Как организовать юбилей бренда: 6 советов для ивент-агентств
Как превратить корпоративный день рождения в яркое запоминающееся событие? Устроить креативный ивент и одновременно показать свои возможности? Кейс вечеринки по случаю 20-летия собственного агентства разбирает заместитель генерального директора Motive agency&production Светлана Линтварева.
Светлана Линтварева,
замгендиректора Motive agency&production
THE HATTERS, служба заботы и тапочки для тех, кто устал на каблуках
Юбилей бренда – не просто корпоративный праздник, на который все заезжают формально отметиться. День рождения компании — это возможность подчеркнуть сильные стороны подразделений и яркие проекты, познакомить сотрудников и клиентов офлайн, показать бренд лицом, сплотить коллектив, тем более, если команда работает в гибридном формате.
Чтобы событие получилось ярким и незабываемым, мы начали задавать вопросы сами себе: «Что мы хотим сказать нашим мероприятием? Какие мы? Каким видим свой ивент? Что люди должны и могут унести с нашего праздника?».
Наш посыл звучал так: «Мы креативные, смелые и дерзкие. Мы современные. Мы знаем правила, но умеем их нарушать. Мы заботливые. Наш ивент — это красочный и наполненный энергией праздник, который впечатлит и запомнится всем без исключения».
В корпоративный день рождения мы вложили все знания и опыт, который получили за годы организации деловых, маркетинговых и корпоративных событий по всему миру.
Правило 1. Тщательно изучайте и выбирайте площадку
Мы выбирали из 15 локаций, в шорт-листе оставили пять и лучшие три уже осматривали очно. Остановились на Mecury Space на 40 этаже башни Меркурий в Москва-Сити. Это стильная, продуманная, премиальная площадка с крутым видом и нереальными закатами. То, что нам было нужно.
Совет ивент-команды: даже если вы отлично знаете площадку, всегда осматривайте локацию для каждого мероприятия. Соответствует ли она вашим целям и задачам, что находится вокруг нее. Случается, что у площадки меняется руководство и менеджмент, рядом началась стройка, площадка обновила интерьер, оборудование и т.п.
Чаще всего площадку выбирают ближе к офису. Происходит это так: очерчивается зона, в которой будут вестись поиски, и исходя из этого подбираются варианты. Если это мероприятие для клиентов, то, как правило, выбирают площадку в центре или около центра, чтобы всем было легко добираться. Если это загородная локация в будний день, то шансы, что к вам доедут из центра, довольно невелики. Также не стоит выбирать для ивента пятницу: 50% гостей в лице клиентов и партнеров вряд ли смогут приехать в этот день. Идеальны для юбилея компании четверг или среда. Если хотите сэкономить, то понедельник или вторник.
Важно соотнести общую идею с характером бренда – современное это будет пространство или классическая локация с полотнами 19 века. При этом частью концепции мероприятия является дресс-код. Вечеринка в красном, белом, любая другая тематика. В нашем случае мы определили дресс-код как cocktail, чтобы не усложнять гостям жизнь.
Что еще нужно предусмотреть? Как гости будут сидеть за столиками, возможно на мероприятии уместно сделать фуршет. Будет ли развлекательная программа с концертом и танцами. Сколько планируется сотрудников, партнеров, клиентов. Выбирайте просторные пространства, чтобы всем было комфортно и ни у кого не возникло ощущения большого скопления людей.
Прежде чем обзванивать площадки, составьте список вопросов:
1. Есть ли отдельная стоимость за аренду площадки? Бывают форматы, где отдельно оплачивается аренда, еда, алкоголь, техническое сопровождение. Это важный нюанс.
2. Сколько стоит банкет или фуршет? Входит ли в стоимость алкоголь? Можно ли привезти свой алкоголь и, если да, то будет ли «пробочный сбор»?
3. Есть ли парковка? Как гости будут добираться?
Правило 2. Продумывайте хедлайнеров вечера
Организацию корпоративного праздника чаще всего начинают с утверждения концепции и программы, площадки, бара, кейтеринга и составления сметы. В то время, когда команда создает образ и оценивает бюджет предстоящего ивента, очень важно внимательно отнестись к выбору хедлайнера вечера. Кто будет главным «звездным» или самым ожидаемым гостем развлекательной программы? Иногда хедлайнера подбирают под площадку – смотрят на локацию и понимают, что здесь идеально подходит такой-то исполнитель. Именно эта стендап-команда, певец, блогер, музыкальный коллектив разогреет вечеринку и запомнится надолго.
При выборе также ориентируемся на целевую аудиторию мероприятия. Вряд ли коллективу, где много зумеров, зайдет джазовый ансамбль, но им точно можно пригласить Надежду Кадышеву (в 2025 году она названа самым востребованным исполнителем на концертах и фестивалях для молодежи).
Изначально у нас был лонг-лист из 30 артистов. Выбирали среди тех, чья музыка нам нравится, кто хорошо выступает и «зажигает». Узнали условия и гонорары, соотнесли свои ожидания и пожелания. В итоге остановились на отвязных The Hatters и ничуть не пожалели. Музыканты виртуозно играли на скрипке, аккордеоне, гитаре, басах, ударных, перкуссии, дополняя звучание бубном и washboard. Гости активно пели и танцевали.
За две недели до праздника мы сделали небольшой тизер в виде электронных пригласительных билетов: «Приглашаем вас на наш юбилей. Забронируйте дату. Будет звездный гость». Ближе к событию открыли завесу тайны: «Встретимся с модной группой THE HATTERS». Гости вечера уже находились в предвкушении предстоящего концерта. Первое приглашение мы разослали через почту и мессенджеры – там мы не уточнили «козырей» программы, но сказали, что это будет очень круто. Это создало приятный ажиотаж и привлекло дополнительное внимание партнеров, приглашенных клиентов и, конечно, самих коллег.
Москва – такой город, где каждый день происходит невероятное количество мероприятий. Если человек работает в деловой сфере, его постоянно куда-то приглашают. Не у всех есть возможность посетить каждое интересное событие, многие забегают на минутку, чтобы засвидетельствовать почтение, и убегают. Чтобы люди не просто заехали, а провели с вами вечер, их нужно заинтересовать.
Правило 3. Создайте wow-эффект
Как профессиональные ивенторы мы знаем, что такие мероприятия нужно начинать с wow-эффекта. Мы сделали динамичный яркий шоурил, а после него сразу бомбический музыкальный номер в исполнении генерального директора и команды. Для постановки обратились за помощью к музыканту, который создал для нас музыку. Мы написали текст, вложив в него те смыслы, которые хотели передать на юбилее. Во время подготовки с удивлением обнаружили, какие таланты кроются в наших сотрудниках! И теперь у Мотива есть свой гимн.
Ведущим пригласили профессионального ивент-конферансье, нашего друга, с которым вместе делали много мероприятий. Он знал нашу компанию, наши фишки, истории. Но ключевые подводки все равно писал наш райтер, потому что мы в этом профи. Вот, например, как наш ведущий представлял The Hatters:
«Сейчас на эту сцену выйдут настоящие монстры – они собирали маленькие клубы в 2016-ом, а сегодня их называют самым гастролирующим коллективом России. Только вслушайтесь – 150 концертов за год, пять раз этот коллектив становился победителем премии «Чартова дюжина». Они написали и исполнили бесчисленное множество саундтреков к фильмам и сериалам и даже официальный гимн футбольного клуба «Зенит» (всем фанам ЦСК тоже привет!). Говорят, эти отважные могут сыграть на чем угодно. Даже на скотче. Я сегодня взял скотч и хочу проверить. Да-да, эти ребята покорили сердца миллионов своим зажигательным джипси-роком. Критики говорят, это хардкор на душевных инструментах. Как это может быть? Нам с вами нужно проверить это прямо сейчас!».
Правило 4. Помните, что в ивенте мелочей не бывает
Отдельно расскажем «про фишечки» и детали, которыми было наполнено наше мероприятие, ведь, как известно, дьявол кроется в мелочах. Мы наполнили праздник заботой и милыми «нюансами», из которых состоит любое классное событие.
Креативные топпинги, развлекательные артефакты, шаржисты для гостей, мягкие игрушки в виде маскота бренда — это не мелочи, а важные детали. Всех наших гостей очень порадовали фирменные коктейли с логотипом бренда – «А у нас правочки» и «Дедлайн» покорили сердца даже самых черствых работников рекламного цеха.
Сделать эксклюзивные коктейли мы позвали Александра Родомана – известного российского бармена, победителя множества престижных международных конкурсов в области флейринга и классики барменского мастерства. Он со своей командой разработал для нас специальную коктейльную карту.
Каждый гость мог примерить на себя бумажную корону с фразами из сленга рекламистов и сфотографироваться. Особой популярностью пользовалась офлайн-доска для пожеланий, где участники ивента оставляли свои послания Мотиву. На высоких столиках для тех, кто подошел перекусить или выпить фирменный коктейль, стояла табличка с QR, ведущим на юбилейный лендинг с историями из жизни и кейсами агентства.
«Зона Заботы» отвечала за комфортное времяпровождение гостей. Это профессиональные хостес, которых мы выбрали заранее из числа наших подрядчиков, которые незаметно и аккуратно помогали гостям в случае необходимости. А для девушек, у которых устали ноги от танцев, мы подготовили тапочки. С заботой о гостях мы сделали наборы «На утро»: бутылки с боржоми, саше энтеросгеля и витамином С.
Две скетчистки рисовали гостей по снимкам фотографов – стильные шаржи на нашей брендированной бумаге. И, конечно, не обошлось без торта: 25-килограммового красавца делил на всех гостей лично генеральный директор, сопровождая процесс добрыми напутственными словами в адрес собравшихся.
Правило 5. Удерживайте внимание, продолжайте удивлять
Чтобы гости не заскучали, продумайте насыщенную программу и дополнительные игровые мини-локации. За танцы до упаду, хороводы и групповое пение у нас отвечали давние друзья – кавер группа Crazy beats. Мы с ними знакомы уже много лет, вместе рвали танцполы не только на родине, но даже в Париже.
Крайне важны сюрпризы в программе: в нашем случае это были выступления акробатов с номером «Луна». Кульминацией вечера стали викторина на знание бренда и лотерея с креативными призами. Подарки дарили за поздравления на доске и участие в лотерее, лучшие танцы и ответы на оригинальные и иногда каверзные вопросы из жизни агентства. Среди подарков на нашем 20-летии: мастер-класс по созданию ювелирного изделия, поездки на картинге, профессиональное обучение, лекции-дегустации для любителей вина и главный приз – полет на воздушном шаре – его выиграла наша офис-менеджер. На память всем гостям мы подарили стильный мерч из лимитированной коллекции к 20-летию - футболки и шоперы.
Дарите гостям подарки, даже если это день рождения у компании. Они унесут не только море позитивных эмоций, но и памятные призы и сувениры. Такой мерч люди обычно не выбрасывают – атрибуты праздника и фото связывают их с яркими событиями в жизни и хранятся долгие годы.
Правило 6. Не забывайте о фото
Разумеется, у нас была большая фотозона с фирменным персонажем агентства – нашим маскотом Моти и гигантской цифрой 20. Ее высота составила 2650 см, и самая большая сложность оказалась в доставке Мотишки в офис сразу после жаркой вечеринки.
Фотографов на таком мероприятии в идеале должно быть двое. Один снимает гостей на фотозоне, а второй – репортажник – фиксирует гостей и вайб. Одному из фотографов нужно составить ТЗ, какие именно детали праздника обязательно должны быть отражены. Еще один человек должен снимать вертикальные видео – рилсы и сторис – видеоряд для будущих роликов. Ни одно мероприятие не проходит без рилсмейкера – это условие нашего времени. Чем больше качественного фото- и видеоконтента вы получите с мероприятия, тем активнее гости будут делиться им в соцсетях.
Наше мероприятие удалось, гости – клиенты и партнеры агентства, журналисты – остались в восторге. Планируйте все заранее, продумывайте детали, и пусть у вас тоже все получится.
Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: архив Motive agency&production. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.
21.08.2025
