7 сценариев госзаказа в ивенте: опыт побывавшего в черном списке

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


РНП – Реестр Недобросовестных Поставщиков – эта аббревиатура пугает многих, но так ли страшно попасть в черный список на самом деле? Заказчик отказывается принимать и оплачивать услуги, ставит невыполнимые условия… Что делать, если вы оказались в центре хитрой схемы? Как не дать себя использовать? К чему нужно быть готовым? Чем опасен диалог «на понимание»? Как избежать суда, и стоит ли это делать? Опытом побывавшего в черном списке и потерявшего миллионы, делится управляющий партнер DoctorTeam, партнер агентства EmployerBrandEvents, Игорь Иванов.

Игорь Иванов,

Игорь Иванов,
управляющий партнер DoctorTeam, партнер агентства EmployerBrandEvents

Многие ивенторы, начинающие и даже опытные «акулы», слыша слова «черный список», невольно начинают нервничать – скулы сжимаются, а сердце стучит все чаще. Через суды и заседания комиссии тебя штрафуют на бешеные суммы и с позором добавляют в пресловутый черный список, откуда ты сможешь выйти только через 2 года…

На правах человека, который побывал в этом списке уже 4 раза, позвольте поделиться опытом. Каждый из последующих советов стоит от нескольких десятков до нескольких миллионов рублей, которые мы теряли, совершая досадные ошибки.

Так ли страшен черный список?

Госзаказчик в случае уклонения или недобросовестного выполнения контракта действительно имеет право внести вас в тот самый РНП (Реестр Недобросовестных Поставщиков), который должен сделать невозможным ваше участие в закупках. Но это не всегда случается.

Во-первых, о нем знают далеко не все госзаказчики, во-вторых, вас вовсе могут не добавить в этот список, либо добавят, но с большим временным запасом. У нас была практика игр на торгах с юридическим лицом, находящимся сразу в нескольких РНП. Попадание в черный список практически никак не влияет на участие в коммерческих тендерах, но лучше заранее разделить деятельность компании на несколько юридических лиц для работы с коммерческими тендерами и с государственными. Даже если ваша компания присутствует в РНП, никто не запретит вам подать заявку в государственный тендер, но ее могут отклонить в случае вашей победы на следующем этапе, когда будет проходить рассмотрение заявок.

Даже попав в Реестр, можно продолжать работу, но помимо черного списка существуют гораздо более сложные схемы работы госзаказчиков, которые несут для исполнителя более серьезные последствия.

Если вы не готовы к судам, заседаниям комиссий, отстаиванию своих интересов порой в очень категоричной форме, фиксации каждого шага на мероприятии для отчетов, жестким переговорам и постоянным рискам,не стоит заниматься госзаказами в принципе.

Фото

Что происходит с госзаказом на рынке организации мероприятия? Давайте разберем основные проблемы.

Сценарий №1. ТЗ не соответствует реальной потребности заказчика

Вы находите контракт 44-фз, по ТЗ требуется площадка внутри Садового кольца, небольшой комплект оборудования, а также довольно скромный кофе-брейк с конфетами и шампанским.

Наступает день торгов, у вас есть несколько конкурентов, но вы побеждаете и забираете контракт. Через некоторое время вы встречаетесь с заказчиком, и выясняется: площадка была выбрана полгода назад под скромным кофе-брейком с конфетами на самом деле подразумевался фуршет за 10 тыс. рублей на персону;«техничка» не имеет никакого отношения к реальности, и дороже описанной в ТЗ в 5 раз; да и вообще на мероприятие должен мэр приехать, поэтому вас в бетон закатают, если вы не покормите гостей за свой счет.

Почему так произошло?

ТЗ не соответствует реальной потребности заказчика. Видимо, кто-то очень спешил с запуском закупки, и времени составить грамотное ТЗ не нашлось, или у заказчика просто нет ресурсов для его составления.

Также есть определенный пул аффилированных мероприятий, чаще всего они обладают не очень большим бюджетом, заказчики которых, заранее проставив нужные пункты в ТЗ, меняют его несколько раз перед заключением самого контракта. Задача таких заказчиков не провести мероприятие, а всеми силами помешать вам это сделать или найти и сфальсифицировать нарушения при проведении ивента, а затем расторгнуть контракт в одностороннем порядке и взыскать с вас всю сумму банковской гарантии.

