Ивент как мишень для негативных сценариев: авось или Duty of Care?

У зарубежных организаторов мероприятий распространено понятие «долга по защите» (Duty of Care) - юридическая ответственность ивент менеджера, организатора, планировщика мероприятия перед посетителем в плане возможных рисков. Казалось бы, это и так очевидно, однако даже наличие этого термина не вносит ясности, как именно должны работать ивенторы с безопасностью. Кризисному менеджменту и управлению рисками уделяют внимание далеко не все – побеждает «авось» и уверенность в том, что ничего экстренного не случится. И это даже не всегда вина только ивенторов, а проблема системы - о безопасности также не хотят думать заказчики и площадки, потому что это трата времени, денег и ресурсов. Event LIVE продолжает выяснять, почему создать безопасное событие не так уж просто.

Подготовиться изнутри

Когда случается очередной кризис, первый отклик от всех участников отрасли примерно одинаковый они не просто не готовы, они, прежде всего, напуганы. Напуганы тем, что понимают если худшее произойдет, то они не смогут защитить своих посетителей, не справятся с пресловутым Duty of Care. Бренда Риверс, кризисный менеджер, президент и исполнительный директор Andavo Meetings, Incentives and Consulting, автор нескольких лекций и книг по управлению рисками на мероприятии считает, что организатору в первую очередь нужно работать не с внешними факторами, а внутри собственной компании.

Бренда Риверс, кризисный менеджер, президент и исполнительный директор Andavo Meetings, Incentives and Consulting:

Сегодняшняя реальность такова, что о возможных форс-мажорах на мероприятиях надо говорить не с позиции «если» они произойдут, а с позиции «когда» это может случиться, и «что» это будет за проблема. Конечно, нельзя предотвратить множество кризисов, но можно хотя бы предпринять несколько простых шагов при планировании.

Список потенциальных угроз кажется бесконечным, от погодных условий до захвата заложников. Вот почему я рекомендую любой организации для начала понять и распределить свои официальные юридические обязанности, а затем принимать посильные меры для предотвращения рисков в зависимости от размера компании.

Когда я общаюсь с организаторами встреч, всегда всплывает несоответствие между понятиями осознанной уверенности и допустимой уверенности. Осознанная уверенность свойственна людям, которые не верят, что что-либо может случиться с ними – они уверены в своей безопасности. Но если что-то все же случается, они продолжают демонстрировать эту уверенность (ложную, я полагаю) в том, что они легко справятся. Другой тип уверенности – это чувство подстраховки у людей, которые создали детальный план, и знают, что они пошагово будут делать в случае чего. Они чувствуют себя инструментом с конкретным функционалом, и поэтому уверены.

Тяжелая работа по подготовке окупится чувством уверенности и спокойствия на самом мероприятии. Из моего опыта общения с клиентами можно выделить общие моменты, с которыми сталкивался почти каждый:

• Мы не были готовы;
• Мы отрицали саму возможность, что это случится;
• События разворачивались слишком быстро;
• Все было бы по-другому без участия соцсетей.

Конечно, в некоторых случаях пересекаются все эти факторы или даже сверх того. Но наличие подробного плана гарантирует, что вы справитесь с рисками по каждому из четырех сценариев. Главное – разобраться с потенциальными типичными проблемами:

• Вера в то, что вы готовы (хотя на самом деле нет);
• Вера в вероятность, что ничего не случится;
• Отсутствие персонифицированной разделенной ответственности внутри компании;
• Отсутствие ресурсов, расстановки приоритетов, четкого плана.

Три ключа к подготовке

Организаторы сильно рискуют и подставляют своих участников, относясь к безопасности спустя рукава. В октябре 2017 года массовая стрельба в Лас-Вегасе особенно остро напомнила всем, что мы работаем в индустрии, которая по самой своей бизнес-модели создает такие массивные людские «мишени» для негативных сценариев. Напомним, что стрельба в Лас-Вегасе произошла 1 октября 2017 года, когда Стивен Пэддок обстрелял с 32-го этажа гостинично-развлекательного комплекса Мandalay Bay на бульваре Лас-Вегас-Стрип посетителей фестиваля кантри-музыки Route, проводившегося на открытой концертной площадке (прим. ред.). К сожалению, в плане безопасности нет никаких стандартов. За два года моих наблюдений и исследований ни разу никто так и не объяснил, что же именно включает понятие Duty of Care. Единственное, что у нас точно знают если у тебя крупное мероприятие и людские толпы, ты автоматически за них отвечаешь. Вот почему после событий в Лас-Вегасе всех организаторов мероприятия упомянули в судебном иске.

Реальная ответственность за посетителя

Пока судебные дела против организаторов событий довольно редки. Но случались прецеденты с безопасностью, ударившие по схожей индустрии, где тоже отвечают за людей – по туроператорам. С ростом числа посетителей организаторы сейчас стали более уязвимы. Теперь от них ждут инспекций своих площадок и активностей, это автоматически воспринимается как часть их работы. Когда дело доходит до суда, речь чаще всего идет об ответственности стратега и исполнителя того, кто планировал мероприятия, и того, кто их организовывал. По моему опыту, судья возложит большую ответственность в рамках Duty of Care именно на того, кто планировал, нежели на исполнителя, чисто в силу специфики его работы.

В мире встреч манера поведения, которая раньше казалась невероятной, теперь наоборот становится нормой, и главное теперь предвосхищать и предвидеть. Организатор заранее должен озадачиться решением действительно сложных вопросов, а не только самых очевидных.

• Предполагаются ли посетители, имеющие право носить оружие?
• Какими путями возможна цифровая атака на посетителей, самое слабое место в кибербезопасности;
• Какова вероятность организованных протестов, притеснения или дискриминации посетителей по признаку группы, которую они представляют (национальность, религия, раса, ориентация);
• Ожидаются ли неблагоприятные погодные или геологические явления;
• Готова ли площадка к теоретическому отключению воды или электричества;
• Как быстро, а главное организованно быстро эвакуировать людей в случае пожара, нападения преступников или природной катастрофы?

А как у нас?

Неясность и отсутствие четких правил коснулось и нашей страны, где тоже по большей части торжествует «авось» в подходе к безопасности. Более того, некоторые игроки не понимают, зачем вкладывать в это силы и время.

Ивент режиссер, ведущий, модератор деловых мероприятий Олег Кузин:

Ивенты являются одним из мест, где много людей, и именно там часто об их безопасности не заботятся. Не потому, что нет правил и средств, а в силу отсутствия знаний на эту тему у многих ивент менеджеров.

Мы привыкли обвинять правительство, пожарных, ответственных и прочих, но не себя. Мы забываем соблюдать элементарные правила безопасности, как только утихает шум вокруг очередной трагедии с жертвами, а если нет жертв, то мы и не замечаем вовсе. После трагедии с «Булгарией» я не раз спрашивал ивенторов при проведении мероприятий на плавсредствах: «Будем делать инструктаж? Вы проверили наличие и доступность жилетов?» Чего я только не слышал в ответ: «Это дело капитана и его ответственность», «Давай не будем негатив на гостей нагонять» и так далее. За прошедшие семь лет я вспомнил только два случая, когда организаторы были инициаторами такого инструктажа. Один из них по просьбе заказчика, у которого это было прописано во внутреннем регламенте.

Часто ваш заказчик не понимает тех опасностей, которые могут возникнуть на мероприятиях, и обязанность ивент агентства заключается в том, чтобы быть максимально честным с ним в этом вопросе, предупреждая о рисках, - пояснил спасатель, организатор «Школ безопасности» Евгений Матюшенко в материале Event LIVE 5 основ безопасности на мероприятии

Хочу сказать, что даже в специализированных вузах, занимающихся воспитанием и образованием специалистов массовых праздников, теме безопасности уделяют крайне мало времени. Конечно, есть еще воспитанники советской школы, и они стараются придерживаться тех, «совковых» правил. Оказывается, не все было так плохо в Союзе, и правила безопасности в том числе. Так может, нужно не гнать, не рубить под корень некоторые позиции, а лишь модифицировать?

Еще одна проблема безопасности - ее стоимость. Итак, бюджеты урезаны, откуда еще выделять деньги на безопасность? Действительно, как часто в смете мероприятия вы видите пункт «безопасность»? Заказчики думают, что это забота и проблема организаторов, организаторы что это подрядчики им должны... И главное, что никто ничего не проверяет и не контролирует. Вот скорая должна быть по закону или медик они есть, потому что об этом ивенторам часто напоминают заказчики, которые имели проблемы со своими сотрудниками. Да и происходят проблемы у нас часто, хоть и мелкие, но по 1-2 почти на любом крупном мероприятии. Пожары и обрушения происходят реже и, видимо, все думают, что точно не на их проекте.

Что делать? Изучить нормы и правила и контролировать каждый блок всех ивентов, руководствуясь правилом разумной достаточности и задавая вопрос не только "Зачем?" но и "Это безопасно?"

Креативный директор, режиссер Антон Говард:

С разными клиентами наблюдал две стороны медали: у первого сотрудник утонул во время летнего мероприятия (был запрет на купание, но не для него). Итог: уже через месяц снова услышал: «Не нужно грузить людей правилами и ограничениями из-за одного дурака». У второго клиента на каждом мероприятии, от конференции до Нового года, строгая схема: площадку проверяет служба безопасности и корпоративная служба спасения – только потом ее подтверждают. Все выходы, спецсредства, сигналы проверяют до проекта два раза. После приветствия ведущие пять минут подробно рассказывают, как и куда, где точка сбора, кто отвечает и т.д. Сначала сотрудники были недовольны, агентства психовали, площадки смеялись: «Вам веселиться, или о плохом думать будете?». Прошло уже много лет, все привыкли, трагедий, травм, нештатных ситуаций не случалось. Впоследствии в компании стали проводить курсы первой помощи для сотрудников, а любая встреча начинается с раздачи участникам книжечек про безопасность.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE, при перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна.

По материалам www.meetingstoday.com. Фото в материале Andavo, Pixabay.com CC0 Creative Commons. Бесплатно для коммерческого использования. Указание авторства не требуется.
Фото на превью: Илья Питалев/РИА Новости.