Как экономить тревел-бюджет: эксперты конференции ACTE в Казани о чат-ботах, безопасности и мотивации

Рынок развивается, требования усложняются, тревел-бюджеты растут, все хотят эффективно экономить, и в каждом бизнесе находятся различные методы сокращения расходов. Эксперты и участники региональной конференции АБТ-ACTE Russia, которая состоялась 3 июня в Казани, предложили свои варианты безболезненной экономии на тревел и поделились опытом крупнейших корпораций страны.

На мероприятии, организованном российской Ассоциацией бизнес-туризма (АБТ-ACTE Russia), собралось более 70 корпоративных управляющих деловыми поездками и участников отрасли бизнес-туризма. Как рассказала исполнительный директор АБТ-ACTE Russia Ирина Михалькова, это была четвертая конференция Ассоциации в Казани, но впервые 60% аудитории приехали из других регионов: Москвы, Уфы, Санкт-Петербурга, Нижнего Новгорода, Самары, Екатеринбурга, Альметьевска (Татарстан), Верхней Салды (Свердловская область). В число экспертов, выступивших на конференции, вошли представители компаний Utair, International SOS, «Яндекс», EY (Ernst&Young), «Сибур», «ВымпелКом», «Татнефть», «Башнефтегеофизика», «Миррико», JTI, Starliner и другие.

«Мы перестали делать в регионах «простую» образовательную программу, аргументируя это тем, что уровень организации бизнес-процессов в том, что касается деловых поездок, скромнее в региональных компаниях. В результате выбранные темы выступлений про электронный документооборот и автоматизацию бизнес-процессов стали убедительной причиной для посещения мероприятия как для специалистов из Казани, так и для федеральных заказчиков», - говорит И.Михалькова.

Лейтмотивом всей конференции стали вопросы оптимизации и грамотной экономии в рабочих структурах бизнес-тревел, причем как экономии средств, так и ресурсов. А главными помощниками в этом, по мнению экспертов, являются «тревел-роботы». Так, например, Фарида Баширова из ГК «Миррико» предлагает использовать чат-боты, которые привязаны к определенной социальной сети (например, к Telegram), интегрированы с системой документооборота и тревел-агентством, – благодаря такому нововведению и электронным подписям сотрудники могут приобрести билет и отчитаться о поездке онлайн. Екатерина Кондрашина из «Сибур» рассказала, что благодаря запуску автоматизированного портала командирования в компании избавились от использования «огромного количества бумаги и хождения по кабинетам», а как результат получили 15 000 часов в год экономии рабочего времени.

«Многие боятся автоматизации, в частности того, что трэвел-менеджера заменят роботы, но это не так, - говорит Е.Кондрашина. - Задачи остаются, и их немало: в первую очередь, это экспертные консультации сотрудников, направляющихся в командировки, контроль соблюдения лимитов, оптимизация работы с поставщиками, контроль качества работы провайдеров, работа с претензиями, разработка и запуск новых проектов по автоматизации и упрощению процессов».

Однако не только к автоматизации сводятся возможности для экономии тревел-бюджетов, и в некоторых случаях OBT – не панацея. Александра Паксиватова из JTI уверена, что главными помощниками экономных тревел-менеджеров являются квалифицированный персонал, умение взаимодействовать с внутренним заказчиком, работа с опытными поставщиками услуг, а также разработка KPI’s. А Мария Колесниченко из «Яндекса» предлагает сделать ставку на использование нейтрального онлайна, обучение будущих кадров, а также «видимые» (тревел-политика, спецтарифы и т.д.) и «невидимые» инструменты экономии - среди них система поощрений, лояльность сотрудников, внимание к дополнительным тратам и экономии (FTE) Full-time equivalent сотрудников.

Не менее важную роль играет и способность разобраться в психологии сотрудников и правильно их мотивировать. Как рассказала Анна Назырова из EY/ (Ernst&Young), для успешной реализации поставленных задач в командировке важно создать для сотрудника максимум комфорта, а значит, тревел-менеджер должен знать внутренние потребности и особенности различных психотипов – условно, это опытные «ветераны», гаджетозависимые, новички, утомленные командировками и озабоченные безопасностью.

Вопросы безопасности в деловых поездках также не остались без внимания участников конференции. Эксперты из International SOS – Control risks Тимур Байгужинов и Михаил Кавун на реальных примерах показали, что невнимательное отношение к безопасности поездок может стоить компании в сотни и тысячи раз больше, чем минимальные затраты на саму командировку. Поэтому так важно оценивать риски перед поездками, предусмотреть каждую мелочь, будь то правила эвакуации из здания или поведение в религиозных странах.

Однозначно участники конференции согласились с главным – развитие отрасли обязывает регулярно собираться и обмениваться опытом на специализированных региональных площадках, подобных конференции АБТ-ACTE Russia в Казани. Это способствует поиску новых идей, повышению собственной квалификации, а значит – делает мир бизнес-тревел лучше.

Организатор мероприятия - Ассоциация бизнес-туризма (АБТ-ACTE Russia). Партнеры Kazan Regional Corporate Travel Conference – RA DMC, Courtyard by Marriott, Starliner, а также Центр развития туризма Татарстана.