Что делать?

После победы у вас есть всего несколько дней до заключения контракта, чтобы встретиться с заказчиком и постараться выяснить его реальные ожидания. Всегда можно отклониться по второму пункту или даже расторгнуть контракт после его заключения двусторонним соглашением. Но это работает, только если заказчик действительно хочет организовать мероприятие.

КстатиПравильно сформулированное техническое задание дизайнеру на разработку визуальных материалов мероприятия – залог успешного проекта. За что специалист скажет вам спасибо, а из-за чего может отказаться от сотрудничества, рассказывает арт-директор REMARGroup Алена Печникова в статье Без ТЗ и результат… не очень. Как поставить задачи ивент дизайнеру?

Сценарий №2. Просто невозможно

Допустим, по ТЗ контракта требуется изготовление стальных декорационных конструкций повышенной инженерной сложности. Работа займет не менее 3 месяцев, а мероприятие должно состояться уже через три недели.

Почему так произошло?

У заказчика уже есть подрядчик, который сварил эти конструкции полгода назад, и вам будет очень сложно выиграть этот тендер. По 223 вы его не возьмете ни при каких обстоятельствах, и даже если сильно упадете по 44-фз, реализовать все равно не сможете.

Что делать?

Обращайте внимание на подобные «маркеры» и избегайте таких тендеров. А еще подавайте жалобу в ФАС на всякий случай.

Сценарий №3. Несоответствие банковской гарантии

Вы отправляете заказчику проект банковской гарантии, а он отказывается его принимать, требуя прислать сразу оригинал. Вы соглашаетесь, заказчик отклоняет вас по надуманной причине несоответствия банковской гарантии.

Почему так произошло?

Это не ваш контракт, и заказчик не хочет, чтобы вы его выполняли. Мероприятия либо не существует, либо оно подготовлено для другого, заранее осведомленного исполнителя.

Что делать?

Вы, конечно, можете побороться, например, внести обеспечительный взнос реальными средствами, но на практике, вам все равно вставят столько палок в колеса, что лучше вообще отказаться от этой затеи.

Сценарий №4. В ответ – тишина

Вы нашли интересный и подходящий контракт, все просчитали, выиграли его, но заказчик не выходит на контакт. Вы звоните ему по контактному телефону, отправляете электронные письма, а в ответ – тишина. Так проходят сроки, прописанные в контракте по предоставлению концепции, дизайн-макетов и самого мероприятия, а затем прилетает одностороннее расторжение контракта.

Почему так произошло?

Мероприятие являлось аффилированым, и на вас хотели заработать, либо оно было подготовлено для «своего» организатора, который впоследствии и проведет данный ивент, но гарантию взыщут с вас.

Что делать?

Нужно помнить, что звонки и электронные письма суд может не принять в качестве свидетельств.

А к суду лучше всегда готовиться заранее, даже если у вас все хорошо и замечательно в общении с заказчиком.

Любой документ по техническому заданию, любая информация, которую вы должны запросить или предоставить, должна отправляться заказным письмом, курьером в канцелярию с отметкой о получении и печатью, а так же электронным письмом с уведомлением с официального электронного адреса. Все эти три канала должны быть использованы обязательно!

Фото

Сценарий №5. Цены выше головы

Вы уже проводите мероприятие, предположим, для некого министерства. И оно требует от вас включения в программу определенных артистов. Вы связываетесь с этими артистами и изумляетесь, потому что их ценник именно на это мероприятие довольно высок. Но если вы не предоставите этих артистов, вам обещают проблемы при закрытии контракта.

Почему так произошло?

Можно предположить, что представитель заказчика в сговоре с этими артистами, и специально «установил» более высокий ценник на их работу с целью получения выгоды или проявления лояльности к своим друзьям.

Что делать?

Наш горький опыт показывает, что лучше на эту уловку не вестись. Даже если вам обещают более гибкие условия закрытия контракта и какие-то дополнительные преференции при проведении, в итоге вас обманут. Вы заплатите повышенные гонорары этим артистам, причем скорее всего наличным расчетом, а на закрытии все равно будут спрашивать по полной, забыв о ваших договоренностях.

