«Умный» декор: как оформить деловое мероприятие

Успешный деловой ивент – это не только насыщенная программа и интересные спикеры, но и грамотно оформленная площадка. Декор решает эстетические задачи, меняет пространство, создает атмосферу, и, конечно, транслирует главную идею события. Своими рекомендациями в оформлении бизнес-мероприятий делится Наталья Корчагина, учредитель и генеральный директор компании «Декор-ателье».

Наталья Корчагина,
учредитель и генеральный директор компании «Декор-ателье»

Какую задачу решает декор делового события? Произвести впечатление? Изменить архитектуру и цветовую гамму пространства мероприятия? Обеспечить большое количество упоминаний бренда в социальных сетях благодаря «вау-эффектам» и фотоотчетам гостей?

На первый взгляд «произвести впечатление» и «вау» это, скорее, о свадьбе, а «упоминание бренда» — о деловом событии. На самом деле цель оформления и в том, и в другом случае формулируется одинаково — решать задачи, которые поставлены перед самим мероприятием. Деловое событие может презентовать продукт, может нести образовательную функцию, может быть нацелено на нетворкинг и поиск новых партнёров, и именно так и должна быть сформулирована задача команде оформителей.

Когда планируется презентовать продукт, логично подготовить всевозможные поверхности для видеопроекции, произвести каше для экранов, построить информационные стенды. Если цель — образовательная — выстроить атриумы для слушателей или звуконепроницаемые стены для отдельных мастер-классов. Для нетворкинга нужно грамотное зонирование, создание островов с мягкой и деловой мебелью.

Декор может быть «умным» — не украшением, а частью системы, направленной на решение поставленных перед мероприятием целей.

Начальный этап работы

Чтобы команда декораторов смогла сформировать предложение по оформлению, ей необходимо дать информацию о мероприятии: зачем и для кого оно проводится, какой у него базовый сценарий. Также на первом этапе необходимо сформулировать все возможные вводные по брендингу — на базе каких обязательных элементов должен быть разработан фирменный стиль мероприятия, есть ли пожелания по цветовому коду. Следующей вводной является информация о площадке. Важной для составления коммерческого предложения будет информация о сроках производства, временных рамках и прочих ограничениях при проведении монтажа и демонтажа.

Архитектура площадки

Технически работа на площадке начинается с ее посещения и осмотра. На месте проводится фотосъемка для дальнейших эскизов и делаются замеры для построения 3D-модели.

Глобальной задачей является адаптация площадки и превращение ее в пространство события. Мы не украшаем, мы проектируем и строим. С момента входа гость должен попасть не в условный музей, где рядом с билетными кассами стоит пресс-волл, а именно в пространство мероприятия. Причем не обязательно следовать правилам архитектурного планирования. Можно сломать привычную архитектуру, поменять высоту потолков, сгладить углы — и создать эмоцию, эффект неожиданности и новизны.

Входную группу можно выделить заметными архитектурными элементами с фирменным аттерном (арка, колонны, призмы), изменить фойе. Подчеркнуть цветовой код мероприятия удастся базовыми материалами типа напольных покрытий: в летнее время это может быть ковролин, а в слякоть и грязь — линолеум с пленкой с ламинацией. Выстраивать архитектуру уместно с помощью временных стен с айдентикой события, навигацией, программой.

Важно учитывать высоту потолков, особенность имеющегося освещения, выделять и использовать достоинства зала. Например, если в зале высокие потолки, то второй свет — выигрышное место для размещения подвесного объёмного объекта в стиле события: кольцо из флагов, объемный логотип, облако символов — вариантов масса.

При подборе мебели для зоны встречи и ожидания нужно не забывать, для чего она там появится. Целями могут стать: предоставление информации, создание комфортной обстановки для нетворкинга участников или просто возможность зарядить телефон (с помощью брендированной зарядной станции). Также помним, что обязательный элемент оформления любого ивента – фотозона, поэтому создаем несколько разных локаций с правильно поставленным светом и фонами с айдентикой события.

Территорию мероприятия можно разделить на внутреннюю (технические зоны, складирование материалов и т.д.) и внешнюю, гостевую. Работа команды декора на событии начинается как раз с построения зонирования и распространяется на все зоны — как гостевые, так и бекстейдж.

Во внутренних зонах создаются временные стены и перегородки, обеспечивается защита имеющегося пространства. Часто деловые события высокого уровня проходят в исторических, музейных, дворцовых интерьерах — соответственно, используются защитное покрытие полов, дополнительная драпировка стен. В спектр задач декораторов также входят комплектация мебелью и оформление гримерных и штабных зон.

На стыке внутренних и внешних зон мероприятия возникают дополнительные нюансы. Со стороны «зрительного зала» (то есть с любого места, где находятся гости события) мы не должны видеть ведущего, готовящегося к следующему выходу, или кухню при выносе официантом подноса с кофе. Поэтому при компьютерном моделировании пространства на этапе создания визуалов важно проверить, какой обзор у гостя в разных точках площадки. И всегда нелишне проверить это на месте.

Оформление внешних, видимых гостям события зон, в свою очередь, делится на технический декор и условно «брендинг». Последнее — это наполнение пространства элементами фирменного стиля мероприятия. Что касается технического декора, то к нему относятся: каше экранов и драпировка ферм, зашивка звуковых колонок в стенки декораций, работа по маскировке коммутации.

Декораторы делового события — это специалисты, работающие в связке со всеми техническими службами. Приходя на площадку, профессиональный декоратор понимает, какой высоты и где возможно поставить пультовую для инженеров по звуку, какие нюансы возникнут при круговой проекции, и какого оформления потребует самостоятельно стоящий светодиодный экран. Задача декора — обеспечить «чистую картинку» при соблюдении технических требований всех подрядчиков на площадке.

Работа с цветом

Подход к фирменному стилю события — как совокупности цветовых и стилистических решений, допустимых шрифтов и их написания — ничем не отличается от работы с брендбуком торговой марки. Неважно, берется за основу брендбук спонсора/организатора события или создается новая палитра/ шрифтовые варианты. Во всех случаях должны быть установлены четкие правила, а все вариации написания/цветопробы обязательно согласованы между заказчиком и исполнителем.

Меняя источник света, мы меняем визуальное восприятие цвета. Поэтому, выбирая цветовой код события, нужно учитывать особенности освещения зала (дневное/искусственное, световая температура приборов и светодиодной ленты).

Выбор материалов

При выборе материалов для оформления деловой площадки нужно учитывать не только уровень презентации, но и существенный список технических требований. Так печать на ткани в интерьерном качестве не только выглядит премиальнее, чем печать на виниле, но и дает необходимый матовый фон при съемке спикера крупным планом. Выбор широкоформатных материалов и, соответственно, минимизация швов на декорации не только обеспечит визуально высокое качество исполнения, но и является обязательным при съемке официальных лиц. Служба протокола не допустит, чтобы через голову спикера в кадре проходили линии, да и в целом — невзирая на должности — вряд ли сами организаторы конференции хотели бы видеть шов на уровне ушей любого участника дискуссии.

Есть подводные камни и в выборе оформительских решений при видеосъемке. Нашим часто используемым приемом в оформлении президиумов конференций, декораций площадок спикеров форумов является интеграция светодиодной подсветки. Тут важно помнить, что мерцание источника светодиодного освещения не должно совпадать или быть меньше частоты кадра съемки камерой, иначе изображение будет «штробить» и сделать приемлемую по качеству запись станет просто невозможно.

Финансовая целесообразность

Сколько может стоить оформление форума, конференции, круглого стола? Как оценить необходимый масштаб работ и обосновать долю на оформление в общем бюджете?

Возвращаемся к задаче самого события — декор должен помогать ее решать. Если целью мероприятия является презентация нового продукта, то выбирая между видеоэкранами и дорогой флористикой, имеет смысл остановиться на видео. Декораторы выполнят работы по созданию аккуратного брендированного каше, которое будет обрамлять экран. И этого может быть достаточно.

На стоимость работ повлияют сроки, выделенные на эскизирование, конструкторско-технологическую разработку, период монтажных и демонтажных работ.

Декор и смыслы

На выходе смысл события складывается из трех составляющих: что организаторы хотели донести, что участники поняли и как это исказил контекст — политический, социальный, культурный. Оформление мероприятия при этом играет свою роль и работает на результат. С помощью архитектурных решений, цветового кода, вау-эффектов и других инструментов мероприятие производит на участников впечатление, дарит им эмоции, и, что особенно важно, запоминается.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. Орфография и пунктуация автора сохранены. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: архив компании «Декор-ателье». Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.