Мария Шугурова: «Иногда форс-мажоры в ивенте работают на руку»

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Оказывается, иногда непредвиденные обстоятельства могут принести мероприятию пользу – в виде удачной смены формата или пересмотра будущих условий договоров. Как использовать опыт ЧП, как его предусмотреть и как правильно работать с людским потоком – рассказала Event LIVE Мария Шугурова, основатель и руководитель образовательного проекта по организации мероприятий Project Kitchen, основатель проекта «Бизнес сцена», консультант по продвижению бизнеса через мероприятия и личную бизнес-стратегию, преподаватель МГУ, РАНХиГС, НИУ ВШЭ.

Кто за что отвечает

Напрямую ответственность за безопасность во время ивента лежит на организаторе, именно он работает с участником в случае внештатной ситуации. Документально же ответственность за безопасность лежит на двух сторонах – и площадке, и организаторе. В случае, если ЧП произошло не по вине организатора (ввезенного оборудования, установленной сложной техники и др.), а по вине площадки или внешних обстоятельств, финансовую ответственность несут обе стороны, доля же участия определяется заблаговременно. На предмет безопасности мероприятие проверяют и организатор, и служба безопасности площадки. До прохождения полного контроля всех зон, площадка не имеет права давать мероприятию зеленый свет.

Лето – пора фестивалей под открытым небом. Для посетителей это всегда настоящий праздник, о возможных чрезвычайных ситуациях думать не хочется. Но, как известно, чем тщательнее продумываешь варианты «плохих» сценариев, тем меньше вероятность, что это произойдет. О безопасных материалах, конструкциях павильонов и работе с электрооборудованием на уличных мероприятиях Event LIVE рассказывал в материале Open-air на все сто: как обезопасить мероприятие под открытым небом

Два плана

Несомненно, при организации любого мероприятия, особенно крупномасштабного, должен быть план подготовки по противопожарной безопасности. Действия в рамках этого плана можно поделить на 2 категории:

Технические

  • Проверяются со стороны площадки и организатора: совокупная система средств первичного тушения пожаров, исправность противопожарных сигнализаций, системы автоматического пожаротушения и т.д.
  • При работе с открытыми и закрытыми площадками системы могут различаться. К примеру, если мероприятие проводится на концертной площадке с постоянным потоком людей, документы и требования площадки уже заранее заготовлены, перед мероприятием необходим предварительный осмотр и заключение об отсутствии нарушений.
  • Если же закрытая площадка рассчитана на меньший поток людей и является посредственным помещением для массовых мероприятий (подвалы, крыши, лофты, галереи), то система пожарной безопасности несколько упрощена с документальной точки зрения. Полная ответственность за технический контроль лежит на самой площадке, обязанность же организатора - быть осведомленным о технике безопасности, знать план эвакуации и правила поведения на площадке.
  • При работе с открытыми площадками (парки, скверы) в договоре с организатором четко прописываются требования, составляется отдельный договор с перечнем и характеристиками всей ввозимой техники, назначается ответственное лицо на площадке.

Организационные

  • Разработка плана эвакуации
  • Специальный приказ с назначением ответственных лиц на период мероприятия
  • Инструктаж и договор на техническое обслуживание с полным перечнем средств противопожарной защиты и техники.

Стихия

Стихийные бедствия и террористическая угроза прописывается отдельным пунктом в договоре и, к большому сожалению, этому не уделяется должного внимания. При этом стихийные бедствия могут стать врагом мероприятий не только на открытых площадках, но и в закрытых помещениях.

Пару лет назад мы проводили масштабную бизнес-конференцию в одном из прекрасных музеев в самом центре Москвы. Площадка имела потрясающий стеклянный купол, и гости могли наблюдать, как меняется небо в течение дня. Конференция длилась несколько дней, и вот в один из них начался сильный непрекращающийся ливень. Переживать было не о чем - мы ведь под крышей. Но неожиданно сильный дождь пробивает стеклянный купол и зал начинает заливать водой! Возможно, был какой-то скол у шва между стеклами. Мы и предположить не могли, что такое возможно, оказались совершенно к этому не готовы, как и площадка. Как выяснилось, на площадке нет специалистов, способных устранить эту проблему, и ее представители отказалась нам помогать. В договоре не были прописаны возможные действия в такой ситуации. Конечно, дорожа репутацией и гостями, мы смогли решить проблему усилиями профессиональной команды, но осадок остался. К слову, площадка так ничего и не предприняла, а мы не понесли за это финансовой ответственности.

В целом есть масса случаев из практики, когда форс-мажоры оборачивались сменой формата и только работали на руку. К примеру, открытое мероприятие моих коллег в одном из парков Москвы. На сцене планировалось выступление танцевальных и музыкальных коллективов, но резкий неожиданный ливень с ураганом испортил все планы. Организаторы приняли решение поменять концепцию и устроить ночной кинопоказ под дождем в машинах, как в лучших американских романтических фильмах.


Работа с толпой

Тут есть два решения, они не новы, но требуют особой проработки

  • Охрана на мероприятии, тем более, если это open air – важнейшая составляющая. Перед мероприятием всегда прописывается необходимое количество человек и их расположение на карте площадки + инструктаж в случае критических ситуаций.
  • Расположение навигационных элементов, которые сами смогут направлять людей. В какой бы точке ни находился человек, ему всегда должно быть понятно, где выход (кофе, туалет, сцена и др.). Для примера рекомендую рассмотреть системы навигации крупных торговых центров и аэропортов.

Небольшой пример из навигации аэропорта: из-за того, что в Шереметьево на оном из этажей по какой-то необъяснимой причине указатель на гейт указан не в том направлении, в день на рейс с этого гейта опаздывают около 17 человек. Просто табличка. Просто не в ту сторону.

Человеку должно быть всегда инстинктивно понятно, куда идти. Если, на ваш взгляд, табличек недостаточно, используйте звуковые эффекты, световые решения, решения с применением запаха, а также простую человеческую навигацию (хостес, волонтеры).

Применение ароматов на мероприятии для управления движением людей кто-то может назвать манипуляцией, но это работает. Для того, чтобы люди вовремя выходили из зала, обращали внимание на конкретный объект и отвлекались от другого, повышали свою активность и трудоспособность – мы использовали несколько запахов, которые расположили в разных зонах площадки. Любопытно, что когда человек привыкает к одному и тому же запаху из мероприятия в мероприятие, образуется четкая ассоциация с брендом, и можно пронаблюдать, как без вашего вмешательства легко и красиво решаются многие навигационные и стратегические задачи проекта.

В итоге, при грамотном применении любые из этих средств помогут вашему событию, если их использовать во благо своих посетителей и для их безопасности.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE, при перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна.

Фото в материале предоставлено Марией Шугуровой, фото на превью Pixabay.ocm CC0 Creative Commons


01.06.2018

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив кейтеринг коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности