«Главное – доверять экспертизе партнера», - советы для успешных коллабораций от создателей MICE Excellence Rehab

До сих пор многие уверены, что на кухне должна быть всего одна хозяйка. Однако организаторы MICE Excellence Rehab успешно доказывают, что эту поговорку пора отправить в утиль. Особенно, если речь идет о подготовке ивента. О секретах эффективных коллабораций и главных требованиях для успешного сотрудничества рассказывают Ирина Михалькова и Татьяна Конакова (MICE Excellence), а также Лилия Федорова и Мария Рудакова (Avantage Event Project).

В чем сила? В коллаборациях!

Ирина Михалькова, креативный директор MICE Excellence:

Коллаборации в тренде, и это легко объяснить: кросс-промо позволяет экономить ресурсы – финансовые и человеческие. Сотрудничество выгодно всем:

• партнерам, которые друг с другом не пересекаются по интересам, но пересекаются, например, по аудитории;
• компаниям, услуги которых дополняют друг друга;
• конкурентам. Да, так тоже бывает. Появляются случаи, когда вроде бы соперники начинают сотрудничать. Все дело в том, что оба осознают свою уникальность, преимущества, и даже проигрывать тоже хотят равным себе игрокам, а не тем, кто с ними в разных лигах.

В мире спорта, моды и культуры уже много примеров коллаборации между брендами, результатом которых становятся новые коллекции эксклюзивных предметов. Так появляются кроссовки из переработанного пластика и рюкзаки с принтами от известных музеев. Недавно отечественная марка ТВОЕ объявила о проекте с Третьяковской галереей по мотивам прошедшей с полным аншлагом выставки художника Михаила Врубеля.

Отраслевые коллаборации в ивенте и MICE тоже уже не редкость. В последние годы организаторы одного мероприятия все чаще приглашают для сотрудничества продюсеров других отраслевых событий или представителей ассоциаций. Так один участник коллаборации получает серьезную поддержку в подготовке деловой программы, а второй – возможность интегрировать свой контент в общую повестку.

Другой случай – когда идейные вдохновители событий привлекают к сотрудничеству агентства на взаимовыгодной основе. Один выступает своего рода головой, а другой – шеей, ну или руками и ногами. Один из примеров – MICE Excellence Forum, оператором которого стала компания Upjet. Также можно вспомнить премию «Событие года» и их коллаборацию с агентством «ВМЕСТЕ!», а MICE Excellence Rehab этой весной нам помогли в краткие сроки организовать коллеги из Avantage Event Project. Совсем скоро будет анонс еще одной отраслевой коллаборации, так что, если вы еще не пробовали участвовать в коллабах, может, это тот самый знак, который вам нужен?

Татьяна Конакова, операционный директор MICE Excellence:

Очень важно определить правила работы и зафиксировать задачи каждой из сторон на берегу. Формально отношения строятся как между заказчиком и исполнителем, а на деле это работа двух партнеров. Кстати, такой подход крайне эффективен и в работе с клиентами. При распределении задач мы четко определили зоны ответственности. Себе оставили задачи, в которых сильны мы, а коллеги взяли на себя те вопросы, в которых сами являются экспертами. Также нужно объективно оценить свои временные и человеческие ресурсы. В этом деле главное – доверять экспертизе партнера. Не секрет, что делегировать задачи в работе над ивентом непросто, но в случае коллабораций это необходимо. Учесть все детали помогают регулярные статус-встречи, только так можно увидеть ситуацию по проекту как бы сверху. А еще крайне важно бережно и уважительно относиться к партнеру и его работе – это всегда оценят и ответят тем же.

Специфика осеннего MICE Excellence Forum или весеннего MICE Excellence Rehab в том, что у них нет бюджета. Точнее, отсутствуют стартовые бюджеты, проекты полностью реализуются на привлеченные средства и потому не зафиксированы вплоть до последнего момента. Из-за этого агентствам очень сложно планировать как свою работу, так и взаимодействие с подрядчиками. При этом мероприятие нельзя сделать плохо, потому что вас будет судить не отдельный клиент, а сотни отраслевых коллег. Требуется гибкость мысли, быстрая реакция, отличные отношения с подрядчиками и заряженная работать даже без вознаграждения команда.

При поиске партнера для коллаборации стоит серьезно изучить деятельность компании, ее проекты и репутацию на рынке. Жалеть времени не стоит. Можно попробовать выстроить коммуникацию на несложных кейсах – это помогает проверить, получится ли у вас слушать и слышать друг друга. Честно ответьте себе на вопрос, какую ценность создаете для партнера в процессе сотрудничества, и какую ценность получаете для себя.

Коллаборации – это про перспективы и инвестиции в будущее

Лилия Федорова, генеральный директор Avantage Event Project:

Партнерские мероприятия не менее важны, чем коммерческие, а по сложностям порой и превосходят их. Мы ориентируемся на общий результат и очень дорожим репутацией агентства. Коллаборация в качестве партнера – это PR-возможности, шанс громко заявить о себе, выйти на сцену с организаторами отраслевого события. Все это дает шанс познакомить с брендом широкую аудиторию, встретить новых интересных людей, взаимоотношения с которыми могут перерасти в бизнес и/или дружбу. Коллаборации – это про перспективы и инвестиции в будущее.

Мария Рудакова, партнер и руководитель ивент отдела Avantage Event Project:

Коллаборация с организаторами требует от агентства многого: нужно не только быть экспертом и рекомендовать заказчику, как лучше организовать тот или иной бизнес-процесс, но и адаптироваться под имеющиеся рамки и договариваться с другими партнёрами во благо общего результата. При подготовке MICE Excellence Rehab мы все были максимально вовлечены в процесс и знали всю внутреннюю кухню проекта. Нельзя «увидеть» мероприятие, не зная его составляющих частей. От начала монтажа до финальной зачистки площадки и согласования фотографий для релизов – здесь все связано. В ивент отрасли недопустимо включаться наполовину. Событие – это огромный пазл, где общая картина складывается из разных, но одинаково безупречно выполненных взаимосвязанных задач. Только так получается создавать успешное мероприятие.

Лилия Федорова:

За кадром остаются миллионы мелочей, которые не заметны для гостей и, возможно, воспринимаются как само собой разумеющееся. На самом же деле за ними стоит кропотливая и продуманная работа, целая система, благодаря которой гость видит единую картинку. Поэтому организация события это не только смета и прописанные пункты в договоре. Ивент – это отношения. Именно от нашей включенности зависит, какими они будут: долгими и крепкими или же краткосрочными. Именно поэтому на любом нашем проекте мы выступаем как эксперты, а не как исполнители. Где-то подсказываем, как будет лучше, где-то соглашаемся, а где-то настаиваем на необходимости скорректировать курс. Погружаться в проект, даже если он не ваш, абсолютно необходимо. Именно так и строится качественная и честная работа ивент агентства.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: MICE Excellence, Avantage Event Project. Любые рекомендации, предоставленные авторами и опубликованные на портале Event LIVE, являются выражением частного мнения данных специалистов. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.