Сценарий №6. Проблемы с «закрывашками»

Вы провели мероприятие с определенными недочетами и ошибками, но в целом проект был реализован, а услуги оказаны. Даже основной представитель заказчика, какой-нибудь глава управы района, давал множественные интервью, что все прошло отлично и все молодцы. Вы выдыхаете, готовясь к каким-то небольшим штрафам, но заказчик по разным причинам не принимает ваши «закрывашки».

В веренице проектов этот момент можно легко упустить и просрочить. Обычно этим занимается бухгалтер, у которого и так много задач. В таком случае, если документы не приняли, бухгалтер либо самостоятельно правит их, либо отправляет на корректировку юристу. В это время заказчик говорит о том (конечно, по телефону), чтобы вы не торопились. Дальше на площадке появляется одностороннее расторжение контракта.

Либо после проведения мероприятия заказчик просто отказывается подписывать документы, настаивая на дополнительных сертификатах качества продукции, которых может даже и не существовать в природе. Пока вы ищете и надеетесь, сроки подачи закрывающих документов также проходят. Далее с вами разрывают контракт и требуют гарантию.

Почему так произошло?

В контракте были прописаны сроки сдачи закрывающих документов, вы их не сдали, значит, уклонились от исполнения – вот такие шахматы. Вероятно, если вы грамотно делали закупки, отсудить часть потраченных средств возможно, но это будет лишь некоторая часть и весьма нескоро. Если у вас контракт на 20 млн., представьте, сколько вы потеряете, заморозив эти деньги на срок от 6 месяцев до нескольких лет. Еще печальней, если это был выдаваемый на небольшие сроки тендерный займ под реализацию.

Что делать?

Следить за сроками сдачи документов и заранее составлять тайм-план подачи и отправки информации заказчику следует менеджеру проекта. На мероприятии обязательно должен присутствовать человек, который будет фотографировать все услуги с наименованиями оборудования и продукции. Оплата подрядчиков должна проходить только по безналу. А закрывающие документы стоит собирать сразу и в полном объеме.

Сценарий №7. Подправить, исправить, заменить

Мероприятие уже проведено, но заказчик требует от вас указать в отчете совершенно другие услуги, или в той форме, которая совершенно не соответствует ТЗ. Это может быть ловушкой: после предоставления подобного отчета заказчик вправе разорвать с вами договор.

Что делать?

Если заказчик хочет изменить контракт, требуйте дополнительное соглашение, либо двустороннего разрыва контракта и заключения нового, без переторга.

Фото

Хотите работать с госзаказчиком? Ищите хорошего юриста!

Это только 7 возможных сценариев, но скользких схем намного больше. Если вы все-таки решили заниматься госзаказом по организации мероприятий, нужно начинать не с регистрации на тендерных площадках и ЭЦП, а с подбора команды. Первый, кто вам нужен - это юрист, именно от него зависит, сможет ли госзаказчик реализовать свою хитрую схему на вашей компании. Затем ищите тендерного аналитика, желательно с юридическим образованием, а только потом набирайте ивент менеджеров.

По нашему опыту, 90% всех тендеров написаны под конкретных исполнителей, и столько же мероприятий – аффилированы. Возможно, вы работали только с честными и бескорыстными заказчиками, и их ТЗ были непредвзяты и грамотны. Но я бы предпочел не допускать саму возможность заработать на себе, чем надеяться на эфемерную справедливость и честность намерений. Специфика работы на госзаказе предполагает более строгую отчетность, маниакальное фотографирование всех оказанных услуг и «хирургическое» соблюдение сроков. Так работать могут далеко не все.

Помните, что первое попадание в РНП съест большое количество нервов и денег, ведь по незнанию вы тратите время на обращения к юристам, консультантам, всеми средствами пытаетесь оправдаться перед госзаказчиком. Но жизнь после РНП не заканчивается, и если вы избавитесь от этого страха, заказчик потеряет возможность давления на вас, и вероятнее всего, мероприятие пройдет без проблем.

Подробнее о том, как избежать тяжб, убытков и нервных срывов при работе с госзаказами в ивенте, речь пойдет на XV Всероссийском Форуме-выставке «ГОСЗАКАЗ» 3-5 апреля в Москве, ВДНХ (пав. 75), где состоится круглый стол непосредственно по тематикам ивент индустрии

Фото

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациямФото: pixabay.CC0 PublicDomainБесплатно для личного и коммерческого использования. Не требуется атрибуции.


27.02.2019

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности