Планируем парусную регату: как провести событие на воде

Парусная регата – отличная идея для ивента в жаркую летнюю пору. Регата может стать форматом для тимбилдинга или приема делегации от компании-партнера, а еще соревнования на яхтах отлично продолжат деловую программу конференции. Проектный менеджер по организации мероприятий Grata Adv Ирина Искра рассказывает, как организаторам выбрать площадку, оформить событие и обезопасить себя от неприятных последствий.

Парусная регата – это мероприятие, которое позволяет не только развлечь людей, но и решить бизнес-задачи. Управление яхтой в живой стихии по-настоящему сплачивает, и потому этот формат подойдет как для сотрудников, так и ключевых заказчиков или партнеров компании. Наш опыт подтверждает, что регата – верный способ перевести даже сложных клиентов в статус добрых друзей.

Главная задача – наладить коммуникацию, превратить потенциальных клиентов в реальных, и укрепить лояльность уже сотрудничающих с брендом заказчиков. Все ваше мероприятие должно работать на эту цель.

Ирина Искра,
проектный менеджер по организации мероприятий Grata Adv

Разрабатываем план мероприятия

Регата удачно совмещается с деловой конференцией или празднованием дня рождения бренда. Так, с утра можно познакомить клиентов с новыми продуктами и решениями бренда, провести переговоры, а после обеда ТОП-менеджеры компании и другие почетные гости становятся участниками развлекательной части. Каждая яхта вмещает до 7 – 8 человек вместе с тренером, так что в регате могут с комфортом принять участие около 40 человек. При таком варианте программы бюджет на человека составит около 15000 – 20000 рублей.

После согласования даты забронируйте конференц-пространство у отеля, расположенного рядом с водоемом. Важно, чтобы совпали несколько условий: рядом должен находиться яхт-клуб или река, где будет проходить регата, а площадка должна располагать возможностями для фуршета и проведения награждения. Важно, чтобы гостям было удобно приезжать на личном транспорте, поэтому наличие парковки обязательно.

Перед соревнованием участников инструктируют, затем разбивают на команды и после экипировки отправляют в регату. В яхт-клубах есть профессиональные инструкторы, которые предложат вам программу. Нужно только уточнить тайминг и внести необходимые коррективы.

Яхтенное соревнование продлится чуть больше 2 часов. К возвращению участников на берег стоит подготовить фуршет с победным шампанским. Руководитель яхт-клуба наградит победителей гонки в торжественной обстановке, команды получат памятные сувениры и совместные фото. Пусть люди почувствуют торжественность момента, для многих эта регата – первая в их жизни.

Предусмотрите на берегу шатер или тент: он пригодится вам в случае дождя или сильного ветра, которые нередки в столичном регионе. Заранее уточните, есть ли в яхт-клубе оборудование, чтобы можно было включить музыку, по возможности привезите свое (можно взять в аренду), так вы избежите технических неполадок. Сцену оформите так, чтобы она удачно смотрелась на фото, или подготовьте специальную селфи-зону.

После торжественной части гости могут захотеть остаться в яхт-клубе, чтобы позагорать и поужинать. Учтите это и привезите наборы для бадминтона, волейбольный мяч и все, что может понадобиться для игр на свежем воздухе.

Не забудьте о форс-мажорах

Наши регаты всегда проходят на удивление гладко, но мы все же настоятельно рекомендуем не пренебрегать мерами предосторожности. Активные мероприятия на природе – это всегда риски. Участники могут получить травму, погода может измениться в любой момент. Продумайте, как действовать в этих ситуациях.

Например, стоит проинструктировать промо-персонал о мерах оказания первой помощи, если участник потеряет сознание или поранится. Пусть у вас будет наготове аптечка со всем необходимым, чтобы оказать первую помощь в случае ушиба, вывиха, солнечного удара. Карета скорой помощи тоже должна дежурить неподалеку.

При составлении договора с яхт-клубом включите пункты о возможности перенести мероприятие при экстремальных погодных условиях и заменить яхту, если она будет подана в аварийном состоянии. Накануне мероприятия ваш технический специалист должен осмотреть все суда, которые участвуют в регате, чтобы убедиться в их исправности.

Jamie Davies, Dan Hadar / Unsplash

Полезные советы

• Заранее закажите для участников поло и кепки. Последнее – обязательно, так как вода сильно слепит глаза в солнечный день.
• Непромокаемые ветровки с капюшонами пригодятся в случае дождя, а толстовки согреют гостей в случае похолодания.
• Экипировка помогает объединить людей, а еще в одинаковой одежде они будут гармоничнее смотреться на фотографиях. Кроме того, экипировка станет сувениром на память о событии – и это еще один способ укрепить лояльность бренду. В общем, не стоит экономить на брендированной одежде.
• Можно также забрендировать паруса у яхт, это впечатляюще смотрятся как в реальности, так и на фото.
• Добавьте на бейджи участников, в афиши мероприятия, дипломы и другую печатную продукцию элементы яхтенной тематики, это поддержит настроение праздника.
• Пригласите фотографа, пусть он сопровождает ваше мероприятие. В нашем случае фотограф также плавал в одной из яхт, снимал регату, а потом и награждение победителей. Фотографии с воды получаются очень атмосферными!

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото превью: Yoksel Zok, Sereja Ris / Unsplash. Любые рекомендации, предоставленные авторами и опубликованные на портале Event LIVE, являются выражением частного мнения данных специалистов. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.