Как делают конференции для промышленных выставок

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Event LIVE продолжает разговор о значимости качественного контента при формировании деловой программы конференции. Как заметили внимательные читатели, в апреле мы больше пишем о продвижении деловых событий, о различных методах привлечения участников, но каждый раз, говоря с экспертами рынка об инструментах продвижения, мы слышим заветные слова: "актуальная тема, качественные спикеры, интересные выступления". О том, как делают конференции и конгрессы в рамках крупнейших выставок, рассказывает Анастасия Прохорова, менеджер проекта Дирекции научно-промышленных и транспортных выставок ООО "ВО "РЕСТЭК"(входит в ГП "РЕСТЭК"). Анастасия курировала формирование деловой программы на таких мероприятиях, как Петербургский промышленный конгресс, Международная конференция автомобильной отрасли PIAC/ AUTOPROM RUSSIA, Всероссийский специализированный конкурс молодых специалистов автомобильной отрасли «Форсайт Авто», Петербургский международный инновационный форум пассажирского транспорта.

- Итак, Анастасия, если говорить о контент-стратегии делового события. Как должен быть организован процесс создания контента для решения бизнес-задач инициатора мероприятия? В чем залог успеха и wow-эффекта программы? Кто должен отвечать за формирование деловой программы мероприятия – узкие эксперты, консультанты? Как, на Ваш взгляд, должна быть построена работа по формированию программы?

Залог успеха любого делового мероприятия заключается в совместной работе организатора события и отраслевых консультантов. Именно правильное взаимодействие между ними приводит к нужному результату. Немаловажным фактором является и актуальность обсуждаемых тем. Эффективному контент-менеджеру нужно быть «начеку», идти в ногу со временем и отслеживать все изменения в экономике и обществе. Однако каким бы разносторонним он не был, многие, на первый взгляд, абсолютно не важные мелочи, могут ускользнуть даже от опытного взгляда. Поэтому при формировании деловой программы на помощь должны приходить эксперты отрасли, а также ведущие игроки рынка. С другой стороны, тематика конгресса, проходящего в рамках выставки, зачастую может диктоваться потребностями и интересами экспонентов, выявить которые можно пообщавшись с представителями компаний-участников. Занимаясь организацией Петербургского промышленного конгресса, мы не раз обращались к «выставочникам» Петербургской технической ярмарки, и как следствие - большинство из них стали ключевыми спикерами и слушателями сессий и круглых столов деловой программы. А если конференция проходит самостоятельно, без сопутствующих мероприятий, то помочь контент-менеджеру сможет организация фокус-группы с участием ведущих экспертов и представителей отраслевых СМИ. Однако в данной ситуации для организатора важнее всего определить правильный состав группы и найти грамотного ведущего встречи. Именно ключевые игроки отрасли, знающие все изменения и проблематику своего рынка должны определять общую концепцию события.

- Каковы основные принципы построения деловой программы мероприятия? Вы используете какие-то новые современные форматы сессий и мероприятий?

Построение деловой программы, прежде всего, зависит от аудитории ее участников. Нужно вовремя понять специфику слушателей конференции – гендерную принадлежность, возраст и статус. Если аудитория – это представители науки, инженеры старше среднего возраста, то пробовать новые форматы достаточно сложно. Однако, к примеру, в рамках международной автомобильной конференции PIAC на круглом столе по развитию экспортного потенциала с подачи модератора мы экспериментировали с президиумом и порядком выступления спикеров. Так в первой части дискуссии принимали участие представители бизнеса со своим видением экспортных барьеров, мешающих увеличить объем продаж их продукции за рубеж. Далее слово передавалось представителям власти и инфраструктуры поддержки развития экспорта, которые не просто перечисляли свои возможности, а отвечали на вопросы компаний, поставленные в первой части обсуждения. По результатам мероприятия и участники, и слушатели отметили прикладную значимость такого формата и высоко оценили интеллектуальную составляющую дискуссии.

Для молодой аудитории и специалистов творческих профессий можно позволить себе более свободный подход. Так, в этом году проведение финала всероссийского конкурса молодых специалистов автомобильной отрасли «Форсайт Авто» начиналось с технической экскурсии на завод Nissan, в ходе которой конкурсанты не только знакомились со сборочным производством, но и общались с председателем экспертного совета конкурса, который задавал вопросы по проектам и сопровождал участников в течение всего времени. После экскурсии в рамках конференции PIAC происходила уже очная защита работ перед всеми отраслевыми экспертами.

- Анастасия, на ваших мероприятиях серьезные, часто очень сложные темы. Как вы привлекаете спикеров? Ведь много говорят о том, что спонсорские доклады мало, кому интересны, что спикеры выступают несодержательно... Вот как распознать, найти и привлечь wow-спикера?

Нужных спикеров можно найти при посещении знаковых отраслевых мероприятий или анализа статей на просторах Интернета. На wow-спикеров у организаторов мероприятий ведется своего рода охота, так как такие специалисты очень востребованы, а их свободное время расписано по минутам на месяцы вперед.

Я стараюсь уделять как можно больше внимания предварительной работе с выступающими для создания для них максимально комфортных условий. Как правило, спикер очень занятой человек, поэтому при работе с ним нужно придерживаться двух простых правил – это ясность и четкость.

Нужно предварительно встречаться с выступающими или разговаривать с ними по телефону, грамотно доносить идею и цели самого мероприятия. После разговора обязательным моментом является подведение итогов и обозначение достигнутых договоренностей в письме, в котором указываются все тонкости проведения: длительность выступления, наличие слайдов и раздаточных материалов, упоминание реальных примеров и кейсов, а также аудитория слушателей, порядок выступления спикеров, темы докладов остальных участников, площадка и время проведения мероприятия.

- А модераторы? Ведь компетентный модератор часто может спасти сложную ситуацию, а не очень опытный - загубить и качественную программу. Как вы работаете с модераторами?

Идеального модератора найти достаточно сложно. Это должен быть специалист, обладающий отличными коммуникационными навыками и яркой харизмой, способный долгое время удерживать внимание аудитории. Модератор должен четко следовать сценарию мероприятия, заранее подготовленному для него организатором, а также обязательно соблюдать планируемый тайминг.

На своих мероприятиях я всегда нахожусь в режиме он-лайн с модератором с помощью sms или whatsapp. Модератор может в любую секунду обратиться ко мне с вопросом или просьбой. На моей практике бывали разные случаи. Например, модератор забывал пригласить к выступлению последнего спикера и уже начинал прощаться с аудиторией, тогда мне с улыбкой приходилось выходить на сцену и исправлять ситуацию. Или же бывали слишком увлеченные модераторы, которые не реагировали на мои просьбы, забывали обо всем, в том числе и о времени, слушая доклады выступающих. Тогда я отправляла sms спикерам, корректно напоминая им о выделенном времени.

И все-таки идеальные модераторы существуют, а мне посчастливилось с ними сотрудничать. Искренне восхищаюсь их способностью быть «универсальными солдатами» и играючи завладеть вниманием любой аудитории. Как показывает практика, совсем не обязательно, чтобы модератор был глубоко погружен в отрасль, гораздо важнее его находчивость и умение с самого начала задать необходимые правила информационной игры для всех участников.

- Как вы оцениваете эффективность интеллектуальной составляющей конференции?

Самый простой способ оценить эффективность интеллектуальной составляющей конференции – это получить feedback от ее слушателей. Обычно после проведения мероприятия мы делаем рассылку, составляем анкету для участников, просим их поделиться своими впечатлениями о прошедшей конференции и пожеланиями для будущих событий.

- То есть уже тот факт, что участники активно отвечают, говорит о том, что они вовлечены в мероприятие, они переживают за него?

Конечно! Также, по итогам некоторых мероприятий модераторы и эксперты пишут резолюции, которые содержат основные темы, обсуждаемые на конференции или круглом столе, а также выводы по дискуссии и рекомендации для органов государственной власти и научных сообществ. Данные резолюции публикуются на сайте мероприятия и могут быть полезны и доступны всем желающим.

Эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке активная ссылка на источник с публикацией обязаятельна.


20.04.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности