«У нас есть свои цели!» Волонтеры о мотивации и ошибках организаторов

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Событийным волонтерством занимаются очень разные люди, и у каждого из них свои амбиции и потребности. Какую выгоду добровольцы получают от участия в мероприятиях? Как используют полученный опыт и навыки? Какие советы дали бы организаторам? И какие качества отличают идеального волонтера? Мы попросили профессионалов ивента порекомендовать нам лучших событийных добровольцев и узнали у них ответы на все вопросы.

Каждое мероприятие – шанс получить предложение от работодателя

Speaker

Максим Шилов, студент магистратуры МГИМО Школы бизнеса и международных компетенций, специальность «Событийный менеджмент» (Москва):

Я начал заниматься волонтерством 11 лет назад и сразу же попал в поток событий – выставок, конференций, бизнес-миссий. Волонтерство привлекает меня тем, что дает колоссальный разносторонний опыт. Как известно, опыт – это лучший капитал, знания всегда пригождаются. К тому же, я убежден, что область знаний организатора должна иметь свойство Вселенной – все время расширяться.

Моя главная мотивация – постоянный рост. Каждое мероприятие в чем-то уникально, а значит, несет свою пользу. Кроме того, на мероприятиях есть возможность пообщаться с людьми, уже добившимися успеха, получить полезную информацию из первых рук.

Почему-то многие считают, что быть волонтером – очень легко, но это совсем не так. Нам часто приходится работать в крайне трудных обстоятельствах. Например, как-то я был волонтером на выставке, проходившей в пустыне. Жара, дефицит воды, а мы стоим под палящим солнцем и привлекаем посетителей, рассказываем им о продукции, некоторых даже поддерживаем, ведь в такой зной несладко было всем. Результаты оказались отличными, но работали мы практически в экстремальных условиях.

Недавно я принял участие в выставке Aquatherm Moscow – это крупнейшая в России и в Восточной Европе выставка оборудования для ОВК, бассейнов и водоснабжения. Китайские компании участвовали в этом событии дистанционно. Непосредственно посетителям выставки продукцию китайских брендов представляли студенты МГИМО.

Кандидатов отбирали с помощью онлайн-собеседований. Учитывалось умение студентов правильно и продуктивно выстроить диалог, ведь само мероприятие несло в перспективе заключение договоров. Студенты, получившие одобрение китайской стороны, получали все необходимые инструкции и материал для презентации на выставочных стендах. Я в этой истории выступал в роли куратора студентов, представляющих интересы китайской стороны.

Результат деятельности – это не только цифры: китайская сторона работой студентов МГИМО была довольна. Приятные отклики мы получили и от российских поставщиков, для которых полной неожиданностью было то, что мы еще студенты. И, надо сказать, что каждое подобное мероприятие – это шанс получить предложение от будущего работодателя. Подобные прецеденты случались не раз.

Speaker

Дарья Ядерная, преподаватель магистерской программы МГИМО «Событийный менеджмент», международный эксперт ЮНИДО ООН по вопросам развития легкой промышленности в России и СНГ (Москва):

Идеальный событийный волонтер это в первую очередь специалист, соблюдающий баланс между организацией, структурностью и адаптивной гибкостью. С одной стороны, в рамках мероприятия есть скрипты, протоколы и четкие гайдлайны, с другой – суть самого мероприятия в его пластичности. Волонтер должен быть готов применить гибкость в рамках заданного протокола, принимать решения быстро и с холодной головой, но не нарушать правила, а находить возможность адаптироваться к происходящему в рамках этих нормативов. Также чрезвычайно важны эмпатия и позитивное отношение к участникам, ведь зачастую именно этот фактор эмоционального настроя определяет атмосферу мероприятия, а значит, отчасти, и его эффективность.

Photo
Photo
Волонтеры на Евразийском Ивент форуме (EFEA)

Волонтерство помогает приобрести новые знания и навыки

Speaker

Александр Румянцев, студент СЗИУ РАНХиГС, фрилансер (Санкт-Петербург)

Участие в мероприятиях в качестве волонтера помогает мне развивать навыки soft skills, тренировать умение непринужденно общаться с людьми. Ну и, конечно, на событиях можно завести множество полезных знакомств.

Также волонтерство дает возможность услышать мнение профессионалов самого высокого уровня, получить новые знания. События позволяют мне оказываться в сообществах, к которым раньше я не имел отношения, и попробовать себя в новой сфере. Сейчас я подрабатываю программистом и учусь на аналитика данных. Однако, возможно, что интерес к событийному менеджменту перевесит, и я продолжу двигаться в этом направлении. Будучи волонтером, видишь своими глазами процесс подготовки мероприятия, разные подходы со стороны организаторов, и это очень ценно.

Одним из последних мероприятий, которое мне особенно запомнилось, был Евразийский Ивент форум (EFEA) 2022. Оргкомитет задает высокую планку проведения события, оно и понятно – люди профессионально занимаются ивентами. Мне удалось послушать несколько сессий, доклады спикеров были очень интересными. Помню доклад Анны-Лиз Кьер, футуролога. Она рассказывала, как прогнозировать тренды и предсказывать глобальные тенденции.

Если бы я мог дать организаторам совет, я бы порекомендовал уделять больше внимания потребностям волонтера. Мы все разные. Например, мне сложно заниматься монотонной работой в течение продолжительного времени. Как-то на одном мероприятии мне поручили выдавать участникам сертификаты, и я занимался этой задачей 8 – 10 часов. Единственной передышкой оказался перерыв на обед, все остальное время пришлось оставаться в одной локации. Спросите волонтеров, что им больше нравится, какие у них таланты и склонности? Это позволит подобрать для добровольцев задачи, на которых они проявят себя максимально эффективно.

Speaker

Александр Островский, руководитель конгрессного центра «ПетроКонгресс» (Санкт-Петербург):

Самые главные качества волонтера – это его заинтересованность и вовлеченность в процесс. Человек, который выполняет свои обязанности ответственно, добросовестно и с улыбкой, всегда заразит своим позитивом всех участников мероприятия и получит не только опыт, эмоции и причастность к событию, но и положительные отзывы и характеристики. Обычно волонтерский труд не вознаграждается материально, поэтому есть и такие добровольцы, которые позволяют себе легко уйти с площадки, не выйти на последующие дни мероприятия, пытаться разными способами избегать выполнения вверенных обязанностей. Поэтому высокая мотивация и самоорганизация чрезвычайно важны.

События дарят заряд энергии

Speaker

Галина Квитко, пенсионерка (Москва):

Я занимаюсь волонтерством с 2018 года, и за это время участвовала в более чем 25 мероприятиях. События для меня – это в первую очередь подпитка эмоциями, возможность пообщаться с людьми и обменяться энергией.

Думаю, что общение, коммуникация – это действительно мое призвание. Всю свою жизнь я работаю с людьми, прошла путь от младшего продавца до начальника отдела кадров. Выйдя на пенсию – начала искать, чем себя занять. И как-то случайно наткнулась на пост «ВКонтакте» о наборе волонтеров на полумарафон. Задач было много: я работала на экспо, помогала с навигацией, занималась медиаволонтерством. И это еще один плюс событийного добровольчества – неожиданно открываешь в себе новые таланты и умения. Мы работали в сложных условиях, шел проливной дождь, но мне ужасно понравилось!

С тех пор в качестве волонтера я принимаю участие практически во всех мероприятиях бегового сообщества. Благодаря добровольчеству я побывала в Абхазии и Дагестане, на курорте «Роза Хутор» в Сочи и в арт-парке «Никола-Ленивец». Чаще всего мне поручают выдачу стартовых номеров и пакетов регистрации участникам, проверку снаряжения на старте и встречу участников на финише забега. Очень важно правильно встретить приближающихся к черте участников, покричать им подбадривающую речевку, а потом обнять и поздравить с завершением соревнования. Я безумно люблю обнимашки, они дают такой невероятный заряд эмоций!

Волонтерство позволяет внести свой вклад в организацию грандиозных событий. Например, в этом году я участвовала в акции «Огненные картины войны». В ночь с 21 на 22 июня мы вместе с другими волонтерами устанавливали и зажигали на Поклонной горе свечи, которые складывались в огромные символы в память о Великой Отечественной войне. Сотворить своими руками такое чудо многого стоит.

Многие спрашивают, зачем я стала волонтером, ведь на мероприятиях не платят. Это так, но зато я получаю ни с чем не сравнимое удовольствие! Хотелось бы, чтобы организаторы понимали это – мы участвуем в событиях по доброй воле. Волонтеры не инструмент и не бесплатная рабочая сила, у нас тоже есть свои цели. Возможно, на некоторых организаторов давит чрезмерная ответственность. Но думаю, что в любых ситуациях нужно оставаться людьми и относиться друг к другу, как к равным себе.

Speaker

Азалия Мавлиханова, управляющий директор агентства по предоставлению временного персонала для мероприятий «Люди и событие» (Москва):

В любом члене команды при подготовке к мероприятию для меня важно, чтоб человек соблюдал договоренности. Идеальный волонтер к тому же здраво оценивает свои силы, развивается в разных сферах, умеет работать в команде и быть на связи.

Особенно приятно видеть, что люди раскрываются, когда понимают общую цель мероприятия и потом с теплом вспоминают этот опыт.

Photo
Photo
Волонтеры на Международной выставке и конгрессе 100+ Technobuild

Помочь даже одному человеку – это большое хорошее дело

Speaker

Анна Головкина, аналитик рынка недвижимости (Екатеринбург):

В 2014 году я поступила в Уральский государственный экономический университет, и с тех пор участвую в событиях в качестве волонтера. Сегодня мне 26 лет, я работаю по основной специальности, однако до сих пор участвую в мероприятиях в качестве волонтера, а иногда и сама занимаюсь организацией событий. По факту, добровольчество позволило приобрести мне еще одну профессию.

Чаще всего я участвую в подготовке и проведении профильных для меня мероприятий, например, Дне строителя в Екатеринбурге и Международной выставке и конгрессе 100+ TechnoBuild. Событийное добровольчество позволяет мне быть в курсе тенденций рынка. А еще плюс волонтерства в том, что каждый раз приходится решать новые задачи. Это помогает оставаться в тонусе, каждый раз устанавливать для себя новую планку. Например, в 2020 году я участвовала в одном крупном мероприятии. На волонтерах тогда легло много задач, многие из которых были новыми: мы координировали работу залов, работали с модераторами и спикерами, помогали с организацией онлайн-выступлений и, конечно, отвечали за безопасность – обрабатывали все поверхности, следили за микрофонами и соблюдением масочного режима, и сами ежедневно сдавали ПЦР-тесты.

Заболеваемость тогда была на высоком уровне. Состав волонтерской команды менялся каждый день мероприятия – ребята уходили на больничный один за другим. Но мы чувствовали друг в друге опору, каждый новый доброволец встраивался в паззл события, как винтик в механизм. В итоге, все прошло замечательно, мы справились.

Благодаря волонтерству у меня появились собственные принципы, которым я следую при организации мероприятий. Например, очень важно давать волонтерам максимально подробную вводную. Нужно разложить все по полочкам – рассказать добровольцам, в чем суть и цели события, для кого оно проводится. Чем больше информации получит волонтер, тем реже он будет отвлекать организаторов от работы. Возможно, волонтер даже сумеет выполнить какие-то задачи сверх необходимого.

Также полезно снимать для волонтеров видеоэкскурсию по площадке, чтобы они лучше запомнили навигацию. Обычно организаторы показывают локации на брифинге, но этого часто бывает недостаточно, особенно, если встреча проводится до или во время монтажа. Часто на самом мероприятии локации выглядят совсем по-другому.

Очень важно поддерживать у добровольцев вовлеченность на высоком уровне. Участники мероприятия хотят, чтобы им были рады, как долгожданным гостям, и потому недопустимо, чтобы волонтеры встречали их с погасшими глазами, без улыбки. Необходимо эмоционально вовлечь ребят, зажечь их перед стартом события. Да, иногда приходится заниматься совсем не теми задачами, которые тебе интересны. Но если волонтер сумел помочь хотя бы одному человеку в течение мероприятия – он уже сделал большое хорошее дело. Меня очень вдохновляет эта мысль, и я всегда стараюсь передать это ощущение волонтерам, когда выступаю организатором.

Speaker

Лидия Щетникова, помощник исполнительного директора по развитию ассоциации «Уральская палата недвижимости» (Екатеринбург):

Идеальный волонтер может предугадывать все, что упустил из внимания сам организатор. Такой доброволец полностью погружен в мероприятие, знает ответы почти на все вопросы и в курсе, у кого уточнить всю оставшуюся информацию наверняка. Если же волонтер выступает в качестве тим-лидера, важно, чтобы в его команде все добровольцы были заняты, а задачи выполнялись на 5+. Аня всем этим качествам соответствует!

Photo
Photo
Из личного архива Анны Головкиной

12.07.2022

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management CongressTime Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование волонтерство волонтеры выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент и комьюнити ивент как бизнес интерактив искусство зрелищ искусство зрелища кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента психология в ивенте работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм сообщество спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты тенденции территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту
При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности