Актуальные тренды в выборе конференц-залов

Рынок ивент индустрии, как и все сегменты бизнеса, претерпел определенные изменения после кризиса 2014-2015 года. В условиях усложнения экономической ситуации клиенты, естественно, стремились сокращать затраты, и в первую очередь, затраты, связанные с теми направлениями, которые напрямую не влияют на получение прибыли компании. В эту категорию входили и корпоративные мероприятия. По разным источникам рынок потерял порядка 45% общего объема от докризисного уровня. Но в течение всего 2016 года мы наблюдали явное улучшение ситуации, в том числе это отчетливо просматривалось на фоне все большей загрузки площадок для мероприятий, включая как деловой сегмент, так и сегмент развлекательный. Конечно же, еще рано говорить о полном возврате активности на докризисный уровень, но о позитивных трендах и ключевых изменениях, которые в 2017 году усилились еще больше, можно говорить с полной уверенностью.

Объемы мероприятий, проводимых с начала текущего года, и динамика загрузки площадок, подтверждает факт того, что спрос довольно высок и продолжает интенсивно расти. Сравнить хотя бы количество бизнес-мероприятий, которые проходили летом 2016 на нашей площадке с результатами 2017 года: разница практически в 50%. Так в июле прошлого года в Meeting Point состоялось 25 мероприятий, а июль 2017 года мы завершили с прекрасным результатом 51 проведенное мероприятие, при чем самых различных форматов. При этом заказчиками выступали как прямые клиенты, компании так и агентства, в соотношении 50 на 50.

Исходя из собственного опыта проведения различных деловых мероприятий и общения с нашими клиентами, предлагаю выделить несколько основных тенденций при выборе площадки, которые, на мой взгляд, сегодня наиболее актуальны для рынка и клиентов - как корпоративных, так и частных.

1. Площадка «не как у всех» или «выбор в пользу мультиформата»

Когда речь заходит о деловых мероприятиях, то «классикой жанра» при выборе площадки для подобного мероприятия считается отель. Несколько лет назад практически все деловые конференции проходили по однотипному сценарию – в привычном отельном зале с необходимым оборудованием и организацией питания в ресторане того же отеля. Подобный формат зала рассчитан на проведение деловых мероприятий. Но! В таком помещении особо не накреативишь. А следуя модным веяниям и опираясь на пожелания клиентов – ведь даже самым лояльным иногда хочется попробовать что-то новое и интересное – сегодня организаторы просто обязаны проявлять изобретательность. Появляются новые формы самих мероприятий, сценарии усложняются, участники из статуса просто слушателей переходят в статус активных участников действия, так появилась потребность и в новом формате деловой площадки, которая полностью соответствует всем требованиям.

Наличие лаунжа для нетворкинга, возможность трансформации, которая позволяет разделить помещения на несколько разных зон и объединить участников по группам, что особенно важно для проведения командообразующих мероприятий, или, наоборот, позволяет разводить потоки гостей, когда вип-персоны не хотят пересекаться с общей аудиторией на кофе-брейках– все это на мультиформатной площадке можно сделать с легкостью.

Приведу пример из практики. Недавно один из статусных клиентов проводил у нас многоуровневое собеседование. Сначала в большом зале все участники проходили письменные тесты, потом, по результатам, выполняли задания в малых группах - в переговорных. А уже в завершении проходили собеседования в мини-офисах. В деловой гостиной люди, приглашенные на встречу, могли выпить чашечку кофе, подзарядить телефоны и отдохнуть. Понадобилось использовать все помещения Meeting Point, то есть одновременно мероприятие проходило в конференц-зале, переговорных, рабочих мини-офисах. Ни в одном отельном зале организовать мероприятие такого формата невозможно.

Представляя себя на месте организаторов данного мероприятия, я понимаю, сколько нервов, времени и денег они сэкономили, потому что сделали все на одной площадке.

2. Предоставление максимального сервиса и даже больше

Сервис и клиентоориентированность – два столпа сферы услуг. Сегодня невозможно представить себе клиента, который бы не обращал внимания на два этих фактора при выборе конференц-зала. Большинство моих сотрудников в MeetingPoint, пришли из сферы услуг, в т.ч. из ивент агентств, и они изнутри знают, с какими проблемами сталкиваются и заказчики, и площадка.Для нас очевидно, что сервис по принципу «все включено» сегодня становится все более популярен.

Представьте, насколько упрощает жизнь клиентам и организаторам конференц-зал, который предоставляет полный набор услуг – это и различные виды мебели под каждое мероприятие, и профессиональное видео и аудио оборудование, оборудование для синхронного перевода, IT-поддержку, качественный и разнообразный кейтеринг на любые вкусовые предпочтения участников, помощь при встрече и регистрации гостей.

Не говоря уже о том, что есть еще масса мелочей, когда все готовится в спешке. В нашей практике была ситуация, когда у заказчика случилась проблема с доставкой полиграфии, и мы в экстренном порядке распечатывали и сшивали материалы для презентации вручную. Накладки у организаторов могут быть всегда, персонал площадки должен уметь снивелировать их на 99%.

Поэтому сервис, бесспорно, существенный критерий при выборе конференц-зала, начиная от скорости обработки запроса клиента до персонального внимания и контроля всех услуг менеджерами площадки во время проведения самого мероприятия. Например, у нас в Meeting Point существует отдельная должность ивент координатора, который помогает клиенту, как на этапе подготовки зала, так в течение всего мероприятия.

Ставить себя на место клиента, слушать и слышать заказчика, это значит соблюсти самый полный сервис и даже больше!

3. Дижитализация и технологичность

Digital развивается на бешенных скоростях. Технологии все усложняются, поэтому и требования к техническому оснащению конференц-зала постоянно растут. Так называемый Digital-тренд заставляет организаторов уделять особое внимание контролю качества коммуникаций и связи, а также оборудования, предоставляемого площадкой.

Наличие умных дейвайсов, которые не только повышают рейтинг площадки, но помогают эффективно проводить сами мероприятия, являются неотъемлемой частью модного и востребованного конференц-зала.

4. Транспортная доступность

Остается трендом на все времена, поскольку насколько бы ни была интересной тема мероприятия, половина публики отсекается транспортными сложностями. С этими проблемами, например, часто сталкиваются современные технопарки, которые при всей актуальности модным трендам, теряют часть публики из-за расположения за пределами МКАД.

Помимо этого затраты, связанные с транспортировкой гостей на мероприятие можно оптимизировать расположением конференц-площадки. Проще и эффективнее организовать мероприятие там, где поблизости есть транспортные точки, в шаговой доступности - станции метро и паркинг для автомобилистов. Такая локация повысит статус мероприятия, а также гарантированно увеличит посещаемость в целом.

Как ни крути, а локация конференц-зала в центре города - важный фактор общей оценки при выборе.

5. Сокращение затрат и упрощение логистики

Практика показывает, что после сложного кризисного периода клиенты еще тщательнее стали относиться к бюджету и затратам, связанным с процессом подготовки и проведением мероприятия. Не новость, что клиенты всегда хотят получить максимальный результат при минимальных затратах, но в посткризисный период этот вопрос встает более остро. Прогрессивные компании больше внимания уделяют основной части - познавательной базе мероприятия, спикерам, площадке, и стараются сократить расходы в части логистики, дополнительных нюансов. Ничего лишнего, все составляющие должны поддерживать единую концепцию. Поэтому еще одной из главных доминант остается цена и готовность конференц-площадки к гибкости в ценовой политике, расширению пакетных предложений и креативному походу, когда площадка дает бонусы в виде дополнительных услуг.

Итак, основной задачей всех конференц-площадок было и остается на все сто соответствовать ожиданиям клиентов и обеспечивать максимальный комфорт и продуктивность. Миллион возможностей для улучшения сервиса и проявления креатива мысли дает сегодня развитие технологий. Грамотное выстраивание клиентского сервиса и соблюдение стандартов качества обслуживания – это залог продуктивности и востребованности, когда клиентам хочется возвращаться на площадку снова и снова.

Татьяна Шараева, кандидат исторических наук, генеральный директор, управляющий партнер бизнес-пространства Meeting Point

Если хотите познакомиться с Татьяной лично, послушать ее выступление, задать вопросы – добро пожаловать на форум Event LIVE Москва 14-15 сентября! Татьяна Шараева, генеральный директор гостеприимного Meeting Point , подробнее расскажет о том, на какие основные факторы стоит опираться при выборе площадки для мероприятия, а также раскроет секреты своего успешного проекта

 

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная ссылка на публикацию обязательна. Фото в материале предоставлены Meeting Point