Когда дом сгорает… 6 решений для спасения ивент бизнеса прямо сейчас

Как жить организатору мероприятий в условиях коронавируса? Пересмотреть бизнес-модели и менять продукт? Уходить в онлайн? Покупать чужие бизнесы или продавать свой? Сокращать издержки? Однозначной инструкции быть не может. Мы обратились за ответами напрямую к директорам ивент агентств, руководителям ивент направлений в коммуникационных бюро и ивент отделах у крупных брендов. Выбирайте, чьему примеру последовать.

• Сокращаем траты

Сейчас тот самый момент, когда стоит отказаться от всех необязательных трат и, по возможности, уменьшить постоянные и временные расходы. Многие респонденты согласились с тем, что лучше повременить с закупкой нового оборудования и заказом сторонних услуг, а также помощи посредников. Самое время провести ревизию на складе – реквизит, ненужную мебель, давно не используемое оборудование, старые стенды и технику можно продать. Однако не стоит избавляться от самого необходимого: никто не знает, что будет с курсом, когда коронавирус отступит.

Работники выбивали заказы, перерабатывали, чтобы успеть к дедлайну, искали способы порадовать клиентов. Теперь пришла очередь руководителей выражать свою лояльность. В качестве альтернативы увольнению можно поручить сотрудникам новые задачи, временно сократить зарплаты или отправить работников в неоплачиваемый отпуск. Помните, что кризисы кончаются, а репутация остаётся.

Елена Плахтиенко, генеральный директор ивент агентства LYRA:
Происходящее – беспрецедентно. То, что сегодня переживает мир, похоже на страшный сон или сценарий фантастического фильма. Индустрия терпит колоссальные убытки. Поскольку в текущей реальности мы не в силах сохранять все зарплаты в прежнем объёме, мы вводим единую меру и сокращаем зарплату всех сотрудников на ближайшие два месяца. За это время, я надеюсь, мы поймём, налаживается ли ситуация.

• Уходим в онлайн

В последние дни появилась масса инструкций для организаторов по переводу мероприятий в онлайн-режим. Специализированные сервисы запускают дополнительные функции для тех, кто хочет провести онлайн-ивенты, в их числе – Timepad, Eventicious, EventPlatform и другие участники рынка. В ближайшее время мы опубликуем кейсы таких событий, чтобы вам было с кого брать пример. Например, агентство смелых решений «Мы» запустили онлайн-тимбилдинг, а агентство Moscow Event уже предлагает клиентам провести кибер-спортивный турнир или даже отметить корпоратив в онлайне.

Выберите онлайн-платформу среди имеющихся, организуйте нетворкинг в первом онлайн-баре Stay The Fuck Home Bar, предложите уже заказанным артистам провести стрим концерта с репетиционной базы (например, через Twitch). Вместо промо-продукции подарите своим участникам скидки на продукты или услуги ваших спонсоров, а с партнёром по кейтерингу договоритесь о доставке еды.

Ольга Мозговая, управляющий партнёр «Вкус Жизни Кейтеринг», член Ассоциации Кейтерингов и Банкетных Служб:
Организовать кейтеринг для онлайн-мероприятия вполне возможно. Сейчас организаторы в шоке, и подобных запросов ещё не поступало, но мы готовы протестировать такой формат. Например, можем привезти готовые блюда участникам мероприятий, проживающим в Москве. Это будет индивидуальный бокс с сэндвичами, бургером, салатом и другими блюдами. Можно поэкспериментировать и отправить делегатам наборы продуктов, чтобы они приготовили себе обед самостоятельно. Кроме того, у нас есть партнёры в других регионах, так что возможно организовать кейтеринг с доставкой и для крупного мероприятия, участники которого находятся в разных городах. Мы думаем, что этот формат имеет большие перспективы в сложившейся ситуации.

• Меняем фокус

Есть и другие форматы, которые не перевести в онлайн, например, фестивали или крупные выставки. Нельзя оцифровать также многие виды деятельности. В этом случае можно сконцентрироваться на развитии своих сторонних проектов, пересмотре бизнес-процессов, логистики и маркетинговой стратегии. Основатель студии арт-тренингов Анна Либер советует в такой ситуации «воспользоваться вынужденной паузой для развития компании и выполнения работы, которая в силу загруженности постоянно откладывалась, вкладывать в рекламу и выстраивать внутреннюю работу».

Александр Рагиня, исполнительный директор Школы Бизнеса «Синергия»:
COVID-19 дал нам возможность перенести наши мероприятия на лето и повысить маржинальность – тщательнее проработать логистику, организацию и предложить клиентам пакет онлайн-трансляций, который мы сейчас вводим в рамках всех форумов.

Если ивенты были не основным направлением вашей работы, а только одним из них, есть смысл сфокусироваться на альтернативах. В конце концов, ивенты – это всего лишь инструмент, пусть эффективный и любимый. Сейчас к нему нет доступа, значит закрывать запрос клиента придется другим способом. Каких целей помогало добиться событие? Было необходимо представить продукт? Укрепить лояльность аудитории? Найти новых покупателей? Улучшить отношения внутри команды? Всего этого можно добиться другими способами – через челленджи и квесты в социальных сетях, с помощью онлайн-курсов, стримов, блогов, рассылок (электронных и настоящих), работы с амбассадорами, в конце концов – рекламы на ТВ.

Марина Макридина, директор агентства Be Brand Event, руководитель регионального отделения НАОМ-Урал:
Главное сейчас – сконцентрироваться на задачах бизнеса клиента и предложить их достичь альтернативными способами: другими форматами мероприятий и другими вариантами донесения ключевого сообщения бренда до целевой аудитории. Без потери эффективности и вовлечения.

