Событие в Дубае: особенности организации

Необходимо мотивировать команду или удивить партнеров? Провести деловую конференцию с международным участием или заявить о выходе на новые рынки? Все больше заказчиков и организаторов выбирают в таких случаях Дубай. Почему, рассказывает Роман Поляков, основатель и CEO ивент-агентства Panda Project.

Направление №1

Мы видим, как Дубай каждый год становится все популярнее для корпоративных событий. Здесь буквально центр притяжения для компаний со всего мира, ведь в Дубае есть все, что нужно современному бизнесу: инфраструктура, безопасность, инновации, стиль и энергия.

Дубай — это не просто город. Это философия успеха, амбиций и стремления к совершенству. Это город, который особенно настраивает на работу, успех, и такая атмосфера отлично сочетается с любыми бизнес-мероприятиями.

Роман Поляков,
основатель и CEO ивент-агентства Panda Project

Здесь регулярно проходят крупные деловые, культурные и спортивные события. В календаре много международных конференций, выставок, концертов и шоу‑программ, чемпионатов мира. Организуются презентации, масштабные запуски. Как итог: устанавливаются и укрепляются международные связи, заключаются многомиллиардные сделки.

Но выбирают Дубай не только за то, что он является бизнес-драйвером. Деловые туристы давно оценили его как направление для bleisure-туризма. Вечное лето, благоустроенные пляжи и курортные зоны – все это располагает к тому, чтобы совместить работу с отдыхом. Такого сочетания, пожалуй, нет нигде в мире. На Бали только релакс, в Лондоне и Сингапуре – только бизнес.

Другие ивент-процессы

Ивент-агентство Panda Project уже несколько лет организует деловые и корпоративные события в Эмиратах. Полученный опыт позволяет утверждать: здешний ивент-рынок устроен совсем не так, как в России. А про событийную индустрию мы знаем многое: команда Panda Project 15 лет на рынке и является одним из крупнейших агентств в стране, также компания неоднократно становилась лауреатом международных премий в сфере ивента.

Другая боль – большая часть ивент-площадок бронируется на полгода вперед. Важно резервировать локации сильно заранее, то же касается отелей и артистов.

Кроме того, всегда есть вероятность получить услуги подрядчиков втридорога и низкого качества. Глобальная ошибка – это думать, что если услуги стоят дорого, то они обязательно будут оказаны в лучшем виде. На рынке ОАЭ достаточно много компаний-однодневок, в том числе международных. Они открываются и закрываются в течение года, поэтому заказанная техника к вам может просто не приехать.

К примеру, к нам пришел бренд, который изначально обратился в крупную местную ивент-компанию с высокими рейтингами. Около трех месяцев велись переговоры, а по факту за месяц до мероприятия оказалось, что ничего не сделано. Подрядчик не подготовил технический сетап, не нарисовал декор, не заказал сувенирную продукцию, не продумал тайминг и не разработал «путь гостя». Словом, разговоров было много, а по факту ничего конкретного. Мы подключились очень быстро. Если бы все эти задачи стояли перед нами в России, то проблем бы никаких не было. Здесь с учетом времени на получение нужных пермитов и ограниченном выборе качественных подрядчиков пришлось работать в авральном режиме, буквально совершать чудеса.

Необходимо учитывать национальные особенности: в период священного для мусульман месяца Рамадан проведение мероприятий, вероятнее всего, будет запрещено. Кроме того, следует принимать во внимание традиционную для восточного региона специфику — длительные переговоры по любым вопросам, такова здесь норма делового общения.

Разница менталитетов проявляется и в представлениях о том, каким должен быть ивент. В России мы привыкли к высокому уровню мероприятий. Рынок развивается давно, большая конкуренция. В Дубае отрасль достаточно молодая, здесь бывают рады самым простым решениям. И в целом у представителей разных стран отличаются понимание красоты, сервиса и т.п. А Дубай, как мы знаем, – это мультикультурное общество.

Надежный проводник

Чтобы фатально не промахнуться, нужно искать надежного местного партнера, обладающего всеми необходимыми ресурсами. В компании должен быть постоянный штат, своя команда — менеджмент, технический директор, декоратор, производство сувенирной продукции и т.д. Все эти задачи необходимо закрывать локально.

Для российских заказчиков как нельзя лучше подойдут отечественные ивент-агентства, открывшие в эмирате представительства. Они уже находятся в нужной локации, знают других надежных подрядчиков и местные законы. При этом говорят с вами на одном языке, в том числе профессиональном. Все это является серьезным преимуществом по сравнению с российскими агентствами, не имеющими опыта проведения событий в Дубае, и местными компаниями, не знакомых с ожиданиями клиентов из России.

У такого ивент-агентства обязательно должна быть лицензия. Собственно, это первое, что у нас спрашивают, когда обращаются за консультацией по организации мероприятий. Такой же вопрос задают все площадки, сервисы, подрядчики. При этом многочисленные фрилансеры, которые работают вне закона, вынуждены обходить этот момент – они договариваются с местными компаниями-проводниками и все это выливается в существенную переплату для заказчика.

Возможные форматы

Для каких именно мероприятий уместно выбирать Дубай? Здесь организуют выездные корпоративные события, чтобы мотивировать сотрудников и повысить лояльность клиентов, так называемые инсентив-туры. Как правило, в программе предусматривается деловая часть (поведение итогов, образовательный трек), а также развлекательная.

Часто выездные программы разрабатываются специально для топ-менеджмента или бизнес-партнеров. Отметить успехи компании или укрепить связи можно на прогулке на роскошной яхте или в путешествии на суперкарах в горы – да, горы в Дубае тоже есть.

Другое важное направление – презентация услуг компании, заявление о выходе на международный рынок. Кстати, работа в ОАЭ – это серьезный плюс для репутации любого бизнеса. Просто открытие представительства или собственного магазина в стране значительно влияет на статус компании в России.

Стоит отметить, что масштаб наших событий может быть самым разным — от небольших, уютных и эксклюзивных мероприятий для 20 человек (например, выезд топ-менеджмента) до масштабных дрон-шоу или мэппинга на легендарную Бурдж-Халифу и другие знаковые архитектурные объекты. Как правило, такие грандиозные проекты мы реализуем, когда проходит презентация компании в Эмиратах.

В нашем агентстве пользуются спросом 4-дневные выезды. В первый день – обычно прилет и трансферы. К вечеру стараемся организовать велком — это может быть как полноценная вечеринка, так и тематический ужин. Далее идут два дня деловой программы, зачастую они организуются в балрумах в отелях, где проживаю гости. Вторая половина этих дней идеально подходит для развлекательной программы. И тут выбор активностей очень большой: помимо яхт, суперкаров, гор, пустынь, пляжей можно посетить мировые шоу и выступление топовых международных звезд, которых в Дубае очень много. Финальный день — это день обратных трансферов и выездов.

Помните, что Дубай – это привлекательный оазис, в который все хотят попасть. Но путь к нему не прост. Надежные проводники доведут вас до цели без провалов и переплат. А значит мероприятие в Дубае точно запомнится как успешное событие, может быть, самое яркое в жизни его участников.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: архив Panda Project. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.