Деловая программа на фестивале: как найти спикеров и выстроить line up

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Пока агентства ломают голову над тем, как бы фестивализировать деловую программу конференций, организаторы фестивалей успешно и с огоньком внедряют деловые сессии в свой формат. Как они это делают? Какие фишки внедряют, чтобы участники не уходили с докладов? Как привлекают крутых спикеров без гонорара, и что делают, если заявленной звезде не дали визу? Опытом делится генеральный директор Международного фестиваля здорового образа жизни и спорта SN PRO EXPO FORUM Екатерина Скачек.

Speaker

Екатерина Скачек,
генеральный директор Международного фестиваля здорового образа жизни и спорта SN PRO EXPO FORUM.

Как привлечь крутого спикера?

Крутой спикер на то и крутой: одними охватами и/или деньгами вы его на своё событие не привлечёте. Прежде всего, он должен разделять с вами одни и те же ценности, мероприятие должно у него откликаться. Важно понимать, что вы пропагандируете одни и те же идеи. Кстати, зачастую идея может быть важнее гонорара. Даже очень востребованные спикеры могут выступать бесплатно, если ваши миссии совпадают.

Но есть и стандартный набор критериев, влияющих на решение большинства спикеров:

  • повестка, тема вашей конференции;
  • целевая аудитория, количество слушателей;
  • охват до и после мероприятия, дополнительный PR;
  • условия проведения (проще говоря, бытовой райдер: если до места проведения нужно добираться самостоятельно «на оленях», выступать на холоде, без экрана или каких-то других базовых технических инструментов, то это может оказаться весомым минусом);
  • фото и видео контент по итогу – любой спикер работает над продвижением личного бренда, ему необходимо постоянно пополнять свое портфолио. За качественные и оперативные фотографии он не просто будет вам благодарен, а ещё и разместит хороший пост-отчёт о мероприятии на своих ресурсах.

Мы предпочитаем со всеми участниками SN PRO EXPO FORUM работать по модели win-win-win: для наших спикеров до и после мероприятия мы подбираем интересные темы и пишем совместные статьи, которые размещаем на площадках информационных партнеров и своих ресурсах, тем самым повышая медийный вес выступающих. От этого хорошо всем трем сторонам, а ещё посетители нашего ивента получают полезный контент в течение года.

Photo Photo

О чём следует поговорить со спикером до выступления?

Первое, что нужно рассказать спикеру – кто сидит в зале, какие у посетителей боли и задачи. Есть отличная теория JobsToBeDone, согласно которой люди покупают не продукты сами по себе, а решение своих проблем. Опираясь на неё, вы сможете грамотно выстроить систему вопросов, чтобы понять, с чем по итогу ваши слушатели должны выйти из зала. Спикер обязательно должен обо всём этом узнать от вас.

Контент должен быть уникальным. Я часто вижу на конференциях по смежным тематикам одних и тех же спикеров с одними и теми же презентациями. Нужно понимать, что аудитория может пересекаться с мероприятиями ваших конкурентов. Если спикер уже где-то выступал на подобную тему, заранее позаботьтесь о том, чтобы презентация была адаптирована под ваше мероприятие, иначе есть вероятность, что люди начнут выходить из зала – это не нужно ни вам, ни спикеру.

Что касается подготовки, мы стараемся выбирать спикеров, которых когда-то слышали вживую, либо тех, кто уже имеют определенную репутацию. Также проверить уровень профессионализма можно, посетив другое выступление вашего кандидата или запросив видео с его предыдущих проектов. Часто бывает и так, что на какой-то сторонней конференции нам понравится спикер, и мы для него придумываем тему, которая будет интересна нашим слушателям. Например, Леонид Гроховский так доступно рассказывал про SEO, что мы предложили ему выступить у нас с темой «Основы SEO для представителей рынка спортивных услуг».

Каждый спикер обязательно должен знать основную идею мероприятия, не уходить от неё и ретранслировать аудитории. Мы, например, завершаем все выступления нашим слоганом: «Здоровая нация начинается с вас!».

А ещё мы любим, чтобы все презентации были оформлены в одной стилистике мероприятия, поэтому готовим несколько вариантов шаблонов и рассылаем их спикерам.

Важно проинформировать спикера о том, кто и с какими темами выступает до и после него, о чём будут говорить другие спикеры. Ваша задача – заранее получить и вычитать материалы от всех выступающих, сопоставить и, в случае необходимости, скорректировать.

Выстраивайте программу, как художественное произведение

Один крутой спикер – это ещё не всё. Каждый приглашённый эксперт должен занять своё место в грамотно выстроенной деловой программе. Как составить идеальную деловую программу для спортивного фестиваля? Конечно же, исходить нужно исключительно из аудитории, а не собственных пожеланий. Здесь поможет пресловутый Customer Journey Map. При планировании ивента я выделяю три основных этапа:

До мероприятия:

Чем мы можем «зацепить» потенциального посетителя? Что и кто побудит его к покупке билета? Сколько денег он готов потратить на наш контент? Что ещё интересного можем ему предложить, чтобы он расшарил информацию и пригласил друзей в следующий раз? На этом этапе важными будут следующие задачи:

  • Поиск инсайта.
    Понимать, с каким запросом пришли на мероприятие посетители – важно. Но попробуем забежать вперед: заранее опрашивая вашу целевую аудиторию, попытайтесь понять, что же еще интересного вы им можете дать помимо того, о чём они вам поведали напрямую. Это должно быть что-то такое, о чём посетитель даже и не подозревал, но что оказалось очень полезно именно ему. Предвосхищайте! И не забывайте интриговать в анонсировании программы.
  • Сегментация и персонализация.
    Не забывайте о том, что не всем вашим слушателям будут интересны 100% вашего контента. Формируйте программу с учетом тематических блоков и разных категорий билетов, чтобы посетители могли распланировать своё время и бюджет.
  • Вовлекайте заранее – как посетителей, так и спикеров.
    Записывайте видео, проводите вебинары, делайте статьи и опросники – это даст вам новую информацию, а аудитория придёт подготовленной и более лояльной к вашему событию.
  • Никуда без хедлайнера.
    Не секрет, что каждому мероприятию требуется медийное лицо, на котором зачастую строится основная часть рекламной кампании. Такие звёзды часто являются высоким драйвером выбора для посетителя.

Звездные спикеры, особенно зарубежные – это всегда определенный риск срыва выступления. Мы стараемся не анонсировать таких звезд, пока не будут подписаны все документы, проведены оплаты, получены визы и пр. Однако иногда это бывает невозможным. Важно продумать все риски и прописать условия в контракте. Например, в случае отказа в визе вы можете договориться о видео трансляции вместо выступления, если спикер уже заявлен, но при этом продумать дополнительные компенсации для спикеров. Некоторые опытные организаторы всегда держат несколько спикеров «на скамье запасных», заранее с ними об этом договариваясь.

Photo Photo

На мероприятии:

  • Не забывайте про сторителлинг. Спикеры бывают разные, но нить повествования должна оставаться единой, если хотите держать внимание слушателей в течение всего ивента.
  • Разбавляйте монотонные лекции интересным интерактивом, не позволяйте людям заскучать. Сейчас есть масса технических инструментов, в том числе бесплатных, для взаимодействия с аудиторией во время выступления – квизы, голосования и пр.
  • Проработайте драматургию. Это, пожалуй, самый сложный и самый интересный момент. Когда программа выстроена, как художественное произведение, в ней понятен основной конфликт, есть противодействие разных сил, и всё это заранее заявлено – намного больше шансов удержать внимание посетителя от начала и до конца! С продуманной творческой идеей вы ещё сможете оформить ваше пространство и рекламные материалы в соответствующей тематике. Здесь вам на помощь могут прийти опытные режиссеры, а если решите делать сами – на ивент рынке есть крутые мастер-классы для профессионалов.
  • Добавляйте элементы шоу: деловое мероприятие не значит скучное! Шоу на открытии и закрытии, интересные вставки между выступлениями – всё это ещё и побудит посетителей делиться впечатлениями у себя в социальных сетях в моменте.

После мероприятия:

Аудитория – наше всё, не бросайте её! Создавайте комьюнити, публикуйте пост-контент, делайте опросники, делитесь фото и видео материалами и призывайте размещать информацию о вас в социальных сетях!

Кстати, президент MPI Belgium Элина Ютелите поделилась своими подходами к составлению деловой программы мероприятий.


27.02.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне интерактив кейтеринг коммуникации коммуникации. молодые специалисты коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии премия продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды управление впечатлениями устойчивое развитие экосистема события эффективность эффективность мероприятий эффективность мероприятия

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности