18 вещей, о которых нужно не забыть, сопровождая ТОПа на отраслевом мероприятии

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Отраслевые мероприятия, пожалуй, один из самых эффективных инструментов в арсенале пиарщика. Важно, что он позволяет решить сразу ряд не только коммуникационных , но и бизнес-задач, начиная от дополнительных публикаций в СМИ, поддержания имиджа персоны и компании и заканчивая новыми целевыми контактами: потенциальных партнеров и клиентов. И роль PR-специалиста в эффективности достижения этих целей очень высока. Если кто-то думает, что задача пиарщика в рамках сопровождения персоны на мероприятии ограничивается подготовкой речи и презентации, то это далеко не так.

Сегодня я хочу рассказать о том, что непременно должно оказаться в поле зрения заботливого пиарщика, если он хочет, чтобы все прошло гладко и максимально эффективно.

Нетворкинг

Новые контакты и общение с коллегами – это, безусловно, главное преимущество отраслевых событий. Чтобы выжать из этого общения максимум, пиарщику важно проконтролировать следующие моменты:

Участники мероприятия. Гораздо эффективнее выстроить коммуникацию на мероприятии у персоны получится в случае, если он или она будут иметь представление о пуле спикеров и гостей. Желательно, чтобы персона понимала, какие компании представляют участники, за какие вопросы они там отвечают, какие у них могут быть точки соприкосновения, а еще – как их зовут и как они выглядят.

Таким образом, последовательность действий PR-специалиста выглядит примерно следующим образом:

  • Запросить у организаторов информацию о спикерах и гостях мероприятия.
  • Проанализировать , с кем из них эксперту будет важнее всего познакомиться.
  • Придумать, с каким вопросом или предложением он может к ним подойти.
  • Прислать спикеру фотографии и информацию об этих гостях.
  • Посмотреть, кто из присутствующих (например, прямой конкурент) может задать каверзный или неприятный вопрос, инициировать конфликтную ситуацию; продумать варианты реакции на подобные ситуации.
  • Предложить персоне попробовать познакомиться с интересующими его участниками заранее: написать письмо, «подружиться» в социальных сетях, чтобы на самом мероприятии коммуникация шла уже не с нуля.

Организаторы. Совсем не лишним станет более плотное общение как персоны, так и пиарщика с организаторами мероприятия. Именно они являются финальной инстанцией, определяющей пул спикеров и гостей. Поэтому качественная самопрезентация и хорошее общение – проходной билет на дальнейшие мероприятия этих организаторов.

Визитки. До боли банально, но по нашему опыту организации деловых мероприятий, хотя бы один спикер обязательно забудет взять с собой визитки. Это заметно усложняет общение и приводит ко всяческим конфузам. Пиарщик должен не полениться и напомнить об этом своему спикеру.

Реплики и комментарии. Если персона является спикером, крайне желательно, чтобы она не только отрапортовала подготовленную речь, но и участвовала в дальнейшей дискуссии. Это дает почву для последующего общения с коллегами в кулуарах, делает спикера интересным в глазах организаторов, слушателей и журналистов. Если персона не является спикером, чтобы ее присутствие на мероприятии было заметнее, можно порекомендовать ей задать вопрос или высказать реплику «по делу». Свою мини-речь можно продумать заранее, учитывая тематику мероприятия и спикеров или уже на самом мероприятии, если персоне есть что сказать в рамках обсуждаемого вопроса.

Настроение спикера

Чтобы мероприятие прошло успешно, не менее важно сохранить персону в хорошем расположении духа. Бодрый настрой – это уже полдела. И задача пиарщика – предотвратить все ситуации, способные этот настрой испортить. Приведу наиболее часто встречающиеся в моей практике факторы раздражительност и персоны:

Парковка. Большинство мероприятий проводятся в центре города, не каждая площадка обеспечена парковочными местами. Задача пиарщика – заблаговременно узнать у организаторов, как обстоят дела в этом вопросе, и сообщить полученную информацию персоне.

Утренний кофе. Как правило, деловое мероприятие начинается с кофе-брейка, но это не всегда так. Если настроение эксперта сильно зависит от дозы кофеина, необходимо заранее узнать у организаторов, ожидает ли гостей приветственный кофе, или же решение этой проблемы ложится на плечи пиарщика.

Презентация. Даже если спикер говорит, что сам возьмет свою презентацию или она уже должна быть у организаторов, на всякий случай пиарщик должен не верить никому, надеясь только на себя и взять самому все необходимое: презентацию, текст выступления, список спикеров и пр.

Внешний вид. Есть люди, которым не очень важно попасть в тренд мероприятия с точки зрения внешнего вида и, может быть, им даже комфортнее отличаться от других. Но в большинстве случаев это не так, поэтому пиарщик должен заранее сообщить персоне формат мероприятия и предполагаемый dress code, чтобы он чувствовал себя в своей тарелке.

Тема выступления

Во-первых, чаще всего, чтобы организаторы приняли персону в пул спикеров, необходимо предложить им интересную тему. Во-вторых, если тема не очень актуальна/интересна/уместна, выступление вообще может сыграть не в плюс, а в минус имиджа спикера.

Рекомендации по формулированию темы сильно зависят от отрасли, тем не менее, приведу 6 общих правил, от которых можно отталкиваться:

Правило 1: говорить о том, о чем хотят слушать здесь и сейчас

Речь идет об актуальности темы, ее соответствию рыночной конъюнктуре. Абстрактные выступления мало кому интересны, всех волнует конкретика. Тема должна быть основана на последних тенденциях, в пример должны приводиться свежие кейсы, рекомендации и советы должны даваться по существующим сегодня запросам рынка и т.д. Так, в нашей сфере сейчас все говорят о безбюджетном продвижении, в недвижимости, например, — примерно о том же – об оптимизации бизнес-процессов и расходов при сохранении качества в условиях сложной экономики и высокой конкуренции.

Правило 2: не вызвать у аудитории реакции «Опять они про это!»

Если тема, несмотря на свою актуальность, изъезжена вдоль и поперек, за последние пару месяцев конкурентами или даже самой персоной, повторяться не стоит. Для каждого выступления желательно находить новый подход и свежий ракурс.

Правило 3: соответствовать формату мероприятия

Каждое мероприятие требует индивидуального подхода. Если это круглый стол в формате дискуссии, то, как правило, задается общая тема для обсуждения без подготовки каких-тогромоздких докладов. Здесь важно маневрировать и уметь встраивать свои тезисы в общий разговор. Если это конференция, то здесь, как раз желательна подготовка доклада с презентаций. Если на мероприятии собрались спикеры одной с персоной специализации, это одна подача информации, если структура аудитории более сложная, то другая и т.д.

Правило 4: не противоречить собственному имиджу

Я думаю, здесь все понятно: если эксперт позиционирует себя как юрист в транспортной сфере, нужно приводить примеры из своей отрасли, если эксперт занимается элитной недвижимостью, то ему не стоит появляться в секции про бизнес-класс и т. д.

Правило 5: выбрать тему, по которой персоне действительно есть что сказать

Интересная тема и хорошее выступление, конечно же, разные вещи. Всегда интереснее слушать, когда человек говорит своими словами свои же идеи, а не «читает по бумажке» то, что ему нашел в интернете пиарщик. Одна из задач выступления на мероприятии – продемонстрирова ть свою экспертизу, важно выбрать такую тему, которая позволит решить эту задачу наилучшим образом.

Правило 6: не забыть рассказать о себе

Тонкая и ювелирная работа – встроить презентацию своей компании, ее проектов, собственных навыков в выступление, чтобы при этом все это не выглядело как реклама. Нужно постараться подобрать тему и формировать структуру выступления, исходя из этого.

Журналисты

Чаще всего на деловые мероприятия приглашаются и журналисты. Для пиарщкиа это возможность получить дополнительные публикации и наладить лояльные отношения с интересующими СМИ. Какие шаги можно предпринять:

Пригласить журналистов на мероприятие. Разумеется, обычно журналистов приглашают организаторы. Тем не менее, если для пиарщика актуально познакомиться с каким-токонкретными СМИ и он не уверен, что их пригласили, можно самостоятельно проконтролироват ь этот вопрос.

Познакомиться с журналистами на мероприятии. Опознать журналистов среди других участников достаточно просто. Как правило, у них есть диктофон/ноутбук/блокнот, в котором они активно ведут записи; многие из них задают вопросы спикерам и представляются. Что может сделать пиарщик: представиться журналисту, сказать, какого спикера он представляет, рассказать, чем он может быть полезен. А дальше – просто общаться. Ведь мероприятие – это инструмент нетворкинга не только для персоны, но и для пиарщика. Именно так, за счет простого человеческого общения устанавливаются и долгосрочные деловые связи.

Познакомить спикера с журналистами. Многие журналисты любят общаться напрямую со спикерами. Допускать это или нет, отдельная тема для разговора, так или иначе, и журналистам, и спикеру будет приятно познакомиться лично.

Подготовить пост-релиз. На основе выступления персоны готовиться материал для СМИ, обязательно рассылается тем журналистам, с которыми пиарщик познакомился на мероприятии, чтобы закрепить знакомство.

А еще сопровождать персону на мероприятии – это не только ответственно, но и перспективно для самого пиарщика. В конце концов, продвижение себя – это то, о чем никогда не стоит забывать. Но это уже другая тема для разговора

Снимок экрана 2015-09-15 в 18.49.02

Об авторе:
Евгения Шанина,
руководитель PR-проектов коммуникационног о агентства «Репутация»
mediabitch.ru


04.02.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм кейтеринг конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция образование обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда событий среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • restec.ru
  • EFEA
  • AKMR
  • EXPO BUSINESS REVIEW
  • moscowcvb
  • KVB
  • saintpetersburgcb.com
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности