощрительная поездка для клиентов, партнеров, лучших сотрудников.
• Стратегическая сессия для топ-менеджмента.

В каждом пакете приведите примеры площадок, оформления, организации питания, развлекательной программы, подарочных наборов. Соберите базовый сценарий с конкретными подрядчиками и исполнителями, добавьте фотографии пространств и базовые стоимости. Тогда клиент, увидев предложение, скажет: мне подходит форма, содержание и бюджет – берем этот вариант за основу.

Если вы никогда сами не собирали мероприятие, лучший выход – обратиться к профессионалам, тем, кто делает это ежедневно. Пригласите опытное ивент агентство, работающее на федеральном уровне. За небольшую стоимость вы получите весь их обширный опыт, упакованный в базовые программы.

Сувениры и подарки

Обычно деловая поездка настолько насыщена выступлениями и встречами, что у участников не хватает времени купить сувенир на память – какую-то необыкновенную рыбу, конфеты по старинному рецепту или особой мягкости носочки из местной пряжи.

Предложите в презентации региона типовые сувенирные и дегустационные наборы из местных продуктов. Если есть готовые каталоги продукции или хотя бы каталоги производителей, а в идеале уже собранные наборы с ценами – напишите об этом.

Ведомствам, ответственным за развитие туристического потенциала, в этом случае полезно взаимодействовать с местными организациями по поддержке народных промыслов и малого бизнеса.

Шоу-потенциал региона

В ходе делового мероприятия организаторы решают также и эмоциональные задачи, включая в программу элементы шоу. Подскажите организаторам, где в регионе они могут найти артистов, чтобы не везти их из центра. Любые способы хороши – агрегатор услуг, точечные рекомендации или контакты местного ивентора, который знает всех лично.

Отдых и дегустация жизни

Важным плюсом, который может убедить организатора выбрать ваш регион, могут стать уникальные аутентичные развлекательные активности. Поэтому будет полезно, если вы дадите ссылки на:

• Афишу региональных событий

Особенно интересны будут те мероприятия, к которым можно примкнуть бесплатно – это существенным образом сэкономит бюджет мероприятия. Например, таким событием могут стать фестиваль световых инсталляций или фермерская ярмарка с дегустациями. Самый потрясающий финт я видела, будучи в жюри премии «Золотой пазл»: коллеги рассказывали, что вывезли заказчика на площадку в Дубай, где в определенное время виден шикарный городской фейерверк. Они подгадали программу вечера так, чтобы залпы раздались в самый торжественный момент, как будто бы в честь компании! Представляете себе масштаб такой экономии?

• Список аутентичных экскурсий

Пригодятся любые качественные экскурсии – архитектурные, природные, исторические, промышленные, ночные, нестандартные и так далее.

• Прочие развлечения

Сформируйте список из компаний, которые проводят мастер-классы, аудиоквесты, катания на необычном транспорте, спортивные соревнования, организуют походы, охоту, рыбалку, СПА-программы и тому подобное.

Подготовили презентацию, что дальше? Как довести презентацию до потенциальных заказчиков?

• Директ-маркетинг – лучший инструмент в любой кризис

Соберите списки профессиональных организаторов деловых событий – их не так много по стране, выберите крупнейших коммерческих заказчиков, у которых есть бюджеты на выездные мероприятия, найдите контакты их отделов маркетинга, PR, HR и ивент подразделений, и доведите свою презентацию до них адресно.

• Создавайте партнерскую экосистему

Знакомьтесь и поддерживайте отношения с ведущими ивент агентствами, работающими с крупными заказчиками. Общайтесь с участниками отрасли и публикуйтесь в отраслевых медиа, вступайте в клиентские ассоциации (HR, ивент, отраслевые, …) и презентуйте себя там.

• Ведите личный нетворкинг

Взаимодействуйте с отраслевыми «сарафанными» ораторами и лидерами мнений. На самом деле, рынок очень узкий, и нетворкинг не занимает много времени. А личная рекомендация от гуру рынка может привести больше клиентов, чем вся рекламная активность вместе взятая.

• Используйте все бесплатные информационные и нетворкинг-возможности, которые предоставляет нахождение в государственной экосистеме.
• Используйте все возможности коммерческих агрегаторов в туристическом бизнесе. Одного этого может хватить, чтобы продвинуть бренд региона, и зачастую бесплатно.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: «ПензаИнформ», Mimi Thian / Unsplash.com, o-tendencii.com. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.