Инструктаж, контроль и проверка на себе: а что вы делаете для безопасности события?

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Считается, что о безопасности не очень хотят думать ни организаторы, ни заказчики мероприятий. Но на российском ивент рынке есть ответственные игроки и множество положительных примеров. Кто-то составляет списки, кто-то садится за стол переговоров и все прорабатывает, а кто-то прочесывает всю площадку маршрутом посетителя и смотрит с его позиции. Event LIVE поговорил с теми, кто готовится и заботится о посетителях, и задал вопрос: «А как вы работаете с безопасностью и готовитесь к непредвиденному»? Нам отвечают PR Partner, C4 Group, КСТАТИ, МИТтех и STEM.

PR Partner: инструктаж и сбор информации

Клиенты агентств редко обращают на безопасность должное внимание, даже при планировании крупных событий. Зачастую на это не готовы выделять дополнительные средства. И здесь задача организатора – все-таки добиться включения в бюджет пункта безопасности, а также обсудить с подрядчиками всё до мелочей: от навигации до форс-мажоров. Мы придерживаемся следующей схемы:

  1. До начала нужен инструктаж с привлеченным персоналом, чтобы новые люди были в курсе, где находятся все выходы, как действовать и куда направлять поток людей. Регистрирующий персонал инструктируем на случай, если на мероприятие попытается попасть человек без предварительной регистрации.
  2. Помимо указателей, схемы активностей и персонала, помогающего гостю сориентироваться на площадке, заранее заботимся, чтобы все запасные выходы были открыты, а также записываем все контакты охранных структур, курирующих объект.
  3. Обычно компании, предоставляющие профессиональный персонал для мероприятий, вводят в программу обучения и технику безопасности. Всегда обращайте внимание на этот пункт при подписании договора с подрядчиком.
  4. Также при планировании крупного мероприятия соберите следующую информацию:
     
    • Схема мероприятия с указанием всех входов/выходов, зон въезда/выезда транспорта, а также зон активностей.
    • Количество участников с учётом персонала, спикеров, работников службы безопасности, подрядчиков.
    • Программа мероприятия с таймингом и учётом подготовки (монтажа/демонтажа оформления и техники).
    • Порядок пропуска гостей, список запрещённых к проносу предметов и описание механики досмотра, если предполагается свободный вход без пригласительных и списков.
    • Контакты служб, регулирующих вопросы безопасности на территории мероприятия. Если возможностей площадки недостаточно, эту информацию организатор передает сторонним охранным предприятиям, и они заранее высылают специалистов на мониторинг площадки. По его результатам охранные отряды смогут спрогнозировать все возможные риски.

Отдельная история — работа со службами безопасности первых лиц, здесь подготовка куда серьезнее. Мы работали на крупных ивентах с участием В.В. Путина, Д.А. Медведева и ряда министров, занимались аккредитацией СМИ до и во время мероприятия. Процесс затянутый и весьма сложный: необходимы все паспортные данные желающего аккредитоваться, сканы паспорта, описание аппаратуры, тысячи списков. К сожалению, по факту «допуск к телу» имеют лишь избранные службой безопасности аккредитованные, но это обычно выясняется прямо перед появлением первых лиц. Из СМИ — это обычно только видео- и фотокорреспонденты, остальным разрешено находиться в здании, но в соседнем помещении и смотреть выступление на экранах.

STEM: свой brand book

Для каждого B2B мероприятия мы готовим подробный brand book, где помимо общей схемы зонирования учитываем схемы навигации гостей и эвакуации. Мы совместно с техническими специалистами готовим схему разводки электричества, так как почти все мероприятия сопряжены с большим количеством аппаратуры. Мы оцениваем электронагрузку и четко соблюдаем ограничения при монтаже техники и застройке территории.

Перед стартом мы тщательно проверяем площадку на наличие и исправность средств пожарной безопасности, схем эвакуации, смотрим, чтобы аварийные выходы были открыты и не загромождены посторонними предметами. Отдельно уделяем внимание зонам для курения – это выделенная зона или же полный запрет на курение во время мероприятия.

Если же говорить о городских мероприятиях, то около площадки при подготовке и непосредственно во время мероприятия должны быть кареты скорой помощи, пожарный расчет, полиция, ДПС и/или охранное предприятие. Также возможно сотрудничество со службами безопасности компаний-заказчиков. В случае аренды готовой площадки или интеграции в чужие мероприятия мы обсуждаем все опции по безопасности с третьей стороной и принимаем их условия, но только при условии подтвержденных мер

безопасности.

Дмитрий Курдесов, глава общественного движения «За безопасность»
Все меры безопасности должны быть четко прописаны в «Положении по охране и пропускном режиме на мероприятие». В нашей работе мы уделяем основное влияние моделированию ЧП, отработке действий. Если форс-мажор случился, то первым делом мы отвечаем за жизни и здоровье людей, поэтому сначала эвакуация, но параллельно с этим мы должны обеспечить охрану имущества, так как мародеры всегда быстро слетаются на любую трагедию.
У хорошо организованной системы охраны толпа не может выйти из-под контроля. До мероприятия мы обязаны просчитать все риски, и при панике и давке наши сотрудники знают, как поступить правильно, и оперативно реагируют на противоправные действия. Для профессионалов вычислить провокаторов в толпе совсем не сложно - главное быстро отделить его от толпы


МИТтех: взаимные проверки и контроль доступа

Хорошая практика – это взаимные проверки площадкой и организатором друг друга во время подготовки с привлечением по итогу надзорных органов для финального осмотра. С точки зрения минимизации террористической угрозы оптимальное решение – предварительная проверка службой безопасности зарегистрированных гостей. Минимум, что нужно сделать – это организовать систему контроля доступа с рентген-аппаратами, металлодетекторами и визуальным контролем.

Доступ посторонних должен быть исключен. Для этого всех задействованных в мероприятии людей нужно внести в общий список имеющих право находиться на площадке, соответственно зонированию. Если зон две и более, на их границах должны стоять пункты контроля доступа. По возможности – задействовать систему видеонаблюдения с записью. А для сохранения имущества стоит ввести контроль его ввоза и вывоза с соответствующими документами.

Есть особые категории посетителей – это дети, люди с ограниченными возможностями. Здесь правильно будет закрепить за каждой особой группой своего куратора и провести дополнительный инструктаж всего персонала об особенностях работы с такими посетителями. И, безусловно, проверить необходимую инфраструктуру в месте проведения– не должно быть неудобств.

Коммуникационное бюро КСТАТИ: встать на место посетителя

Я как руководитель проекта проверяю абсолютно всё, дотошно иду по всем пунктам своего чек-листа еще на этапе монтажа площадки. Рекомендую всегда приезжать накануне мероприятия и самому пройти все зоны площадки маршрутом посетителей: начиная с парковочной зоны, входа, зоны регистрации/ аккредитации, затем – в залы основной программы, пресс-центр, подсобные помещения, гримерки, место под склад, туалеты, проверить, работает ли wi-fi и прочие детали.

Чаще всего краеугольным камнем является противопожарная безопасность, поэтому мы работаем в сотрудничестве с представителем площадки и их технической службой, а также с нашей компанией-партнером по техобеспечению. Отдельно проверяю элементы декораций, особенно текстильные и деревянные материалы, которые должны содержать огнезащитную пропитку. Убеждаюсь, что назначено ответственное лицо по противопожарной безопасности, и что у него есть удостоверение о прохождении курса инструктажа и экзамена о противопожарной безопасности.

Duty of Care – популярный за рубежом термин, определяющий долг бизнеса по защите своих клиентов от возможного, частично прогнозируемого вреда. Что конкретно входит в это понятие, и какие шаги предпринять в его рамках для событийной индустрии, Event LIVE рассказывал в материале Duty of care: как и от чего организатор должен защитить участников мероприятий


Ивент агентство С4Group: зонирование и план

Проверка по противопожарной безопасности должна проводиться по трем направлениям:

  • Инструктаж и проверка готовности персонала агентства;
  • Проверка службы безопасности площадки – кто конкретные ответственные люди;
  • Проверка противопожарной инфраструктуры – корректно ли расставлены огнетушители, в рабочем ли они состоянии, подведена ли вода к рукавам для пожаротушения, нет ли препятствий для доступа к аварийным выходам и т.д.

На деловых мероприятиях - обязательно закрепить за каждым охранником конкретную зону контроля, провести с ними инструктаж на случай ЧП. Желательно иметь систему разных уровней доступа к разным зонам на бейджах/браслетах, не позволять людям находиться в зонах, не предусмотренных их уровнем доступа. Обеспечьте максимальное наличие камер на площадке, если их нет – информирование людей о внимательном отношении к сохранности своих вещей.

На случай чрезвычайно большого, незапланированного числа посетителей важно иметь несколько сценариев действия. Один из них - советовать посетителям прибыть на площадку заранее (это работает на любом мероприятии), чтобы познакомиться с ней, найти пути выхода, причем несколько вариантов на случай разного развития событий.

Наилучшие примеры соблюдения техники безопасности – это мероприятия с участием представителей власти. В этих случаях безопасность контролирует целая протокольная служба. И планы B и C не только прорабатываются в теории, но и заранее обеспечиваются инфраструктурно, что позволяет действовать быстро и слаженно при совершенно разных сценариях.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE, при перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна.

Фото в материале: STEM, PR Partner, Facebook, Wikipedia, CCO Creative Commons , указания авторства не требуется


28.05.2018

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности