Как ИИ меняет ивенты, и что происходит с вашими данными?
Раньше цифровая часть мероприятий сводилась к сайту с расписанием, общему чату и иногда мобильному приложению. Информация быстро терялась, обратная связь приходила с задержкой, а после события коммуникация обрывалась.
Сегодня ивенты стали динамичнее, а аудитория — требовательнее: нужны мгновенные ответы, удобная навигация и прозрачные данные о вовлечённости. Организаторам важно управлять сотнями задач в реальном времени, поэтому необходим инструмент, который сочетает коммуникацию, аналитику и автоматизацию процессов без лишних барьеров для участников. Об этом рассказывает Семён Кимирилов, директор по развитию компании UMAP, специализирующейся на цифровых решениях для мероприятий.
ИИ-бот: координатор и аналитик в одном лице
Представим, что ИИ-бот на событии — это не «чат с кнопками» в привычном мессенджере, а полноценный член команды, который работает без перерыва. Для участника путь начинается просто: на регистрации он получает доступ к помощнику — по ссылке или QR-коду. Первое приветствие, короткая подсказка «с чего начать» — и дальше диалог: «Где сейчас идёт панель про финтех?», «Как пройти до зала B?», «Запиши меня на мастер-класс на 16:00», «Как добраться на шаттле?», «Где можно поесть?» — ответы приходят мгновенно.
Со стороны организатора ассистент выглядит как операционная панель. Он собирает обратную связь, показывает, какие темы востребованы, сегментирует аудиторию по интересам и уровням доступа, рассылает уведомления «точно в цель» и помогает команде не утонуть в сотнях параллельных задач. В итоге снижается нагрузка на инфостойки и координаторов.
Как это выглядит на практике?
На «Дне инноватора 2025», главном весеннем событии в мире российских стартапов и инноваций, собралось более 600 участников: прошло 15 питч-сессий, выставка инноваций и насыщенный нетворкинг. Организаторы отказались от классического мобильного приложения и выбрали Telegram-платформу с ИИ-ботом и мини-приложением. Что касается ИИ-бота, участники получали программу, тайминг, маршруты и фото, а ассистент автоматически отвечал на вопросы: где поесть, как добраться, в каком зале идёт питч-сессия.
58% гостей использовали бота, более 150 запросов ИИ-ассистент закрыл без участия команды. Бот информировал о старте голосования за стартапы, и участники в реальном времени выбирали лучшие проекты. Это превратило их в «виртуальных инвесторов», усилило вовлечённость и сделало событие интерактивным. Решение упростило коммуникацию и снизило нагрузку на команду. Участники получили удобный цифровой сервис, а организаторы смогли сосредоточиться на атмосфере.
На MICE Excellence Dacha 2025 — весенней встрече организаторов деловых и корпоративных мероприятий, собравшей более 500 участников, организаторы внедрили бота с ИИ-ассистентом. Стояли задачи: автоматизировать коммуникацию и облегчить работу. В боте была программа, запись на встречи «Старинные друзья» (98 заявок, 100% слотов занято в первые часы), push-уведомления и FAQ: бот обработал более 300 запросов автоматически.
Результаты показали эффективность: 150 участников изучили программу заранее, все важные уведомления дошли без задержек, встречи прошли без очередей и ручных списков. Опыт показал, что даже на атмосферных мероприятиях цифровые инструменты работают: ИИ-бот помог вовлечь гостей в программу ещё до начала события и освободил команду для фокуса на программе.
На выставке ИННОПРОМ. Центральная Азия был создан чат-бот, ставший полноценным информационным помощником. С его помощью участники мгновенно узнавали основную информацию: время работы, расписание деловой программы, формат посещения, сведения об организаторах. Бот подсказывал, как удобнее добраться до площадки — на автомобиле, пешком или шаттле — с учётом предпочтений пользователя. Были доступны сведения о сервисах: аренда переговорных, опции тревел-сопровождения и многое другое.
Особую ценность участники отметили в интеллектуальном поиске по экспонентам: достаточно было ввести ключевые слова — например, «кабель завод производство», — и бот подбирал подходящие компании и указывал номер павильона или стенда. Это упростило деловое взаимодействие и сделало нетворкинг действительно продуктивным. Кроме того, бот подсказывал, как связаться с организаторами и какие новинки будут представлены. Работая по заранее предоставленной информации, он выступал быстрым и точным помощником в любой ситуации, повышал качество взаимодействия с участниками, сокращал число рутинных обращений и формировал современный цифровой опыт посещения выставки.
Что с персональными данными?
Вопрос безопасности и конфиденциальности особенно волнует организаторов. Но не стоит беспокоится, если компания — создатель ИИ-бота — зарегистрирована в реестре операторов персональных данных. Это значит, что все данные хранятся в защищённых дата-центрах на территории России в полном соответствии с требованиями ФЗ-152. Telegram, VK MAX или любая другая платформа в этом случае выступает лишь «транспортом» для доставки запросов и ответов, не получая от бота никаких дополнительных баз или выгрузок.
Кстати, ранее мы рассказывали, как управлять мероприятием с помощью телеграм-платформы
Минимально бот получает только Telegram ID — уникальный числовой идентификатор, который не содержит ни имени, ни телефона, ни e-mail. Этого достаточно для того, чтобы бот отвечал на вопросы, помогал с навигацией и работал по сценарию. Если организатору нужны дополнительные функции — например, запись на встречи или обмен контактами (через mini app - приложение внутри мессенджера) — оператор собирает только те поля, без которых этот сценарий невозможен, и только с согласия пользователя. Возможны и упрощённые режимы: с вымышленным никнеймом или вовсе без персональных данных — тогда сохраняются основные информационные возможности, но отключаются персональные рассылки и напоминания.
В случае Telegram-бота часть технических действий проходит через инфраструктуру самой платформы, но данные, которые пользователь заполняет в мини-приложении, хранятся у оператора и не передаются в Telegram. Например, мы не используем иностранные сервисы аналитики, а для строгих требований безопасности можем разместить решение на инфраструктуре заказчика. Таким образом, организаторы получают рабочий инструмент для коммуникации, а участники — быстрые и точные ответы, без риска утечки данных.
Важно: этим летом в СМИ появилась пугающая информация о «запрете Telegram-ботов». На деле ограничения касаются лишь узкого круга организаций (банков, операторов связи, маркетплейсов, госсектора). Они не могут напрямую запускать ботов от своего имени. Но для мероприятий остаётся законный путь: когда цифровое решение делает подрядчик или ивент-агентство, именно оно является оператором персональных данных. Главное — правильно оформить согласие пользователей и хранить данные на серверах в России.
В итоге ИИ-боты дают ивентам то, чего раньше не хватало: мгновенную реакцию, порядок в информации и прозрачную аналитику, а участникам — удобный и привычный способ общения без лишних скачиваний и поиска в бесконечных чатах. Они помогают вовлекать людей ещё до начала события, сопровождать их на площадке и продолжать коммуникацию после. При этом всё работает без риска для конфиденциальности: данные остаются под контролем организаторов, используются только для улучшения опыта гостей и не передаются третьим лицам.
Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: сгенерированы в Шедеврум. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.
28.08.2025