• Работаем удалённо

Когда мы пишем эту статью, в 22 субъектах Российской Федерации уже введён режим всеобщей изоляции – не работают бизнес-центры, перемещение по улицам ограничено первостепенными нуждами. Тенденции неутешительны, и выиграет тот, кто быстрее всех наладит процессы удаленной работы. Даже если вы уже сократили штат или отправили сотрудников в отпуск ещё пару недель назад, самое время заняться настройкой удалёнки: неизвестно, когда ситуация вернётся на круги своя, а работать надо.

Дарья Головина, генеральный директор агентства brandnew:
Мы уже оптимизировали коммуникации, создали специальные памятки и инструкции по удаленному управлению командами, настроили VPN-подключение, обновили Open Server и заранее установили важные программы для удаленной работы. Для совещаний и конференций тестировались платформы Zoom и Microsoft Teams, активно используются Skype и групповые звонки в WhatsApp. Нам потребовалось два тестовых дня, чтоб выявить слабые места и настроить новый формат работы. В работе с клиентами также проговаривается предпочтительный формат удаленной связи, ведь дедлайны никто не отменял. На данный момент вся команда работает удаленно, групповые чаты и видеозвонки уже стали привычными, поэтому мы поддерживаем привычную деятельность без потери качества, но в новом формате.

• Поддерживаем друг друга

В такое тяжелое время как никогда проявляется человеческая натура. Именно сейчас стоит оставаться верными своим принципам, поддерживать коллег и партнёров. Так с открытым письмом к индустрии обратился оргкомитет фестиваля здорового образа жизни SN PRO EXPO Forum, призвав организаторов заняться заявками на техническое обеспечение уже сегодня. Организаторы форума рекомендуют: «По возможности внесите предоплату своим подрядчикам, чтобы они смогли продержаться в этот сложной период. Заказчики, спонсоры и рекламодатели при наличии средств также могут увеличить долю предоплаты и помочь организаторам».

Елена Бочкарева, ивент специалист рекомендательного сервиса Zoon.ru:
Мы приняли решение не возвращать уплаченные нами ранее взносы за участие в партнёрских мероприятиях. По двум причинам: во-первых, ивенты переносятся на осень, и я верю, что они состоятся, во-вторых, все наши партнеры в дополнение к форуму согласились провести мероприятия в онлайне. В нем примут участие наши спикеры, будет проведена рекламная кампания. Качество контакта будет ниже, чем личная встреча, и ни о каких «продажах на стенде» не может идти речи, но мы будем брать охватами, так как на онлайн-мероприятия можно приглашать целевую аудиторию со всей страны.

Александр Корчагин, директор сценической компании StagePro:
Сегодня происходит консолидация внутри отрасли. В желании выработать антикризисные меры проходят встречи игроков рынка и отраслевых ассоциаций. Мы призываем заказчиков внимательно относится к тендерным процедурам и не делать цену основным критерием выбора подрядчика. И просим клиентов поддержать лояльных подрядчиков, с которыми шли рука об руку много проектов.

• Не унываем

Что будет с индустрией в ближайшем будущем – прогнозировать трудно. Большинство проектов перенесены на осень 2020 года. Если к этому времени массовые мероприятия уже будут разрешены, в индустрии может развернуться борьба – за площадки, подрядчиков и внимание участника. По словам ивент менеджера медицинского холдинга МЕДИКА Анастасии Шлафман, сложности также могут возникнуть у организаторов профессиональных медицинских выставок, которые проводят мероприятия два раза в год, ведь организовать две выставки в одном полугодии не целесообразно. Также можно ожидать противостояния между заказчиками, которые уменьшат бюджеты на проведение мероприятий, и организаторами, которые будут вынуждены поднять ценник из-за курса валют. Тучи сгущаются, но впадать в уныние не стоит. Помните, что кризис – это всегда начало чего-то нового.

Екатерина Скачек, основатель фестиваля здорового образа жизни SN PRO EXPO FORUM:
Игроки нашего рынка переполнены креативом, и уже сегодня начинают придумывать альтернативные способы заработка. Так что, если мыслить позитивно, возможно, мы находимся на пороге новых открытий, и скоро появятся новые интересные высокотехнологичные форматы мероприятий, которые получат даже бóльший отклик у будущих поколений, а мы с вами начнём быстрее трансформироваться и создавать еще более качественный контент!

Елена Горохова, директор Зеленого Движения России ЭКА:
Нужно понимать, что карантинные ограничения – это пусть жёсткие, но одни из самых показательных мер проверки устойчивости бизнес-идеи, сути тех или иных бизнесов, профессионализма и гибкости сотрудников этих компаний. Нет худа без добра. За время карантина однозначно снизится экологический след от деятельности большинства участников рынка ивент индустрии. Есть надежда, что, пытаясь сохранить свои бизнесы в условиях карантина, ивентеры начнут активно использовать более экологичные опции: онлайн-форматы событий, технологии дополненной или виртуальной реальности и пр.

Алена Дьяконова, специалист по личному брендингу, организатор мероприятий:
Когда все стабилизируется, у многих организаторов появятся работающие онлайн продукты, которые несомненно будут прекрасным дополнением к их ивент мероприятиям.

Гвоздовская Марьяна, партнер ивент агентства С4:
Какие последствия сложившаяся ситуация будет иметь для ивент индустрии? Я стараюсь смотреть на это, как на пожар. Когда дом сгорает, какова вероятность, что на этом месте вы захотите построить в точности такой как прежний?

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Pixabay.comCC0 PublicDomain. Бесплатно для личного и коммерческого использования. Не требуется атрибуции. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям