5 подводных камней в организации конференции за рубежом

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Если вам не хватает адреналина - проведите ивент в чужой стране. В стране, где всё кардинально отличается. Начиная укладом вашей жизни на родине и заканчивая принципами работы с подрядчиками, партнёрами, участниками.

Два года подряд наша команда принимала вызовы: в 2016-м году провести конференцию в Минске, а в 2017-м - в Кракове. Обе конференции на 300 участников - оптимальное количество для старта в новой стране.

Каждый раз, когда созревала идея выехать с Outsource People за рубеж, поверить было сложно, но тем не менее, в итоге всё получалось.

Многое оказалось не так радужно и легко, как хотелось бы. Однако, с преодолением того, что казалось невозможным, уровень профессионализма каждого члена команды возрастал на 200%.

Чтобы вы могли подготовиться к выездному мероприятию как следует, я расскажу, какие подводные камни вас могут ожидать (ни в коем случае не говорю, что будут :)).

Камень №1 Менталитет

Не зная особенностей мышления жителей выбранной вами страны, сложно:

  • найти к ним подход через рекламу
  • договориться о медиа-партнёрстве, спонсорстве
  • оперативно сработать с локацией.

Когда мы готовили конференцию в Кракове, мы не могли понять, почему наши письма канут в лету. По привычке, ожидая ответа на письмо в течение суток, мы недоумевали, если ответ приходил через неделю.

Как потом оказалось, поляки никуда не спешат и не понимают настойчивости с нашей стороны.

Рекомендую, прежде чем готовить мероприятие, загуглите “менталитет (национальность)“. К примеру, по запросу “менталитет поляков” вы найдёте миллион ссылок. Это поможет вам грамотно распределить время на подготовку и построить правильно диалог.

Совсем недавно Ольга Бабина рассказывала читателям Event LIVE о своем опыте привлечения спонсоров для конференции Outsource People - Найти спонсоров: опыт международной IT-конференции Outsource People (Киев, Украина) и попала с этой статьей в тройку лучших авторов портала!

Камень №2 Местные партнёры

Без партнёра в другой стране обойтись можно, но сложно. Как минимум, он нужен вам для оформления договоров и приёма платежей. Как максимум, для помощи с промо среди вашей целевой аудитории.

Даже если вы хорошо знаете будущего иностранного партнёра и можете на него положиться, всё равно оформите с ним договор на берегу. А если это новый для вас человек, тем более, чётко пропишите, кто какие обязанности выполняет и как потом измерить выполнение договорённостей.

Например, задача партнёра привлечь 200 местных участников (30% от общего плана) и получить вознаграждение от прибыли. Создайте ему промокод, по которому вы вместе сможете отслеживать все покупки.

Поскольку вы главный организатор, регулярно контролируйте процесс выполнения договорённостей, созваниваясь с партнёром и обсуждая промежуточные результаты.

Камень №3 “А кто вы такие?”

Часто, в других странах, есть сформировавшиеся сообщества, где чужестранцев воспринимают негативно. Можно встретить возражения вроде: “Кто вы и почему мы должны вам верить: покупать билеты по $250 и платить тысячи $ за спонсорские пакеты?” или “Зачем вы лезете со своим уставом в чужой монастырь?”.

Есть два способа отбиться:

  1. Выехать на авторитете вашего ивента в родной стране. Когда я продавала спонсорские пакеты в Минске, я говорила: “Outsource People в Украине - это имя, уверенный бренд, лучшая конференция в области IT аутсорсинга” и показывала факты, подтверждающие это: количество состоявшихся конференций, общее число участников, сколько из них возвращаются к нам снова. Обязательно упоминала известные международные компании, которые оказывали нам спонсорскую поддержку.
  2. Показать, что вы привозите к ним нечто новое: формат ивента, контент, спикеров. Промониторьте, кто из ваших коллег работает в выбранной вами нише и найдите как от них отстроиться или наоборот подружитесь с ними и проведите ивент вместе :)

Проводить конференцию за рубежом с нуля реально, но нужно сразу заручиться поддержкой команды, партнёров и иметь козыри в рукаве. Козыри - что-то необычное и новое для аудитории.

Часто, в других странах, есть сформировавшиеся сообщества, где чужестранцев воспринимают негативно. Можно встретить возражения вроде: “Кто вы и почему мы должны вам верить: покупать билеты по $250 и платить тысячи $ за спонсорские пакеты?” или “Зачем вы лезете со своим уставом в чужой монастырь?”.

Камень №4 Визы, разрешение на въезд

Будьте готовы к ситуации, когда что-то может пойти не так с визами - у вас или у участников из других стран. Наймите заранее эксперта, который проконсультирует и поможет подготовить все документы. Можете обратиться в турагенство, избавить себя от этих хлопот. 

Если вдруг:
- кому-то из ключевых сотрудников команды откажут с вьездом в страну - найдите, кто на месте сможет его заменить или того, кто уже имеет визу и владеет нужными компетенциями
- откажут уже оплаченным участникам - будьте готовы вернуть деньги за билеты на мероприятие. 

Визы - это не страшно. Главное - качественно подготовиться.
 

Камень №5 Свои люди

Обязательно найдите заранее в другой стране “своих людей”. Это могут быть эмигранты, которые знают русский и национальный язык страны, где проводится событие.

Нам в Кракове помогала бывшая сотрудница и волонтёры из Украины. Когда мы приехали на место проведения, оказалось, что менеджер отеля говорит только на польском. Ребята выручили нас и помогли решить много организационных вопросов.

Выезд в другую страну с ивентом - затея не для слабонервных. И я не шучу. При этом  выезжать нужно, если вы хотите быстро вырасти как сильный профессионал в индустрии организации мероприятий. Набирайтесь сил и дерзайте, тогда всё получится!

Ольга Бабина,
Conference manager, Outsource People

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото в материале: Outsource People, фото на превью Andy Cull


03.10.2017

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм интерактив кейтеринг коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • restec.ru
  • EFEA
  • AKMR
  • EXPO BUSINESS REVIEW
  • moscowcvb
  • KVB
  • saintpetersburgcb.com
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности