Как организовать B2C ивент в 20 городах: кейс агентства Panda Project

Сегодня бренды стремятся не просто присутствовать на существующих мероприятиях, а все чаще создают собственные события, формируя вокруг себя живое и вовлеченное сообщество. Особой популярностью пользуются семейные фестивали — формат, который позволяет выстраивать теплый и доверительный диалог с жителями российских городов. О том, как такие проекты реализуются на практике, рассказали эксперты ивент-агентства Panda Project на примере сотрудничества с компанией «Триколор».

Уже второй год подряд агентство участвует в организации проекта «Триколор в твоем городе». Идея и инициатива его проведения принадлежат бренду. Дальнейшие этапы — подготовка, запуск и полная реализация — легли на нашу компанию.

Суть проекта заключается в организации масштабных праздничных мероприятий в российских городах для продвижения бренда «Триколор» и создании яркого позитивного опыта для жителей. С точки зрения ивент индустрии — это формат роуд-шоу. В партнерстве участвуют телеканалы: для них создается площадка, которую они с помощью нашего агентства наполняют разнообразным развлекательным и познавательным контентом — от игр и турниров до мастер-классов и конкурсов. Таким образом компания подчеркивает свою близость к аудитории и эффективно решает важные маркетинговые задачи.

Первый проект в 2024 году состоялся в шести российских городах. Второй сезон пришелся на юбилейный год в истории бренда «Триколор» – в 2025 году компания отмечает 20-летие. По этому случаю маршрут стал гораздо протяженнее и включил сразу 20 остановок: Ярославль, Иркутск, Кемерово, Уфу, Вологду, Калининград, Тверь, Тюмень, Омск, Рыбинск, Абакан, Йошкар-Олу, Чебоксары, Барнаул, Казань, Пятигорск, Саратов, Самару, Смоленск, Грозный.

Логистика

Согласование участия в городских праздниках полностью находилось на стороне клиента, и этот процесс требовал времени: ответы от администраций приходили не всегда оперативно, иногда возникали сложности. Бывали случаи, когда уже проработанные направления отменялись, а новые, наоборот, появлялись в очень короткие сроки. С точки зрения логистики это был настоящий челлендж. Один день мы могли быть в Тюмени, а на другой уже в Вологде. Более того, некоторые Дни города выпадали на одну дату. И нам приходилось делить команду на две группы и использовать два транспортных каравана. Хабами для отправки стали Санкт-Петербург на Северо-Западе и Екатеринбург на Урале.

Тем не менее, благодаря тиражной структуре проекта, команда могла оперативно адаптироваться: в течение недели удавалось подготовить необходимое оборудование, организовать отправку машины и успешно реализовать проект в новых условиях.

Особенности

Непосредственно на площадках мы делали всю застройку, устанавливали шатры в соответствии с техзаданием, встречали представителей телеканалов. Контролировали подрядчиков, которых привлекали на местах: фотографов, видеооператоров, хостес, хелперов, монтажников. Кроме того, готовили и реализовывали развлекательную программу в шатрах собственных каналов заказчика и… снимали кино!

В прошлом году структура формата предполагала свободные высказывания участников, что в отдельных случаях приводило к сложностям: не все знали, что говорить, волновались. В 2025 году для каждого города мы заранее подготовили подсказки – тематические материалы, отражающие особенности региона. В итоге и мы, и участники чувствовали себя уверенно, и съемки прошли успешно.

Вызовы

С какими еще нюансами пришлось столкнуться в ходе проекта?

• Состав каналов-партнеров, которые организовывали основные активности для посетителей, в каждом городе был разный. И окончательный список (количество участников и названия брендов) уточнялся ближе к дате мероприятия. Соответственно, не было такого, что мы один раз сделали сетап и дальше весело катались по всем городам. Каждый раз было планирование, по возможности подтверждение брендов за месяц, разработка для них конкретных активаций и оперативные изменения при необходимости.

• Подбор оборудования и реквизита, которые отправились с нами в путешествие, делали с учетом того, что машины надо будет постоянно загружать и разгружать. Старались брать не слишком тяжелое, не очень крупногабаритное и желательно не очень хрупкое. Кроме того, все должно было быть многоразового использования.

  В этом году на наше авто мы добавили надувной арт-объект – планету с логотипами «Триколор» в космической креативной рамке, так как тема фестиваля 2025 года – «Космос». Он получился износостойкий и удобный в транспортировке. К тому же арт-объект стал точкой притяжения для участников – на его фоне все охотно фотографировались.

• Шатры для активностей потребовали отдельного внимания. Где-то был дождь, сырая погода, они серьезно промокали, иногда по ночам до них добирались вандалы. Приходилось сушить, ухаживать за ними, чтобы они не теряли необходимый для маркетингового мероприятия вид.

• Для поиска исполнителей на местах пришлось провести серьезную подготовительную работу. Оказалось, что в небольших городах найти выносливых людей, способных работать по 6–7 часов подряд, да еще и обладающих хорошей речью, совсем не просто. Это если говорить про промо-персонал. С остальными специалистами еще сложнее. Но мы справились и приобрели большой опыт в этих вопросах. И что неплохо, серьезно расширили пул собственных региональных подрядчиков.

• Свои коррективы внесла сложная ситуация с авиасообщением в России. Так один наш ведущий не смог долететь до своего конечного аэропорта в Казани, откуда должен был ехать дальше в Йошкар-Олу для проведения мероприятия. Небо над Казанью было закрыто, и его борт приземлился в Нижнем Новгороде. Наш постоянный партнер и друг не растерялся, взял машину в каршеринг и через пять часов добрался до мероприятия. Успел провести самое главное – розыгрыш призов, ради которого многие приходят на фестиваль «Триколор».

Итоги

Общий охват публикаций в федеральных и региональных СМИ составил более 54 миллионов человек. Количество публикаций – свыше 314, постов – 260, а медиаиндекс – 2 311,70.

Масштабная инициатива стала не просто развлекательным событием, а настоящим культурным диалогом между регионами. Это отметили эксперты многих профессиональных премий. В 2025 году проект стал победителем и призером сразу в нескольких номинациях на фестивале «Диво России»: завоевал первое место в номинации «Лучший креативный проект, развивающий культурно-познавательный туризм» — за концепцию и реализацию проекта «Триколор в твоем городе» в целом; первое место в номинации «Короткометражные фильмы (Туристические направления)» — за фильм о Грозном; третье место — за фильм о Суздале. Кроме того, проект стал лауреатом премии в области креативных и маркетинговых коммуникаций Silver Mercury («Серебряный Меркурий»).

А для агентства Panda Project проект «Триколор в твоем городе» стал важной частью сотрудничества с брендом и принес ценный опыт командной работы. Масштаб и динамика тура объединили коллектив агентства, укрепили взаимное доверие с партнерами и настроили на продуктивную совместную работу в будущем.

Для справки

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: архив Panda Project. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.