Вдохновиться сериалом. Кейс конференции ИНФОПАРК

Стилизованная конференция – формат, который подойдет многим корпоративным заказчикам. Как разрабатывали и проводили конференцию ИНФОПАРК: The Reunion в стилистике знаменитого комедийного сериала «Друзья» рассказывает Анна Новикова, руководитель «Агентства Новиковой».

Анна Новикова,
руководитель «Агентства Новиковой»

ИНФОПАРК — ежегодная партнёрская конференция нашего постоянного клиента – ИТ-компании «Инфосэл». Основная цель события — обсуждение насущных вопросов и проблем отрасли, общение и налаживание связей. Деловая часть программы состоит из партнёрских докладов и круглых столов на актуальные темы. Развлекательный блок создаёт пространство для нетворкинга и ориентирован на широкий круг участников.

Традиционно на мероприятие приглашаются целые семьи: супруги, дети и другие родственники. Полноценный семейный формат рассчитан на три дня в подмосковном отеле. В результате общее количество участников, как правило, составляет примерно 300 человек.

Задача

В 2021 году представители «Инфосэл» в очередной раз поставили перед нашим агентством задачу организации и проведения партнерской конференции ИНФОПАРК. Пожелания были стандартные: первый и последний день живое общение, спа, а на второй — деловая программа, гала-ужин с развлечениями для взрослых и детей.

При кажущейся простоте у нас возникли некоторые сложности.

1. Конференция на тот момент проходила уже 16 лет подряд и, разумеется, все возможные концепты были перепробованы. От «Алисы в стране чудес» до «Технологий будущего».
2. Подавляющее большинство участников — одни и те же люди каждый год. Конечно, появляются новые лица, ведь компания растёт, но и постоянные партнёры никуда не уходят. Удивить таких людей чем-то сложно, ведь они посещают множество подобных мероприятий в год.
3. Конференция позиционируется как «семейное» мероприятие — туда можно и нужно приезжать с семьями, детьми. А это значит, что нужно найти занятие каждому, а также не допускаются темы 18+. При этом концепция должна быть понятна всем.
4. Есть уже традиционные активности, которые нужно «вписать» в новый концепт.
5. Предыдущий год был единственным, когда ИНФОПАРК проходил в онлайн-формате, и было важно встречу после долгой разлуки сделать запоминающейся и максимально тёплой.

Решение

Когда мы думали об ИНФОПАРКе и о том, чем это мероприятие отличается от других ивентов в ИТ, мы неизменно возвращались к мысли о непосредственном заказчике, компании «Инфосэл». Почему партнёрам нравится работать с ними? Почему на ИНФОПАРК возвращаются снова и снова? Почему это мероприятие стало семейным, и на нём уже выросло поколение детей?

Ответ не заставил себя ждать: «Потому что… Инфопарк — семья! Инфопарк — друзья! И в этом году, что? Правильно — их воссоединение после целого года онлайн!». Концепция «Friends: The Reunion» (спецэпизод сериала в формате ток-шоу, где герои воссоединяются спустя много лет) идеально легла в идею ежегодного партнёрского семейного мероприятия, которое продолжается уже 17 сезонов.

Реализация

Работа над проектом началась с разработки узнаваемого стиля и дизайна. Название сделали созвучное первоисточнику: ИНФОПАРК: The Reunion, как название «Friends: The Reunion». Разработали и сделали соответствующие пригласительные, печатную продукцию, баннеры, программу, навигацию в отеле, заставки на экранах конференции, бейджи и даже этикетки на крафтовом пиве во время дегустации. Также мы изготовили лимитированную коллекцию футболок «ИНФОПАРК: The Reunion».

Программа конференции была составлена с необычными названиями в духе эпизодов Друзей. Например, кофе-брейк в программе был обозначен как «Эпизод с кофе и печеньками», обед — «Эпизод с первым, вторым и компотом», а один из докладов назывался «Эпизод, где все обсуждают технологические новинки».

Идея с такими названиями элементов программы принадлежит нашему заказчику. Это ещё раз доказывает, как важно работать в команде, и как удачная концепция может вдохновлять всех на креатив.

Оформление сцены на гала-ужине — одна из самых интересных частей подготовки. Не найдя готового, устраивающего нас решения, мы сделали всё оформление сами. Было отсмотрено бесчисленное множество фрагментов сериала и выбраны элементы, которые точно должны присутствовать на сцене для формирования понимания зрителей, где именно они находятся.

Сцена визуально состояла из двух локаций:

1. Квартира героини сериала Моники. Мы изготовили фиолетовую дверь, подобрали похожий диван, столик и цветы.
2. Кофейня – прототип кафе Central Park. Сделали коричневую стену, повесили портретную раму и светодиодную надпись «Инфосэл», как отсылку к вывеске кофейни.

Усилил эффект светодиодный экран за сценой, на котором мы включали зацикленный фонтан из заставки с логотипом «ИНФОПАРК: The Reunion», а также отрывки с интерьерами сериала и всё необходимое по программе.

Музыкальное сопровождение было организовано силами коллектива, который поддержал выбранный нами стиль. Ребята соответственно оделись и специально для нашего мероприятия разучили саундтрек к сериалу — «I’ll be there for you»,

Развлекательная программа гала-ужина прошла по сценарию, который был составлен по подобию вышедшего в том же году «Friends: The Reunion». В первой части мероприятия мы собирали группы постоянных и новых участников ежегодной конференции и приглашали их на сцену. Вход для всех был через фиолетовую дверь в квартиру Моники — так люди чувствовали себя героями ситкома и лучше вовлекались в происходящее.

Проход через дверь стал «крючком» к вниманию гостей — многие хотели пройти через нее и не отказывались от участия в конкурсах. Каждый подъём на сцену участников мероприятия сопровождался видеорядом и звуками аплодисментов (появление главных героев «Друзей» в шоу воссоединения).

Специально для ИНФОПАРКа мы решили сделать викторину – такую, как в сериале проводил герой Росс. Независимо от того, знает ли человек эту отсылку или нет, играть в неё было интересно. Форма игры была полностью взята из сериала — на экран выводились перевёрнутые карточки с вопросами из четырех разных категорий. Гость выбирал одну и отвечал на указанный в ней вопрос. Темы, разумеется, касались нашей конференции:

• команда «Инфосэл» (вопросы о команде/компании заказчика);
• спикеры (вопросы о сегодняшних спикерах деловой программы);
• традиции (вопросы о предыдущих ИНФОПАРКах — для настоящих старожилов);
• кот в мешке (сюрприз, вопросы могли быть на самые разнообразные темы).

Гости поднимались на сцену по три-четыре человека, пройдя через дверь оказывались в сериале, знакомились с ведущим, представляли себя, рассказывали о своём опыте на конференции и участвовали в викторине. Команды сменялись, и так до тех пор, пока все карточки не были открыты.

Во второй части развлекательной программы состоялись другие активности, в том числе конкурс «Угадай руки шкипера» — отсылка к эпизоду сериала, где герой Джо находит своего «ручного близнеца», а в «Воссоединении» Джо угадывал его по рукам. Среди наших гостей было много яхтсменов, поэтому мы решили организовать эту активность со шкиперами.

За участие в заданиях гости получали лимитированный мерч конференции.

Недочеты

В итоге мы воплотили в жизнь много интересных задумок, но кое-что можно было бы сделать лучше. Например, по-другому организовать фотозону. Изначально сцена была спланирована и как место работы артистов, и как фотозона для гостей. Когда участники приходили сюда для фотосессий в специально отведенное для этого время, нам приходилось внимательно следить за расположенным рядом оборудованием и бэклайном группы. Сцена была тесновата.

Вероятно, нам была бы удобнее площадка, которая обладала бы более просторной сценой и могла лучше «поддержать» наш общий концепт. Но именно данная локация была удобна клиенту по множеству других важных параметров, и мы работали с тем, что имели, стараясь адаптироваться под реалии.

Результаты

Представители заказчика высоко оценили мероприятие. Сделали они это по двум критериям: уровню посещаемости и уровню удовлетворенности. Первый показатель составил 80% от всех приглашённых, что для подобных событий более чем хорошо. Гости также остались довольны, о чем свидетельствовали многочисленные отзывы.

Таким образом, бизнес-задачи клиента были успешно решены. А мы получили новых корпоративных клиентов, увидевших нашу работу на ИНФОПАРК: The Reunion.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: архив «Агентства Новиковой». Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.